山西省机关事业单位工人等级考试高级工培训题

公务文书的含义公务文书简称公文广义和狭义之分广义指在一切公务活动中形成的文书材料狭义指党政机关公文根据年月日中共中央办公厅国务院办公厅颁发的党政机关公文处理工作条例的规定是党政机关实施领导履行职能处理公务的具有特定效力和规范体式的文书公务文书的种类类决议决定命令令公报公告通告意见通知通报报告请示批复议案函纪要公文分为上行文平行文下行文上行文是下级机关向上级机关报送的公文这类文种有请示议案下行文是上级机关向下级机关发送的公文这类文种主要有决议决定命令令公报公告通告通知通报批复意见等平行文是同级机关或不相隶属机关之间相互往来的公文这类文种主要是函有时通报通知纪要也可作为平行文根据公文的使用范围公文可以分为专用公文和通用公文两类公务文书的特点鲜明的政策性明确的实用性法定的权威性作者的特定性体式的规范性公务文书的作用法规作用指挥管理作用交流信息作用宣传教育作用公务文书是国家发布法规方针政策的主要工具凭证依据作用公务文书还有明显的凭证和依据作用党政机关公文写作公务文书的格式是公文的各部分内容按有关的规定置排起来的整体结构形式公文的排版形式指公文数据项目在文件版面上的标印格式是指公文的外观形式公文用纸幅面尺寸及版面要求幅面尺寸版面页边与版心尺寸字体和字号行数和字数文字颜色印刷装订要求制版要求印刷要求公文格式各要素编排规则党政机关公文格式标准将版心内的公文格式要分为版头主体版记三部分版头部分要素份号密级和保密期限绝密机密秘密紧急程度特急加急平急发文机关标志发文字号签发人版头中的分隔线发文字号由发文机关代字年份发文顺序号组成上行文的发文字号居左空一字编制与最后一个签发人姓名处在同一行主体部分要素标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期印章附注附件版记要素版记中的分隔线抄送机关印发机关和引发日期页码常用公文写作决定适用于对重要事项作出决策和部署奖惩有关单位和人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决定分类指挥性决定奖罚性决定知照类决定决定的特点领导性约束性稳定性决定的主题结构与写法决定的主题结构一般由标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章几个部分组成决定具体写法标题主送机关正文决定的正文由决定的缘由决定事项和决定结语三部分组成发文机关署名发文日期和印章决定分三种不同各类的写法又不尽相同分述如下指挥性决定奖罚类决定知照类决定决定的写作要求标题要完整规范时间标注要准确缘由要准确合理事项要明确清楚报告报告是适用于向上级机关汇报工作反应情况回复上级机关询问的公文报告的分类工作报告工作报告是指向上级汇报工作的报告情况报告情况报告是指用于向上级反映与本单位有关系的重要情况的报告答复报告答复报告是指用于答复上级机关询问的报告报送报告报送报告是指用于向上级报送文件物件时使用的报告按报告的要求分类报告可分为呈报性和呈转性报告报告的特点单向性陈述性建议性报告的主体结构一般由标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章几个部分组成具体写法标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章报告的写作要求严格使用文种材料要真实主旨要鲜明请示请示是适用于向上级机关请示指示批准的公文请示的分类请求指示的请示批准帮助批转请求批准的请示请求帮助的请示请求批转的请示请示的特点针对性呈批性单一性时效性请示与报告的区别行文时间不同行文目的和作用不同篇幅容量不同对上级机关的要求不同请示的主体结构一般由标题主送机关正文发文机关署名成文日期印章几部分构成具体写法标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章请示的写作要求一文一事不得多头请示一般不能越级不得直接送交某个领导语气要平实恳切批复批复是适用于答复下级机关的请示事项时使用的功能批复的特点被动性针对性集中性明确性依据性批复的主体结构与写法一般由标题主送机关正文成文日期和发文机关署名印章组成具体写法标题主送机关正文发文机关署名成为日期和印章批复的写作要求是慎重及时针对请示答复明确态度通知通知是适用于发布传