实施会计电算化过程中出现的问题及对策.doc

目 录 前 言 1 第一章 有关会计电算化的基本理念 2 1.1会计电算化的含义 2 1.2会计电算化的目标 3 第二章 会计电算化的组织及系统的建立 4 第三章 网络环境下电算化系统内控 6 3.1网络环境下电算化系统的内部控制 6 3.2网络环境下电算化系统内部控制的完善 7 第四章 实施会计电算化过程中出现的问题及对策 8 4.1主要问题 8 4.2改进措施及对策 9 第五章 财务会计在互联网时代面临的冲击与变革 10 5.1理论冲击 10 5.2实务变革 12 第六章 推行会计电算化，为企业管理服务 13 第七章 实行财务管理电算化的体会 15 前 言 随着计算机及网络技术的不断更新发展，电子信息化程度越来越高，会计电算化在社会经济中的运用越来越广泛，信息时代的到来为企业进一步解放生产力，提高劳动生产率带来了极大的便利。由此，传统的企业信息管理体系发生了本质的变化，尤其在企业会计信息管理领域更是以崭新的电脑帐务系统取代了旧式的手工“日清月结”，便捷的企业管理电算化渐为广大的现代企业所普遍采用。 中国第二十二冶金建设公司隶属中国冶金建设集团公司，是一个具有近50年创业与发展史，以承建工业与民用建筑工程为主的国家大型综合性施工企业包括房屋建筑工程、冶炼工程、钢结构工程、机电设备安装工程、炉窑工程、管道工程、市政设施等项目的施工。可经营国外经济技术合作项目，承包本行业的国外工程和国内国际招标工程。下设10个专业工程公司，包括大型土石方及基础、土木与路桥建筑、工业炉窑、金属结构制作与安装、机械电气设备安装、管道安装与铁路铺设等专业施工力量，拥有目前华北地区规模较大、以生产工业与民用建筑、各种钢结构产品为主的现代化大型工业园和适应现代化建设需要的勘察、设计、科研机构和各类机械设备。下属公司及单位26户，所涉行业包括制造、施工、房地产、基本建设及教育、医疗、设计、物业管理等服务性行业。 日常会计核算及统计汇总工作纷繁复杂，千头万绪，而陈旧的手工记帐、统计与汇总工作根本无法满足现代企业对动态帐务数据采集与分析的要求，从而很难对财务数据进行系统性地跟踪分析，以获取市场变化的一般规律。由于公司的会计数据和信息繁多，既有企业外部的，也有企业内部的；既有财务部管理的信息，也有非财务部管理的大量财务和非财务信息；既有大量的固定信息，也有许多中间的和流动的信息，每天要处理大量的数据，输出各种财务会计信息。因此，财务人员整日忙于事务，从事烦琐的重复的计算，月终结帐显得更忙，经常需要加班加点才能完成，财会人员迫切要求改变这种手工劳动的局面。而电子计算机在会计上的应用正是从根本上解脱财会人员的繁重手工劳动，腾出精力从事管理工作的有力工具。为了跟上时代的步伐，提高企业现代化管理水平，2000年公司引进北京“用友”财务软件，着力提高会计核算的速度和准确性，减轻财务人员的负担，进一步将财务人员从繁琐的薄计工作中解放出来，逐步转移到财务预测、控制、分析等管理会计工作中。本文将围绕二十二冶开展电算化工作的进程阐述会计电算化在企业中有关的应用研究。 第一章 有关会计电算化的基本理念 1.1会计电算化的含义 “会计电算化”是电子计算机在会计工作中应用的简称。“会计电算化”的这个“化”字体现了一个循序渐进的演变过程，即从非电算化逐步过渡到电算化；从初级电算化过渡到高级电算化这样一个长期而艰巨的演变过程，而非一蹴而就。准确把握这个过程应从以下两个方面进行理解。 　 1、渐进性： 会计电算化的内容应包括实现如下几个转变过程： 　（1）从单项应用向综合财务处理转变； 　（2） 从财务会计电算化向将财务会计和成本与管理会计有机结合后的电算化转变； 　（3）从会计管理信息系统向会计决策支持系统转变。与此同时，对会计数据的管理应从数据库管理向数据仓库管理方向发展。 2、动态性：在会计电算化的过程中，要将会计学和计算机科学相互结合和交叉并推动会计学科的发展。因此，会计电算化是一个变化的过程、发展的过程和创新的过程。因此，不仅会计电算化的过程是变化的，而且对传统会计也不能看成是静止的。这里我们应该明确会计电算化是一个过程而不是目标。 