财务制度

财文116资产管理制度资金管理制度现金1所有款项的支付须经CEO批准如果CEO不在公司由代理审批专人确认是否批准支付该款项2不得坐支现金各部门所收现金要严格执行现金管理制度于当天下班之前交财务出纳统一管理不得挪作他用坐支现金3出纳人员有权抵制不合法开支对违反公司规定的收付款项有权拒绝办理任何人不得强制其执行4报销流程及要求需求提出审批采购验收入库领用获准45报销采购人事项经办人在采购或事项办理前应先填写采购申请单此单显示金额为询价金额不一定等同于实际支付金额由部门总监签字审核该需求的合理性真实性如果是总监的费用由CEO签字方可购买采购申请单的领导签字表示事前预批允许购买并不表示该费用即可报销以前的用款申请单不作为报销依据采购完成事项办理结束相关人验收后验收人在采购申请单上签字采购人经办人按要求填写报销单将发票和采购申请单粘贴在报销单的后面之后财务部进行审核确认无误后签字交送CEO获签字报销单的领导签字表示允许报销财务部报销如果有疑问报销人自行解释说明事后控制报销领款时报销人在领款人栏签字并签署日期未领款时不得先签字出纳在付款人栏内签字并加盖公章以便做账和日后的审计查账每月初5日后的第一周周五的下午至18点前为公司报销日1000元以上大额报销应事先通知出纳以便提前准备所有当月发生的费用应于当月报销于月末倒数第3个工作日前交予财务部过期将计入次月费用不予当月报销所有从外部取得的报销凭证发票必须是税务部门或财政局统一规定使用的正式单据印有税务局章或财政局章并盖有收款单位财务章一切非正式单据如收据购物小票之类只能作为报销单据的补充不能单独作为报销凭证财务部对报销单据进行审核重点是所附原始票据内容的合法性是否符合公司要求报销凭证是否写清我公司单位名称北京志荣维拓科技有限公司金额汇总是否准确日期印章等是否正确完整等例如发票上公司名称有误的原则上要重新开具如果在原地手改的须要求收款方在修改处加盖印章否则不予报销但金额有误的必须重新开具不得涂改如因特殊事项收款方无发票提供采购人经办人负责收集发票并按发票内容填写报销单之事由例如某部门从个人手中购置图书90元自行收集的发票为打车票100元则在报销单上的事由写某部门交通费金额按实际支付金额90元报销凡未具备报销条件如还未获得收款单位发票的需领用支票或现金者须填写采购申请单和借款单财文1265借款事项因公借款由借款本人填写借款申请单交送总监或CEO审批后到财务支取因私借款借款人除执行以上审批手续和说明借款用途外还要在借款申请单上注明还款方式和时间等大额借款须有担保人担保或有效证件抵押按照谁借款谁使用谁还款的原则不允许代替他人借款或以他人名义借款1000元以上的大额现金借款须提前1天与出纳约定以便提前准备借款可以使用现金支票或网银等方式支付财务部视具体情况决定支票支付出纳须在填写好对方单位名称及金额持票人应负责支票的安全如有丢失给公司造成的损失由持票人承担因借款申请单原件是财务部做账的依据借款人归还借款时借款申请单不予退还财务部为还款人开销账收据因公借款应在10日内还款或持发票报销遇特殊情况超过10日者须获CEO批准并到财务部说明情况出差在外除外逾期不还的财务部从借款人工资中扣除借款未还清者公司不予安排其它借款借款员工离职时须还清未还款项获财务部签字确认后继续办理其它手续6备用金事项如果因业务需要需长期使用资金可以到财务部办理备用金领用手续公司视具体情况确认额度予以支付领用人在备用金使用后按发票填写报销单经主管上级签字后交予财务部进行初审经CEO签字后财务部予以报销此时领用人的备用金已被补足财务部备用金账面不作减少领用人不需用时或者离职时需将手中发票和剩余备用金交回财务部办理备用金销账手续此时财务账面作备用金减少例如公司规定张三备用金最高限额3000元因业务需要张三到财务部办理2000元备用金财务部将2000元计入其名下备用金账户张三使用850元依据发票填写报销单经相关人批准财务部予以报销半年后张三离职此时其手中有发票1600元剩余备用金400元张三交回剩余备用金和发票即可办理备用金销账手续此时财务开具400元的收据作备用金减少如果张三离职时有发票2300元获审批销账时财务部作2000元备用金的销账手续并办理300元的报销资金管理制度支票1收取外单位支票注意事项支票应完整无破损无涂改签发的支票是以打印或炭素墨水笔填写签发单位印签完整清楚支票右上部应有交换号加密的支票应提供密码对于已填好的支票必须检查大小写金额是否相符收款单位日期用途填写是否正确不接收出票日期记载不实的支票如2010827签发但支票上的出票日期为20101015支票有效期为从票面日期起10日超过10日支票自动作废收到外单位的支票应先检查日期如快到期应及时通知并交于财务部办理收款手续财文1362向外签发支票注意事项1000元以上的费用支出原则上以支票或网银结算为主领用支票后应妥善保管不得丢失如由于责任心不强丢失支票有关责任人应及时向财务部报告造成损失由个人赔偿申请转账支票须告知财务部收款单位名称不得开具无收款单位名称的支票收取的发票须与支付款金额相符签发支票