办公文具管理工作标准.doc

1.0、总则与目的 1.1、为了加强行政管理,合理使用办公文具资源,减少或杜绝浪费; 1.2、规范办公文具的申购、领用、以旧换新、报废等程序管理。 2.0、规范性引用文件 (无) 3.0、术语和定义 3.1、办公文具:置放于办公场所些常用的现代文具,如三针一钉,会计用品,文管用品,单据凭证等。本工作标准所提及的办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三类; 4.0、应用范围 本工作标准适用于公司所有部门办公文具的管理。 5.0、职责与权限 5.1、行政课:办公文具的归口管理单位,负责办公文具申购、配置、发放等管理; 5.2、各部门:建立部门文具台帐,由部门文员统一管理。 6.0、管理内容及要求 6.1、行政课应建立《办公文具进出明细表》,每月盘点一次,必须做到入库和发放有记录,做到帐物相符,类别清楚。以及部门/个人领用须建立《工/文具卡》; 6. 2、办公文具实行“谁领用、谁负责、谁保管”的原则;属部门领用的,由部门文员负责(若部门无文员则由部门主管负责); 6.3、办公文具的分类 序号 类别 物 品 明 细 备注 1 消耗品 铅笔、刀片、胶水、透明胶、大头针、回形针、订书针、橡皮擦、笔记本、复写纸、打印纸、大白贴、标签、信纸、原珠笔、中性笔、笔芯等; 按岗位所需不限定人员使用; 2 管理 消耗品 油性笔、白板笔、签字笔、荧光笔、修正液、电池等; 限定人员使用，需以旧换新,离职需移交; 3 管理品 剪刀、美工刀、订书机、打孔机、卷笔刀、燕尾夹、笔筒、打码机、印章、日期戳、印泥、计算器、档案盒、文件夹、文件袋、文件栏/架、拉杆文件夹等; 6.4、办公文具的申购 6.4.1、行政课应保证文具一定库存量。办公文具原则上每个月只采购一次,行政课应在每月25日前提供申购清单,即《材料规范申请表》。申购具体流程详见《办公文具申购流程图》; 6.4.2、消耗品可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数)、经验法则(估计消耗时间)设定,核对仓存量后定期申购,由行政文员填写《材料规范申请表》,由部门经理审核,经管理者代表/总经理批准后,交采购组采购; 6.4.3、各部门如因工作需要,需添置新的办公文具,应以《内部联络单》的形式知会行政课,再由行政课按采购程序采购; 6.4.4、印刷品(如纸袋、信纸、信封、表格……)除部门特殊表单外,其印刷、保管均由行政课统一印刷、保管; 6.4.5、对部门或个人私自购买办公文具,公司不予以报销。 6.5、办公文具的领用 6.5.1、领用分类 序号 类别 物 品 明 细 1 个人 领用 铅笔、刀片、胶水、透明胶、大头针、回形针、橡皮擦、笔记本、复写纸、档案盒、标签、便条纸、信纸、燕尾夹、原珠笔、中性笔、荧光笔、订书机、订书针、计算器、笔筒、文件架、档案盒/袋、文件夹、文件栏; 2 部门 领用 白板笔、打印纸、打孔机、钉书机、打码机、电池、印章、印泥、档案盒/袋、文件夹、文件栏/架、标签等; 备注:以上个人领用与部门领用作为参考,无绝外划分,根据工作实际情况领用发放; 6.5.2、领用管理 6.5.2.1、领用时间:每月规定5日和20日为办公文具申领发放时间(如为法定假日或星期天,则顺延第二天),其它时间不予以发放; 6.5.2.2、领用人:部门文员(部门无文员由其部门负责人或指定人员); 6.5.2.3、新入职人员首次发放办公文具须在入职3天后发放,由部门文员带领其到行政文员处填写《工/文具卡》,行政文员根据其工作岗位的不同参照《办公文具配置表》发放办公文具; 6.5.3、办公文具的日常领用流程:详见《办公文具申领流程图》。 6.6、办公文具的更换 6.6.1、管理消耗品文具应限定人员使用,自第二次发放起,必须以旧换新;以旧(坏)换新时,需无填写《工/文具卡》,填写《办公用品申请/审理单》。并在《工/文具卡》“备注”栏中注明更换及换领时间; 6.7、办公文具的移交 6.7.1、管理品、管理消耗品办公文具列入移交,如有故障或自然损坏,应以旧(坏)换新,如遗失或者人为损坏应由个人或部门赔偿或自购补齐; 6.7.2、凡员工离职或调离工作岗位,必须持《工/文具卡》和其对应文具一并到行政课办理退还手续后,方能办理其它相关手续; 6.7.3、凡属自离人员,由行政课到所在部门收回所领取的文具并作好数量核对登记。 6.8、办公文具的赔偿 6.8.1、如发现办公文具(主要指管理品)在使