公文的结构顺序排列技巧.docx

技巧公文的结构顺序排列技巧在公文语段中逻辑混乱条理不清语意模糊的现象时而可见究其原因常常是思路不畅句序不顺它不仅打乱了阅文者的线性思维给阅文者对公文内容的轻松理解带来困难而且影响了公文主旨的明确表达公文的结构顺序常见的有时间顺序空间顺序逻辑顺序往往采用归纳式演绎式的逻辑思维方法对材料由概括到具体由现象到本质由整体到局部进行安排形成了固有的三种主要结构模式纵向式横向式纵横结合式下面笔者从党政机关的工作实际出发试结合一些范文或病文谈谈有关公文句序排列的技巧供同行们参考一根据工作职能的主次地位安排句序公文写作的本质表明机关管理职能决定文字表现形式文字表现形式是为机关管理职能服务的公文是为党政机关企事业单位人民团体机关工作服务的其公文语句的顺序当然只能按照各自机关工作职能的特点根据工作职能的主次地位来安排如某省地税局在一份指示性通知中指出为了确保全年任务的圆满完成各级地税机关要采取有效措施加强征管落实好组织收入工作的各项措施一是要推行科学化精细化管理管住税源二是要抓住重点加强税收征管工作三是要采取有效措施积极压缩欠税四是要进一步加大稽查力度打击偷税逃税等涉税违法犯罪行为各级地税机关要在当地党政部门的领导下进一步强化部门协税护税进一步提高收入质量增强组织收入工作的后劲这段话采用演绎法先提出要落实好各项措施然后具体写怎样落实好其顺序特点是先总后分总说部分先讲目的后提任务分说部分按从内到外的顺序来排列写内部按照地税工作管住税源加强征管压缩欠税打击犯罪等四项职能的主次来安排句序写外部强调要在当地党政部门的领导下进行特别是内部这一块没有税源就没有税收就不必征管这是关键的关键有了税源征管就是最主要的工作压缩欠税是第二位的违法的毕竟是少数打击涉税违法可以摆在第三位本语段从主到次依次推进逻辑紧密句序清楚但如果写作时不注意就容易出现句子排序上的毛病譬如某市监察部门在工作汇报中写道我室的主要任务是查处违法违纪案件为了加大查处的力度我们认真研究了工作方法措施一是发挥团队精神充分发挥集体的智慧突破大案要案二是实行调查组长责任制三是重调查重证据四是抓住重点集中力量突破疑难案件由于我们做到了以上几点提高了办案的效率和质量这段话从整体上来说是按照要做什么任务为什么要做目的怎样做的做法做得怎样效果的思路排列的但段落中工作方法措施做法的排列有一定的随意性缺乏必要的逻辑联系有个方面值得商榷和修改句序排列不当原文中一是到四是句其排列顺序可概括为突破大案要案明确责任掌握政策突破疑难案件其中明确责任是查处案件的制度保障掌握政策重调查重证据是查处案件要坚持的原则即不管是查处一般案件还是大案要案疑难案件都离不开这些制度保障和原则可列为段首一二句内容欠全面从监察室的职能来看原文漏掉了最基本的也是最主要的职能查处一般案件句式长短不一四个句子中最长的个字最短的仅个字句子排列不美观也不便于对句序的记忆原文的末句由于我们做到了以上几点提高了办案的效率和质量语气平淡工作成效显得平平公文主旨不够突出拟作如下修改我室的主要任务是查处违法违纪案件针对往年一般做法的局限我们改进了工作措施加大了查处力度一是实行调查组长责任制明确责任明确责任二是重调查重证据逐一落实各个案件以一般案件为主三是发挥集体智慧重点查处大案要案大案要案四是抓住难点集中力量突破疑难悬案疑难悬案修改后的语段有以下优点第一理清了句序按照明确责任一般案件大案要案疑难悬案的顺序也就是按照工作任务由大到小工作难度由小到大的顺序来安排句子落实责任是基础一般案件是主体大案要案是重点疑难案件是关键逐层递进步步深入内容全面阐述清楚第二优化了句式充实了句子内容使各个句子