公文排版标准

公文排版标准 随着计算机的普及，计算机已成为各级国家机关必不可少的办公设备，目前公文的缮制也大都是用计算机来实现的。在公文缮制中，公文格式是由国家标准《国家行政机关公文格式》（GB／T 9704—1999）来加以规范的，此标准对国家机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则有着详细的规定。但在实际工作中，发现有很多公文的格式不符合国家标准的要求，这一方面是由于国家标准的执行在某些单位还不坚决，另一方面是由于公文缮制人员在缮制公文时掌握不好相应的计算机排版技术，从而没能达到标准的要求。 那么，在公文缮制过程中，应如何从排版技术角度保证公文格式符合标准要求呢？以下是笔者在实践中总结的几点经验： 1．硬件选择 最好选用Pentium Ⅱ以上档次的计算机，这样的计算机可支持Office 2000办公自动化软件。Pentium档次的计算机可支持Office 97办公自动化软件，亦可用。打印机最好选用激光打印机，激光打印机分辩率高，定位准确，打印效果好。普通针式打印机分辩率低，定位不准，即使设定正确，也难以打印出符合要求的、定位精确的公文。 2．软件选择 Office 2000是目前应用较广的办公自动化软件，功能比较强大。国产WPS Office金山办公组合软件功能也很强大，亦可选用。本文以Office 2000中Word 2000为例进行公文排版设定。 3．页面设置 启动Word 2000后，选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，可进行以下设置： （1）设定版心 国标GB／T 9704—1999要求公文用纸采用GB／T 148中规定的A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。 设定：选定“纸型”标签，“纸型”选A4，“方向”选“纵向”。然后选定“页边距”标签，根据上述数据要求，可算出页边距尺寸为：“上” 设定数值为3.7厘米，“下” 设定数值为3.5厘米，“左” 设定数值为2.8厘米，“右” 设定数值为2.6厘米，“装订线” 设定数值为0厘米。按此数值设定即可实现版心尺寸156mm×225mm（不含页码）。 （2）设定页脚 国标GB／T 9704—1999规定公文排版页码“用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。” 设定：打开“页面设置”对话框，选定“页边距”标签，“距边距﹨页脚”设定数值为3厘米，可实现一字线距版心下边缘7mm。 选定“版式”标签， “页眉和页脚”选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右。“节的起始位置”选“新建页”，“垂直对齐方式”选“顶端”。　 （3）设定每页行数与每页字数 国标GB／T 9704—1999规定公文排版每页排22行，每行排28个字。 设定：打开“页面设置”对话框，选定“文档网格”标签，选择“指定行网格和字符网格”，不选择“不改变字符跨度”，“每行　　个字符”设为28，“每页　　行”设为22，“档数”用默认值1，“文字排列”选“横排”，“应用于”选“整篇文档”。 以上设置全部完成后，点击页面设置对话框左下角的“默认”按纽（见右图），出现选择性提示：“是否更改页面的默认设置？此更改将影响所有基于NORMAL模板的新文档”（见下图），点击“是（Y）”，保存所有更改设置，则以后建立新文档时，上述设置将以默认值出现， 每次建立新文档时将不必再重新设置。 4．字体设置 GB／T 9704—1999规定公文“正文用3号仿宋字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字”。 设定：选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。选定“字体”标签，“中文字体”选“仿宋＿GB3212”，“字形”选“常规”，“字号”选“3号”，其他设置不变。点击对话框左下角“默认”按纽，将上述设置保存为默认值。此默认值为文档正文默认值，标题可在文字录入过程中另行设定。 5．插