财务与会计管理规章.doc

财务与会计管理规章帐款管理办法第一条凡销货或服务收入均应开立统一发票并依序填入当天之销货报告或服务收入报告中同时过入人名别应收帐款明细卡中不得漏开短开或多开第二条遇销货退回或重开发票时均应将原开统一发票的收执联收回作废并填制销货退回通知单以赤字填入当天的销货报告或服务收入报告中列为其减项同时在备注栏中注明原开发票日期并过入人名别应收帐款明细卡中第三条遇销货退回应于销货发生的天内依规定手续向当地税捐稽征机关办理抵缴如超过天者不得办理抵缴已缴的营业税及印花税故遇有销货退回或发票重开而其日期超过天以上者应由客户赔偿税捐损失退货或发票遗失其原因如系外务员疏忽所致则税捐损失应责由外务员负责赔偿第四条于销货当天若未能收回帐款时交货人送达统一发票者应与客户约定收款日并将填妥的统一发票签收单交由会计员妥善保管统一发票签收单应具备下列各要点一交货人送达统一发票者于统一发票签收单上签名二经办人成绩归属者于统一发票副联签名三填明约定收款日期及约定付款条件四客户正式盖章后其签收人签名第五条每笔未收款均应附有统一发票签收单若有销货当天未交出该签收单或缺少规定要件的记载等情事会计员应于次日上班早会前报由单位主管纠正务必按规定办理否则应由单位主管签名负责第六条会计员收回统一发票签收单后应即将其约定收款日及付款条件逐笔登载于人名别应收帐款明细卡的有关各栏中备查第七条会计员应将统一发票签收单按约定收款日的先后秩序排列妥为保管遇有携出收款时应设登记簿由取单者签名备查若于当天未能收回帐款时应即向取单者收回注销登记第八条凡帐款约定收款日到达者会计员应主动转告帐款归属人或请单位主管派员前往收取如有客户要求延期付款情事发生时前往收款人应将重新更改约定收款日填明于统一发票签收单中并将该单交回会计员注销登记及更改人名别应收帐款明细卡上的记载第九条凡应收帐款其约定收款日不得超过一个月若有超过此一期限者会计员应报备单位主管在签单上签字同意第十条帐款收回时会计员应即将其填入当天出纳日报表的本日收款明细表栏中并过入人名别应收帐款明细卡中凭此销帐及备查第十一条收回现金者应于当日或翌日上班时如数交会计员入帐若有延迟缴回或调换票据缴回者均依挪用公款议处收回票据的开票人若非与统一发票抬头相同者应经同一抬头客户正式背书否则应责由收款人亲自在票据上背书并注明客户名称备查若经查明该票据非客户所交付者即视同挪用公款议处第十二条票据到期日距统一发票开立日期不得超过天者其超过天以上者应由经办人填具交货通知请示单并依权责划分办法处理凡帐款以分期付款方式收回时应由经办人提出与客户所立的合约书经单位主管呈报执行副总经理核准第十三条凡销货退回或前开发票作废者若未取回原开发票收执联作废者不得重开统一发票惟经书面呈报总经理特准者不在此限第十四条每月日应详填各员未收款明细表净额两份由经办人逐笔亲自签名承认未收其约定收款日据统一发票开立日期超过个月以上者并应注明原因填妥后一份寄总公司财务部查核一份呈报单位主管加强催收第十五条各员未收款明细表总合计的金额应与月底当天的收款明细表的本日未收款余额的数字相符逾期个月及个月以上未收款明细表随同各员未收款明细表一并呈报第十六条凡遇客户恶性倒闭或收回票据无法兑现或未事先言明而于收款时尾款不付等情事无法取得客户正式签属的销货折让证明单时均视同坏帐处理坏帐的发生除按外务人员待遇办法等规定的赔偿办法办理外该笔交易的成交奖金不准发给其已发给者则应予追回第十七条凡为维护市价事先与客