建筑工程项目部文件资料管理制度.docx

建筑工程项目部文件资料管理制度 工程项目文件资料的管理包括公司文件、项目文件、甲方文件、监理文件、施工技术资料、贯标资料等六部分内容。 项目资料员在项目总工的领导下，具体负责并指导文件资料的管理工作。 项目各专业工程师及资料员必须具有资料员上岗证。 文件资料的归档应做到分类保存、编目清晰、标识明确、装订整齐。资料的填写应做到字迹工整、签字齐全。 7.1．公司文件管理制度 1）对分公司发文进行分类收存。类别受控文件、一般文件、党政及其他文件三类。注：一般文件指质量体系受控文件外的文件。 2）公司发文由项目资料员统一接收，留下分类收文登记。 3）项目资料员在接到文件后，根据文件归属类别附上文件传阅学习单后分别送项目经理。项目经理学习之后，在文件传阅学习单上签署意见，并决定该文件的学习或传阅的科室及人员范围，由资料员制定传阅顺序，各相关业务人员必须依据传阅顺序逐一认真学习文件内容，由最后一名传阅人员将文件送交资料室存档。 4）环境管理方面公司文件资料室统一作接收记录，文件存于环境管理员处，由环境管理员作文件传阅学习记录。 5）资料盒内应编制文件目录，以便于查阅。 6）六、作废文件由项目总工做留存或销毁处理意见，留存作废文件进行标识，单独存放，编目，同时在原收文记录上标明作废或销毁日期。 7）质量体系投入运行后设立的项目经理部，要及时到企管部申请领用《质量手册》、《质量体系文件汇编》和《现行有效的受控的质量体系文件和资料目录清单》，并按该目录清单中所列出的文件和资料找有关部室补发。 8）项目经理部调出人员不允许带走文件和资料，到新的岗位后，需要时再要求配发。《质量手册》、《质量体系文件汇编》的持有人变更后，继任人应及时安排到企管部办理文件执有变更手续。 7.2．项目对外、对内文件管理制度 7.2.1.项目文件包括项目外发甲方、监理文件，项目内发或传阅文件两部分。 1）项目外发文件按预算、进度计划、其他方面三类进行收文、发文，并在收发记录上注明原件存放处。 2）项目内发或传阅文件按技术室文件、工程室文件、预算室文件、材料室文件、财务室文件、资料室文件、党政及后勤文件、甲方及监理文件共八类进行收发、传阅登记，并在收发、传阅记录上注明原件存放处。 3）甲方、监理来文由资料室统一存档（预算室除外），项目内部文件由相关部室、相关人存档，资料室仅作发放记录。 7.2.2.项目对外发文应由室主任审核，项目经理审批签发。对业主发文应该用微机打印，发文格式执行项目规定统一的格式要求。 7.2.3.建设单位、设计单位、监理单位及其他外部单位对项目的发文，属于技术文件的，由项目资料室统一保存。属于合同类文件的，由成本经理统一保存，并根据文件内容组织责任人员进行学习。 7.3．施工技术资料管理规定 7.3.1.项目总工应定期检查各专业工程师内业资料的收报验工作，检查资料员的资料整理归档工作，不定期进行内业工作评比、奖优罚劣。 7.3.2.技术资料要求： 1）项目总工不断组织各专业工程师和资料员学习《山西省建筑施工资料管理规程》，提高内业资料水平。 2）各专业技术资料由本专业工程师负责收集整理报验，并随施工进度将技术资料移交项目资料员，核查归档。 3）项目资料员负责技术资料的核查、整理、归档工作，资料归档时应按《山西省建筑工程施工资料管理规程》的标准来做。如果技术资料不合要求，资料员做以详细记录交给专业工程师，专业工程师应及时补齐，详见《土建技术资料管理规定》。 7