公文自动生成管理系统的设计与实现.docx

公文自动生成管理系统的设计与实现摘要随着电子政务的快速发展对公文进行电子化管理成为必须解决的问题本文首先对系统进行了分析给出了系统结构和开发手段然后对关键技术进行了阐述包括公文的自动生成数据库的存取操作和基于内容的查询最后给出了系统运行实例证明了系统的可行性关键词电子政务系统结构公文管理1引言公文是政府行政机关等各类部门请示汇报命令下达等工作中的重要部分目前传统的公文管理以纸质原件为主一般存放在档案室但当公文数目逐渐增多时公文的查找等管理就存在效率较低等缺点1本文利用Delphi技术和数据库管理技术设计了一个公文自动管理系统在不改变用户公文撰写流程的前提下完成了电子公文的自动生成归档和查询等主要功能大大提高了管理和办公的效率2系统设计系统采用CSClientServer两层结构CS模式能够充分发挥客户端PC的处理能力客户端响应速度快采用CS模式开发的系统扩展性和适应性好可以方便地实现系统功能的拓展和工作内容的变更2系统开发工具采用Delphi70数据库服务器操作系统为Windows2003Server数据库管理软件为SQL2005实现对公文的数据管理数据库服务器主要完成公文信息的存储和访问同时数据库的维护也在服务器端直接完成客户端主要是对服务器的数据信息进行显示形成友好的用户交互界面通过图形界面提供给用户对服务器数据进行编辑查询等操作3根据水利工作管理的需要系统功能包括公文的自动生成公文存档公文查询系统设置四个主要模块图13关键技术系统中关键部分的实现主要包括以下内容1公文的自动生成2公文在数据库中的存取操作3基于内容的公文检索功能31公文自动生成功能公文的自动生成主要是利用各种现有的模板模板自动生成符合要求的各种文档目前现有的各种模板主要是水政执法管理的各种文件比如征收水土保持补偿费的通知水行政处罚告知书等该功能的实现主要是利用Delphi中OLE技术来控制WORD软件4包括WORD软件的启动模板的调用格式的控制和内容的插入实现的步骤为1在WORD软件中生成相关公文的模板文件并存储比如河道采砂管理费通知书可命名保存为hedaocsdot2在WORD中对模版文件中需要插入内容的地方设置书签比如hedaocsdot中有个地方需要插入发文的字号可在插入的位置设置书签名称为heddaocswh3打开模板文件在书签处插入填写的内容主要代码如下45454545454545454545454545初始化45454545454545454545454545454545454545varwordappVarianttrywordappGetActiveOleObjectwordApplicationexceptwordappCreateOleObjectwordApplicationend454545454545454545454545454545454545对模板中书签处插入内容454545454545454545454545454545forI1towordAppActiveDocumentBookmarksCountdobeginItemIndexIvBookMarkwordAppActiveDocumentBookmarksItemItemIndexifLowerCasevBookMarkNamehedaocsndthenbeginvBookMarkSelectwordAppSelectionInsertAftertrimedit1textedit1中的内容为发文的字号end4545454545454545454545454545454545依次使用以上方法对其它书签位置进行插入操作end32公文在数据库中的存取系统将公文的主要关键字部分以记录形式保存在数据库中同时对公文正文部分以二进制数据流的方式存入数据库这样即有利于公文的浏览和恢复又有利于公文的查询公文的正文内容在SQL数据库中对应的字段为BLOB类型在delphi中对数据流的操作基类是TStream类TStream还有其他的派生类其中最常用的是TFileStream文件流TMemoryStream内存流TblobStream字段流这里使用TMemoryStream和TBlobStream将公文正文内容存入数据库的主要实现部分如下varMSTMemoryStreamstrstringbeginMSTMemoryStreamCreate生成TMemoryStream对象edit1textsavetostreamMS把edit1text的内容正文内容保存到数据流中strsavetostreamMSADOQuery2SQLAddinsertinto公文valuesstrADOQuery2parametersparambynamestrvalueloadfromstreamMS4545454545454545454545454545454545end33基于内容的公文查询通过公文的关键字对公文进行检索相对来说实现较为简单有时当用户只记得公文的大致内容比如正文中的一些关键词对于其它一些基本关键字信息已经忘记了比如标题发文时间等这是就需要进行基于内容的查询操作5首先读取数据库中公文的记录信息然后使用Delphi中的TWordDocument类打开恢复的公文调用TWordDocument类中Content的findexecute方法就可以在文档范围内进行内容查找在查找的时候还可以通过参数控制实现在查找过程中是否区别大小写是否使用通配符等匹配成功以后结果返回True系统为该条记录做好标记将查询结果进行显示当数据库中所有的记录都处理完后所有被标记的记录均为满足条件的结果即内容中包含指定关键词的公文4结束语本文使用Delphi和SQL数据库技术设计结合MSword的相关功能设计和实现了一个公文自动管理系统给出了系统的具体结构和实现过程对关键技术进行了描述系统的正常运行证明了该方案是切实可行的参考文献1单玉刚张荣茂面向电子政务的公文管理系统开发与应用J小型微型计算机系统200332高岭林凯李增智面向CS和对象Web的管理信息系统开发研究J小型微型计算机系统20012122222253赵鑫吴迪宋广军基于Delphi的图形化电网管理平台的研究J计算机与现代化2010329304董良高磊等深入浅出Delphi6M北京清华大学出版社20025杨武电子公文管理系统设计与实现J电脑知识与技术200843631632