1.2会计电算化的目标 会计电算化工作的目标，应该是应用企业财务会计原理和成本与管理会计方法以及计算机技术，对传统手工会计的处理方法、流程及对会计数据的收集、存储、处理、传输和报告方式进行改造后而建立起的电算化会计信息系统。要建立一个新的电算化会计信息系统，目前急需澄清对会计电算化工作的误解，纠正在认识上和实践中出现的偏差。 1、在认识上要明确“会计电算化”是指一个过程，而不是目标。但是，到目前为止从理论界到企业都把“会计电算化”看成是目标。因此,开发的会计电算化系统完全是模仿手工处理过程,对传统会计不敢改革。所以，开发出来的系统完全是一个模拟手工处理的电算化仿真系统。这样的系统对会计管理职能和控制职能的实现与手工处理没有本质的变化，只是对核算职能的实现有明显的改善。显然这不是会计电算化的初衷。 2、要纠正把计算机看成纯工具的片面认识。大家知道，纸张、文字及书写的发明创造了会计的复式簿记，推动了原始会计向传统会计的发展①。今天，我们有理由相信，计算机及现代信息技术的诞生已经为传统会计的革命准备了充分的条件。因为传统会计的程序和规则是以手工信息处理为技术基础而诞生的产物，没有考虑也不可能考虑以计算机为核心的现代信息技术特征。所以，我们有理由相信这些程序和规则与现代信息技术的发展具有不适应性②。解决这一问题的根本症结在于改造传统会计本身，而不是简单的替换处理工具。要改造传统会计本身就要有革命的胸怀和气魄来正视我们正面临的新技术革命的挑战。我们认为，21世纪的会计应该是适应现代企业制度需要的电算化会计信息系统。　 3、这里所说的“电算化会计系统”与传统会计又有什么不同呢？我们认为新的电算化会计应具备如下特征: （1）信息系统的特征。所谓信息系统就是指从数据的收集、存储、处理到传输使用的整体。电算化会计系统是指对会计数据的收集、存储、处理与报告使用会计信息的管理信息系统。该信息系统可分为三个不同层次结构，分别为不同管理层服务。会计数据处理系统结构（ＡＤＰＳ）为操作层服务；会计管理信息系统结构（ＡＭＩＳ）为中层管理服务：会计决策支持系统结构（ＡＤＳＳ）为高层服务。同时，会计管理信息系统又是企业管理信息系统的一个重要子系统。 （2）数据集中存放和管理的特征“电算化会计”改变传统会计数据重复记录分散存放而带来的弊端,采用先进的数据库及数据仓库技术，实现了数据分类集中存放，既保证了数据的可靠性，又可从此完全取消各种会计明细分类账和对账操作，实现数据共享。 （3）人机交互作用的特征。“电算化会计”可理解为一个由人、计算机、数据及程序组成的系统。因为它不仅具有核算的功能还具有管理和控制的功能，所以，它离不开人的交互作用，尤其是预测和辅助决策的功能必须在管理人员的控制下完成。因此，电算化会计系统不应该是一个“儍瓜型”的仿真系统，而应该是一个人机交互作用的“智能型”的管理信息系统。 “电算化会计”是会计学进入信息时代的发展，它是会计学、电脑与信息技术、企业管理及经济计量学等学科相互交叉结合后产生的综合性学科。从某种意义上说，“电算化会计”是为了满足现代企业制度的需要，应用现代科技与方法对传统会计进行改造和整合后产生的能适应信息化社会要求的新型应用型学科。 第二章 会计电算化的组织及系统的建立 随着社会主义市场经济的日趋完善，企业的一切经济活动都面向市场。企业向内部挖潜，走内涵发展的道路即企业经营重心逐步向管理方面转移。作为管理手段的会计，其功能与核心也必须向管理方面转移，会计工作的目标由“报帐型”向“控制管理型”转变。会计目标的转移，要求做到会计信息资料的准确、及时、完整和有效，而这只能是通过充分运用电子计算机和好的财务软件，把“财务核算、微机核算、全面经济核算”融为一体才能得到完成与实现。　　　　根据这一思路，公司1999年明确提出了在企业推广会计电算化和开发管理软件的目标。2000年公司引进了“用友”财务软件，引进的“用友”财务软件具备建帐、日常帐务、帐务分析以及系统管理等帐务处理全部功能，具有灵活、通用、使用简便、功能丰富、严密可靠的特点。从运行结果来看，建帐后，只需进行初始化工作，既可完成填制凭证、复核凭证、记帐、对帐（含银行对帐）、往来帐管理。个人往来、供应商往来、部门核算、项目核算、专项核算、期末转帐、打印帐页、综合查询等工作，凭证和帐簿格式与手工方式一致，帐页实现连续编号，便于装订，大大减轻了财务人员的劳动强度，而且能对帐务处理后的数据进行成本、利润、资金等项目计划执行、增减变动、结构比重分析，往来帐款分析，并可将分析结果给制成各种图形，达到了当时财务管理和企业管理的目的。