行政公文的格式

行政公文的格式 公文格式是在公文制发过程中逐渐形成的，体现了国家行政公文的特点与权威性。新中国成立后，我国的公文格式经过多次的修订与完善，后经中国标准研究中心、国际办公厅秘书局共同起草了《国家行政机关公文格式》国家标准（下文简称《公文格式》）1999年12月27日由国家质监局发布并于2000年1月1日起实施。行政公文的格式包括用纸格式、书面格式、排版印装格式等，我们主要学习掌握其书面格式。现将《公文格式》中有关书面格式的内容介绍如下： 公文的一般格式 按《公文格式》规定，组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，置于红色线以下至主题词之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。 1.眉首部分 公文的眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。 公文份数序号。公文份数序号是指同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。 秘密等级和保密期限。国家保密文件应当用3号黑体字在首页右上角第一行标明密级和保密期限。其中绝密、机密级公文还应标明份数序号。如需同时标识秘密等级和保密期限，它们之间用隔开。 紧急程度。紧急程度分特急和急件。要用3号黑体字顶格标识在版心右上角第二行。两字之间空一字 。要用3号 黑体字顶格标识在版心右上角第2行。两字之间空一字。 发文机关名称：发文机关名称指制发公文的机关。由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成；联合行文，主办机关排列在前。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。 发文字号。发文字号由机关代字、年份、序号组成。用3号仿宋体字居中排布。机关代字，指用1到3个汉字表示发文的机关。例如：“国办发【2006】3号”这一发文字号中，“国办发”表示此件为国务院办公厅制发；年份表示制发文件的纪年，应标全称用六角括号“[ ]”括入，【2006】表示文件是2006年制发的；序号表示某年依次制发的文件的号码，“3号”表示该文是当年所发的第3号文件。序号的编写不能编虚位，如编成001，不能加第字，数字要用阿拉伯数码。联合行文，只标明主办机关发文字号。 签发人。上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，与发文字号间空一字，“签发人”用3号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人签名之下按发文机关顺序依次顺排。 2.主体部分 公文主体部分包括公文标题、主送机关、公文机关、附件、成文时间、印章、附注等项。 公文标题。一般由发文机关名称、文件的事由（）及文种（）三部分组成，位于文件首页发文字号之下，可分一行或多行居中书写。其结构如下： 湖北省人民政府 关于××××××工作 的 通知 发文机关 + 事由 文种 在撰写标题时，发文机关的名称要写全称或规范化简称，如果文件首页具有制发机关的标志，其标题中可省略发文机关名称。事由是标题的主体部分，应准确、简要地概括文件的内容。文种是公文文体的名称。发文机关名称之后用介词“关于”引出文件事由，用助词“的”与文种相连接，以文中为中心词构成偏正词组。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 公文标题的三个组成部分一般要写完整，也有部分省略的情况：一是法规类或单位内部使用的公文，标题中可忽略发文单位；二是省略事由，有些公文内容单一，正文较简单，就可以在标题中省略事由，如《中华人民共和国主席令》 文件标题应当准确、概括、简要，以便于公文的检索与处理，便于读者理解公文的内容与行文的目的。 主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。其位于标题之下、正文之上，要求左起顶格用3号仿宋体标识。 公文正文。这是公文的主体，用来表达公文的具体内容。因各文件的发文目的不同，其写作要求也不同。正文每自然段左空二字，回行顶格。数字年份不能回行。 附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等。如有附件，在正文下空1行、空2格标识“附件”字样，说明所附材料名称及份数。 成文时间。一般文件，以负责人签发日期为准；经会议讨论通过的文件，以通过日期为准；法规性文件以批准日期为准；联合发文，以最后签发机关（部门）的负责人签发日期为准；电报以发出的日期为准。行政公文的成文时间用汉字书写，要将年、月、日标全，“零”写为“〇”。 公文生效标识——印章。单一机关制发公文时，也可不签署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间距离右边沿空4个字