供应商往来账核对管理规定

供应商往来帐核对管理规定20130201第1页共8页供应商往来帐核对管理规定V20目录1目的22范围23名词解释24职责25管理制度251日常结款的往来对帐要求252日常结款的往来帐款核对253定期与供应商往来帐务的核对36工作流程77注意事项78附件7供应商往来帐核对管理规定20130201第2页共8页1目的为规范分部同供应商对帐工作完善往来帐务的核对内容保证分部与供应商往来帐务记录的完整准确各管理部门能及时掌握各分部与供应商往来帐务的实际情况就分部与供应商定期核对往来帐务的事宜特制定本规定2范围适用范围电器财务中心经营战略中心各大区各分部发布范围电器财务中心经营战略中心各大区各分部3名词解释往来帐本规定的往来帐款具体指的是应付帐款受托代销商品款代销商品款未扣收降价款未扣收退残款应收商业折扣应收补利卖场管理费卖场支持费促销活动费质量保证金及其他应收款项4职责无5管理制度51日常结款的往来对帐要求511代销商品每月结款前必须核对清楚代销商品款余额否则禁止支付货款512经销商品每次结款前必须核对该批商品的入库明细包括商品名称规格数量和金额核对无误后同时保证金力系统和用友财务帐金额一致才可继续结算货款52日常结款的往来帐款核对521结算人员在每次结款时需要与供应商核对清楚相关往来款项根据公司目前商品的结算情况经销商品按帐期依据进货的批次结算货款代销商品按照结算期的实际销售进行结款分经销和代销两部分分别进行核对522经销商品5221经销商品需要核对应付帐款未扣收降价款未扣收退残款三项内容5222核对应付帐款时应结合财务的商品入库单结算联内容相符审核商品的入库价格与厂家的供价是否一致5223核对未扣收降价款时应结合采销部门的商品变价单厂家确认函应仔细审核所调商品的规格型号价格及数量523代销商品5231代销商品主要核对结算期内的代销商品款结算期内的实际销售数量及金额5232代销商品的核对依据有业务的进货申请单厂家的送货同行单库房的供应商往来帐核对管理规定20130201第3页共8页商品入库单财务的商品入库单结算联5233业务的进货申请单厂家的送货同行单库房的商品入库单三单应该相互核对保证与财务的商品入库单结算联内容相符以保证入库商品的规格型号数量金额等无误53定期与供应商往来帐务的核对531核对的范围5311所有经销供应商包括物流直供非直供品牌5312代销及带货安装供应商不纳入对帐范围分部按照结算制度要求在结算时对清即可5313出现下列任意一种情况包括但不限于的供应商视为非正常供应商1连续两个月未销售或未进货或未结算的2总部或分部以文件形式下发明确暂时停止合作或结算的3主动或被动已撤场未结算的4有明显迹象或其他原因可以判定为非正常合作的532核对时间5321对于正常合作的供应商要求分部每半年对往来帐务核对一次即每年的6月30日12月31日待帐务结转后进行对帐具体时间为每年7月开始核对截止6月30日的往来帐务分部应在7月1日至9月15日合理安排时间制定对帐计划分别完成计算制作发放收回对帐函工作9月15日为最终收回日期次年1月开始核对截止12月31日的往来帐务分部应在次年1月1日至3月15日分别完成计算制作发放收回对帐函工作次年3月15日为最终收回日期同供应商核对往来帐务期结束后对于正常合作供应商存在差异的在每周五开始上报电器分部对帐函差异跟踪表见附件89对帐函存在差异的情况分以下几种未发出对帐函已发对帐函未收回已收对帐函中盖章不合格双方帐务存在未确认差异凡属于上述任意一种情况均需编制在电器分部对帐函差异跟踪表中5322对于非正常合作的供应商分部应于每年4月末和11月末对往来帐务进行核对即每年5月开始核对截止4月30日的应收金额12月开始核对截止11月30日的应收金额要求对全部非正常合作供应商发出应收对帐函无论是新增还是以前年度的非正常合作供应商均需重新发放应收对帐函各分部财务人员不应被动等待供应商前来结帐时发送往来帐务对帐函应请采销协助联系供应商或利用直接挂号邮寄并传真给供应商财务等多种手段确保按时发出以免影响对帐进度533核对内容供应商往来帐核对管理规定20130201第4页共8页5331对