公文标准

文件编码: GL-WJ-002 山西凯琵生物科技有限公司文件 页 “三 LU7 复印 号: 轩 题日: 文件编制管理规程 版 本 号: 00 和 下 多 有 人 分发部门: 总经理、质量总监、生产总监、品控部、研发部、生产部、工程部、财务部、销 售部、综合部、物流部、发醇车间、提取车间、动力车间、中心化验室 文件编写/修订: 2012 年 03 月 13 日编写 一 目的 短少发文数量，提高发文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。 二 ”适用范围 上级函、来文，同级函、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。 三 职责 由综合部统一管理。 正文 1 公文种类 1.1 请示、报告 1.1.1 请上级指示和批准，用"请示"。 1.1.2 ”向上级机关汇报工作，反映情况，用"报告"。 1.2 通知 通告 通报 1.2.1 ”传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相 隶属单位的公文，用“通知"。 12.2 在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用"通告"。 12.3 ”表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用"通报"。 13 批复 答复请示事项，用"批复"。 14 决定 对某些问题或者重大行动做出安排，用"决定"。 平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用 1.6 会议纪要 传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用"会议纪要”。 2 收文的管理 2.1 公文的签收，公司外来文、函由综合部签收。 22 公文的阅批与分转  22.1 综合部对各级来文应及时附上"外部文件流转单"，并分类登记、编号，送部门经理、行政益监短 批意见，再分送给有关部门办理或送总经理批示后办理《必要时)。为避免文件积压误事，一般应在当 天阅签完，其中内容重要的急件，及时旺送相关领导阅批，如领导出差，由综合部经理与领导联系后处 理。 22.2 一般性公文，行政总监在签批时，认为无需送总经理阅批的, 可根据公文内容和性质直接批有关 部门阅办。 22.3 为加速文件运转,综合部经办人员应在当天或第二天将行政总监所签文件送到公司领导和承办部 门。 22.4 ”如有传阅文件，由综合部经办人员整理成文件夹，制定出传阅硕序，并按顺序传阅， 23 “文件的传阅与体办。 23.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿信和公共场所，也不 得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 23.2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合部经办人员，阅批文件一般不得超过 两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示”""“扳办意见"， 综合部可责成有关部门和人员按文件所 提要求和领导批示办理有关事宜。 233 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，以防止丢失泄密- 23.4 文件阅完后，应送交综合部，切鼠模传 235 各单位收到文件时，庶根据缓急级别，在规定时间内办理。 文件缓急级别划分， 平件〈七天) 。 急件 (三天) ”特急件 《一天) 。 即时件《一天内限时)。 23.6 综合部经办人员对文件负有催办检查普促的责任，各部门搂到文件、函电应立即指定专人办理， 不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得同意后,予以复印或锁抄，原件应及时 归档周转。 3 发文的管理 34 发文处理。一般包括拟稿、审稿、会签、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。 32 拟稿的要求: 32.1要符合公司制度有关规定。如提出新的制度规定，应尽量与原来的有关制度相街接，并加以说明。 32.2 情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要消楚，层次要分明，标点符号要正确，篇由要力 求简短。 323 引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。 32.4 数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉 介数字书写外，其他用汉字书写- 32.5 标题，采用宋体加粗三号字，正文采用宋体四号字。 32.6 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列，第一层为， "一", 第二层为"(一)”，第三层为"lw， 第四层为*(D)"。 32. 页面布局采用常规布局。 纵向， 上 254mm 下 254mm: 左 3Lamm 右 。 3LSmm。 横 向 上 3lSmm 下 3lSmms 左 254mm 右。 254mm。必要时刻稍加调整 32.8 不要泊用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。 33 公文审核。综合部负责各类文件草拟，拟发文单位应将部门意见交综合部，由综合部草拟完毕后， 填写“内部文件流转单” 经拟发文单位的主管领导和行政总监批后，按是批示完成会签。经办人员 根据会签意见完成发文稿，经综合部经理审核后，报行政总监或总经理批准- 34 ”审核的重点， 34.1 是否震要行文,  342 是理符合公司制度，与本单位发过的公文是否街接。 343 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行. 34 .4处理程凤是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定. 345 文字叙述是否符合文法和带辑，标点符号是否正确。 35 ”审核时如发现不要之处，必须进行修改，属于重要的原则人性的问题，应进行履改。 36 公文会和 36.1 综合部起草的文件, 内容涉及到多部门时则以会和形式经涉及部门或单位的主管副总审阅并签轩 意见。 3.6.2 会签单位或个人接到发文稿后，须在一天内会签完毕 3.63 会签完毕后，须将发文靖交与捍靖人，由摆稿人归纳各会从意见重新整理发文稿, 37 公文签发 37.1 公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。各部门的一般性文件，由分管领导 签发，重要文件，由公司总经理签发 37.2 公文改稿和签发一律用黑色中性笔或钢笔，禁上使用铬笔和圆珠笔 373 ，凡需总经理签发的文件，文字把关由综合部负责，文理文义由换稿人负责， 38 ”签发后的公文不得再作任何修改。着确需修改，必须重新送签- 39 公文签发后，由综合部负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格 式。 装订要整齐牢固，不洱页、错页、粘页，织向页面一般采用左侧双钉装订，钉距上、下边距分别为 5cm 横向页而一般采用上侧双条装订，钉距左、右边距分别为 5cms 。印章盖在年、月、日的中上方， 上沿不压正文，下沿略压年月、日，如正文末页无室档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的 左上方标明"此页天正文"字样。 3.40 公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责，校对 后，打字员没有改正的，由打字员负责- 3.41 公文办理完毕后，要及时各理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。 4 发文格式 4.1 ”发文程序及规定: 公文格式一般和包括，标题、正文、附件、单位印章、发文时间、报、适、发单位、公文字号、主 题词《限红头文) 等- 4.1.1 公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。 除批转法规 性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号. 4.412 ”向上级请示的公文，一般只写一个主送单位; 如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形 式。 4.13 发文时间，以领导签发日期为准，联合行文，以最后单位签发的日其为准， 4.1.4 公文字号一般包括单位代号、年号、磊序号-,