办公方式

信息化的办公方式今日世界社会现行的种种模式正在迅速转变形成一种以比特信息的最小单位为思考基础的新格局从而宣告了一个以信息科技与数字化为主要标志的时代的开始即信息化时代机器大生产观念的工业时代是在任何一个特定的时间和地点以统一的标准化方式重复生产的经济形态而信息化时代虽然也表现为相同的经济模式却大大减弱了经济与时间和空间的关联性在信息化时代个人被前所未有的强调与突出个人的选择愈加式样化而且人与各种环境之间的互动关系也显得更加恰如其分信息时代的这些发展正在潜移默化的改变着我们曾经的学习方式工作方式娱乐方式一言以蔽之即我们的生活方式随着这种新的社会文明的强大冲击传统的某些工作方式已不再顺应信息化时代的要求而沉寂于人们的记忆之中与此同时许多前所未见的新的工作型态与服务项目则应运而生SOHO正是其中最具潜力的新兴的工作方式1SOHO的概念及其特点SOHO是SmallOfficeampHomeOffice的简称即小型办公和家庭办公从狭义来讲它指小额投资创业在家办公从广义来讲它指个人的弹性工作形态及企业行为的灵活快捷化图1灵活可变的空间能根据房主的需求而变化图4利用家里一个安静的角落就可以营造出令人向往的SOHO空间SOHO表态的含义除去时尚语境和生活方式的色彩之外更是描绘了一个关于空间和建筑的功能性概念它在相当程度上反映出信息时代人们对于工业时代的办公和生活方式的反省和检讨SOHO将建筑技术与现代计算机技术信息与网络技术自动控制技术相结合将安全防卫物业管理多元信息服务与管理家庭办公与智能化系统集成实质上是将各种家庭自动化设备计算机及其网络系统与建筑技术有机结合其追求的是一种环境健康信息灵通经济合理生活方便的新颖在家办公生活方式图2SOHO表现了集生活和工作于一处的非常规生活的方式又反映了存在建筑自身特性中的一种明显的工业传统建筑形式图3敞大的空间几乎总是由非居住功能的使用转变而来同时其结构和设备经常保持外露的形式从事SOHO的人员与传统上班族最大的区别在于工作与生活不再分割办公室与居家合而为一SOHO是人们对自由职业者的另一种称谓同时亦代表一种自由弹性的工作方式见图1图2图3他们通常以打开的性质偏多许多公司考虑到要降低办公室的租金也为了提高员工的效率及自由度雇主通常会为在家办公的员工提供整套的设备给员工使用象整套的电脑网络专线等等也有少数的雇主是不提供任何设备的每月只给付双方都认为合理的设备租用金工作有的设备都由员工自己解决这些公司员工对于这种安排也是相当满意的难怪人们会将SmallOfficeampHomeOffice演绎为SweetOfficeHappyOffice轻松愉快的办公呢图4有些专家指出由于信息时代电脑网络通讯迅速成长在家上班的趋势会以惊人的速度增长特别是资讯电脑业出版业及设计业等等SOHO的概念是一种宽泛的范畴体现了自由宽松愉悦高效与弹性的现代信息化工作方式这种工作方式也恰恰符合了高速发展的后工业社会的主要特征多元与共生图5在家中办公工作时间自由不受拘束颇具弹性办公室与居定室合而为一2SOHO的产生发展及未来趋势SOHO一词起源于80年代美国纽约某个艺术家聚集的地区SouthHouston苏荷区便宜的租金和充足的建筑空间吸引了一批艺术家们他们在搬进去后自己动手修理下水道粉刷墙壁把统楼房改建成既适合工作又适合居住的住房产生了SOHO的雏形另外80年代中后期在商业竞争相当激烈的美国由于雇主考虑到办公室庞大的租金问题也为了提高员工的生产力及其工作时的心情所以提出了这个令劳资双方都相当满意的方案而对员工来说更是愉快因为今后不必再受限于固定上班的时间在家仍然完成交付的工作据市场调查公司IDC国际数据集团最新公布的调查结果随着更多的互联网方式的出现和更加复杂的家庭网络人们在家办公已经从理想走入了现实据IDC称现在家庭办公进入了第三个发展阶段20世纪80年代以家庭为基础的商业开始小型化20世纪90年代低价位的电脑的出现使得许多家庭商业也开始采用时新的技术第三个阶段则是21世纪的即随时随地办公通讯手段的发展可派生出许许多多的虚拟办公室家庭汽车居住的旅馆在一定的设计下都可成为新的办公空间也就是SOHO发展的最新趋势随时随地办公种种迹象表明在未来的10年内SOHO一族不仅作为一种工作趋势会继续发展而且还有可能成为一种主流职业被社会所接受3SOHO的职业类型及形态几年前SOHO族还大多指那些专门的自由职业者自由撰稿人平面设计师工艺品设计人员艺术家以及个体工商业者等而近两年还包括一些正在起步和发展阶段的办公和一些规模不大的公司如广告公司设计工作室律师会计师建筑师事务所等在网络信息时代他们的行为方式决定了他们需要自由的工作时间自在的做事方法随着互联网在各个领域的广泛运用及电脑传真机打印机等办公设备在家庭中的普及SOHO成为越来越多的人可以尝试的一种工作方式而它的内涵与形式也在发生着变化SOHO的事业形态有两种一种是作为法人组织股份公司有限