离职面谈：将员工的心永远留在公司.doc

离职面谈将员工的心永远留在公司有统计数据显示目前绝大多数企业有一套相对稳定的招聘与甄选制度但是具有离职员工关系管理意识并建立了面谈记录制度的不到而能够根据离职面谈记录进行数据加工建立员工流失关键要素分析流失成本分析并基于该分析报告着手改善公司内部管理和组织文化建设的企业不到其实从某种意义上说离职员工仍然是公司的人力资源那么如何利用这些人力资源使他们在即将离开之时或者已经离开公司之后继续为公司做贡献呢离职面谈及面谈信息的利用至关重要离职面谈益处良多三国时期刘备创业前期的首席谋士徐庶因为老母亲被曹操扣留不得不向刘备提交辞呈刘备百般挽留无果只得进行最后的离职面谈面谈气氛恳切感人刘备不仅放声大哭还亲自为徐庶牵马送了一程又一程不忍分别让徐庶感动得热泪盈眶挥手道别走了好几里后忽然想起一件至关重要的事急忙打马回转特意向刘备推荐接替自己的最佳人选也就是更胜自己一筹的诸葛亮这就是徐庶走马荐诸葛的美谈也是刘备所创造的经典离职面谈案例送走一个员工但却为他推荐了一个更为优秀的继任者离职面谈是指在员工准备离职或已经离职后即将离开公司时企业与员工进行的一种面对面的谈话聊天方式其目的在于从离职员工那里获得相关信息以便企业改进工作和维系与离职员工的良好关系离职面谈通常由人力资源管理部门负责实施成功的离职面谈可以给企业带来显性和隐性的双重收获维系双方关系通过面谈不仅可以融洽公司与离职员工的关系还可起到挽留核心员工的作用而对于企业不想留用的员工也可以通过离职面谈降低双方的敌对意识体现出企业对员工的尊重与关怀展示企业的大家风范预防不利行为由于离职者的心态多半对公司不满一旦离开后可能会有诋毁公司形象的情形发生对于企业形象会有很大的影响因此做好离职面谈还可以预防很多不利于公司的行为发生至少可以舒缓员工对公司的抱怨或敌对心态获得真实心声通过面谈可以得到离职员工的意见回馈一般情况下在坦诚沟通时一个即将离开的员工是有可能把对公司的看法包括在职时不敢讲的负面看法讲出来的人之将走其言也真这些临别之际的心声吐露和针砭之言是直接难得的访谈资料往往都是公司的不足甚至阴暗面的曝光有利于公司日后的改进和提高提升公司形象通过面谈能传达出公司重视员工意见的信息无论对公司内部还是对外部而言都是给公司的正面加分而且还将企业重视人才尊重人才的精神通过离职员工带到别的企业树立企业以人为本的形象此举对于增强企业的人才吸引力大有益处放眼未来合作员工离职了并不表示和原来的公司就从此一刀两断互不相见通过面谈可以向离职员工发出友善信号使其认识到他仍然是公司的朋友很多时候与离职员工保持良好关系还可能为公司带来很多长远的利益比如新的客户和市场机会人才推荐机会甚至优秀离职员工重新回到公司继续效力等等过程管理三大要诀人力资源部门高度重视离职面谈的主要目的包括请员工谈谈个人作出离职决定的原因和想法对个人发展的考虑和设想了解员工对公司主管和同事的评价进一步确认离职的真实原因善意提醒其应注意到的违约责任附属协议和禁止条款关注员工的离职反应就员工本人关注的问题进行解答和提供咨询排除员工对公司的一些误解等因此离职面谈是离职管理的关键环节主导人员原则上应以人事经理为主而不仅仅是一个人事专员或者至少应保证主管级以上的离职员工由经理面谈对于规模较大的公司如果人事经理没有足够的时间保障则应设立从事离职管理的专职人员因为第一员工既已准备离职其面谈过程中必定少了一些顾忌能够畅所欲言所有的话题多会从内心讲出这样有利于人事经理真正了解公司的管理现状和员工心态从而在挽留员工的同时思考更好的改善办法第二人事经理亲自参与面谈会让员工感觉受到尊重员工更会说真话吐心声虽然员工的真话未必完全正确企业也未必会完全当真但对企业管理来说必定有一定的参考价值第三人事经理亲自参与面谈可体现出公司的人性化管理即使员工离职之意已不可挽留仍可通过面谈让员工对公司心存良好印象这也是对企业文化的有效宣传多听少说柔性沟通在进行面谈时首先要注意面谈的时间和地点的选择面谈地点应该具有隐私性一方面不必要让其他员工知晓另一方面避免被打断和干扰好的访谈环境有利于让离职员工无拘无束地谈论问题例如可以选择在能够让人精神放松的伴有舒缓音乐的空间明亮的咖啡厅而不是每天都