另外，公司引进配套的“行业报表”软件可根据账务系统调取相应数据而生成会计报表，并具有表内、表间审核功能，且能够对下属中间及基层单位进行汇总。由于公司全面的普及实施了“用友”财务软件，不仅从基层改变了昔日传统会计核算繁、杂、易错的局面，而且大大提高了上级单位的工作效率，总公司不必再为每月大量的录入工作而耗费大量的时间和精力，大大提高了工作的准确率。　　　　但是，随着经济的不断发展，新的财务会计制度的执行和国家新税制的实施在会计电算化的实际工作中，我们感到单用户会计软件已不适应处理日常帐务，进行各项会计业务核算的要求，我们认为这种单机板、分布式的财务软件应用模式存在"先天不足",主要体现在:： 系统只有基本的核算功能,只能进行事后、静态反映,无法进行事前预防和事中控制。 各单位的财务信息较为独立,公司总部在对资源的深度分析和利用方面存在一定的障碍,各部门在对数据采集使用方面经常出现重复劳动,同时也不利于公司从整体上控制各类经营风险。 原系统技术落后,数据安全性较差,无法进行复杂的数据查询、分析。随着证券业的发展,高风险的(证券)行业特性,公司业务和规模又不断扩展,加强管理集中化、网络化的需求日益迫切。 公司主要领导要获取各方面信息时，只有到各部门的微机工作台前，不利于公司主管领导对相关数据信息的及时掌握。 2003年我公司再次引进了具有网络功能的新一代“用友”财务软件实现了会计电算化的网络化，具体方案如下: 在公司总部建立专用的数据库服务器和中间层服务器,并通过防火墙与公司内网(INIRANET)及互联网(INERNET)相连。 各营业部建立自己的账套数据,实现各营业部独立核算、营业部之间业务数据保密等要求,各账套在逻辑上既相互独立,又接受总部的统一规范。 各账套数据(库)集中存放在公司总部,实现集中管理。 总部建一集团数据仓库,用以合并各营业部账务数据,实现分→合数据管理,以达到使用方便、管理集中的要求。 上述方案可实现两个方面的应用要求:(1)网络化。公司领导及各核算单位可在全国任何地方通过网络接入财务信息系统进行操作。(2)集中管理、应用分布。全公司账务数据全部集中在总部统一,各营业部财务人员在其本地登陆系统,进行日常的业务处理。 通过实现财务软件网络化，公司实施电算化的进程又向前迈进了一步。 第三章 网络环境下电算化系统内控 3.1网络环境下电算化系统的内部控制 公司实施会计电算化的网络化将面临一些新的问题，如何在网络环境下更好的、安全的实施会计电算化也成为了企业面临的更大挑战。 1、很难避免非法侵扰。网络是一个开放的环境，在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的，除非它们在物理上断开连接。因此，网络下的会计信息系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰。这种攻击可能来自于系统外部，也可能来自系统内部，而且一旦发生将造成巨大的损失。 2、电子商务给内部控制出难题。随着电子商务的迅猛发展，网上交易愈加普遍，可以想象在不久后企业的全部原始凭证都将成为数字格式，这加强了企业对网上公证机构的依赖。但直到目前相应的技术和法规还远没有达到完善，这也给系统的内部控制造成困难。 3、内部稽核难度加大。若要信息系统进行审核，则必须克服下列几项问题:企业可能会担心相关内部资料暴露于外，影响其竞争能力; 稽核必须运用更复杂的查核技术，会计师必须培训具备复杂电脑资料处理能力，定能胜任此项工作;稽核将大幅增加查核所需的时间与成本。 4、网络环境下无形资产转移难以控制。知识经济形成后:会计控制的客体发生了变化，由部分有形资产转移到了无形资产。实务经济形态中的各种有形资产是一种静态资产，只有借助外界的力量才能转移。但无形资产是一种动态资产，如人力资产的转移无须借助外界的力量即可发生，在利益机制的驱使下在网上很容易转移。 综上，随着网络技术的逐渐成熟与完善，会计信息系统的内部控制体系将发生深刻的变化。只有清楚地意识到这些变化，才能适应社会的发展，建立完备的、崭新的会计体系。