股权投资管理有限公司份额登记管理制度1XX股权投资管理有限公司份额登记管理制度第一章总则第一条为规范XX股权投资管理有限公司以下简称公司或本公司旗下管理基金的份额登记防范份额登记过程中的操作风险提高份额登记工作的准确性和工作效率根据中华人民共和国证券投资基金法私募投资基金监督管理暂行办法私募投资基金管理人内部控制指引等法律法规规范性法律文件及相关监管要求制定本制度第二条本办法适用于本公司管理的所有基金第三条根据业务需要公司可以委托基金服务机构代为办理公司产品的份额登记事项但相关责任不因委托而免除委托其他基金份额登记机构办理份额登记业务时应对基金份额登记机构的行为进行必要的监督第四条研究部应在基金合同中订明份额登记事宜包括不限于办理基金份额的申购赎回业务的时间等第五条公司份额登记部门或外包委托机构应当妥善保存登记数据并将基金份额持有人名称身份信息及基金份额明细等数据备份至国务院证券监督管理机构认定的机构其保存期限自基金账户销户之日起不得少于五年第六条公司份额登记部门或外包委托机构应当保证登记数据的真实准确完整不得隐匿伪造篡改或者毁损第二章岗位设置与职责第七条份额登记岗位是综合管理部的下设岗位具体负责投资组合份额登记的运行管理工作第八条份额登记业务岗位职责如下一认真贯彻执行份额登记有关管理法律法规及公司内部规定二负责份额登记系统的日常维护和参数设置三负责份额登记业务日常操作包括数据的传输和接收投资组合净值日常维护账户类和交易类业务的处理等四定期编写份额登记业务工作日志定期将业务报表业务管理文档2工作日志等相关资料分类整理装订成册并妥善保管第九条份额登记工作岗位的设置可依照业务变化情况以及管理需要适时调整第三章工作程序与规范第十条份额登记业务人员在工作中必须遵守职业道德树立良好的职业品质忠于本职工作严格执行操作规定和操作流程第十一条份额登记运作中的各类原始数据以及交易数据的清算结果只有经过复核后才能对外传递第十二条对交易资料进行审核查阅和记录管理第十三条对份额登记工作的有效性合规性进行内部监督第十四条对于份额登记人依照基金合同等相关协议收取的相应收入应接受审计机构的审计监督第十五条公司份额登记业务人员调动和辞职时须将本人所经管的份额登记工作全部移交没有办理交接手续前不得擅自离职份额登记业务人员离职交接手续须在有关人员监督之下进行第十六条份额登记业务人员离职后须对离职移交的资料文件磁盘等有关资料的合法性真实性承担法律责任第四章行政管理第十七条份额登记业务印章的使用和管理遵循公司印章使用管理的基本规定本印章由综合管理部指定专人保管第十八条份额登记岗位人员应及时维护更新投资人的信息严格遵循投资人信息保密的原则防范投资人资料被不当运用第十九条份额登记工作信息资料以纸质书面或电子数据等形式存储保存期限10第五章委托外包模式主要职责第二十条公司采取份额登记委托外包模式的综合管理部门应督促外包委托机构应履行如下职责并在外包协议条款中予以明确一负责投资人基金账户的开户登记和日常管理二负责代销和直销渠道交易申请数据的收发和备份3三负责基金交易数据确认包括确认份额确认金额和费用的计算四负责基金份额的登记与管理五负责基金分红利息划付等权益分配处理六负责非日常交易申请强增强减强制赎回等数据的确认计算七提供基金业务数据和报表进行手续费计算统计八编制相关会计报表和其他业务报表及业务分析报告九负责份额登记基本信息的日常维护和重要参数的设置十负责新基金发行时TA参数表的制作十一其他相关工作第二十一条公司采取份额登记委托外包模式的综合管理部应履行如下职责一负责复核外包委托机构提供的交易确认数据和基金行情的准确性二负责维护与代销及直销渠道的联系和信息沟通三负责复核外包委托机构新发契约型基金参数设置四负责通知将基金状态变化申购赎回等及时通知外包进行参数设置五负责通知外包委托机构进行契约型基金有特殊业务非交易过户强制赎回等六根据契约型基金的合同约定完成基金净值披露工作七如发现发行数据常情况应及时预警并更正八存续期内契约型基金发生非交易过户强制赎回等非日常业务时需要向外包委托机构发出通知并同时提供相关的法律协议充分的交易支持材料九负责复核交易确认结果的准确性十存续期内契约型基金如需要进行分红清盘等业务时需要向外包委托机构提供根据基金合同相关条款制作的基金分红清盘方案等说明材料第六章附则第二十二条本制度由公司负责制定修订与解释本制度未尽事宜按相应法律法规执行第二十三条本制度经执行董事审批通过自发布之日起实施