国家行政公文写作格式范文[1]

11范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求印刷要求公文中各要素排列顺序和标识规则本标准适用于国家各级行政机关制发的公文其他机关可参照执行使用少数民族文字印制的公文其格式可参照本标准按有关规定执行2引用标准下列标准所包含的条文通过在本标准中引用面成为本标准的条文本标准出版时所标版本均为有效所有标准都会被修订使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性GBT1481997印制书写和绘图纸幅面尺寸3定义本标准采用下列定义31字word标识公文中横向距离的长度单位一个字指一个汉字所占空间32行line标识公文中纵向距离的长度单位本标准以3号字高度加3号字高度78倍的距离为一基准行4公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用的纸张定量为60gm280gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为8590横向折度15次不透明度85PH值为75955公文用纸幅面及版面尺寸51公文用纸幅面尺寸公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210mm297mm尺寸允许偏差见GBT148252公文页边与版心尺寸公文用纸天头上白边为37mm1mm公文用纸订口左白边为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm不含页码6文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色7排版规格与印刷装订要求71排版规格正文用3号仿宋体字一般每面排22行每行28个字72制版要求版面干净无底灰字迹清楚无断划尺寸标准版心不斜误差不超过1mm73印制要求双面印刷页码套正两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标BL100红色油墨应达到色谱所标Y80M80印品着墨实均匀字面不花不白无断划74装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各14处允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm无坏钉漏钉重钉钉脚平伏牢固后背不可散页明订裁切成品尺寸误差1mm四角成90o无毛茬或缺损8公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首主体版记三部分置于公文首页红色反线宽度同版芯即156mm以上的各要素统称训眉首置于红色反线不含以下至主题词不含之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记811公文份数序号3公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行812秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开注在公文管理中按照有无保密要求的不同可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类按照保密等级的不同还可以将有保密要求的文件分为绝密文件机密文件和秘密文件三种这三种文件只是阅读的范围不同只有相应职务级别者才能阅读相应密级的文件不是制作主体不一样同一主体可以制作各种密级的文件而是阅读的主体不同国家秘密的密级分为绝密机密秘密三级绝密是最重要的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害机密是重要的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害秘密是一般的国家秘密泄露会使国家的安全和利益遭受损害他们区别主要是保密期限的不同对其期限有规定绝密级文件保密期限为30年机密级文件保密期限为20年秘密级文件保密期限为10年813紧急程度如需标识紧急程度用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行4注按办理的紧急程度划分公文分为特急公文特急紧急公文急件常规公文平件特急公文是指事关重大而又十分紧急要求以最快的速度形成运转和办理的公文紧急公文一般也是涉及重要工作需要急速形成运转和办理的公文常规公文是指可以按正常速度形成运转和办理的公文但常规公文也要及时办理814发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定但是最大不能等于或大于22mm15mm联合行文时应使用主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多保证公文首页显示正文815发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空2行用3号仿宋体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号括入序号不编虚位即1不编为001不加第字发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线816签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字签发人后标全角冒号冒号后用2号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第1行其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名5处在同一行并使红反线与之的距离为4mm82主体821公文标题红色反线下空2行用2号小标宋体字可分一行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当822主送机关标题下空1行左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送823公文正文主送机关名称下一行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行824附件公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件1附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号825成文时间用汉字将年月日标全零写为O成文时间的标识位置见826826公文生效标识8261单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称只标识成文时间成文时间右空4字加盖印章应上距正文2mm4mm端正居中下压成文时间印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文时间上6当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文时间上8262联合行文印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文时间印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐两印章间互不相交或相切相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可用简称排在发文时间和正