用Excel制作学生成绩单

校本培训信息技术讲稿用Excel制作学生成绩单准备好原始数据后制作每个学生成绩表的工作说到底就是将学生成绩表工作表中的每一行内容转换为每行一项的单独表格具体操作过程这样来进行在工作簿中插入一个空白工作表下面的工作都在这个工作表中进行这个工作表的表名可自定并不影响结果这里就用Excel的命名Sheet1吧第一步先合并A1和B1两个单元格填入表头这里要填的是汉字学生成绩单也可根据实际需要变动然后在A2单元格填入第一项的名称为了保证通用性和方便性这里不直接填汉字学号而是填入公式OFFSET学生成绩表A10MODROW112让Excel去取学生成绩表中A1单元格的内容解释一下这里用到的三个函数ROW返回当前单元格的行号MOD函数返回两个参数相除后的余数OFFSET函数的作用是以指定的引用为参照系通过给定的偏移量得到新的引用此处以学生成绩表工作表的A1单元格为固定参照系所以使用了绝对地址的写法A1由于项目名称都是在第1行所以相对于A1单元格的行偏移都为0而列偏移需要根据所处位置而定如图2所示每个学生的成绩单内容共10行加上相邻两张表之间的一个空行共11行所以使用MOD函数将所在行号对11求余数再减2是为了补偿因加入表头等原因造成的偏移填好A2单元格后再在B2单元格中填入公式OFFSET学生成绩表A1INTROW111MODROW112这个公式与A2单元格的很相似说明一下不同之处INT函数在多种计算机编程语言中都一样作用是将数值向下取整为最接近的整数使用ROW11的原因在于如前所述每个学生占用11行这里根据所在行号去取对应的内容由于第1行的存在别忘记加1图一图二复制粘贴学生成绩剩下的主要工作就是简单的复制粘贴了这里使用Excel的填充柄较为方便由于曾遇到一些用户并不了解Excel中神通广大的填充柄功能所以在此介绍一下填充柄就是位于选定区域右下角的小黑方块当鼠标指向填充柄时鼠标的指针变更为黑十字形此时按住鼠标左键拖动鼠标经过需要填充数据的单元格区域然后释放鼠标左键即可快捷地完成复制比经典的复制粘贴操作更方便如果找不到填充柄请在工具菜单中单击选项在编辑选项卡中检查单元格拖放功能复选框是否被选中如未选中则单击选中它在复制之前先选中A2和B2单元格并使用格式工具栏中的边框将单元格的框线选好以便连同单元格的框线格式一起复制然后用填充柄一直拖至第10行这样A2至B10单元格就填好了前面公式中多次出现了数字11第11行是作为空行使用的不填内容注意用填充柄复制时不要复制到这一行现在单元格A1至B11之间的区域就是第一个学生成绩单的内容选中这个区域注意别漏了第11行再用填充柄往下拖动复制是以每个学生11行为单位进行的学生成绩表中有多少学生就拖多少行如果拖多了多出来的成绩单内容是空白删除即可打印成绩单图三成绩单做好后下一个问题是打印为了节约用纸常要求在一张纸上并排打印多列内容然后裁开一个偷懒的办法是将上面所得的工作表有效内容选中复制在Word中粘贴通过Word格式菜单的分栏功能设置所需要的栏数再调整好页边距等数值以保证成绩单的内容不被断开就可以实现一页纸上打印多列内容了这个办法的缺点是使用两种软件有点儿繁琐而且Word的分栏打印是先纵向后横向的不太符合我们的习惯故暂且不推荐采用还是用Excel来解决吧理解了上面的公式无非就是做些改动罢了以图3所示每张纸打印4列成绩单为例由于无论每张纸打印多少列成绩单项目名称总是在学生成绩表的第一行不变所以A1单元格的公式不变注意B2单元格的公式发生了变化新的公式为OFFSET学生成绩表A1INTROW114INTCOLUMN31MODROW112多出了INTCOLUMN3部分其中COLUMN函数与ROW函数相对返回当前单元格的列号除以3是因为成绩单有2列加上中间的一个空列就是3了乘以4是与每张纸打印4列成绩单对应的如要打印8列成绩单则应改为乘以8以此类推整行或整列复制时Excel在行首或列首显示填充柄每张纸打印4列成绩单需将A至C列的内容复制到L列方法就是选中A至C列后用填充柄向右拖完成整个复制工作时在复制顺序上向下和向右两个方向并没有先后只要足量复制别遗漏即可现在已经得到了图3那样的成绩单了调整一下页边距等打印参数就可以进行打印了