句式大致整齐语法结构相似近似排比铿锵有力加之语气一致便于记忆第三调整了语段结构任务做法效果是使用频率最高的基本结构形式但在没有具体数据或事实说明效果的情况下不如将其删去或合并本语段改用总述分述结构形式突出了工作做法正符合上级听汇报的要求二按照工作进程的先后安排句序按照工作进程也就是按照时间顺序我们在对某项工作进行决策之后需要安排部署时经常使用指示性或实施性的意见通知对上级汇报某项工作实施进展情况时常常运用阶段性总结工作汇报经验介绍政务信息等文种这些内容相对单一的公文适用于按照工作进程来排序如日报社纪委一份经验总结的一个语段履行职责做好干部人事工作的监督今年月报社党委根据中央干部选拔任用工作条例和市委的若干规定进行第四轮中层干部竞聘上岗和员工双项选择工作报社纪委从月日召开动员大会开始先后对自荐推荐资格审查竞聘演说民主测评组织考察公示到最终聘任等六个程序进行全程监督确保了整个过程的公开公平公正透明规范有序月份报社平稳顺利地完成了干部聘任工作名业务骨干走上新的中层领导岗位名员工完成了自己新一轮岗位的选择初步实现了人适其岗人尽其才才尽其用的目标工作进程排序法条理清晰事物发生发展变化的过程一目了然符合人们认识事物的习惯便于领导者考虑下一步的决策三按照工作职能的逻辑顺序安排句序所谓逻辑顺序就是人们认识客观世界的具有规律性的顺序如工作职能各个环节之间的必然联系原因和结果发展规律变化趋势等例如市人民政府关于加强防汛工作的通知中对防汛工作安排的第二条是全面落实各项防汛措施做到万无一失各县区人民政府市政府各部门要对前期防汛各项准备工作进行全面检查做到组织工具物料技术人员五落实要积极储备防汛物料和设备严加管理要进一步强化防汛队伍加强防汛实战演练提高抢险技术水平并时刻处于待命状态随时听从调遣要抓紧抢修加固险工险段对重点部位要责任到人严防死守这个句群紧紧围绕防汛工作职能采用纵横结合式排序法段首提出任务说明要干什么接着说明怎样干是纵向排列检查落实管理演练固险是横向排列而这五个方面的工作也有一定的逻辑顺序首先是要检查通过检查才能了解是否已经落实只有落实了情况才能有针对性地解决问题是纵向排列物料设备要严加管理人员要演练待命险段要修固重点部位要严防死守是横向排列虽然交错变化但有条不紊排列句序虽较简单但如果缺乏排序的意识稍不注意就可能出现疏漏如市统计局工作总结中的一段话在市统计局任何一笔数据的产生都要经过采集加工审核上报发布的严格流程重要的数据还必须接受社会各界的开门评估并在内部实行数据质量岗位责任制和过错纠正制从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错得到了各界的认同一般来说认识举措指导思想总体要求等应排在做法之先以形成认识举措做法效果的句链没有决策哪有行动呢但这个语段却把做法列在举措之先不符合工作职能的逻辑关系另外原因与结果之间也缺乏必然联系数据的产生要经过必须接受并实行制度等都是对工作提出的要求和规定仅有这些要求和规定未必能产生不出大差错的结果只有通过正确的实践才能做到这一点因此要将实行数据质量岗位责任制和过错纠正制提前到段首并将要必须等词语改成实行了经过了接受了等表示已经进入实践程序的词语可修改如下在市统计局实行了数据质量岗位责任制和过错纠正制任何一笔数据的产生都经过了采集加工审核上报发布的严格流程重要的数据还接受了社会各界的开门评估从而使得各项宏观大数没有出现趋势性差错得到了社会各界的认同四依据领导者决策的心理习惯安排句序为加快阅文速度提高办事效率阅文者往往有一种心理要求而形成的习惯比如同是涉及工作经费问题在不同的文体中会有不同的句序排列要求