公文文面格式
《一) 发文机关【〔亦称 “版头”、“文头”)
版头是发文机关的标志,它具有法定性、权威性和效用性,通党套红,以示庄重。 常用
的公文版头形式有三种:
1、由发文机关名称加“文件”二字组成
例如,国务院文件
2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头,,
例如,安徽省人民政府
3、几个同级机关〔如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅) 联合发
文,可用主办机关〔安徽省人事厅》 的名称加“文件”二字作版头?《〈例 1) ,但发文机关
署名应标联合行文单位的名称; 也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头(例2) ,
但应将主办的机关排列在前。前者多用于上行文,后者多用于下行文。
例 1,安徽省人事厅文件
例 2。 安徽省人事厅
安徽省 科 委 。 文件
安徽省财政厅
4、有时根据工作需要,同一机关还可以制发专用公文版头。
例如,##+人民政府令、#4*人民政府任兔通知
发文机关名称必须使用全称或规范化的简称,一般用 22 毫米*15 毫米《高*宽) 黑变体
字。 联合行文,应视机关多少,选择大小适当的宋体字。在民族自治地方,发文机关名称可
以并用自治民族的文字和汉字印刷。版头和版头下的一条细实横隔线〔宽 140 毫米,商1
毫米) ,居中套红印在公文首页图文区第 13 行一22 行和 37 行一46 行区域内。
为了保证公文的权威性、严肃性,除“公告”、“通告”不用公文版式头外,其它各类
公文均需使用公文版头。发文机关的公文版头一经确定,不可经带变动-
(二) 密急
密级是指公文内容涉密的程度。公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝
密”,“绝密”、 “机密”公文应当同时标明份数序号。密急在公文首页发文机关版头的左
上角区域内标注。密急的标识为一个五角星,即“”,五角星之前标密急,五角星之后标期
限,如, 机密 20 年。
密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号 一份文件一个号, 依
次流水编列, 以便查对和消退。份号使用 6 位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。 如:
某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第 68 份。
(三) 紧急程度
公文处理必须做到及时、准确、安全。 紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。 标明
系急程度,是为了引起特别注意,以保证公文的时效,确保紧急事项的及时处理。文和部门
处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。 特别是急件,权贯彻“急
事急办、特事特办”的原则,抓紧办理,行文时应根据紧急程度,分别标明“特急”、“急
件”; 紧急电报应分别标明“特急”、“加急”`.“平急”, 在特吻情况下, 也可以标明“在
#日#时送达”。紧急程度在公文右上角标注。公文标题内有“紧急”二字的,如“关于时
紧急通知”等,也应视同急件处理。
(四) 发文字号 〔亦称“文号”)
发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。年度使用公元纪年, 用
阿拉信数字,两全用方括号“占”。例如。迪政[1997]18 号,“授政”是安徽省人民政府
的代字,“[1997] ”是发六的年度,"18 号”是 1997 年发广的顺序号。 几个机关联合行文,
只标注主办机关发文字号。 有发文机关加“文件”二字组成文头的文件,发文字号一般标注
在文头之下、横线上方居中, 只用发文机关作文头时的文件,发文字号则标注在横线之右下
角、文件标题之上-
上报的公文,应注明签发人。联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。 签发人姓名
标在文头之下、横线以上右侧位置,或标在模线之右下角、文件标题之上。同时,发文字号
则移至左侧。
机关代字应相对稳定,不可经常变动,为保证发文字号规范,防止重号、尘十和错号,
发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写-
(五) 公文标是
公文标题是对公文主要内容的提示。要求做到准确、简要。规范化的公文标题一般应由
发文机关各称、公文主题《事由) 和公文种类三个部分组成。除三个部分外,在发文机关名
称与公文主题之间加个介词(如 “关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等) ,在公
文主题与公文种类之问加一个结构助词“的”字。 例如, “国务院办公厅关于发布《国家行
政机关公文处理办法》 的通知”,其中: “国务院办公厅”是发文机关名称, “关于”是介
词,“发布 《国家行政机关公文处理办法》 ”是公文主题,“的”是结构助词“通知”是
公文的种类。标题除发布法规性的文件可加书名外,一般不用标点符号
公文标题居中在公文首页红色横吨线之下、正文之上各室一行排列-
当过到下列情况时,公文标题可以省略发机关名称或公文主题组成部分。
1使用正式的套红文件版头,公文标题可以省路发文机关名称。 例如 “关于印发《安
微省行政机关公文处理实施细则》 的通知”。 这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机
关固定的文件版头印发的,因此,公文标题就省略了发文机关名称。
2、印发公布性文件时,有的公文标题可以省略公文主题部分。例如,“钢陵市人民政
府令"
经会议讨论通过或批准的公文,可在标题下加题注, 在加括号内注明某年某月某日经某
会议讨论通过。
公文标题字数不宜太多,可视情况分一行或多行排列。公文标题多行排列时,尽量不要
把人名、地名以及两个字以上的词或数字分开,以防产生歧义。
《六) 主送机关《亦称“拍头”)
主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复的机关。主送机关应使用全称或
规范化的简称; 主送机关不是一个时,应按其性质、级别以及有关规定或导例依次排列 同
类型机关可使用统称,如“省政府各部门”。主送机关应明确、具体,标列在公文标题的下
方、正文之上,从左至右项格蔬写,回行继续项格,未尾加冒号。
主送机关的确定,应注意以下几个方面
1、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作,反映情况,提出意见或者
建议,答复上级机关的询问时使用。
2、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置革项工作时使用的一种公文,主送
机关可以是一个,也可以是多个-
3、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用的一种公文。这种公
文如发行范围大,主送机关可用统称-
4张贴性在需广大群众周知的公文,如 “公告”、“通告”等一般不标主送机关,
经会议讨论通过的公文,如: “决定”、“会议纪要”、“令",主送机关名称则移至文尾
抄送栏上方标明
5对参阅性文件,不需要明确的主送机关,可将“主送”“抄送”合并为“分送”,
印在原“抄送” 位置。“分送”栏一般分为三个层次; 一是上级领导; 二是文件内容涉及的
有关单位,三是应抄送周知的单位-。
(七) 正文
正文是公文的主体部分