户约定高开发票销货折让者或事后同意客户尾款不付等情事发生除应报请单位主管同意外并应取得销货折让证明单详填原因由客户证明实收金额及证实签章后交回各单位会计员处该笔交易原交易应办退回同时再记一笔实收金额的销货记录其销货折让后的金额若低于最低价者仍须补办低价请示手续成交奖金之计算则依实售金额计算第十八条本办法由财务部呈总经理核准公布后实施修订时同现金收支管理办法一现金收支旬报表上的收入金额是指由财务部汇入各单位银行帐户内的金额支出金额则仅指各单位的费用各单位应行支付的一切费用包括可控制费用与不可控制费用均应自财务部汇入之金额中支付二各单位的可控制费用统于每月月底前由财务部就下月份各单位的费用概算一次必要时得分次汇入各单位的银行帐户内备支三各单位的收入款项除财务部汇入的款项外一律不得自行挪用单位内收回的应收帐款包括现金及支票其收回的应收帐款应依帐款管理办法的规定悉数寄回总公司财务部四现金收支旬报表的填写应一次复写两联第一联于每旬第日即每月日日日中午以前就上旬收支逐项编制妥连同费用科目的正式收据或凭单呈单位主管签核后以限时转送寄送财务部第二联由各单位自行汇订成册作为费用明细帐并凭以于月底当天填制费用预算分析表五现金收支旬报表上的编号系指费用的笔项而言采每月一次连系编号方式月内的每月编号应相互衔接并连续编至当月月底止次月一日再行重新编号六现金收支旬报表上科目栏中类别的填写系指依所发生的各项费用其分属类别分别以营或服或管等字表示其性质的区分如下营业费用凡属营业人员包括营业主任及外务人员所发生费用服务费用凡属服务人员包括服务主任及服务人员所发生的费用管理费用凡营业费用及服务费用外所发生的一切费用属之七现金收支旬报表上科目栏中的名称系指各项费用的科目名称其明细如下营业费用即营业人员包括营业主任及外务员所发生的下列诸费汽车诸费凡营业人员汽油机油过桥费寄车费等皆属之旅费凡营业人员计程车资及营业员因业务之需所付的差旅费属之公共关系凡营业人员因业务上应酬所需支付者属之薪工津贴凡营业人员薪资皆属之包括本薪机车津贴交际津贴成交奖金各项加给及值班费等坏帐凡帐款尾数无法收回或倒帐公司损失皆属之名片凡营业人员所印名片皆属之服务费用即服务人员包括服务主任及服务员所发生下列诸费汽车诸费凡服务人员所支之汽油机油过桥费寄车费等皆属之旅费凡服务人员所支之计程车资及服务人员因服务的需要所支的差旅费皆属之公共关系凡服务人员因服务上的需要所支的交际费皆属之薪工津贴凡服务全体同仁的薪资皆属之包括本薪机车津贴绩效奖金加给及值班费等坏帐凡帐款尾数无法收回者属之名片凡服务全体同仁所印的名片属之工具凡单价在元以下者的工具费属之管理费用凡营业费用及服务费用外所发生的费用汽车诸费凡营业人员及服务人员外所支付的汽油机油属之旅费凡营业人员及服务人员外所支付的计程车资或出差旅费属之运费装载货物所支付的费用属之文具用品凡日常所用的文具纸张等属之清洁费用凡清洁公司打腊所支的费用皆属之邮票凡邮寄函件及包裹的邮资及购邮票等属之电话费凡业务上的长途电话及市区电话属之电报费凡业务上的需而拍之电报属之电力费凡用电所支付的费用属之自来水费凡用自来水所支付的费用属之修理费凡汽车修理及保养费等属之人事广告费凡刊登招员启事等属之报章杂志凡订阅报章杂志所支付的费用属之固定薪资凡营业人员及服务人员外的薪资属之公共关系凡营业人员及服务人员外所支付的交际费属之租金支出房屋的租金税捐凡支付营业印花税属之其他变动费用凡未能列入该分类科目的费用属之八上述