于正常合作供应商应核对应付帐款其中包括退残款降价款应收商业折扣补利卖场管理费卖场支持费促销活动费质量保证金其他费用等所有应付应收项目5332对于非正常合作供应商应核对应收商业折扣补利卖场管理费卖场支持费促销活动费质量保证金其他费用等所有应收项目特别强调的是非正常合作供应商只核对应收项目不核对应付帐款534对帐函标准格式全国合同且正常合作的供应商及物流直供品牌且正常合作的供应商物流直供品牌由物流公司直接核对采用往来帐务对帐函一见附件81地方合同且正常合作的供应商采用往来帐务对帐函二见附件82物流非直供品牌且正常合作的供应商采用往来帐务对帐函三见附件83判定为非正常合作的供应商采用往来帐务对帐函四见附件84535往来对账取数口径5351应付帐款其中包括已扣退残款降价款正常合作供应商对帐函中以上三项按用友6月30日或12月31日结帐后的期末余额填列但非正常合作供应商对帐函中只填列未扣收退残款降价款5352应收商业折扣补利卖场管理费卖场支持费促销活动费质量保证金以上几项按权责发生制原则计算并填列即应归属于6月30日或12月31日前应收未收的商业折扣补利卖场管理费卖场支持费促销活动费质量保证金例如05年6月份月度商业折扣及上半年的半年度商业折扣在7月初计算应收金额但按实际归属日期应为上半年应收金额故必须在对帐函中进行填列5353其他费用其他费用包括合同协议备忘录确认函中已签订但不属于B条款中所列项目商业折扣补利卖场管理费卖场支持费促销活动费质量保证金的其他所有应收款项其他费用应按分部实际应收未收项目明细逐一填列项目名称小写及大写金额若明细较多分部应逐一填列536核对的具体要求5361各分部按供应商逐个机制打印往来帐务对帐函见附件81828384注意填写对帐函最下端内容将合同甲乙双方名称合同号签订日期和某某地区等项目填列清楚往来帐务对帐函除签字外必须机制打印不得手工填写5362各分部需刻一枚对帐专用章往来帐务对帐函一式两份加盖骑缝章5363往来帐务对账函中相关人员无须签字并且无须加盖公司的财务章只需供应商往来帐核对管理规定20130201第5页共8页填列相关数据后将一份发给供应商另一份分部留存5364供应商在往来帐务对帐函上必须加盖供应商公章或财务专用章或有供应商公函授权的印章亦可5365所有和供应商往来帐余额有差异的分部一定要安排时间并按规定时限与供应商进行详细对帐对清往来帐后要填写电器有限公司往来帐务余额差异调节表见附件85并限期双方实现调帐若不采用我方规定格式则采用的差异调节表需包含公司规定事项差异调节表中应付应收的各项目余额必须同往来帐务对帐函保持一致5366差异调节表中每笔调节项目均需详细写明摘要差异处理例如摘要可以写为05年6月补利差异处理可以写为已计算或扣收厂家已确认未下帐对于有确定日期凭证号的项目也需填列齐全调节表中我方已计算或扣收但由于供应商原因未及时进行帐务处理所产生的差异应填列在供应商差异明细中差异调节表经双方调整差异事项后余额应保持一致由结算会计结算主管收入会计收入主管签字后双方在调节表上盖章确认调节表对帐函上的供应商盖章必须保持一致5367若供应商主动要求并提供其自制的对帐函及调节表进行往来帐务的核对时要求各分部要将截止对帐日该供应商的所有往来所有应收应付全部填列在对帐函中应收金额按照权责发生制原则计算即应归属于对帐截止日前应收未收的所有款项遇有应收商业折扣补利等尚未计算出来的应收未收款项须等到收入组将相关数字计算出来后进行填列原则上由结算会计结算主管收入会计收入主管签字如有供应商提出要加盖财务章的须经分部财务经理批准后方能加盖5368原始凭据的保存为了有效的保全资产要求分部将非正常合作供应商应收对帐函按照合同地址逐份通过EMS形式必须发送要求将对帐函内容金额简洁明确的标注在特快专递邮件详情单上且要求邮局针对每份特快专递开具付款收据或发票5369邮寄地址按合同中注明的供应商经营地址分别发函若邮寄后退回则再按注册地址发送537帐务差异及遗留问题的解决方法5371在与供应商往来帐务的核对中因未达帐项造成的差异按正常时间入帐不需进行具体的帐务调整5372核对中发现的因公司会计人员帐务数据录入造成的差异