论集团企业行政办公金字塔四级制度标准体系”的构建.docx

1论集团企业行政办公金字塔四级制度标准体系的构建王博文集团企业是现代企业在高度发展基础上形成的一种以母子公司为主体通过产权关系和生产经营协作等多种方式由众多的企业法人组织共同组成的经济联合体所辖单位多涉及学科多技术难度大生产规模大管理幅度宽社会化程度高对办公室系统发挥综合协调服务保障决策支撑参谋助手等作用提出了更高要求办公室业务领域宽综合性强工作精细化要求高深入研究各专业规律和特点使大量周期性基础性事务性工作实现制度化程序化标准化就要以制度标准建设为抓手着力提升工作规范性在集团制度框架下行政办公制度标准体系建设在整个集团的管理实践中以制度先行标准跟进分步实施动态维护为原则构建基于层级关系的金字塔四级制度标准体系确保人人职责清晰事事有章可循一金字塔四级制度标准体系的提出集团企业各级单位办公室工作标准高低不一水平参差不齐办公室系统的集约化管理亟待进一步加强促进资源优化配置的空间还很大为了消除自转强化公转理清管理界面与责任将标准化建设拓展至办公室所有业务领域围绕办文办会办事三大核心业务而开展标准化办公提出构建基于层级关系的金字塔2四级制度标准体系这一理念制度标准体系建设包括软硬件的标准化和宏微观标准化等两个方面互为补充和协调软硬件标准化硬件标准化就是按照实战实用实效实际的要求坚持高标准严要求从标准化人性化科技化三方面着手落实到每一个细节甚至办公室桌面上摆放的物品都要统一摆放统一位置甚至统一朝向哪间办公室哪张桌子摆放不规范要一眼就能看出来软件标准化是指重视企业行政办公功能的全面性流程的可控性技术的先进性更要注重系统的易用性注重每个细节甚至员工日常工作所提交的计划总结方案等所有文件都要统一格式甚至统一字体做到符合要求宏微观标准化宏观标准化是框架性标准就是确立一定的等级和程序有步骤地去实施细化标准就是进一步明确标准的可操作性和适宜性加强监督确保标准的制度化笔者在办公室从事行政办公工作总结个人工作实践经验尝试提出基于层级关系而构建金字塔四级制度标准体系从依靠摸索和模仿形式的产生变为有意识地制定并且实现综合理论指导概而言之即以一个中心两个层面三个统一四级体系为目标以制度标准和职责一体化建设为重点构建基于层级关系的四级金字塔制度标准体系二金字塔四级制度标准体系目标实现的具体分解3一个中心的明确简化原理办公室工作要紧紧围绕集团改革发展中心以集团化标准化为目标健全工作体系创新管理模式规范业务流程强化协调高效运转保障行政办公信息在集团中各部门各单位实现纵向贯通横向集成高度共享对标准化对象的结构型式规格或其他性能进行筛选提炼剔除其中多余的低效能的可替换的环节精炼并确定出满足需要所必要的高效能的环节保持整体构成精简合理使之功能效率最高只有通过行政办公制度标准体系建设强化风险管控降低管理成本提升工作效率才能为集团改革发展提供坚强支撑服务两个层面的互动协调原理两个层面的互动是为了使行政办公制度标准体系的整体功能达到最佳并产生实际效果必须通过有效的方式协调好办公室系统内外相关因素之间的关系确定为建立和保持相互一致适应或平衡关系所必须具备的条件具体而言一是集团办公室抓好统筹规划顶层设计科学制定制度标准以制度保障标准的执行用标准作为制度的补充和完善对下属单位进行总体监督和指导引领基层单位贯彻执行注重区分轻重缓急以重点带动一般实现行政办公资源的集中统一管理提高办公室系统整体管理水平二是基层单位结合自身状况做好制度标准体系的实践探索完善方式方法集团办公室总结提炼成功经验上升为集团标准在集团范围内推广实现各类行政办公资源共同建设共享同有共同完善三个统一的坚持组织原理行政办公制度标准体系的4构建就是基于办文办会办事三大核心业务实现组织协调齐头并进一是统一办公体系建设一体化横向协调上下联动的办公室系统办公室统筹规划行政办公一体化办公体系建设下属单位办公室在业务上接受集团办公室的指导和安排确保行政办公制度标准体系建设的落实和管理流程畅通二是统一支撑平台建立以协