时应先了解银行存款余额避免签发空头支票如收款人因特殊情况需要公司予以配合支付给第三者必须有收款人的书面通知并经公司主管领导批准3财务印鉴支票保管财务专用章公司法人章及支票必须分开保管公司法人章由财务经理保管财务专用章和支票由出纳负责保管财务经理或出纳不在单位期间印章应由CEO指定的专人保管印章代管须办理交接手续代管专员必须对印章的使用情况进行登记财务部原则上不得将已加盖财务专用章及公司法人章的支票预留在公司如因工作需要需先填好限额并经公司主管领导批准支票领用时应及时办理领用手续使用完毕后应办理注销手续固定资产低值易耗品等管理制度1固定资产与低值易耗品的区分固定资产是指使用期限超过1年以上用于生产经营的单位价值较高1500元以上的设备器具工具如电脑办公家具等其他金额不高或试用期限短不足1年更新换代较快的工具器具电子配件等按低值易耗品核算2公司财务部负责公司所有财产的会计核算行政部负责公司财产的购入使用发放及库存保管安排维修等事宜大宗办公用品的购买由各部门将需求数月末前报至前台前台进行汇总行政部复核报CEO批准后统一购买低值易耗品固定资产的购置由需求部门填写采购申请单行政部复核采购价格报CEO批准后统一购买以上物品货到后由前台或需求人或行政部清点验收在采购申请单验收栏签字除办公用品外其他资产购置验收人与采购人不能为同一人向供应商索要正规发票发票应注明物品名称如果只标注办公用品字样的须另附物品清单以上物品临时加单购买的也须填写采购申请单报行政部复核获CEO批准由负责人购买如需借款还须填写借款单财务部将固定资产入账后应及时确认该资产的残值率与折旧期限在入账后的次月计提折旧3财产的报废凡已达到自然报废条件的固定资产行政部应会同财务部组织评估评估情况上报CEO由CEO决定处理意见凡未达到自然报废条件但已不能正常使用且无修理价值的固定资产使用部门应查明原因如实上报扣除责任人赔款保险公司理赔款后仍有损失的应上报CEO决定处理意见财文146发票管理制度1项目负责人应根据项目进度要求通知财务部开具发票开票时间付款单位名称应税事项金额2为了确保公司开出的每一张发票都能迅速安全地到达客户手中避免因发票丢失给公司带来的损失请项目负责人按以下规定执行发票的送达请选择资质优良有追溯能力的快递公司负责发票的送达发票的确认在发票送出前要通知收件人送达时间与收件人收作好发票接收确认工作工资管理制度1按税务机关要求财务部要在每月7日前完成个人所得税申报缴库2每月10日为公司发薪日工资结构分为工资基数绩效岗位津贴等部分每月4日晚下班前人力资源部将工资基数行政部门将考勤情况绩效部将绩效奖惩数据交予财务部财务部每月5日依据以上数据进行工资及个税的核算每月6日到银行办理代发工资事宜以确保员工工资按期到账我司在职员工已统一办理中信银行代发工资手续如有新员工入职请新员工在每月5日前告知财务部其个人中信银行的卡号以免漏发工资具体费用报销细则差旅费出差人员应在出差前办理出差申请手续填制差旅报销单上半部分且获得总监或财文156CEO的批准公司按规定负担出差人员的酒店住宿费用出差人员需持有效票据报销没有正规发票财务部一律不予报销超出标准部分须经CEO批准方可报销CEO在发票背面签字表示批准职位CEOCOO总监部门经理主管员工住宿标准元天600500300260200公司按规定负担出差人员的交通费用出差往返程的机票火车票等由前台负责订购公司与订票公司统一结算月结出差区域内交通费用如打车长途车费应严格控制报销时出差人员要在车票背面注明出发地及目的地报销时将往返程机票火车票等和出差区域内交通车票全部粘贴于差旅报销单后财务部在报销前与前台确认往返程机票火车票月末第2个工作日前台核对订票情况财务部于次月10日后视具体情况安排付款出差人员如有自行购机票火车票的请在往返交通栏内特别标注出差期间餐补如因业务需要可实报实销也可以按定额发放补助每人60元天出差人员回公司后1周内及时办理报销手续填制差旅报销单下半部分不得跨月否则不予报销工作餐补助晚间加班补助及凌晨打车报销公司每月20日根据员工上月考勤情况发放以下补助如遇节假日公司提前发放a午餐补助餐补标准为10元餐b晚间加班补助加班至2100每晚60元加班至2400每晚100元c凌晨打车报销依据合理时间的发票据实报销每月18日总监或指定负责人收齐本部门的发票交予前台此发票不黏贴交通费员工因公外出限于本市内可到行政部领取公交IC卡出行如遇特殊情况须向总监申请获准后打车出行报销时在发票背面注明出发地和目的地公司管理层员工按岗位级别报销交通补助超出部分自行负担岗位级别CEO副总总监经理标准元月实报实销30015080财文166通讯费公司管理层员工按岗位级别报销通讯补助超出部分自行负担岗位级别CEO副总总监经理标准元月实报实销20010050业务招待费业务招待费是指招待客户餐费烟酒食品礼品等费用公司按岗位级别予以报销超出部分自行负担岗位级别CEO副总总监标准元月实报实销300200购上述物品时须向收款方索要正规发票票面按具体物品开具例如为客户购买礼品应在发票上写明具体物品名称如手机纪念币购物卡等