工程项目文件资料管理制度.docx

工程项目文件资料管理制度 工程项目文件资料的管理包括公司文件、项目文件、甲方文件、监理文件、施工技术资料、职业安全和环境管理资料等六部分内容。 项目资料员在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管理工作。 项目资料员必须持有资料员上岗证。 文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全、规范，内容正确。 1、公司文件管理制度 1）对公司文件进行分类收存。类别为质量体系文件、非质量体系文件两类。 2）公司文件由项目资料室作接收登记。 3）项目资料员在接到公司文件后，根据文件归属类别附上文件传阅学习单送项目经理或项目书记。项目经理或项目书记学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅范围，保存传阅记录。重要文件由项目经理和技术负责人组织学习，并非留下学习记录。 4）职业安全、环境管理方面的公司文件由资料室统一作接收记录，文件存于安全检查员处，由安全检查员作文件传阅的学习记录。 5）甲方、监理等外来文件和会议纪要等，由资料室统一做接收记录，项目经理阅后确定学习、传阅、落实人员，传阅登记后由资料室统一存档。 6）资料盒内应编制文件目录，以便于查阅。 7）作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废及销毁日期。 8）项目经理部调出人员不允许带走文件和资料，到新的岗位后，需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后，继任人应及时到公司办理文件执有变更手续。 2、项目收发文件管理制度 1）项目对外发文应由项目总工审核，项目经理审批签发，资料室统一发放。发文格式执行统一执行公司规范的要求。 2）项目文件包括项目外发文件、项目内发或传阅文件两部分。 3）外发文件的具体要求： 项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行发文，并在发放记录上注明原件存放处，资料员统一标识编号发放文件。 4）项目内发或传阅文件的具体要求 ⑴项目内发或传阅文件按技术文件、工程施工文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、后勤文件、外来文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。 ⑵建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，由项目资料室统一接收，并及时上报项目经理，由项目经理签署意见。 ⑶项目资料员不在时各业务口代收文件，日后移交给资料员做接收记录。 ⑷项目内发（含发放给施工队）的文件、通知，各部门各施工队收到后，均应分类编目归档。 ⑸项目发放施工队的文件规定： ①发放施工队的文件、通知（不含技术交底），均在资料室备案，做受控标识，同时由发放责任人保存原件和发放记录。 ②施工队退场前由其责任人回收施工队接收文件资料，并列清单给资料室，资料室汇总后移交核算室。 ③施工队的资料管理作为施工队考评内容之一，与结算挂钩。 3、施工技术资料管理制度 1) 项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的收集报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。 2) 技术资料要求： ⑴ 项目总工不断组织各专业工程师和资料员进行学习，提高内业工作能力和资料整理水平。 ⑵ 各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理、由专职质检员负责报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查、整理、归档。 ⑶ 资料归档时依据《建筑安装工程资料管理规程》的标准，如果技术资料不符合要求，资料员应及时通知专业工程师，专业工程师必须及时更正补齐。 3) 图纸、方案、技术交底的收发管理： ⑴ 施工图纸由项目资料室负责保管、发放，下发施工图纸的日常