公司售楼软件系统管理制度.docx

公司售楼软件系统管理制度 目的和范围：为了科学、准确及时记录、反馈销售信息，减少因人为过失及监管漏洞而给公司带来的损失，提高公司的工作效率，规范使用售楼远程管理系统及明确使用软件的工作职责和操作程序，特制定本制度。 职责： 系统管理员（财务部） 负责建立新项目、用户帐户及权限设置，屏蔽项目初始资料 负责变更操作：按批件变更项目资料 负责系统监控操作 负责系统的维护、更新和完善 经营销售部 负责按批件进行特殊预留操作 负责初始资料及核定产权面积的录入 负责楼盘和预留楼盘的定购工作、定购的变更操作 负责催收定金，并向财务部报送解除定购协议客户清单 负责办理签约手续并提供相关优惠批件，负责未签约客户的跟踪及反馈，办理延迟签约批准单 负责合同审核操作，已审核合同的更改操作及审核，退房操作及退房款的报批。 负责合同监证、按揭收件送审并进行电脑登记。 负责发送交房通知书并进行电脑登记，负责接楼申请及审核操作，通知财务接楼应收相关费用，特殊接楼通知书的送审和尾款的催收。 负责发送办理产权通知书并进行电脑登记，通知财务办理产权应收相关费用，并签定补充合同。 负责会员积分申请的录入。 财务计统部 负责项目初始资料的审核 负责恶意预留的通报，反馈未及时签约情况 收取楼款、相关费用及相关变更款并开具相应票据 负责合同及变更合同的复核，票据的换发工作，退款的审核及支付 负责确定按揭送审银行及协调、跟踪工作 负责复核办理接楼、产权相关费用，收取接楼尾款 负责接楼确认单复核，负责发出特殊接楼催款通知书给经营部 负责核定面积增减款的复核、补充合同的审核，开具购房发票并进行电脑登记 负责会员积分兑换审核 负责违约客户楼款的催收，将恶意违约客户清单送总经室律师处理。 总经室 负责合同、变更合同、补充合同的审核操作，盖章 负责恶意违约客户的法律处理 各部门及人员负责正确使用软件及保密工作。 程序 初始设置管理 新项目开盘前3天内，经营部应通知系统管理员新建一个楼盘项目，同时提供一份经营部操作人员名单，由系统管理员建立用户账号。 经营部根据楼号、层次、单元、建筑面积等建立新项目楼盘详细资料：将公司已批准的项目销售价目表、正常折扣标准等有关要素录入售楼软件； 经营部录入公司评审通过的商品房买卖合同套打样本。 财务部根据批准后的销售价目表原件进行核对，核实无误后，即由系统管理员进行屏蔽初始资料，只允许查看。 因设计施工变更或公司销售策略变更需要调整楼盘销售资料和销售价格时，由经营销售部填写申请单报经批准后，系统管理员根据批准单日期调整原价目表，批准之后成交的楼盘以调整后新价目表为准。 权限管理 各操作员按总经理批准后的权限、工作职责范围进行操作，各操作员权限一览表如下： 部 门 操作人员 预留 定购 定购更改 签约 签约更改 签约审核 盖章 按揭收件 按揭复核 监证 接楼 接楼复核 产权 产权复核 收款 对账 复核 票据 总经室 总经理 √ 副总经理 √ 盖章经办 √ 经营销售部 销售经理 √ √ √ √ 销售副经理 √ √ √ √ 销售主任 √ √ √ √ √ √ √ √ 销售业务员 √ √ √ 按揭经办 √ 监证经办 √ 产权经办 √ 接楼经办 √ 财务计统部 财务总监 √ √ √ √ 销售会计主任 √ √ √ √ √ √ √ 销售会计 √ √ √ √ 收款员 √ 所有操作权限人均有查询权限，通过查询环节进行操作。 预留管理 预留是指由有权限的相关人员按口令录入，电脑根据设定的预留天数进行保留，暂不对外销售，超过预留天数后，电脑将自动取消预留登记，转作未售楼盘，供自由销售。 因特殊需要或公司销售政策安排需预留较长时间的，应形成书面文件报经总经理同意，批准后由经营部进行特别预留操作。 因公司关系需要或销售现场需要，应进行临时预留的，由相关权限人员直接按照各自口令录入预留客户姓名、联系电话。预留时限如下图： 权限人 总经理 副总经理 财务总监 销售经理 销售副经理 销售主任 预留天数 30 20 7 7 5 1 相关权限人员及销售主任应催促客户及时办理正式认购手续，预留楼盘的认购工作由销售主任操作，当实际成交对象与预留登记不符时，销售主任应先告知相关预留权限人员，征得同意后才能变更。 项目开盘第一周，预留统一由销售经理操作。 定购管理 录入定购协议：与客户签订定购协议时，置业顾问应将相关信息及时录入到售楼软件中。 交纳定金：置业顾问持定购协议文本，带客户到收款员处交纳定金，经收款员确认后，才完成定购操作。 对于已定购但未按协议规定交纳定金的客户，电脑在12小时内自动取消定购，转作未售楼盘。 根据已定购未交足定金的客户清单，置业顾问应及时调查，认为需保留协议的应有书面说明原因并催促客户及时补足定金，需解除协议或退房的，及时报送清单给财务部，进行取消定购\没收定金操作。 更名：在规定签约时限之前，客户提出更名或换房申请要求的，由销售主任进行更名或换房操作，同时置业顾问持客户申请书、新旧定购协议书、原楼款收据带客户到收款员处换发收据，收款员根据电脑通知更名清单，办理客户换发收据的手续，才完成更名操作。 定购退房申请：在规定签约时限之前，客户提出退房申请要求，由销售主任按照协议规定允许退房的条款进行退房操作，并填写退房款申请单上报财务总监批准，销售会计根据批准单和电脑通知退房清单办理客户退款手续，才完成退房操作。 签约管理 项目具备签约条件时，置业顾问应及时催促已交定金未签约的客户办理签约手续。 正常签约的普通客户：置业顾问详细录入合同条款要素及客户信息。 优惠客户签约：属于公司关系户的，申请人应及时填写“购房优惠批示单”，详细填写优惠折扣、优惠原因等，并按规定程序送公司审批。置业顾问根据已批准的“购房优惠批示单”详细录入优惠单内容、合同条款要素及客户信息。购房优惠批示单原件应送交财务部存档。 未及时签约的客户：销售主任根据电脑未签约清单进行调查，属于特殊关系需延长签约时间的客户，销售部应将延迟签约（超过1个月）客户清单报经公司总经理批准，批准单送财务部存档。 合同审核管理 合同的审核由经营部销售主任及经理对签约合同及时进行审核，再由财务销售主任及总监进行复核，并完成电脑签字确认工作。 完成审核 完成复核 销售主任及经理 会计主任及总监 完成电脑签字