公文格式

中国邮政储蓄银行山西省分行公文格式 公文用纸幅面尺寸及版面要求 （一）幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。 版面 1．页边与版心尺寸 公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。公文版心居于A4型纸的略偏右下部分。 2．字体和字号 公文正文使用三号仿宋_GB2312，份号、密级和保密期限、紧急程度使用三号黑体，发文单位标志使用方正小标宋简体，发文字号、“签发人”三字使用三号仿宋_GB2312，签发人姓名使用三号楷体_GB2312，标题使用二号方正小标宋简体，版记中的要素使用四号仿宋_GB2312。 3．行数和字数 一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 4．文字颜色 公文中一般除了发文单位标志、版头中的分隔线、发文单位印章为红色外，其余文字部分均为黑色。 印制装订要求 （一）制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 （二）印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100％，红色油墨应当达到色谱所标Y80％、M80％。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 （三）装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。 骑马订或平订的公文应当： 订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm； 无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； 骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。 包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。 公文格式要素 （一）版头 1．份号 如需标注份号，一般用6位三号黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 2．密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。一般密级和保密期限之间可用“★”分隔，如“绝密★10年”，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”“机密”或“秘密”两字之间空1字。 3．紧急程度 如需标注紧急程度，一般用三号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度顺序自上而下分行排列。 如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表达紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果只标密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表达紧急程度的两个汉字之间应空1字，即应标注为“特 急”。 4．发文单位标志 发文单位标志由发文单位全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或规范化简称。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，一般使用方正小标宋简体字，颜色为红色，字号应不大于上级单位的发文单位标志，以醒目、美观、庄重为原则。 联合行文时，如需同时标注联署发文单位名称，一般应当将主办单位名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文单位名称右侧，以联署发文单位名称为准上下居中排布。 5．发文字号 发文字号由发文单位代字、年份、发文顺序号组成，使用三号仿宋_GB2312，编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。 上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 6．签发人 由“签发人”三字加全冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用三号仿宋_GB2312，签发人姓名用三号楷体_GB2312。 如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 版头中的分隔线 发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。红色分隔线的高度推荐使用0.35mm，具体高度可根据发文单位标志字体字号酌定。 （二）主体 1．标题 标题一般使用二号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。 公文标题由发文单位名称、事由和文种组成。发文单位名称可用发文单位全称或规范化简称。三个及三个以下单位联合发文时，应列出所有发文单位名称；四个及四个以上单位联合行文时，可以采用排列在前的发文单位名称加“等”的方式。 公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中，标题中确有除书名号之外的其他标点符号存在，如顿号、括号、引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以下两点： 法律、法规、规章名称全称应加书名号； 如果在事由部分出现多个单位、人名等并列时，每个单位名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。 2．主送单位 主送单位应使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。主送单位使用三号仿宋_GB2312，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送单位名称移至版记。 主送单位的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型单位内同级单位之间使用顿号分隔，不同类型单位之间用逗号分隔。 3．正文 公文首页必须显示正文。一般用三号仿宋_GB2312，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体_GB2312、第三层和第四层用仿宋_GB2312标注。层次序数可以越级使用，如果公文结果层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可以选用“1．”。 附件说明 如有附件，用三号仿宋_GB2312在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如：“附件：1．XXXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。 若公文带有一个附件，需在正文之下、公文生效标志（即发文单位署名、成文日期和印章）之上标注附件的名称；若公文带有两个及两个以上附件，需要在公文正文之下、公文生效标志（即发文单位署名、成文日期和印章）之上标注附件的顺序号和名称。 批转、转发、印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文中不加附加说明，直接另面编排，也不标注“附件”二字。 发文单位署名、成文日期和印章 （1）发文单位署名 发文单位署名应当用发文单位全称或规范化简称。发文单位的署名应当与发文单位标志、标题中发文单位名称相一致。单一行文、联合行文时一般须标注发文单位署名。联合行文时，若发文单位标志并用联合发文单位名称，则发文单位署名的顺序应当与发文单位标志的排列顺序一致。 （2）成文日期 成文日期署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。成文日期确定的原则是：会议通过的决议、决定等以会议正式通过的日期为准；经发文单位负责人签发的公文，以签发日期为准；联合行文的公文，以最后签发的单位负责人签发的日期为准。成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全，月、日不编虚位（即1不编为01）。 （3）印章 公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。上行文，必须加盖印章。纪要不加盖印章，但应注明发文单位。联合下行文时，所有联署行文单位均须署名并加盖与发文单位署名、发文单位标志相符的印章。 （4）发文单位署名、成文日期和印章的编排规则 ①加盖印章的公文 成文日期最后一个字距离版心右边缘的距离一般为四个字，确保印章两端不超出版心。 单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（即10mm之内）。 联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（即10mm之内）。 ②不加盖印章的公文 单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。 联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。 （5）特殊情况处理 当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，一般应当采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下一页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能容下印章的空间，确保印章与正文同处一页，不留任何空白。如果出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况，如多个单位联合下行文，联合行文的单位过多，无法实现正文与所有发文单位的印章同处一页，也可以采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。 6．附注 附注是对公文补充的事项加以说明，主要标注公文的印发传达范围、公文办理的联系人和联系电话等。上行文及有请示或征求意见、联系工作内容的函件，应当在附注处注明联系人和联系电话。印发传达范围一般针对平行文和下行文，对发送范围和阅读对象进行限定。附注使用三号仿宋_GB2312，紧接成文日期下一行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格。 7．附件 附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用小三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件顺序号后无需加冒号。附件标题使用方正小标宋简体加粗小二号字体居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附