客服部档案管理工作流程.doc

客服部档案管理工作流程目的建立健全服务中心客服部文件档案管理制度确保文档资料的齐备及查询的便利性特拟制此管理制度范围适用于客户服务部内部档案及业主档案工作流程业主档案根据往来文件装修资料收楼资料客户资料及其它对业主档案进行分类保存并附登记目录目录应详细登记存档文件名称编号若有存档时间及存档人业主档案为保密资料电子文档设置密码妥善使用严禁非客服人员查阅如确需使用需填写业主档案借阅申请经项目经理批准方可查阅业主档案均同意归档其他公共文件根据其类别由相关客服部监管人负责归档和保存所有对外文件包括通知通告与政府发文均须编号以便管理文件编号需严格按照综合部编号政策执行客户部其它档案的保存前台仅放置当年当月之钥匙借用登记表有偿服务登记表及服务单来电来访登记表工作交接记录表物品交接记录表相关预约维修服务包括维修门窗户及空调等等相关文档每月初由客服档案负责人按类别对上月前台公共文件进行归类存档包括钥匙借用记录表有偿服务登记表来电来访登记表等客服档案负责人原则上由客服主管兼任每年初由客服档案负责人对上一年度相关文件统一封存更换档案盒册标客服类档案存档年限均为十年档案的销毁确保存档年限内所有备查文档均完备齐全若文档确已超过物业总部综合部制定的保存年限则由申请组别填写服务中心档案资料报废申请单注明档案类别起止时间保存年限及申报理由由部门经理和综合部复核