Word邮件合并实例 批量制作有照片工作证

据我所学利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息但批量打印带照片的证书邮件合并能完成这个要求呢经过一番摸索查寻终于找到办法可以解决了具体过程如下准备工作准备一份考生信息数据库可以是Word创建的数据源也可以像Excel工作簿Access数据库Query文件Foxpro文件都可以作为邮件合并的数据源只要有这些文件存在邮件合并时就不需要再创建新的数据源直接打开这些数据源使用即可需要注意的是在使用Excel工作簿时必须保证数据文件是数据库格式即第一行必须是字段名数据行中间不能有空行等这样可以使不同的数据共享避免重复劳动提高办公效率我最常用的是Excel簿里面包含了编号准考证号考生姓名及其他相关信息的字段要批量打印照片的话还需要加一个照片的路径和文件名的字段如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话可免假设照片放在ephoto文件夹里每位考生的照片文件名和准考证号相对应如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题数据准备工作的正确与否关系到以后打印出来的证件正确与否所以必须要仔细校对正确接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了步骤如下1启动word程序从菜单栏中选择工具邮件合并将出现邮件合并帮助器对话框2在邮件合并帮助器对话框中的第一步主文档中单击创建下拉按钮选择套用信函如果想在一张纸上打印多份的话选择分类再在出现的对话框中点击活动窗口A按钮3在邮件合并帮助器对话框中点击获取数据G下拉按钮选择打开数据源O在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格点击确定并在弹出的对话框中点击编辑主文档M这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏4然后画好表格填好项目进行排版设置纸张再把光标置于要插入相应项目的位置点击邮件合并工具栏的插入合并域下拉菜单下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的然后单击下拉菜单中的相应选项直至插入所有只包含文字的域5下面是实现批量打印照片的关键一步就是照片域的实现先把光标定位在要插入照片的地方按CtrlF9插入一个域输入IncludePictureephoto不包含外侧双引号再按CtrlF9插入一个域输入MergeField准考证号光标定位到这个域之后输入jpg最后看到的结果应该是IncludePictureephotoMergeField准考证号jpg这一步思路很好用准考证号后就省得为每个文件输入路径了现在保持光标在域中按ShiftF9将代码转换为结果也就是把图片内容显示出来这时候如果什么也没显示不要慌按个F9刷新一下域就行了其实在按ShiftF9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片不过图片大小似乎不太合适调整一下吧6然后单击合并到新文档按钮切换到生成的新文档里咦怎么照片处什么都没有不会是上当了吧别急保存生成文件不用关闭文件再打开按CtrlA全选再按F9哈哈每位考生对应的照片是不是全出来了不对好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片没关系全选这个Word文档然后按F9对所有域进行刷新这时候图片应该都换成了正确的图片如果还没有也许Word有这么个BUG那你就先把这个文档保存下来关闭再打开全选F9刷新图片刷新的问题是解决了但是又出现了另一个问题图片大小都变成调整前的了也就是说我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整全都失效查查Word的帮助文档可以找到所有域代码都可以有一个开关用来保存对域结果进行的格式修改MERGEFORMAT注意前面的是必须的后面有个空格所以将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为INCLUDEPICTUREephotoMergeField准考证号jpgMERGEFORMAT在邮件合并模板中F9刷新显示图片调整图片再合并成新文档刷新全部域OK这次全都是调整后的格式了实际上插入一张照片使用的域是IncludePictureephoto001jpg插入准考证域用的是MergeField准考证号而本文把这两个域嵌套起来就成了IncludePictureephotoMergeField准考证号jpg从而实现了本文最初提出的要求批量打印照片如果想打印在学籍证件档案上在准备好数据库文件的情况下对主文档模板作相应设计修改同样也可以实现可谓一举多得不用再找专用软件来批量打印照片啦建议使用word2000在word2003中插入文字域的方法比较烦在这里不一一表述了附INCLUDEPICTURE的Word域的用法域用法INCLUDEPICTUREFileNameSwitchesFileName图形文件的名称和位置如果其中包含较长的带空格文件名请用引号引住如IncludePictureDDocumentsandSettingsAdministrator桌面用Word邮件合并实现批量打印带照片证件邮件合并urlfilephoto4220001jpgphoto4220001jpgurl指定路径路径操作系统用来定位文件夹或文件的路径例如CManualArtArt22gif时请以双反斜杠替代单反斜杠例如CManualArtArt22gifIncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径如IncludePicture邮件合并urlfilephoto4220001jpgphoto4220001jpgurl文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件用相对路径的好处是只要把包含word模板文件数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了Switches开关如下cConverter指定要使用的图形筛选图形筛选的文件名不带有flt扩展名例如输入picture表示筛选文件Picturefltd图形数据不随文档保存以减小文件长度MERGEFORMAT注意前面的是必须的后面有个空格所有域代码都有这个开关用来保存对域结果进行的格式修改注意事项1插入域的时候包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的应该使用CtrlF9来插入域此时会自动插入表示域的那一对大括号并在其中填写域代码2特别注意引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行否则Word将找不到图片文件只会出现一个红叉比如不能写成IncludePictureephotoMergeField准考证号jpg因为e前多加了空格3最后还有一点不得不说明图片只有在应用嵌入型版式的时候才可以用于邮件合并如果选成其它格式虽然定位方便了但是邮件合并的时候会不认它如果确实需要灵活的定位可以考虑插入一个文本框去掉边框等属性并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码调文本框的位置即可邮件合并很好用但是要想加上照片就比较难啦为了给自己留个资料现总结几个关键点备存后用照片要做批处理剪裁我做卡片的尺寸是照片的位置使用插入域文件名完成选中插入域域名写照片列的名称合并到文档这时最容易出现问题就是每页都显示第一张全选更新域低版本有这个办法很多时候不管用偶尔管用也不知道是咋成功的用高版本的问题好些中一保存域代码就变成第一张照片的而不是字段名所以要在保存前合并邮件合并后的文档中全选刷新出来就立即保存吧据说好些据说好用邮件合并实例批量制作有照片工作证邮件合并是一项十分有用的功能现在我给大家介绍一则邮件合并应用实例制作有姓名部门编号照片的工作证素材的准备这里的素材主要是每个职工的照片并按一定的顺序进行编号照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名组别顺序来编排然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内比如职工信息建立职工信息数据库使用表格建立职工信息表在表中要分别包括职工的姓名组别编号和照片姓名组别可以直接从单位数据库里导入姓名编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致照片一栏并不需要插入真实的图片而是要输入此照片的磁盘地址比如职工信息注意这里是双反斜杠制作完成后把该工作簿重命名为职工信息如图所示图创建工作证模版启动现在先建立一个主文档设计排版出如图所示的一个表格来这里你可以把边框设置为无这些内容也是工作证中不会变动的部分当然这仅是一个示例你完全可以设计出更好看的版式来图添加域步骤选择视图工具栏邮件合并工具菜单项调出邮件合并工具栏步骤点击邮件合并工具栏上的打开数据源按钮左边第二个图标弹出选择数据源对话框选择刚才建立的职工信息表点击打开按钮弹出选择表格对话框在选择表格对话框中选择职工信息如图所示点击确定按钮返回主文档图步骤将光标定位到姓名后一单元格点击邮件合并工具栏上的插入域按钮左边第六个图标弹出插入合并域对话框在该对话框中的域列表中选择姓名点击插入按钮将其插入到指定位置如图所示点击关闭按钮返回到主文档图步骤以相同的方法将组别编号域分别插入到主文档中相应的位置步骤合并照片到主文档中光标移至照片后插入域左边选中域名在文件名中输入可任意输入随后将修改确定主文档中将出现照片显示位置点击此位置按显示域代码拖黑代码中的单击邮件合并工具栏中插入域按钮选中照片此时完整的域代码应为照片如果不同可手工修改主文档中按选中所有文本按显示域结果如果上述操作确认无误照片却没有正确显示请将照片文件的绝对路径加进去注意平常路径中使用的必须用代替如照片特别注意表示路径的一对引号中不能有空格否则会不显示照片提示显示域代码显示域结果步骤最后点击邮件合并工具栏上的合并到新文档按钮右边第个图标将根据职工信息表中的记录数来批量制作工作证并重新生成文档至此中学工作证制作完毕然后直接打印就行了小提示如若新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的是一个人没关系你可以按全选然后按键对文档进行刷新还不行你只有把这个文档先保存关闭了然后再打开全选按键对文档进行刷