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项批转转发公文的一种常用的公文通知的分类通知是常见的下行文或平行文根据不同的标准可以分为不同的类别一般有发布性通知指示性通知批转转发性通知知照性通知会议通知任免通知批转性通知和转发性通知两者的区别标题用语有所不同被批转和被转发的文件来源不同批转性通知的批转语中要有批转机关同意或者批准等批示意见而转发性通知的转发语中不需要如此表态通知的特点功能多样运用广泛执行性强时效性严通知的主要结构由标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章组成具体写法如下标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章通知的写作要求通知多为下行文具有较强的执行性通知的语言要求准确会议通知应注意其时效性通知的正文是通知的核心部分一般由通知缘由通知事项通知要求三部分构成通知正文的写法发布性通知指示性通知批转转发性通知知照性通知会议通知时间地点任务人员人数任免通知通报通报是适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况的公文通报的种类表彰性通报批评性通报情况通报通报的特点教育性典型性时效性通报的主体结构标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章等几个部分组成通报具体写法标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章不同类型的通报其内容和写法有所不同通报的正文由通报的缘由通报决定提出希望和要求三部分构成写法有表彰性通报批评性通报情况通报惩处性通报与惩处性决定的区别对象不同内容性质不同发送范围不同通报的写作要求内容真实决定恰当语言慎重函函是不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题或者向有关主管部门请示批准和答复审批事项时所使用的公文函的分类按文面规格分类公函便函按行文方向分类去函复函按行文内容分类商洽函询问答复函请批函函的特点使用的广泛性行文方向的多向性内容的单一性函的主体结构一般由标题主送机关正文发文机关署名成文日期和印章几部分构成具体写法标题主送机关正文开头主体结尾发文机关署名成文日期和印章函的写作要求行文简洁明确用语把握分寸语气平和不要以势压人或强人所难也不必逢迎恭维复函的行文要有针对性答复要明确行文要及时特别是复函更应该迅速及时以保证公务等活动的正常进行纪要纪要是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文是根据会议记录和会议文件及其他有关材料整理而成的纪要的分类办公会议纪要专项会议纪要纪要的特点纪实性综合性指导性称谓的特殊性特殊称谓会议认为会议指出会议决定会议要求会议号召纪要的主体结构与写法纪要主体一般由标题和正文发文机关署名成文日期印章几部分构成具体写法标题成文日期正文办公会议纪要专项会议纪要发文机关署名成文日期和印章几部分构成纪要的写作要求掌握会议的全体情况抓住要点突出会议主题文字简洁明快层次清晰脉络分明行政事务文书的写作计划的含义国家机关社会团体企事业单位或个人根据党和国家的有关方针政策以及上级的指示要求依据本部门的个人的实际情况对未来一段时间内要达到的目标或完成的任务提出具体要求制定相应措施和执行步骤并写成系统化条理化的书面材料就是计划计划是对未来一定时期的工作或任务作出预想性安排的应用文书计划是广义的概念内容和期限不同计划有规划纲要设想打算要点方案意见安排等名称规划三年以上的计划纲要和规划大致相同设想是初步的预备性的还未成熟的非正式计划打算是一种时间较短内容比较单一具体的粗线条的计划计划的种类按性质分有学习计划工作计划生产计划财务计划教学计划分配计划销售计划等按内容分有综合计划和专题计划按使用范围分有班组计划单位计划地区计划国家计划等按时间分有周计划旬计划月计划季计划年计划五年计划十年计划按表达方式分有条文式计划表格式计划条文与表格结合的计划计划的特点目标性预见性客观性规范性计划的作用明确奋斗目标目标是行动的动力合理配置资源加强行为约束计划的结构一般由标题正文落款三部分构成计划具体写法标题正文语言目标和任务步骤措施结