影响中小企业会计电算化发展的原因及对策.doc

1会计电算化的概念及作用 1.1会计电算化的概念 　 狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的信息技术在会计工作的应用，具体而言，就是利用会计软件，指挥在各种计算机设备替代手工完成或在手工下很难完成的会计工作过程。 　　会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，从而实现会计工作的现代化。 　　广义上来讲就是指与会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划，会计电算化制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。 会计电算化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。 1.2会计电算化的作用 提高会计数据处理的实效性和准确性、提高会计核算的水平和质量、减轻会计人员的劳动强度。 提高经营管理水平。使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础，推动会计技术，方法，理论创新和观念更新，促进会计工作的进一步发展。 2中小企业会计电算化现状 （1）自身资金、人才、技术的制约会计电算化最终要达到ERP 的程度， 需要大量资金、人才、技术的支撑。但是中小企业自身资金有限，它们宁愿先将资金投入到收益同等或者更加快速的项目上去，中小企业对于人才的吸引力有限， 而且会计电算化需要会计和计算机两方面的人才， 甚至两门学科的复合型人才， 但是目前的状况是， 会计人员不懂计算机知识，而软件开发人员又缺少财务方面的知识，这给中小企业的人力资源部门造成的压力很大。整个会计电算化系统的布置，从软件的选定到线路铺设，最后到系统测试、故障排除，都需要中小企业具有全面具体的技术水平，一个差错可能就会影响到整个系统的运行。 （2）会计电算化的收益滞后由于中小企业自身条件限制，如何在这种情况下进行运筹，选择最好的实施项目，是管理层的重要决策内容。然而会计电算化的实施是个长期的过程，目前真正将会计电算化实施到管理层面的大型企业并不多，更何况是中小企业。而会计电算化的管理效益具有滞后性，也许在近期不会直接表现出来。对于小型企业而言，它们更愿意将目光投到见效快、效益大的项目上去。因此，由于企业自身的限制性，会计电算化在中小企业的项目名录中一般不会居于前位。 (3) 电算化软件存在弱点如上所述，软件开发人员大多是计算机专业毕业， 缺少财务方面的知识，与公司的财务人员又缺少沟通，所以产生了软件不够深入专业、没有提供足够功能、模块之间沟通性差、人机交互界面不友好、不具有通用性、加密措施不到位等弱点，严重阻碍了会计电算化的实施，很难进行二次开发。另外，软件的开发多种多样，目前并没有统一的标准。每个企业都是向不同的软件开发商购买不同的软件来满足自己的需要，但是当企业之间需要数据传输和查询时便出现数据接口不匹配、数据传输不方便的问题。 (4)管理层不够重视在中小企业中，手工进行会计核算管理已经成为了一种模式，管理层认为引入会计电算化需架构系统、重新选聘人才、增加设备，这些都会使企业成本在短时间内快速增长，利润下滑。况且已有的会计模式已适应了中小企业的规模，资金的大规模投入将得不偿失。 (5) 管理制度问题中小企业引进会计电算化后，若会计数据的录入、处理、存储依然维持现有制度，管理模式依然维持手工的方式，财务管理制度、岗位责任、档案管理制度等没有随着电算化的实施而进行相应变动，会严重妨碍会计电算化的实施。 3我国会计电算化发展存在的问题 3.1对会计电算化的认识不足 我国电算化起步较晚，人们的思维观念还未充分认识到电算化的意义及重要性。中小企业领导和员工不是太重视会计电算化的使用，认为会计电算化就是计算机代替手工核算，仅仅是从减轻会计人员负担、提高核算效率，根本未认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性。