公司非招标采购方式管理办法.docx

公司非招标采购方式管理办法 第一章 总 则 第一条 为规范公司自行采购行为，保障公司的合法权益，提高采购效益和效率，确保采购质量，根据《采购管理规定》，结合公司实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于公司所有招标采购方式之外的采购活动管理。 第三条 本办法所称非招标采购方式，是指以招标限额及公开采购限额以下，公司自行组织的采购活动，包括竞争性谈判、单一来源采购和询价采购。 第四条 公司非招标采购活动必须遵守国家有关法律、法规、规章以及公司有关规定，遵循“公开、公平、公正”和“集中、规范、高效、诚实信用”的原则，严格遵守各项保密制度，严格执行有关监督管理规定。 第二章 机构职责 第五条 公司招投标工作领导小组职责： （一）领导和协调公司非招标采购工作，根据公司有关规定确定选择招标方式。 （二）负责决定公司非招标采购工作中的重大事项； （三）负责非招标采购活动的定标工作。 第六条 公司渠道管理部： （一）制定和完善公司非招标采购管理制度； （二）制定公司非招标采购范围和非招标采购方案； （三）具体组织实施非招标采购工作； （四）根据采购结果签订合同； （五）负责公司招投标工作领导小组的日常工作。 第七条 公司风控中心为非招标采购活动提供全过程法律支持和保障，并根据实际情况提出相关法律意见和建议。 第八条 公司行政人事部对非招标采购活动实施监督，受理非招标采购过程中的投诉举报，对非招标采购工作中的违纪违规问题提出处理意见。 第九条 公司技术服务部负责对非招标采购的相关内容进行审核把关。 第十条 各业务部门（物资需求部门）在非招标采购活动中的主要职责为： （一） 负责提出物资采购需求和相应的技术规范或图纸； （二）配合做好非招标采购活动中的相关工作。 （三）按物资需求收集并上报供应商评价信息。 第三章 采购方式 第十一条 公司非招标采购主要采用竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等方式。 公司非招标采购优先在《合格供应商库》中选取潜在供应商。如所需求物资《合格供应商库》中无该类物资供应商，由渠道管理部发起，邀请市场潜在供应商参加（可同时邀请各业务部门推荐潜在供应商）。邀请的潜在供应商应在采购实施前应按照《供应商管理制度》完成入库审批手续。 一、竞争性谈判采购 竞争性谈判采购，邀请三家以上（不少于三家）供应商，通过商务谈判确定供应商。具备以下任一条件时可以采用竞争性谈判采购方式： 1.技术复杂、性质特殊、技术标准不统一，或采购前不能确定详细规格等具体要求的； 2.经过两次招标，递交投标文件的投标人均不足三家； 3.不能事先进行合同价估算的。 二、 询价采购 询价采购，货物技术标准、规格型号统一的、市场价格相对透明，渠道管理部向三家及以上潜在供应商发出询价文件，供应商按询价文件要求进行报价，通过价格比较确定供应商。 三、单一来源采购 单一来源采购，可直接向一家供应商发出邀请，通过直接谈判确定供应商的采购方式。 由渠道管理部报请招投标工作领导小组批准后，与供应商进行谈判，谈判记录报分管领导批准后，与供应商签订合同。有下列条件之一的，可以采用单一来源采购方式： （1）涉及专利保护，采用特定专利、专有技术，受自然地域环境限制，只能从唯一的供应商处采购的； （2）应对抢险救灾紧急情况的物资采购； （3）在原招标标的范围或合同范围内，因招标人（第三方客户）要求少量技术或商务条件变化，引起合同调整，必须与原供应商签约的； （4）因必须保证与原有采购项目一致性或者服务配套要求的扩建、技术改造、维修、零配件供应，其他厂家不能替代必须向原供应商处采购的； （5）所采购产品国内或国外独此一家生产； （6）客户指定品牌的产品，经市场调研，只能从生产厂家或者具有该产品独家销售权的经销商处购买的。 第十二条 属于国家法律、法规、规章以及公司有关规定必须招标的，经过两次招标，递交投标文件的投标人均不足三家，经公司招投标工作领导小组批准后可直接转入竞争性谈判或单一来源采购程序。 第四章 采购程序 第十三条 渠道管理部按各业务部门报送的《采购申请》，制定采购方案。采购方案应包括项目概况、采购需求、技术规范、采购预算、交货期、采购方式及选择采购方式原因、潜在供应商名单等主要内容，报分管领导审核，总经理批准后实施采购。 一、竞争性谈判采购程序 （一）拟定采购方案，组织编制谈判文件（主要包括项目概况、谈判须知、谈判程序、采购需求、资格要求、技术规范、评定供应商的标准和原则、主要合同条款等事项）。 （二）组织物资需求部门、技术服务部等部门，对采购方案及谈判文件进行审查。 （三）通过公司网站、微信公众号平台或其他对外公开媒体等方式发布竞争性谈判公告，邀请潜在供应商参加谈判。 （四）竞争性谈判采购采用资格后审，在竞争性谈判文件中详细规定资格审查标准和方法，由竞争性谈判工作组负责对其资格进行审查。 （五）在公司行政人事部的监督下按照有关规定组建竞争性谈判工作组，成员包括渠道管理部和其他相关部门代表以及有关技术、经济等方面人员，总数应当是至少3人以上的单数组成。如技术复杂、专业性强或者国家有特殊要求，报总经理批准后可聘请相关专家参加。 （六）竞争性谈判工作组依据谈判文件和供应商的应答文件分别与各供应商单独进行技术、商务谈判。