语批复的特点被动性针对性集中性明确性根据性批复的主体结构一般由标题发送机关正文成文日期和发文机关署名印章组成具体写法标题发送机关正文发文机关署名成为日期和印章批复的写作要求是慎重及时针对请示答复明确态度总结总结的含义总结是国家机关社会团体企事业单位或个人对过去某一阶段的工作学习生活等加以回顾分析和研究从中找出经验和教训引出规律性的认识明确今后的努力方向用以指导今后的工作和学习的应用文体总结的分类按照总结的性质划分有工作总结生产总结会议总结等按照总结的使用范围划分有地区总结部门总结单位总结个人总结等按照总结的时间长短划分有年度总结半年总结季度总结月份总结阶段总结等不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围分为全面总结专题总结两种总结的特点实践性说理性客观性总结的作用有利于提高认识水平有利于信息的交流有利于工作借鉴有利于资料积累总结的结构一般由标题正文落款三部分组成具体写法标题直陈式标题正副标题文章式标题正文前言主题落尾总结的写作要求叙述议论是总结最常用的表达文式总结出个性实事求是一分为二简报简报的含义简报是国家机关企事业单位社会团体在日常工作中用来汇报工作反映情况传达信息交流经验的一种简明扼要带有新闻性质和指导意义的事务性文书简报的分类工作简报会议简报动态简报简报的特点简真快准简报的作用便于领导机关掌握指导工作便于平级机关之间交流经验沟通便于向下报情况传达上级意图简报的结构一般由报头报核报尾三部分构成写法报头简报名称期号编发单位名称编发日期密级编号报核按语标题多行标题正文供稿单位报尾简报的写作要求抓准问题有的放矢材料准确内容真实简明扼要一目了然讲究实效反应迅速规章制度规章制度的含义规章制度是国家机关社会团体和企事业单位在一定范围内为规范人们的行为而制定的一种具有法规性和约束力的文书规章制度的分类包括条例规定办法细则章程制度规则规程守则公约等十种规章制度的结构包括标题正文落款规章制度的特点约束性程序性严密性规章制度的标题的写法发文单位名称事由文种三项组成事由文种二项组成发文单位名称文种二项组成试用对象事由文种三项组成试用对象文种二项组成只有文种制度正文的写法章条式制度条文式制度公约正文的写法引言主体结尾规章制度的写作要求依法制度按法执行明确权限严格制定内容明确语言规范经济文书写作合同的含义合同是平等主体的自然人法人其他组织之间设立变更终止民事权利义务关系的合同的特点合法性平等互利性协商一致性规范性合同的类型按时间分有长期中期短期合同按形式分有书面合同口头合同和其他形式合同写法分有条款式合同和表格式合同合同法则将合同分为种类型买卖合同建设工程合同承包合同运输合同供用电水气热力合同融资合同仓储合同保管合同租赁合同借款合同纪合同居间合同技术合同赠与合同委托合同合同的结构和写法合同的种类各异一般包括标准首部正文结尾几个部分合同的写作要求合法合理合格完善明确做好调查研究意向书的含义意向书是双方各多方就合作项目在进入实质性谈判之前根据初步接触所形成的带有规则性意愿性和趋向性的文书意向书的特点目标的导向性条款的原则性行文的灵活性意向书的结构标题正文落款意向书的写作要求关键问题的要求要回避承诺要慎重意向不越轨重点突出用词准确招标书的写作招标书的含义招标书的类型招标书的结构和写法招标书的写作要求招标书的含义招标书又称招标说明书招标书的结构标题正文结尾招标书的含义具体的向招标人提出订立合同的建议是提供给招标人的备选方案是一个比实力比技术比价格比能力比策略的竞争过程中也是一个限制与反限制的过程招标书的类型按投标方人员组成情况可分为个人投标书合伙投标书集体投标书全员投标书和企业投标书等按性质和内容可分为工程建设项目投标书大宗商品交易投标书选聘企业经营者投标书企业承包投标书企业租赁投标书劳务投标书科研课题投标书技术引进或转让投标书等投标书的结构包括标题正文落款投标书的写作要求认识要客观内容要明确具体行动要果断可行性研究报告的含义是一种为拟建设项目提供最终决策依据的文书可行性研的究报告的主要特征具有预测性系统性论证性可行性研的究报告的分类工业建设项目类可行性研的究报告商业建设项目类可行性研的究报告改项目类可行性研的究报告科研项目类可行性研的究报告新产品开发可行性研的究报告申请商业银行贷款项目类可行性研的究报告引进国外技术类可行性研的究报告投资类项目可行性研的究报告可行性研的究报告的作用为决策者提供项目决策的