同办公系统为核心以行政办公资源管理为对象以标准化程序化模板化为手段覆盖集团本部和下属单位的一体化综合办公平台实现应急值班信息报送督察督办公文流转会议接待档案管理公务车辆等业务的标准化管理三是统一考核评价突出办文办会办事三大核心业务设计评价指标建立覆盖集团行政办公各环节的量化考核评价机制促进工作水平持续提升四级体系的构建最优化原理按照特定的目标在一定的限制条件下对标准系统的构成因素及其关系进行选择设计或调整使之达到最理想的效果称为最优化原理就行政办公制度标准体系建设而言金字塔四级制度标准体系的构建分为四级第一级为纲领性制度面向办公室全业务领域明确工作总方向总要求总原则以责任制为核心建立顶层制度第二级为专项业务规定在顶层文件指导下建立覆盖督办调研值班公文档案保密接待信息信访等所有业务的规章制度体系做到凡事有章可循有据可依第三级为各项业务标准明确每个业务每类任务的工作质量标准形成对一二级制度的补充和完善确保业务精细管理规范运行第四级为内部管理5制度和作业指导书将标准规范逐个固化于各专业岗位业务流程和工作环节形成多项内部管理制度和作业指导书通过金字塔四级制度标准体系的构建办公室各项业务基本实现标准化操作工作标准化程度显著增强三金字塔四级制度标准体系的实施顶层设计自上而下金字塔四级制度标准体系的顶层设计是一种自上而下的设计集团办公室统筹规划以科学的方法制订各级行政办公制度标准体系的规范引领并指导各单位贯彻执行下属单位参照执行集团各项规章制度做好行政办公制度标准体系建设的实践制度标准的制定可以从操作性和可监督性两方面入手可操作性就是制订标准时必须有明确的目的范围和权限职责要易于理解易于操作一项行政办公制度的标准或流程自开始制订之时一定要把握好视角这个视角最好能从基础操作实施的层面出发以可操作性为前提以规范流程为目标一定要重视行政办公制度标准体系建设试用环节的信息和意见反馈针对试用意见的收集和分析是提高标准适宜性最有效的手段随着企业集团的发展和时代的变化标准的适宜性也会发生变化这就要求行政办公制度标准体系建设的管理人员要有一定的前瞻性紧跟企业集团的发展现状对标准做及时更新可监督性就是注重评价反馈把收集的资料与现行标准进行对比可根据管理层次不同建立不同的评价重点作为基层单位尤其要坚持评价通过评价反馈可以发现好的经验总结上升到理论高度6形成好的管理制度加以推广任务明确逐层分解金字塔四级制度标准体系的实施必须明确任务并进行逐层分解需要经过六大环节来落实一是确立整合企业集团部门所有行政办公制度标准体系建设工作的整体思路二是将所有工作细化为分步落实的具体环节三是将各环节进行可行性组合排序做出综合流程分析四是对比之后选择理论上最为可行最为高效的流程就是可操作性五是进入实施并监管监督六是不断加以修改补充改进直至最终完善制度先行标准跟进金字塔四级制度标准体系的构建存在标准和制度的互动二者相辅相成制度是行政办公管理的行为准则标准是行政办公业务工作的行为结果标准是依靠企业长期积累起来的周密细致的制度制度建设要从大处着眼小处着手认真对待每一个细节企业应根据经营管理实际分别制定科学的细化的量化的标准并能按标准坚决执行标准化管理是制度管理层面中的最高阶段没有健全的制度就没有严格意义上的标准行政办公制度标准体系建设是一个长期坚持循序渐进的过程不可能在短期内一蹴而就人文主导全盘战略金字塔四级制度标准体系能否得到真正的贯彻执行企业文化是一个重要的影响因素要做到使企业从上到下从领导到员工统一思想统一观念统一制度统一标准通过印发手册专题培7训座谈交流等方式加强制度标准宣贯改变自立规矩以我为主的工作习惯固化工作标准加强周期督促和定期检查着力抓好制度执行切实把制度标准转化为行为准则通过金字塔四级制度标准体系的建设集团企业办公室系统基础管理工作进一步加强流程进一步优化标准进一步提高许多好的经验做法得到固化和推广建成了覆盖各项业务的横向协同纵向贯通高效运转的工作体系进一步提升了办公室系统各专业的规范化精益化管理水平作者单位南瑞集团