近年来，企业利用互联网推广电子商务，已成为全球性商业发展的重要趋势之一。公司专业人员(例如:会计师、会计人员、稽核人员等)如何体察此种趋势，培养相关的能力，以掌握机会，发挥专业服务功能，应是值得重视的课题，从内部稽核及外部审计的角度，探讨网络技术对于企业交易处理流程及内部控制制度的冲击与影响具有深远意义。 3.2网络环境下电算化系统内部控制的完善 网络信息化实现了资源、信息共享，加大了企业与外部各种信息渠道的联系，但是随着资源共享程度的加深，各种网络安全问题也随之而来，如何能够更好的完善网络环境下的电算化系统也就成为我们必须面对的问题。 1、网上公证曲三方牵制的形成。由于网络环境下原始凭证仍然用数字方式进行存储，所以也不能像手工系统那样对每一张凭证作痕迹检验。可是利用网络所特有的实时传输功能和日益丰富的互联网服务项目，我们可以实现原始交易凭证的第三方监控，即网上公证。比如每一家企业都在互联网认证机构领取数字签名认证和私有密钥。当业务发生时，一方将单据传到认证机构，由认证机构确认并将经过数字签名的加密凭证与未加密凭证同时转发给另一方。这样就得到了一笔确实经过双方认可的交易。而单独某一方因无法获得另一方的数字签名和私有密钥，不可能伪造交易凭证。同时，该凭证以加密和末加密两种形式存储于企业的数据库中，会计人员只有可能修改其末加密的那一份。这样一旦审计人员或主管人员对某笔业务产生怀疑，只需将加密凭证提交客户和认证机构其解密并加以对照即可。 2、监控与操作的分离实现了系统内部的有效牵制。从前一部分的分析可以看出，电算化系统下内部牵制没有手工系统完善。但是从另一个角度看，手工系统下的多方牵制也不是一个成熟的牵制方法，只是通过多人的重复劳动实现牵制。因此这种传统的牵制手段已不能适应电算化会计系统的要求，必须找到能够充分利用网络实时高效的特点的方法。一个比较有效的办法是在电算化系统内分出操作与监控两个岗位，对每一笔业务同时进行多方备份。当会计人员进行帐务处理时，其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上，由监控人员进行即时或定期审查，一旦出现数据不一致便进行深入调查。这样明确了岗位的划分，实现了有效牵制。 3、在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时解决。对于计算机软件来说，其内部错误或不足是无法避免的。因此其解决办法只有两个:一是在开发过程中加强交流，充分测试;二是在发现问题后及时解决。而在单机系统下，用户与软件供应商之间由于受空间、时间的影响无法进行充分的交流，降低了系统的可信赖性。但是在网络时代，即使万里之隔也可以在几秒钟内建立连接，进行实时高质的通讯或软件传输。这给解决上述问题带来了方便。比如在开发时期用户可以随时向供应商提出最新的要求或意见，同样，开发商也可以及时把刚修正的软件传送给用户进行测试，大大提高了软件质量和开发速度。同样在使用过程中，开发商可以通过网络对用户的系统进行定期的在线测试，一旦发现问题可以及时通知用户并进行在线升级，把BUG的存在时间控制在最短，提高系统健壮性。 第四章 实施会计电算化过程中出现的问题及对策 4.1主要问题 正确处理好会计电算化与审计的关系会计电算化是对传统手工会计进行了改造和革新后产生的，它将在企业现代化管理中扮演重要角色。会计电算化信息系统的诞生不仅给传统会计带来革新而且也给传统审计带来巨大冲击。主要表现在： 1、会计电算化后，传统审计线索变化了而且计算过程也不直观了。 因为电算化会计的手工明细账、日记账不存在了，记账凭证数据存储在磁性介质上。财务处理过程在计算机内自动完成，肉眼可见的审计线索大大减少，过去对证账、账账核对的办法现在不方便了，这无疑给审计工作者带来了困难。 2、会计电算化后，过去的内部管理制度也不适用了。 靠人为的分工来监督很困难。因为电算化系统除凭证输入目前需要由人工完成外，其余处理全由计算机完成，人工干预越来越少，而且数据的输入、存储和修改都不留痕迹。所以，手工会计使用的内部控制方法失去了作用。这一点是对审计人员提出的严重挑战。 3、电算化会计系统本身的故障也会给审计工作带来困难。 例如，不可预计的环境灾害、硬件设备或软件的失灵、人为无意的差错和有意的舞弊等都可能给系统造成无法估计的危害。