如供应商名称品类商品数量价格等由往来帐务核对会计填写电器往来帐款帐务修正单见附件88报本分部结算主管财务经理签字确认后发送相关系统录入员按审批结果于财务系统中给供应商往来帐核对管理规定20130201第6页共8页予更正5373因采销人员订单价格错误造成的差异由采销人员提出申请经总部经营战略中心分管品类采销总监审批后在系统中予以调整财务监督执行5374在帐务核对中查明了详细原因但未与供应商达成一致处理意见的由结算会计收入会计持电器往来帐务核对明细表见附件87书面通知采销人员并下发工作联系函催促尽快协调办理5375分部如不能解决的由分部按照每个供应商每一品类逐一填写电器分部遗留问题及往来差异处理申请报告见附件810申请报告中要明确反映对帐函存在差异的情况及拟稿人处理意见经分部收入主管结算主管财务经理采销总监总经理审核批准后报总部经营战略中心总监财务中心副总监审批情况说明中必须包括供应商名称品类差异类型若属于双方帐务存在差异的则要详细说明差异明细及原因5376各分部采销人员或结算会计根据各级领导审核批复的处理申报表对往来款项中存在的问题及差异给予调整及跟进538往来帐务核对的控制办法5381在各分部定期的往来帐务核对后对所有相关帐务应做到即对即止即在每次帐务核对后双方财务人员应对当前帐务做到清楚明了对所存在的差异明细以电器有限公司往来帐务余额差异调节表见附件85为基础在下一次帐务核对时凭本次的差异清单即可对前期帐务一目了然5382供应商不按期寄回对帐函或与供应商预约对帐供应商不予理会的各分部结算组必须暂停与该供应商往来款项的结算由采销人员协调解决双方核对帐务后才能恢复办理结算5383对于差异金额供应商不予承认的相关款项各分部不得擅自调整帐务结算组应暂时停止对该供应商的货款支付直到采销人员与供应商协调一致确定解决时限后方可恢复对供应商货款的结算5384因采销人员订单价格错误造成的差异采销人员须在发现错误当天提出申请报告报告批复后当日予以纠正采销人员不予纠正的该笔货款不得予以结算并可采用恰当的方式向采销总监分部总经理进行反映直至解决方可恢复对该供应商货款的结算539对帐后的统计整理上报工作5391对于正常合作供应商应将供应商盖章确认的对帐函及调节表与只盖财务章的留存联一一对应由结算主管捏对存档备查对于非正常合作供应商应将对帐函特快专递留存联和邮局收据或发票一一对应后由供应商往来帐核对管理规定20130201第7页共8页分部结算主管妥善保存5392帐务核对完毕各分部按往来帐务的核对情况如实填写电器有限公司往来帐务核对汇总表见附件86及电器往来帐务核对明细表见附件87两表经分部财务经理结算主管收入主管签字确认5393每年3月16日9月16日上报电器有限公司往来帐务核对汇总表电器往来帐务核对明细表电子版及传真件同时将汇总表明细表及对帐函的复印件在2日内邮寄到总部财务中心资金管理部要求对帐函复印件的顺序必须同往来帐务核对明细表的排列顺序保持一致以便总部审核5394邮寄地址6工作流程无7注意事项71所有结算人员应该结合目前商品管理系统的实际情况认真仔细的核对同供应商的往来款项保证往来款的准确无误及时对供应商进行结款对核对中出现的问题应及时查明原因进行处理72往来帐务对帐函的填写要求及注意事项721填写的各项内容必须以打印形式填写禁止手写722小写金额前必须添加封号小写金额后必须填写大写金额723大小写金额必须顶头不能留有空隙724空白项应以无标注73对于发出的季度对帐函可以先以传真件形式收回之后必须收回原件但年度往来帐务确认函的原件必须保证全部在次年2月25日前收回74收回的经供应商确认签字盖章的季度对帐函和年度往来帐务确认函应按供应商回函所记载的数据分类整理并由结算组将回函存档备查视同公司重要文件管理8附件81往来帐务对帐函一82往来帐务对帐函二83往来帐务对帐函三84往来帐务对帐函四85电器有限公司往来帐务余额差异调节表86电器有限公司往来帐务核对汇总表供应商往来帐核对管理规定20130201第8页共8页87电器往来帐务核对明细表88电器往来帐款帐务修正单89电器分部对帐函差异跟踪表810电器分部遗留问题及往来差异处理申请报告