从谈判文件发出之日至规定的谈判开始之日，一般项目不得少于3个工作日，大型或技术复杂项目不得少于10个工作日。 在具体谈判活动中应遵循如下规则： 1.供应商应在规定时间内递交相关文件及报价； 2.在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格或其他信息； 3.谈判工作组需对谈判文件作实质性变动的，应以书面形式告之所有参加谈判的供应商； 4.谈判工作应在谈判工作组的统一组织下，有序开展，原则上按先技术、商务，后价格的顺序进行； 5.谈判工作组可根据供应商的报价、响应内容及谈判的情况，要求各供应商分别进行一轮或多轮报价，并给予每个正在参加谈判的供应商相同的机会。 6.限时最后报价。谈判工作组根据供应商的报价及谈判情况，可要求供应商进行多轮报价，但必须保证每个供应商得到均等的机会。 7.公开报价。在特殊情况下，为了有效提高竞争性，经公司招投标工作领导小组批准，报价可以公开进行。公开报价一般进行三轮，供应商最终价格以三轮报价中最低的有效报价为准。如第一轮报价放弃，则视为放弃此标段谈判；第二、第三轮报价如不报，视为保持上一轮报价不变；如投标人报价后主动放弃，需向采购方书面说明；如第二轮报价不报，则不得再参与第三轮报价。 （七）谈判工作组在最终谈判结果的基础上对各供应商进行评审，出具谈判评审报告，提出推荐成交供应商意见，提交公司招投标工作领导小组批准。 （八）公司渠道管理部依据批准的谈判结果向成交供应商发出《选定通知书》，谈判结果作为合同签订的依据。 二、询价采购程序 拟定询价方案（主要包括询价须知、技术和商务要求、主要合同条款、评定供应商的标准和原则等事项）。 询价方案经批准后向潜在供应商发出“询价采购邀请函”并提供询价文件，并接收供应商的报价文件。从询价文件发出之日至规定的报价截止时间，一般不少于1个工作日。 “询价采购邀请函”应对采购项目的需求、回复方式、回复时间等事项作出规定。 在具体询价采购活动中应遵循如下规则： 1.供应商应在规定时间内递交相关文件及报价； 2.需对询价采购文件作实质性变动的，渠道管理部应以书面形式告知所有参与询价的供应商； 3.询价采购工作人员如对供应商提交的报价有疑问的，可以书面形式或者当面向供应商进行澄清。 （六）渠道管理部依据询价方案和供应商的报价文件对各供应商进行评审，原则上推荐满足条件的价格低的供应商为成交供应商。询价结束后渠道管理部出具评审报告，并提交分管领导审核，总经理批准。 （七）渠道管理部向供应商发《选定通知书》并签订合同，报价文件作为合同签订的依据。 三、单一来源采购程序 （一）渠道管理部制定采购方案，并组织物资需求部门、技术服务部等相关部门，对采购方案进行审定。 （二）单一来源采购谈判组成员包括渠道管理部和其他相关部门代表以及有关技术、经济等方面的人员，总数应当是至少3人以上的单数组成。如技术复杂、专业性强或者国家有特殊要求，报总经理批准后可聘请相关专家参加。 （三）渠道管理部向谈判对象发出“单一来源采购邀请函”和谈判文件。依据采购文件与被邀请的供应商进行技术、商务谈判，出具谈判报告，提交分管领导审核、总经理批准。 （四）渠道管理部依据批准的谈判报告向供应商发出《选定通知书》，谈判结果作为合同签订的依据。 四、战略协议采购 按照竞争性谈判方式执行。 涉及商贸业务的物资采购、涉及项目所需的原材料、备品备件、易耗品采购，在具备下列条件时，可采用战略协议采购： （1）经常性发生的，具有重复性特征； （2）以确定物资单价为目的，暂不能估算合同总价。 第十四条 非招标采购结果应能满足技术、商务等方面的采购需求，且价格合理。 第十五条 谈判文件、询价采购文件及单一来源采购文件应合理规定供应商编制应答文件及报价文件的时间。 第十六条 在询价采购活动中，如参与的供应商只有两家，且不违反公平、公正及竞争的原则，可继续按原程序进行采购；如参与的供应商只有一家，经招投标领导小组批准可采用单一来源方式采购。 第五章 采购管理 第十七条 公司应加强非招标采购管理工作，完善相关工作制度，明确责任，规范运作。 第十八条 非招标采购由我公司自行采购，特殊或重要项目，渠道管理部报招投标工作领导小组批准后可委托代理机构进行采购。 第十九条 公司应严格按照规定程序开展非招标采购的相关工作，严禁以非招标采购方式规避招标。 第二十条 采购需求部门应配合渠道管理部应做好非招标采购的前期准备工作，缩短采购时间，提高采购效率。 第二十一条 在非招标采购中应加强合同履约管理和供应商管理，完善供应商评价机制，为选择供应商提供参考依据。 第二十二条 渠道管理部要加强非招标采购过程资料的收集、整理、归档工作，及时做好相关数据的统计、上报工作。 第二十三条 公司要加强对采购工作人员的管理和培训，采购工人员应恪守职业道德，遵守工作纪律和保密规定，与供应商有利害关系的，必须回避。 第二十四条 公司应建立并完善非招标采购监督机制，加强监督，及时受理投诉，查处违法违规行为。 第二十五条 鉴于非招标采购方式的多样化，在国家法律法规及公司规定的允许范围内，为维护公司权益最大化，公司可根据需求物资的技术特点和使用环境等，选择适当方式进行采购。 第二十六条 鉴于我公司为物资贸易型企业，其采购需求以客户订单/销售合同为准，在国家法律法规及公司规定的允许范围内，为提高采购效率满足客户需求保证公司权益最大化，对符合非招标采购管理要求的，采购方案已审批过的同类物资采购，渠道管理部可按照已经审批的采购方式实施，不再另行报批。 第六章