同时，由于会计工作是采用货币形式全面反映与监督单位的资金运动，其与企业的其他部门都有着密切的联系。因此，企业会计电算化工作不仅与财会部门有关，而且还涉及到企业的其他部门，需要他们的支持，领导的支持是协调好各方面关系的保证，会计电算化工作的开展，需要高技术的人才、各种计算机设备、大量的资金，没有领导的支持，就不能提供这方面的保证。有些领导由于各方面的原因，对企业电算化持怀疑态度，如有的领导认为财务软件有很多限制，不像手工那样方便地调整账目，以利于企业的节税，或者逃税；有的领导认为手工已能解决问题，不必进行电算化;还有的领导并不反对电算化，但认为电算化是会计部门的事，不愿意为电算化提供额外的经费和工作中的支持，对电算化工作漠不关心等等。3.2 会计人员业务素质较低，难以适应信息时代要求 中小企业财会人员有两个特点：一是人员少，二是人员素质不高，根据本人对江苏一些中小企业的调查，很多小企业的财会人员本身就是家属、亲戚或朋友，他们专业素质不高，只是受过简单的培训，另外有些是来源于已退休的老会计，他们工作经验丰富，会计手工工作能力也较强，但是，对会计电算化的知识就相当欠缺。年龄比较大的会计人员，他们基本只懂得怎么样使用计算机，谈不上对计算机进行维护、开发和利用。虽然商家在安装会计软件时都作了系统的培训，但是部分会计人员由于接受能力较差，在上机时经常出现误操作，一旦出错，可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流，使系统数据丢失，严重的导致系统崩溃。所以现在中小企业中既懂会计知识和实务，又精通软件开发的复合型人才更是少之又少。3.3 会计基础工作薄弱，相关的日常管理制度不健全 会计基础工作主要指会计制度是否健全、核算流程是否规范、基础数据是否准确和完整等。采用计算机处理会计业务，必须事先设置好处理方法，因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度，都必须规范化、标准化，这样才能使会计电算化系统顺利运行。一些中小企业会计人员在手工核算方式下会计基础工作较差，账、证、表的格式和内容混乱，核算方法与程序不统一、不规范。同一类业务，不同的人做法也不完全相同。由于基础工作薄弱，建立在此基础上的会计电算化系统也就会出现一系列问题，手工操作与计算机操作并行时间过长，反而增加了会计人员的工作量。很多企业并没有一套完善的会计电算化环境下的财务规章，如机房管理制度、系统维护制度、电脑软件的操作规则都没有，出了问题也没有办法追究，造成管理上的漏洞。有的企业财务各模块的进入密码保管不善，形同虚设。大家都相互知道其他人的密码，而且从来没有更换，由于金蝶软件也没有设置强制更换密码的功能，所以只有用制度来规范，以保证权限设置的有效。因为在电算化软件中，很多内部控制的实现都要通过计算机操作权限的设定来实现，如果大家都知道其他人的密码，就有可能造成一些人用其他人的密码进入自己无权进入的模块，进行非法操作，而且这种操作不像手工的修改，不易被人发现。财务科软盘使用也不规范，使用不明来历的软盘，乱拷贝数据的现象严重。这有可能导致计算机染上病毒以及财务数据泄密的危险。  3.4电算化内控制度不健全 主要表现在：第一，分工不合理。会计电算化后各岗位的工作职责与分工要求与手工记账有所不同，需要重新分工，并符合电算化条件下的内部控制要求。有些企业未及时、有效地进行岗位调整造成了人力资源的浪费，不相容职位未分离。第二，网络安全管理制度缺乏。企业财务使用的电脑均需要有上网交易功能，如：进行网上银行支付、网上税务申报等，会计电算化使用的电脑与上网交易的电脑不能做到完全分开，且许多会计人员网络安全知识缺乏，使用会计电算化核算的计算机上网，很容易受到网络病毒的侵袭，发生电算化软件受损，甚至电脑瘫痪会计核算数据丢失的事故。第三，会计档案归档不及时、不完整。 有些会计人员认为，反正随时打开电脑均可查看到每月甚至历年的核算数据，因此，未及时进行数据备份，不及时按规定打印出纸质档案，有的只打印一部分；对部分明细账多的科目如往来账款、存货、固定资产等大都不予打印，使纸质会计档案打印不完整，违反了会计档案管理制度有关规定。 