利用Access制作学生考试成绩单方法

利用Access制作学生成绩单在学校期中或期末考试结束后一般都是利用Excel统计学生的成绩现在我介绍给大家如何利用Access中的报表对象来实现第一步将中的成绩表导入到文件的表中1假如在D盘中有一名为成绩总表的Excel文件其中含有如图1所示的一个名为成绩表的工作表在成绩总表的Excel文件的同一目录下新建一个名为班级成绩单的Access文件2打开这个Access文件在对象栏中选择表然后单击数据库窗口工具栏上的新建按钮3在新建表对话框中选择导入表单击确定然后在弹出的导入对话框中选择文件类型为MicrosoftExecl在查找范围中选择Excel文件成绩总表所在的目录我这里为D再选择要导入的成绩总表文件最后单击下面的导入按钮进入导入数据表向导对话框4选择要导入的成绩表按下一步选中第一行包含列标题前面的复选框再按下一步进入请选择数据的保存位置页选择默认值新表中按下一步进入字段选择页保持默认值不变按下一步选择不要主键5按下一步在导入到表输入框中输入表名我这里输入的是成绩表按完成按钮此时系统会弹出一个导入完成的对话按确定这样就成功地把数据从Excel文件导入到Access的表中了第二步利用报表创建成绩通知单1在对象栏中选择报表单击数据库窗口工具栏上的新建按钮在弹出的新建报表对话框中选择自动创建报表纵栏式并在对象数据的来源表或查询提示的右面选中成绩表然后单击确定2随后就会自动生成一个简单的报表预览点击预览窗口右上角的关闭按钮系统会弹出一个询问对话框问你要不要保存报表单击是后在弹出的报表名称中输入名字如成绩通知单再单击确定返回数据库窗口会看到已经建立好了一个名为成绩通知单的报表第三步对成绩通知单报表进行修改1选中成绩通知单报表单击数据库窗口工具栏上的设计按钮在出现的设计视窗空白处单击鼠标右键如图3在出现的菜单中单击报表页眉页脚随后会出现警告提示没关系按是即可这样就取消了报表的页眉页脚同样的方法取消页面的页眉页脚还可以取消主体中网格的显示便于更好地调整位置2为了将报表变得更美观更合要求首先在主体白色区的最上方有一条横线选中后删除3依次选中前一列标签然后把鼠标放在右边任意一个控制点上如图4向左拉动以缩小其宽度到合适的程度同样的方法依次选中后一列标签然后把鼠标放在左边任意一个控制点上向左拉动使其和前一列宽的右侧重叠再把鼠标放在右边任意一个控制点上向左拉动缩小到合适的宽度4选中主体中全部标签鼠标放在选中区单击鼠标右键在出现的菜单中选择属性出现属性设置框如图5主体中各个标签的属性都可在此设置这里只简单介绍几项在格式标签下的边框样式中选择实线在文本左边距中输入02cm在文本上边距中输入005cm关闭设置框完成设置5现在得到的是分开的一个个标签接下来要逐个选中每一行标签向下移动使它们组成一个完整的表格形状6制做一个表头点击菜单中的视图工具栏工具箱使工具箱显示出来点击标签工具用鼠标左键在主体上画一个标签框然后在标签框中输入翠园中学成绩单调整它的位置使它和上面的表格组合在一起如图6现在可以单击工具栏中的打印预览看一下设计的效果成绩通知单基本完成了但是每一页只有一列还不理想第四步打印页面的设置1关闭打印预览返回到设计视图把鼠标放在主体中白色背底边缘鼠标变成了一个双向箭头的形状按下鼠标左键拉动使背底和表格差不多大小这一步很重要不然在后面的页面设置中将会出现问题然后单击菜单中的文件页面设置弹出页面设置框在其中可以进行边距页和列等各项设置如图72在列的设置中列数设为4行间距设为09cm列间距为065cm列尺寸选择与主体相同最后单击确定完成全部设置这样每页就可以排下1644个成绩单现在双击成绩通知单报表就可以看到非常美观的成绩通知单了有兴趣的朋友还可以仔细研究一下标签的属性项如图5那么你想做什么样的成绩单都可实现并且是一次性劳动以后每次考试结束后你只要用几秒钟重新导入表格其他均不必改变