重要依据为保证资金来源提供保障条件为提高投资效益提供理论保障可行性研的究报告的结构标题正文落款可行性研的究报告的写作要求要有明确的目的和突出的重点评价要客观公正全面深入分析要有说服力论证要严密文字要简练文书工作文字处理的内容包括公务文书的制作形成传递办理管理立卷归档或销毁等环节文书处理工作的组织领导由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作文书处理的基本原则准确周密确保质量机制迅速注重时效精简求实注重效用安全可靠确保国家机密认真负责加强统一管理公文的行文关系指发文机关或企事业单位与受文机关或企事业单位之间的文件往来关系公文的行文形式逐级行文直达行文公开行文越级行文横向行文联合行文对口行文转发行文授权行文公文的行文规则行文关系根据隶属关系和职权范围确定向上级机关行文应遵循规则向下级机关行文应妆循规则同级党政机关党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文收文办理程序签收登记初审承办传阅催办答复发文办理程序拟稿审核和登记签发复核善因校对用印或签署分发封装发送传递公文立卷的原则保存文件之间的历史联系区分保存价值便于保管和利用公文立卷的方法按文件特征立卷灵活运用立卷特征文书立卷的步骤将处理完毕的文件集中在一起拟分类大纲或立卷项目按照立卷项目分类表和文卷档案将文件一一归入到相应的类别在进行第三步工作的同时将不需要立卷的文档放在一边妥善保管再次分卷对夹入卷夹的各个文件集合体在小纸条上拟出一个能够比较确切反应卷内文件内容其特点的标题即案卷标题卷内文件排列编页码页码从卷内第一个文件第一页的右角或右下角用打号机编直到最后一页写卷内目录和备考表拆除文件上的金属物确定保管期限案卷排列编案卷号填写案卷封面和卷脊填写编制登记案卷目录文书归档新规则的主要内容整理单位以件取代卷保管单位以案盒取代案卷分方式以年度机构问题保管期限取代六个特征按保管期限分类二按组织机构分类三按问题分类保管期分为短期长期永久三种短期保管的期限为到年长期保管的期限为到年永久保管即需永久保存新规则下行文书归档的基本程序和方法编制分类方案类目平时规整系统整理移交归档办公室事务管理使用电话的原则态度要热情周到礼貌有好表达规范准确语言简洁明了注意保密注意时间接听电话的技巧接听电话必须及时接听电话首先问候并通报做好电话记录准确处理电话的临时中断学会处理特殊电话学会处理转接电话适时结束电话拨打电话的技巧尽量选择合适的时间打电话做好打电话前的准备工作准确拨号耐心等待及时自我通报准确称述通话内容如果通话临时中断或受到干扰应主动回电话运用语言技巧及时结束通话一接收电子邮件的注意事项二发送电子邮件的注意事项认证填写收信者的地址以便准确无误地将电子邮件发送给对方主题词信息要一目了然能吸引收件人翻阅信息以免让你发送的邮件淹没在垃圾电子邮件中注意电子邮件的保密性重要的保密信息要谨慎使用免费电子邮箱发送如需如此必须做好保密措施电子邮件的行文追求自由便捷但是秘书在发送电子邮件时还是需要注意礼节问题不能过于随便回复邮件要及时印章管理印章的种类印章的刻制印章的启用印章的保管印章的使用印章的停运介绍信管理介绍信的种类便函式介绍信固定式介绍信介绍信的填写和使用介绍信的保管介绍信的领用值班工作的主要任务安排值班人员承办临时事项接待临时来访人员处理来电来函处理突发事件协调保安人员值班人员的要求认真负责热情待人遵循制度做好记录编制值班表具体值班时间和值班期限值班人的姓名值班的地点负责人的姓名值班工作内容和相关记录替班人的姓名和交接方法会议的管理会议的含义是指为了达到某种目的有组织的召集人员商议事情沟通信息表达意愿的行为过程会议的基本要素会议议题会议主持人会议名称会议时间会议地点与会人员会议议程会议组织者会议的种类按会议规模分大型会议千人参加中型会议百人小型会议十人按会议性质分规定性会议决策性会议专业性会议纪念性会议按时间分常规性定期会议非常规不定期会议按会议采用的媒介分电话会议电视会议计算机会议拟定会议议程日程根据议程逐日做出的具体安排以天为单位是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据会议议程日程的制定会议议程的制定程序明确目标和参加者要清楚为什么开以及那些人到会安排各项议程事项的时间及顺序考虑会议的时间长短以及内容的顺序确定每一项议程应清