因此，会计电算化能给企业带来巨大效益的同时，也存在可能带来巨大的风险。为了尽可能减少风险，尤其是打击计算机舞弊，我们再不能重犯发达国家过去先研究电算化会计再研究电算化审计而造成巨大损失的错误。我们应该在研究开发电算化会计信息系统的同时重视研究电算化审计的工作，使二者相互配合相互促进。 4.2改进措施及对策 现代审计活动一般分为查询审核、证实存在和系统分析三个阶段。在查询审核阶段，电算化会计应能为审计提供新的查询线索。因此，电算化会计软件应提供关于“凭证－总账－报表”三者之间的双向查询功能。在证实存在阶段，电算化会计系统应提供多种会计核算方法处理过程供用户和审计员选择，并编写一套审计测试预留通道。系统分析阶段是现代审计重要的过程。系统分析过程的重点是加强电算化会计系统的内部控制。美国注册会计师协会在第3号《审计准则公告》 中将电算化会计系统的内部控制分为一般控制和应用控制两类。一般控制是指对会计电算化过程的组织、电算化会计系统的研制开发及应用环境等方面进行的控制。而应用控制是为适应各种会计处理的特殊要求而建立的能预防、检测和更正错误、处理舞弊行为的控制措施。因此，应用控制与会计软件开发密切相关，应特别引起重视。应用控制一般分为初始化与维护控制、输入控制、处理控制和输出控制。 1、初始化与维护控制。初始化工作主要指为保证系统正常运行而进行的准备工作。如设置系统初始时间、明细科目、口令、余额初始化及各种参数和文件的设置等。 初始化工作是后续工作的基础， 因此会计软件必须重视初始化工作的控制。维护工作主要指对系统数据的备份和恢复。它是保证系统安全正确运行的重要措施。 2、输入控制。输入控制是应用控制的重点。输入控制就是在保证原始数据真实、准确的前提下，采取措施保证会计数据在编码、填制记账凭证及输入过程中能及时发现可能出现的差错并纠正。输入控制的措施除了要不断加强操作人员的责任心和提高技术水平外，还要采取如下控制方法：（1） 建立科目对照检查； （2） 借、贷平衡检查；（3） 逻辑性检查；（4） 人工检查。 3处理控制。处理控制的目的是保证处理步骤的正确性、可靠性和适应性。因此， 电算化会计系统应具备处理过程的时序控制。例如，成本核算的时序控制及打印报表前的过账和结账时序控制等。由于审计人员不能观察到有关数据的处理过程，所以，对处理控制应特别关注。 4输出控制。输出控制的目的是保证输出信息的准确、可靠。输出控制必须做到的措施有打印日志控制、 打印预览控制、打印时间及序号控制等。 第五章 财务会计在互联网时代面临的冲击与变革 5.1理论冲击 互联网对传统财务会计理论的影响。传统财务会计理论建立在一系列假设的基础上，即会计主体假设、持续经营假设、会计分期假设和货币计量假设。传统财务会计的四个假设适应传统社会经济环境，并为会计实践检验，证明了其合理性、但是，在互联网走进现代人们的日常生活，并充斥于社会经济活动的各个方面时，以前会计假设所依据的社会经济环境发生了巨大的变革。在新的社会经济环境下，四个会计假设都面临挑战。 1、对会计主体假设的影响。会计主体又称会计个体。指会计工作特定的空间范围，它为确定特定企业所掌握的经济资源和进行的经济业务提供了基础，从而也为规定有关记录和报表所涉及的范围提供了基础。这个个体是有形的实体。而网络公司存在于网络计算机之中，它是一种临时结盟体，没有固定的形态，也没有确定的空间范围。网络公司是一个“虚拟公司”，它可以由各个相互独立的公司，将其中密切联系的业务划分出来，经过整合、重组而形成，同时也可以根据市场变化或业务发展不断调整结盟体的成员公司，甚至经常解散或重新构建。因此，企业在网络空间中非常灵活，会计主体变化频繁，传统会计主体在这种条件下已失去意义。如何在互联网络环境中对会计主体作出新的界定或对会计主体假设本身进行修正是网络会计无法回避的问题。 2、对持续经营假设的影响。持续经营假设，指会计上假定企业将持续经营下去，在可以预见的未来，企业不会被清算或破产。在持续经营假设下，企业所持有的资产将在正常的经营过程中被耗用、出售或转换，其所承担的债务也将在正常的经营过程中被清偿。在互联网络环境下，会计主体十分灵活，存在的时间长短有很大的小确定性。“虚拟公司”可以随业务活动的需要随时成立，当该项业务活动结束，或者需要调整