文之间主办机关印章在前每排最多3个印章两端不得超过版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文时间8263特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决827附注公文如有附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行83版记831主题词主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空一字832抄送公文如有抄送在主题词下1行左空一字用3号仿宋体字标识抄送后标全角冒号抄送机关间用顿号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关833印发机关和印发时间位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置用3号仿宋体字印发机关左空17字印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识834版记中的反线版记中各要素下均加一条反线宽度同版心835版记的位置版记应置于公文最后一页封四版记的最后一个要素置于最后一行9页码用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白以后的页不标识页码10公文中的表格公文如需附表对横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双贾码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格且当最后一页为A3纸型表格时封三封四可放分送不放页码应为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页封四上11公文的特定格式111信函式格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm推荐使用小标宋体字字号由发文机关酌定发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细距下页边20mm处为一条武文线上细下粗两条线长均为170mm每行距中排28个字发文机关名称及双线均印红色两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明112命令格式命令标识由发文机关名称加命令或令组成用红色小标宋体字字号由发文机关酌定命令标识上边缘距版心上边缘20mm下边缘空2行居中标识令号令号8下空2行标识正文正文下一行右空4字标识签发人名章签名章左空2字标识签发人职务联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称在签发人名章下一行右空2字标识成文时间分送机关标识方法同抄送机关其他从本标准相关要素说明113会议纪要格式会议纪要标识由会议纪要组成其标识位置同814用红色小标宋体字字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准规定12式样A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1公文首页版式见图2上报公文首页版式见图3公文末页版式见图4联合行文公文末页版式见图5联合行文公文末页版式见图6一新格式的几个主要特点1改变了名称确定了适用范围原公文格式98版称为国家机关公文格式而新公文格式99版名称改为国家行政机关公文格式确定了国家行政机关公文格式的适用范围保证了公文的统一性名称的变化不影响非国家机关的单位和部门采用该标准2改变了公文用纸幅面尺寸公文用纸的幅百尺寸是这次修订主要调整的内容原标准中用纸采用16开型260mm184mm新修订的标准中规定一般采用A4型297mm210mm这是公文新标准的最大特点3实行了新的定位方法在新修订的标准中为使公文制作者能够比较方便清楚地掌握标准采用了比较通俗易懂的形式来确定公文中各要素的定位即采用了字和行的概念然后按定义的字和行确定公文中各要素的具体位置同时新标准将公文分为眉头主题版记三部分并把各要素进行了归类94缩小了图文区新修订的标准时将左右白边增加19mm天头地角增加了45mm这样的版心制作公文一方面为领导阅示发文留有相对宽余的批示空间另一方面也使公文更加美观5增加了内容新修订的标准在原标准的基础土增加了一些内容主要有公文的排版规格印刷要求装订要求公文中表格的处理还增加了公文的特定格式即信函式公文格式命令格式会议纪要格式增加新内容的出发点就是从开始制作到最后形式公文的全过程能够有统一的依据使公文制作的水平和质量有较大提高6提高了公文的防伪性公文具有法定效力目前社会上伪造公文招摇撞骗的犯罪活动时有发生新标准对公文防伪性做了一些硬性规定例如不得出现空白印章不得再使用此页无正文空白页不标识页码等等这样不给别有用心伪造公文可乘之机从格式上维护了法律地位是新标准最显著的特点之一也是掌握和执行新标准时特别注意的一个重点7有利于计算机的处理新标准主要目的有两个一个是行政机关公文格式达到规范和统一提高公文制作的水平和质量二是有利于办公自动化的实现二文件式公文的格式变化1尺寸的变化上行文凡上报的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm也就是说发文机关红头上边缘至上页边为37十80117mm下行文凡用于平行文或下行文的公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm也就是说发文机关红头上边缘至上页边为372562mm2各标识中部分要素变化发文字号凡是上报的公文发文字号一律在红线上方左侧左空1个字签发人右空1个字发文字号与签发人同处在红反线上同一行103增加的要素标识新标准中增加了发文的保密期限按照国家保密局的要求在密级后标注保密期限中问用实心五角星隔开如绝密空一个字实心五角星6个月根据国家机密保密期限规定如不标识保密期限就等同于绝密为三十年机密为二十年秘密为十年上行文应当注明签发人会签人姓名其中请示性公文在附注处注明联系人姓名和电话4公文格式中应注意的几个问题上行文的标识位置及文头上报公文必须注明签发人或会签人姓名除会议纪要和以电报形式发出的外都应加盖印章联合上报公文主办机关加盖印章联合下发的公文发文机关都应加盖印章除两个以上机关联合行文外任何公文的落款处不落发文机关名称下发的公文标题一般冠发文机关名称公文中不得出现空白印章指三个以上联合行文印章要与正文同处一版面如不处在同正文一百应采用缩短或加宽行距字距办法解决不得使习此页无正文字样公文如有空白页不标页码三特定公文的格式变化1信函式公文格式发文机关标识用全称但不加文件二字发文机关名称上边缘距土页边的距离为30mm用红色小标宋体字20mnm14mm发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细距下页边20mm处为一条文武红上细下粗两条线均为170mm每页排22行每行居中排28个字首页不显页码其他各要素的标识方法均同文件式公文格式标识发文文号秘密等级和紧急程度标识在红线下右或左项格标识2命令格式发文机关名称加令组成不能用简称用红色标识命令标识上边缘距版心边缘为20mnm下边缘空2行居中标识令号用黑体字令号下空2行标识正文正文下空1行右11空4字标识签发人签名章签名章右空2字标识签发人职务签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期其他要素均同文件式公文格式相同3会议纪要格式发文机关用红色小标宋体字位置用文件式发文机关标识方法一样即距版心上边缘25mm不加盖印章