楚了解他的目标和时间安排与会者应该做哪些准备谁支持这个会议谁负责对每一项议程进行解释主持每项议程的讨论等决定会议讨论形式决定会议的决策方式会议议程的编制会议日程多采用表格形式明确参加会议活动人员日期的时间地点有关的事宜安排选择会议场地交通便利会场的大小应与会议规模相符场地要有良好的设备配置场地应不受外界干扰选择会议地点应考虑有无停车场所场地租借的成本必须合理布置会场的安排和座次会场主体布局的要求庄重美观舒适凸显出会议的主体和气氛考虑会议的性质规格等因素会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围大中型会议要保证一个绝对中心因此多采用半圆形大小方形的形式以突出主持人和发言人大中型会议还要注意到进退场的方便小型会议要注意集中方便主席中的座次和场内座次会场的组织和服务会议签到材料发放会场服务会议记录会议记录的要求会议记录的准备工作会议记录的内容与结构标题正文尾部注意事项会议简报的要求真实准确短小精悍快是简报的质量体现生动活泼会议简报的内容与结构内容结构会后落实文件资料整理会议文件资料收集会后需收集的文件资料收集会议文件资料的要求会议文件立卷归档编写会议纪要会议纪要与会议记录的区别会议纪要的编写程序信息工作信息的含义是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映信息的分类按信息源的性质划分为自然信息和社会信息按信息的表现形式划分为语言信息文字信息声像信息计算机语言信息和微缩信息按信息内容所涉及的社会领域分类政治信息经济信息教育信息军事信息科技信息体育信息等按信息来源方向分为横向信息和纵向信息按信息稳定状态分为静态信息和动态信息信息工作的基本要求准确及时全面适用信息工作的作用辅助领导者正常决策协助领导者科学管理开阔领导者与秘书的思路提高秘书的工作效率秘书信息工作的程序信息工作的全程是模式即信息的收集信息的整理信息的传递信息的作用和反馈信息的储存信息的收集范围上级信息内部信息平行信息社会信息国际信息信息收集的原则针对性原则时效性原则系统性原则全面性原则真实性原则信息收集的方法阅读法视听法调研法交换法信息的整理是将收集的大量原始信息进行鉴别筛选综合分析和编制使之成为完整的可的高级信息资料的过程要经过信息的筛选信息的加工信息的编写信息传递的途径信息传递的途径单通道传递多通道传递信息传递的方式口头传递书面传递电讯传递信息传递的要求迅速准确保密信息的利用与反馈信息的利用信息的反馈信息的存储是用科学的管理方法将有保存价值的信息系统保存和积累以便查找和利用信息存储的方式原件存储目录索引存储软件存储信息存储步骤登记登记编码排列保管办公自动化办公自动化是由美国通用汽车公司的哈德于年提出的兴起于世纪末办公自动化系统功能文字处理文件处理行政管理信息交流决策支持图像处理办公自动化的作用节省大量的工作时间提高工作效率减少办公费用提高决策的准确性和科学规范单位管理办公自动化在时间上的发展进程第一代办公自动化实现个体工作自动化第二代办公自动化实现工作流程自动化第三代办公自动化以知识管理为核心美国办公自动化的发展进程单机设备应用阶段局域网阶段一体化阶段新型阶段世纪以后办公自动化系统进入了一个新阶段我国办公自动化的发展启蒙与准备阶段年以前发展阶段成熟阶段年以后办公自动化的发展趋势人性化无线化智能化协同化通用化门户化网络化信息工作自动化是机关单位工作中最重要的部分之一信息工作的内容包括信息的收集传递存贮等自动化的主要内容信息处理的计算机化信息收集的自动化信息加工的计算机化信息检索的自动化信息存贮的高密度化微缩存贮技术光盘存贮技术声像存贮技术计算机存贮技术信息传递网络现代化文书档案自动化管理实现的基础专职的操作人员专项的经费支持科学的管理行为标准的文书档案详尽的准备数据适应的管理制度文书档案自动化管理操作的环节文书自动化管理系统是用计算机等自动化设备代替一部分传统的操作环节它能提高文书档案管理的质量和工作效率文书档案数据的文档组织方法顺序文档即文档记录的逻辑顺序和物理顺序相一致链式文档链表结构组织的文档索引文档文字处理自动化即用文字处理机或计算机自动编辑和打印文件它在秘书部门有很高的应用率文字处理自动化模仿人工写作的过程分为文字输入文字编辑打印复印会议复位通常由会前会中会后三个阶段构成收发工作自动化登记工作分拣工作包装可以采用信件开封机封口机折叠机等代替手工操作