一在工作方案经费预算报告可行性分析报告等文种中经费总额宜排列于语段之首因为这类公文的作用是帮助领导者决策而领导者从整体和全局出发首先考虑的是要多少钱的问题然后才是为什么要这些钱和这些钱怎么用的问题如工作经费问题年经济普查结果显示全省有服务业法人单位万个产业活动单位万个个体经营户万家共涉及大门类个大类个行业小类工作量相当繁重还有相应的宣传发动专干培训报表印刷软件开发数据处理等一系列工作要做按照分级负责的原则服务业统计调查所需经费由同级财政负担列入同级财政预算经初步预算省本级每年大约需要经费万元经过修改将经费总额提到段首内容进行了提旨归纳并删去不必赘述的有关政策规定主旨更加显现突出更符合阅文者的阅文心理和阅文习惯工作经费问题经初步预算省本级每年大约需要经费万元其缘由主要有三点一是统计对象牵涉广据年经济普查结果显示全省有服务业法人单位万个产业活动单位万个个体经营户万家共涉及大门类个大类个行业小类二是工作程序多要求细包括宣传发动专干培训上户登记逐级审核质量抽查和数据处理等一系列工作三是配套费用较大包括报表印刷户外宣传设备维修软件开发等以上经费拟请按规定列入本级财政预算二在请求批准拨付经费的请示中宜将所需经费总额写在文尾如某市民政局在请求紧急拨付救灾资金的请示中写道在财力紧张的情况下我市市县两级财政共紧急筹拨救灾专项资金万元但由于受灾面积大灾区人口多灾情严重远远不能解决受灾群众的急难为此我们除继续发动群众生产自救和各县财政支持外恳请省民政厅紧急拨付给我市受灾救济款万元在请示中文尾的最末一句话是最显眼的位置经费总额写在这儿最醒目给领导者阅文和会议办文提供了便捷一般来说在经费总额之后不要为表达对上级的尊敬写一些恭维话和恳求语也不要为领导出谋划策谈经费的来源和安排更不要强调此项工作的重要性以引起领导的重视和关注且不说这些话是不是画蛇添足就其所在的位置就足以掩盖公文主旨的表达当然按照惯例另起一行之后应写上当否请批准可否请批示之类的请求语五对内容复杂的句群通过提炼主旨来显现句序一个语段由一个或几个句群组成而一个句群虽然由若干句子组成却都表述一个中心句序必然围绕这一中心问题来安排如果抓住了句群的中心就抓住了要害对句序的认识就会由暗到明有的撰文者在公文中虽然罗列了大量的素材情况问题做法效果但没有对这些感性材料进行理性分析并提炼归纳出相应的观点一时是很难分清句序的如下例影响工程进展的主要原因第一大学学院因缺少资金至今仍未恢复施工第二机场扩建在五月底开工公路计划在月份开工今年计划新开工建设的个工程项目大部分仍在做前期准备工作第三工程报批报建时间长征地拆迁难以地霸工强行参工参运阻工闹事现象屡禁不止严重影响了工程进度我们如果能对这些情况及结果进行分析也许就会找到问题的症结这一语段的主旨是寻找影响工程进展的原因原文中前两个问题都是反映进展缓慢的情况学院未恢复施工新项目长期准备我们从中可以归纳出隐含的原因资金未到位这是主因其次投资环境差可分两个方面即内环境报建手续复杂审批效率低等引起的工程报批报建时间长和外环境征地拆迁难阻工闹事多等建议修改如下影响工程进展的主要原因第一资金到位难目前资金到位率仅占预算的因此大学学院至今仍未恢复施工机场扩建等个计划今年新建的项目仍停留在前期准备阶段第二报批报建时间长一般都要个月以上第三外部环境差征地拆迁难以地霸工强行参工参运阻工闹事现象屡禁不止等经过提炼增删归并分类以上语段内容充实了分旨明确了句序也随之准确清晰地划分开来总之句序的正确排列对于公文的语篇建构和意思的表达有着重要的作用不同的句序即可造成不同的表达效果因此在写作时为了追求最佳的表达效果我们完全可以在句子的排列顺序上多下点功夫