公司开业的公司SOHO另一种是作为个人事业开业的个人SOHO4SOHO的办公环境及设施41SOHO的办公环境SOHO的办公环境有两种SmallOffice小办公室是指在自家之外租借办公HomeOffice居家办公室是指将自家的一角作为办公室图6可折叠的移动门使SOHO的空间流动起来可开可合开拆可改可大可小的用最低的成本创造最高的效率SOHO的空间应该是流动的是可开可合可拆可改可大可小的是用最低的成本创造最高的效率不仅能够满足彩光通风安全消防等要求还要营造出空间化功能化和具有美感的SOHO空间SOHO办公环境的新特点之一开放性开放性涵盖了两个层面的含义首先是指空间上的开放对于公共办公环境来说这一点是毋庸置疑的办公空间的封闭性已经被完全打破而对于个人办公空间来说原来的书房一般是单独的一间与卧室客厅各不相干是一个相对孤立的空间而现在的个人办公空间与其它房间的功能界限逐渐模糊如在面积较大的卧室或客厅内划出一块区域作为工作空间另一层含义是指信息的开放信息的载体已经从纯物形式的纸张飞跃到容量大体积小的电子媒体传真Email这种开放性决定了办公空间其他的特点功能整合性紧凑性一体化高效性SOHO办公环境的新的特点之二虚拟性信息传递的网络化经济事务将逐渐由实物化转化为虚拟性不仅改变了经济活动本身的性质而且改变着经济实体的关系各种各样经济活动过程都需要现场进行而是通过数字网络完成虚拟公司虚拟办公室虚拟市场虚拟股市虚拟学校和会场根据具体的办公行为而多元化可以是系统化一体化的办公系统的形式也可能是随身携带的数字化个人助理的形式SOHO办公环境的新的特点之三移动灵活性这种灵活性有广义与狭义之分广义上说电脑网络几乎覆盖整个人类活动的范围办公的地点可以随时移动远程办公虚拟办公无线办公名称虽然各不相同但其中的理念是相同的办公行为突破传统的固定式的形式而将随着办公者的移动而变化而且不受地点与环境的限制与影响狭义的说来办公空间的布局可以随时调整家具可以随时移动换位42SOHO的办公设施尽管SOHO的工作方式具有很大自由和灵活度但是成为真正的SOHO并不是一件轻松的事情除了网络电脑外设类设备之外选择与之配套SOHO的办公家具也是非常重要的图7SOHO办公家具的设计创意融合了材科美学与技术美学的设计思想以及人机工程图8可自由组合的SOHO办公家具营造出灵活的弹性的小型办公空间信息技术与数字化时代对办公自动化的要求是将家具与电脑等先进设备紧密相连办公系统的网格化更是要求强大的走线功能因此办公家具集办公功能储物功能资讯功能于一体家具的形态也趋向于紧凑性整合性与小型化同时对家具的人机工程因素也有更高的要求图7图8SOHO办公家具除了具备开放性虚拟性功能整合性等特点外还具有一个典型的特征即个性化这是因为其使用地点的特殊性居家不同于公共空间它具有极强的私密性与个性特点使用者在这种环境中可以毫不拘束地表现其个性因此办公家具的设计公司采用在售卖现场由设计师与消费者共同使用电脑CAD系统现场进行家具的组合搭配色彩的设计尊重消费者的个人喜好与审美品位同时个别有实力的厂家甚至网上开辟个性设计专用网页让消费者自己设计确认为后再入制造系统在一条流水线上生产不同风格的家具做到了充分的个性化但同时也因为受到小型办公空间环境的限制办公家具的体积与占地面积不能够过大因此SOHO办公家具还同时具有小型化的特点总之SOHO办公家具是适应现代生活方式的设计产物它的设计创意融合了材料美学与技术美学的设计思想以及人机工程学的标准与原则4结语美国工人在家庭办公室完成部分工作量的雇员占雇员总数的30完成全部工作量的占10家庭办公室如雨后春笋般涌现极大地促进了中小型企业的发展而且大缓解了上下班时的交通拥挤受到地方政府的鼓励和支持我国在23年前互联网开始逐渐普及SOHO的概念才在全国范围内兴起虽然当时愿意让员工在家上班的雇主非常少但仍有许多人是以个人或工作室的方式在家中从事生产而到了如今互联网在我国的普及程度已经相当高宽带网的覆盖率在沿海发达地区也足以和港台等信息发达地区媲美但是如何真正科学地实现和运作这种办公方式还值得我们进行周密系统的专业性思考还要从欧美日本等国家吸取更多我们可以借鉴的趋于成熟的方法和程序种种迹象表明在信息化时代大量生产竞争下企业曾经十分熟悉的事物在新环境中会展现出崭新的完全不同的含义SOHO就是一种把办公的系统元素进行新的方法的组合正在产生着意想不到的协同作用的信息化的办公方式办公室空间设计分为蜂巢型密室型鸡窝型第一种是蜂巢型hive属于典型的开放式办公空间配置一律制式化个人性极低适合例行性工作彼此互动较少工作人员的自主性也较低譬如电话行销资料输入和一般行政作业第二种是密室型cell是密闭式工作空间的典型工作属性为高度自主而且不需要和同事进行太多互动例如大部分的会计师律师等专业人士第三种是鸡窝型den一群团队在开放式空间共同工作互动性高但不见得属于高度自主性工作例如设计师保险处理和一些媒体工作