所列项目会计员应按其性质区分即营业费用服务费用管理费用等妥予分类报支不得相互混淆九各单位与总公司间如有代收或代支事项发生时一律以内部联络函联系之其作业规定如下各单位代总公司或其他分公司收款时应于收款的当日以内部联络函述明代何单位收款代收现金应先换购汇票若代收票据须注明代收票据内容并连同票据一起寄送总公司财务部由财务部负责通知被代收单位入帐的同时将入帐情形回复代收单位总公司代分公司收款时应于收款的当月由财务部以内部联络函述明代收款项内容若为票据应注明票据内容通知被代收单位款项则暂代留存被代收单位于接获财务部的通知时应即于当天的收款及成交奖金明细表上加入该笔帐款增加其收款总额并将入帐情形回复财务部各单位代总公司支付款项时如押标金权限内购入的生财器具及服务部汽油或单价在元以上的工具油墨等不得记入现金收支旬报表唯应另行备忘登记应于每旬寄送现金收支旬报表时另以内部往来联络函将所代支的款项明细及总额述明后连同单据一并寄送总公司财务部由财务部凭以汇入该笔款项若为紧急代支事项必须立即处理时除以电话通知财务部电汇处理外仍应填具内部往来联络函述明以资凭证总公司代各单位支付费用款项时如预付房租等应由财务部于每月日前以联络函通知被代支单位依虚收虚付方式在其现金收支旬报表上的收入金额栏内径行加入该笔款项同时在支付金额栏内直按登入该笔费用款项以增加帐面的收入金额与费用金额十各单位全体员工的借支总额在元以内者得经单位主管核准后由首存现金中先行借支并限于每月日发薪时一次扣回其借支总额超过元者应依权责划分逐笔专案报备核准后始得由财务部汇寄支付十一每月月底当天各单位会计员应凭留存之当月份该单位现金收支旬报表依费用类别分别统计其当月份各项费用的总额详填于费用预算分析表中呈单位主管就可控制费用中的各项费用其实际与预算的差异详加分析十二费用预算分析表一式两联各单位应于每月日前将此表两联一起连同直线单位经营绩效评核表一并寄送总公司业务部由业务部据以查核与直线单位绩效评核表所填的费用数字无误后即转送财务部复核并呈具所属副总经理填具总评后第一联由财务部留存据以分析全公司费用差异第二联寄回各单位存查十三费用预算分析表上的费用率系指当月份的费用与营业额的百分比本月费用预算一栏之计算公式如下本月营业费用预算上月营业费用本月营业收入成长率本月服务费用预算上月服务费用本月服务收入成长率本月管理费用预算上月管理费用本月营业及服务总收入成长率十四本办法由财务部呈总经理核准公布后实施修订时同传票审核职权划分办法一各部经办人员审核单据的性质金额与本公司规定是否相符并编制传票控制预算及成本费用之报支二财务部承办人员核对传票收付款的金额是否与收付款有关凭证如计价单发票金额相符核对凭证是否有抬头统一编号店印地址及贴足印花与税法是否相符复核人员传票应用分类即科子目是否正确凭证是否齐全符合政府规定与负担部门是否正确附件数量与凭证记载金额是否相符借贷是否平衡会计传票应附的凭证是否适当签具意见各级经办人员应行注意事项是否错误及依税法规定可否开支签具意见核对付款之支票金额是否与核准之付款传票相符三稽核室对财务部的意见予以指示或转呈核示核对各部的成本卡支出是否超过收入收款与完工是否成正比或签具意见凭证是否合理应否付款的指示或签具意见决定付款的日期签具意见及指示价格是否合理签具意见或指示四副总经理就主办会计及稽核室所签意见的转呈或指示五总经理各转呈意见的核定六以上各项职权的划分是就目标情形所拟的办法如以后业务改进或其他变更当另行修订