3.5会计电算化广泛普及,但发展不平衡 随着计算机在各个领域中广泛应用,使其在会计方面的应用也逐步显示出其优越性,从而得到了众多会计工作者的青睐,并广泛应用于会计工作的各个环节。总的来说,会计电算化在我国已基本普及,但由于各地区、各企业的实际情况有较大的差异,导致了我国会计电算化发展的不平衡,通常是经济越发达的地区,效益越好的企业,会计电算化程度越高,对会计工作的帮助也越大。 3.6会计电算化网络系统发展迅速,但其安全机制有待加强 我国会计电算化应用、推广、发展迅速,从单项业务处理到建立较为完整的会计信息系统,从“各自为战”的单机操作到会计软件网络化的实施,取得了较为显着的成效。但随网络系统更进一步的发展,会计电算化在信息安全方面有较大隐患:在外部有计算机病毒和网络黑客的攻击等;在内部有软件本身的缺陷,计算机内部控制制度的不完善,将导致会计数据的不完整性、会计工作内部控制失效,这些是会计电算化继续发展要解决的问题。 4企业会计电算化对策方法 4.1 转变观念，提高认识 会计电算化是会计工作发展的方向，是信息时代社会经济发展对会计工作提出的必然要求。因此，各级领导和财会人员应高度重视这一工作，充分认识到会计电算化在企业中的重要作用，把会计电算化工作提高到一个新水平。 4.2 建立与会计电算化相适应的工作体系 会计电算化的实现，必将对人们的传统观念、原有的会计业务处理流程、内部控制方式及组织结构产生一定影响，企业必需要调整原有的工作体系。企业的相关管理人员应具备现代化管理意识，在整个企业管理现代化总体规划的指导下做好会计电算化的长期、近期发展规划和计划并认真组织实施，重新调整会计及整个企业的机构设置、岗位分工，建立一系列现代企业管理制度，提高企业管理水平。企业的财务人员必须调整原已习惯的传统的核算方法，规范账务处理流程，以适应会计电算化工作的要求。 4.3 培养复合型人才队伍 会计电算化工作给企业会计工作增添了新内容，因此要求会计人员提高自身素质，更新知识结构。企业应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识，掌握计算机先进技术，为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。针对单位会计人员的特点和工作要求，企业要科学确定培训内容，制定切实可行的会计电算化人员培训计划，要注重实效。培训过程中要注意知识结构问题。对不同岗位的工作人员，应按不同内容、不同要求进行培训。企业应通过加强人才培训、技术交流与合作等方式来造就一支既懂技术，又懂管理，知识结构合理，技术过硬的“复合型”信息技术人才队伍。 4.4加强会计电算化内部控制 内部控制包括内部管理控制和内部会计控制。会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式。最近，财政部颁布了《内部会计控制规范——基本规范（试行）》，并指出：“电子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施”。随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展和运用，会计电算化进一步向深层次发展，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。 某合并的烟草公司,合并之初,由于是大小多公司合并重组,其会计电算化的程度不同。核心公司的总部,已经于三年前全部实行会计电算化,而且规范,制度严谨。但是合并进来的县级站(公司) ,却一直使用手工记帐的会计流程。由于刚刚合并,所以出现了新旧模式并存的状况。后来,在年底审计部门来公司检查工作时发现,手工记帐的会计流程部分,有现金明细帐的帐页新旧不一的痕迹,明显在掩盖、涂饰什么。而实行会计电算化的主干部分,严格、清楚,无明显缺失,核算周备。 某会计事务公司,一直承担几家化妆品销售公司的会计顾问业务。但是,年初,却发生某客户公司的内部经营状况在网上流传的事故。经过调查,原因是会计事务公司的移动