常见公文写作格式与范文

常见公文写作格式与范文 公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点  （一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。  （二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。  （三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 三、函的分类。  （一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。  （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。  （三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 四、函的结构、内容和写法  由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。  公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：  （一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。  1、标题。  2、主送机关。  （二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 （三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。 （四）结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。 （五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。 五、撰写函件应注意的问题  函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的明确性。  其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。 例文 通知事宜函  国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 [1993] 2号 国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术监督局：  为进一步发展我国羊毛生产，搞活羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的批示，现就有关问题通知如下：  一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。（略）  二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。（略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。（略）  四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创汇。（略）  上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实，执行中的问题，由国家计委和经贸办协调，并督促落实。  国务院办公厅（盖章）  一九九三年一月三日  公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之二  《通知》写作要点    通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。  一、标题：制发机关＋事由＋通知。  二、正文： ㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。 三、结尾：三种写法：㈠意尽言止，不单写结束语。  ㈡在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。  ㈢再次明确主题的段落描写。  通知格式：（指示性通知） 北京积水潭医院关于××××××的通知 各科室：  ××××××××××××××××××××××××××××××××  ×××××××××××××××××××××××××××。                                                               北京积水潭医院  二○○五年三月十日 例文(指示性通知)  国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通知 国发(1996)×号 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构:  改革开放以来，我国证券交易市场有了很大发展，证券交易规模不断扩大，证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场，妥善处理中央与地方的合配比例，增强中央宏观调控能力，国务院决定，自1997年1日1日起，将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%，调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发，继续做好证券交易印花税的征收管理工作，进一步促进我国证券市场的健康发展。                                                         中华人民共和国国务院 一九九六年十二月十六日 通知格式：（会议性通知）                          关于×××××××××××××××会议的通知 各职能处室：  定于×月×日召开××××会。现将有关事宜通知如下：  会议议题××××××××××××××××××××××××××××。  参加人员××××××××××××××××××××××××××××。 会议时间×月×——×日（会期×××，×××××报到。）  会议地点××××××××××××××××××××××××××××。  有关事宜: （一）××××××××××××××××××××××××××××。  （二）××××××××××××××××××××××××××××。  （三）×××××××××××。  联系人：×××，电话：××××××××，传真：××××××××。                                                               北京积水潭医院 ××××年×月×日 例文(会议通知)  关于召开全区宣传部长会议的通知 各市委宣传部，柳铁党委宣传部：  定于9日9-10日召开全区宣传部长座谈会，现将有关事项通知如下：  一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座谈会精神；总 结交流我区前八个月宣传思想工作；研究部署下一步工作。 二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。  三、会议时间9日9-10日(会期一天半，9日8日下午报到)。  四、会议地点报到及住宿地点：南宁市七星路广西宣传干部培训中心。会场：区党委办公楼三楼会议室。  五、有关事项  （一）请参加会议人员准备约15分钟的发言。请将发言材料打印50份，在报到时交会务组(打印要求：16开幅面，在左上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。  （二）请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期间的各项工作，准时出席会议。在外出差、学习的，加无特殊情况，务请回邕参加会议。  （三）请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于9月5日下午下班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。  联系人：×××，电话：××××，传真：××××××。  中共广西壮族自治区委员会宣传部  二○○三年九月四日 农牧公司通知格式  关于XXXX的通知(标题字体用正文宋体小二，加粗) 各养殖公司：  为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成，现将有关培训要求通知如下：（正文字体用仿宋_GB2312）  一、培训时间：2009年2月1日--2月26日。  二、学员报到时间： 2009年2月1日上午9：00—下午5：00 ,未按规定报到者视为主动放弃。  三、学员报到地点：希望集团·四川五月花电脑专修学院正校门（郫县团结镇）。  四、学员培训地点：希望集团·四川五月花电脑专修学院。 五、学员住宿安排：参培学员的住宿统一由我集团安排在希望集团·四川五月花电脑专修学院学生宿舍，学员无需携带被褥等床上用品，只需带自己的日常生活用品即可。具体房间号详见签到表。  特此通知  附件：  1、课程规划 2、《培训课程安排表》  3、培训纪律  4、到五月花计算机学院的乘车路线  XXXXXXX公司 （盖公章）                           二○○九年XX月XX日  公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之三  《报告》写作要点  报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。  一、标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。  二、正文：㈠事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。㈡事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。  三、结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。 报告格式：（建议报告）  关于××××××的报告 院领导：  根据×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：  一、×××××××××××××××××××××××××××××。  二、××××××××××××××××××。  以上意见如无不妥，请批转各部门执行。                                        北京积水潭医院××处                                           ××××年×月×日 例文(建议报告)  关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰质炎的报告 国务院：  脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗，却可用疫苗彻底预防的急性传染病。为实现《九十年代中国儿童发展规划纲要》规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标，国家决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下： 一、自我国开展计划免疫工作以来，脊髓灰质炎疫苗接种率提高，发病率显著下降，取得了可喜的战绩。  二、在冬季，脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此，决定从现在起至一九九五年一月期间，每年的十二月五日和一月五日，对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。  以上意见如无不妥，请批转各地区、各部门执行。                                                                       卫生部                                           一九九三年十月二日  报告格式：（情况报告）  关于××××××的报告 根据××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××现将主要情况报告如下：  ××××××××××××××××××××××××××××××××针对××××××，提出以下建议： 一、×××××××××××××××××××。 二、×××××××××××××××××××。                                         北京积水潭医院××处                                        ××××年×月×日 公文格式 （函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之四  《请示》写作要点  请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。  一、标题：制发机关名称＋事由＋请示。  二、正文：㈠请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。㈡请示的事项：