令人紧张压抑的办公室这样不仅可以预防冲突行为产生也不会对其他在职员工造成影响根据交谈的深入情况时间可长可短交谈中注意访谈技巧不要只是按照事先列出的问题逐项发问而是要积极地倾听如果有不清楚的地方要仔细询问也要适时保持沉默让离职员工有思考的时间在事先把握离职真实原因的基础上了解面谈对象的性格特征从小节的地方捕捉面谈对象当时的心理状态并预期其将产生的反应以选择面谈切入的方式并有效避免面谈过程中出现冷场情绪激化失控并导致面谈不能继续和失败的情形发生首先可以帮面谈对象倒杯水先行营造轻松的气氛以善意的动作卸去彼此对立的立场建立彼此互信的关系同时在面谈的过程当中应随时察言观色设法将自己的立场与被面谈者站在同一阵线上专注倾听其所抱怨的人或事当被面谈者产生防卫的情形应该要及时地关心他的感受不要唐突地介入问题更不可做任何承诺最重要的是要将面谈重点记录下来便于之后的分析整理工作面谈者的角色应该是多听做离职者的倾听者适当提出问题即可少说及时做良性或补救性的沟通必要时给予指导和帮助如果离职者是抱着对企业怨恨的心理离开的可能会是牢骚满肚对此面谈者要尽量听他发泄出来同时尽可能询问令他不满的原因以便让企业能够发现自身管理上的弱点与漏洞同时尽量消除其中的误会减少他的抱怨也就为企业减少了一个敌人在面谈时还应选好交流的主题且尽量使之与离职员工利益直接相关如对跳槽性质的员工进行面谈应重点了解其辞职的原因和想法究竟是为了个人发展学习及家庭原因还是对企业的管理模式管理层的工作风格团队的氛围绩效的评价状况当前职位工作内容等不满但无论如何面谈要以企业尊重其个人人格和离职决定为基调通过离职面谈抚慰挽留价值员工提醒跳槽员工违约责任保密责任知识产权等因此在对跳槽员工进行面谈时除了要设置较为轻松的面谈环境以外更应将重心放在对员工的人文关怀了解员工日后的职业发展计划等方面例如让员工填写离职原因离开公司后的打算对公司管理的建议和看法价值追求以及传达企业对员工的评价和职业发展规划建议如果还能向员工表示出可以好马也吃回头草的意向则能将公司的人文关怀进行得更为彻底及时把握最佳时机恰当的时间做恰当的事情把握好面谈时机才能收到预期效果离职面谈要利用两个时间点与员工交流第一个是得到员工离职信息时因为这个时候许多员工的离职意愿还不是非常明确坚定有时可能仅因某件事情的刺激而萌生去意此时如能及时沟通化解其一时之冲动往往能使员工收回辞职决定不至于闹僵以至没有回旋余地第二个时间点是员工去意已决办理完离职手续后因为此时离职员工再无任何顾忌容易讲真话第一次离职面谈对于主动提出辞职的员工员工直接上级或同事得到信息后应立即向其部门负责人和人力资源部反映人力资源部应落实专人负责员工关系管理拟辞职员工部门负责人应立即进行离职面谈了解离职原因对于欲挽留员工应进行尽量说服挽留对于把握不准是否挽留的应先反馈到人力资源部以便共同研究或汇报再采取相应措施李小姐是一家公司的业务骨干因为觉得自己一直表现突出应该加薪可是在公司调薪时间过去后才发现自己的工资单一如既往于是她马上去找经理理论经理告知其工资一直高于其他同事所以这次调薪没有考虑李小姐觉得这个道理说不过去一气之下和经理争论起来并提出辞职经理在李小姐提出辞职后感觉事态严重马上向分管副总汇报该副总找到李小姐指出经理的说法不全面并向她解释了本次调薪的具体标准和比例然后委婉指出李小姐虽然工作很努力但最近两个季度的考核结果都是所以没能列入调薪员工行列然后再对她提出一些改进工作思路的建议听了分管副总在情在理的说明李小姐先前的火气早已消了一大半也认识到以前的自我认识过于主观还要通过加倍努力来证明自己也就打消了辞职念头第二次离职面谈应由人力资源部主导主管级以下员工可由员工关系主管或人力资源副经理进行面谈主管级以上员工含主管级由人力资源部经理或以上级别的负责人进行面谈原则上企业谈话人应比离职者的职级略高至少应对等第二次面谈应技巧性地让离职员工自愿留下联系方式以便跟踪管理创造合作机会改进措施凸显价值根据离职面谈反馈分析的结果采取行动至关重要因为将面谈反馈转化为行动是离职面谈的终极目的而且也是验证和维护此项工作流程重要性及实施效果的重要因素离职面谈的后续工作大概有以下三步检验面谈信息真伪可以把员工在面谈中所说的反馈给其