公司商务接待流程及标准.docx

公司商务接待流程及标准一目的为树立公司良好形象扩大公司对外联系和交流本着热情礼貌服务周到厉行节约对口接待严格标准统一管理的原则二范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门三管理办公室为公司接待工作的归口管理部门负责接待工作的安排和管理拟定重要来宾的接待计划协调相关部门落实接待任务提供后勤保障公司各部门在接到重要来访预约后可报办公室并协助拟定接待计划需公司领导出面办公室协调的重要接待应提前天告知办公室四计划与准备办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时对来宾接待应了解来宾基本情况来宾职务来访具体时间人数本地逗留日期目的和要求等在这基础上拟定接待计划排出日程安排表酌情安排接待标准办公室根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导陪同人员落实会晤时间及场所办公室根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店酌情安排酒水香烟用餐标准提前按接待标准预约好来宾下榻酒店酌情在房间内准备相关资料水果香烟等办公室根据情况计划安排来宾游览路线购物商场娱乐项目因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉水果烟茶音响设备投影设备领导席签横幅制作欢迎牌指示牌安排礼仪人员并邀请新闻媒体和草拟新闻通稿安排摄影摄像等办公室根据情况安排接待所需车辆保证车辆清洁安全性能良好司机车辆听从办公室主任和主接待人员协调安排统一调度办公室根据情况提前购买车票及机票五接待标准一级接待标准陪同人员总经理副总经理办公室主任迎接总经理副总经理办公室主任在高速路口机场车站迎接注意把握迎候时间提前等候于迎接地点接待人员引见介绍主宾时要注意顺序遵守介绍时的先后次序正规的做法是要先介绍身份较低的一方然后再介绍身份较高的一方即先介绍主人后介绍客人先介绍职务低者后介绍职务高者先介绍男士后介绍女士先介绍晚辈后介绍长辈先介绍个人后介绍集体在接待外国来访者时若宾主双方皆不止一个则为其双方进行介绍时要先介绍主人一方扣介绍来宾一方不过在介绍各方人士时通常应当由尊而卑按照其职务的高低依次而行来访时主人先伸手表示欢迎告辞时待客人先伸手后主人再相握握手的力度以不握疼对方的手为限度初次见面时时间一般控制在秒内介绍时就把身份地位低的一方介绍给相对而言身份地位较为尊贵的一方参观总经理副总经理办公室主任陪同由办公室主任沿途介绍济南市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息座谈公司人员确保公司环境室内洗手间清洁室温适度灯光合适将公司简介或相关资料纸笔茶水杯水果香烟摆放于接待室根据需要制作领导席签横幅欢迎牌指示牌调试好音响设备投影设备摄影摄像设备用餐标准办公室根据情况预定酒店下榻宾馆标准办公室根据情况预定酒店办公室根据情况来宾意愿和兴趣提前计划参观游览路线办公室根据情况购买礼节性礼品二级标准陪同人员副总经理办公室主任相关部门经理迎接由办公室人员到公司驻地门口迎接引导来宾参观副总经理办公室主任相关部门经理陪同由办公室主任沿途介绍市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息座谈公司人员确保公司环境室内洗手间清洁室温适度灯光合适将公司简介或相关资料纸笔茶水杯水果香烟摆放于接待室用餐标准办公室根据情况预定酒店下榻宾馆标准办公室根据情况预定酒店办公室根据情况购买礼节性礼品三级标准陪同人员相关对口的部门经理及人员参观相关对口的部门经理及人员陪同由相关人员沿途介绍济南市基本情况以及到达项目地后详细介绍地块相关信息座谈公司人员确保公司环境室内洗手间清洁将公司简历或相关资料纸笔茶水杯摆放于接待室用餐标准办公室根据情况预定酒店六接待礼仪仪表面容清洁衣着得体举止稳重端庄从容大方言语语气温和礼貌文雅态度诚恳热情不卑不亢迎接来宾时要注意把握迎候时间提前等候与公司门口或车站机场接待人员引见介绍主宾时要注意顺序接受名片时要以恭敬的态度双手接受默读一下后郑重收入口袋中过走廊时通常走在客人的右前方不时左侧回身配合客人脚步转弯处伸右手示意并说这边请进电梯时要告诉客人上几楼让客人先进先出座谈时客人落座后要以双手奉茶先客人后主人先领导后同事送客时根据身份确定规格若送至公司门口汽车旁招手待客人远去方可离开七注意事项接待中涉及机要事务秘密文电重要会议要特别注意保密接待中既要熟练介绍公司情况又要内外有别严守本公司商业机密对不宜摄影摄像的场合应向参观人员说明八信息反馈接待人员应及时撰写重要来访信息将与来访者交流中取得的信息汇总整理提取其中对公司有价值的信息交有部门领导十商务接待中的座次安排图一关于会议主席台座次的安排主席台必须排座次放名签以便领导同志对号入座避免上台之后互相谦让主席台座次排列领导为单数时主要领导居中号领导在号领导左手位置号领导在号领导右手位置领导为偶数时号领导同时居中号领导依然在号领导左手位置号领导依然在号领导右手位置几个机关的领导人同时上主席台通常按机关排列次序排列可灵活掌握不生搬硬套如对一些德高望重的老同志也可适当往前排而对一些较年轻的领导同志可适当往后排另外对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾也不一定非得按职务高低来排通常掌握的原则是上级单位或同级单位的来宾其实际职务略低于主人一方领导的可安排在主席台适当位置就座这样既体现出对客人的尊重又使主客都感到较为得体对上主席台的领导同志能否届时出席会议在开会前务必逐一落实领导同志到会场后要安排在休息室稍候再逐一核实并告之上台后所坐方位如主席台人数很多还应准备座位图如有临时变化应及时调整座次名签防止主席台上出现名签差错或领导空缺还要注意认真填写名签谨防错别字出现主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时二关于宴席座次的安排宴请客人一般主陪在面对房门的位置副主陪在主陪的对面号客人在主陪的右手号客人在主陪的左手号客人在副主陪的右手号客人在副主陪的左手其他可以随意以上主陪的位置是按普通宴席掌握如果场景有特殊因素应视情而定中餐桌西餐桌三仪式的座次安排签字双方主人在左边客人在主人的右边双方其他人数一般对等按主客左右排列四关于乘车的座次安排小轿车号座位在司机的右后边号座位在司机的正后边号座位在司机的旁边如果后排乘坐三人则号座位在后排的中间中轿主座在司机后边的第一排号座位在临窗的位置乘车座次安排五合影座次安排与主席台安排相同附会议座位安排长条桌注为上级领导为主方席沙发室与外宾会谈注为主方为客方与上级领导座谈注为上级领导为主方领导