直接主管也可以用其个人基本资料培训及考核记录进行求证比如根据考核的记录注意到该员工没有某项技能那么他离职的根本原因就是不能胜任工作或缺乏培训而不是他所说的薪水待遇偏低另外还可以同其他在职员工谈话来验证比如面谈中的离职原因是工作条件就有必要和仍在该岗位上工作的员工交流以核实真伪提炼信息输出报表人力资源部门应以月度季度或年度等为时间单位将离职面谈所获的信息数据进行细致分析提炼出导致员工流失的关键要素测算出流失成本综合成离职原因分析统计报表通过分析汇总全面反应员工离职的真正原因整体人事变动情况以及据此提出的改进公司政策管理制度方面的建议报分管领导参考决策采取措施进行改进离职面谈的最终目的还是为了减少人事变动和降低员工离职成本改进措施就是离职面谈的真正价值之所在比如若发现大多数员工对工作条件环境非常满意对其直接主管也无异议但还是离职不干了因为公司所付薪水不能满足他们的基本生活开销此时提高薪资水平成为关键又如很多员工对考核不满致使员工离职人力资源部门得重新审视考核指标及权重考核方式等再如应该得到某项培训的员工始终未得到培训导致离职这时要考虑做好培训需求分析等笔者曾经见识过这样一个案例刚从学校毕业的小王被分配做营销工作但几个月后就以对营销不感兴趣而喜欢搞技术为由提出辞职经过人力资源经理的离职面谈终于了解到小王辞职的原因并非如此真实原因是小王刚到公司对一切都很陌生再加上师傅老曾对小王未做详细的指导使其感到工作也很陌生孤独且无助这也是许多新员工离开公司的主要原因新员工因为进入一个陌生环境对环境非常不熟悉如果公司培训不到位很容易让新员工失去信心为了能让新员工迅速融入公司消除陌生感公司人力资源部要为新员工营造一个热情的环境并且需要指定师傅对他们进行一对一指导此外企业要善于结合公司的发展情况社会大背景分析员工在企业的发展机会为员工造一个美好的梦让他们为了这个梦而努力有时高薪酬并不一定能长期留住一个人而一个梦一个使命却可以让员工长久地努力奉献因此公司要不断给员工提供实现梦想的平台完善的机制使其不断成长忠于企业员工离职意味着他的一个职业生涯告一段落另一个新的职业生涯即将开始此时企业如果能够出面对其既往生涯进行总结评价对其新的职业生涯进行必要建议对员工来说将是莫大的安慰是企业对员工个人发展负责任的表现因此离职面谈是以人为本的一种体现既是对离职员工的抚慰或挽留又是对在职员工的心理安慰减少员工的离职给在职员工带来心理波动企业绝不应该把员工离职面谈看作包袱例行公事而应该高度重视纳入员工关系管理体系之内使员工离职后仍然能够成为公司的人力资源附离职面谈可能问到的问题参考清单一对公司的整体感觉你对公司总的感觉如何你的工作是否有足够的机会发挥你的专业所长并有所长进你认为公司的工作环境为你的工作创造了良好的条件吗你认为公司的报酬体系怎样你认为公司的福利计划如何还需作什么改进二部门工作氛围你得到有关你的工作表现的反馈了吗有关你的工作表现的评价是否客观公正你对你的主管感觉如何他是否具备一定的管理技巧你向你的主管反映你的问题和不满了吗他是否令你满意地解决了这些问题在工作中你与同事合作得怎么样三培训与技能提升你得到了足够的培训吗公司本可以怎样使你更好地发挥才能和潜力呢你觉得自己还缺少哪些方面的培训这造成了怎样的影响你觉得公司对你的培训和发展需求的评估妥当吗这些需求是否得到了满足你对怎样的培训和发展计划最感兴趣四企业文化建设你对公司的企业文化有何感想有更好的建议吗你觉得公司该如何改进工作条件工时换班制度便利设施等你觉得公司该如何缓解员工的压力你觉得公司各部门之间的沟通和关系如何应该如何改进五具体离职原因当你加入本公司时你一定觉得你能实现自己的职业目标是什么导致你改变主意的呢你做作出离职决定的主要原因是什么你决定离职还有其他哪些方面的原因4公司本来可以采取什么措施可以让你打消离职的念头你本希望问题如何得到解决你是否愿意谈谈你的去向如果你去意已定是什么吸引你加入他们公司六其他你离职后是否愿意继续和公司保持联系你是否介意公司经常告知你公司的发展状况打听你的发展情况邀请你回来参加公司活动当你在其他公司见识到更好的管理办法或经过对照想到对公司更好的建议时是否愿意主动与公司分享如果有机会你是否还愿意重新加入公司