工程资金监管结算管理系统开发应用研究.docx

1工程资金监管结算管理系统开发应用研究上海市机械施工集团有限公司胡力祥一引言近年来公司生产经营有了飞速的发展生产领域不断扩大生产经营的发展也带来了工程资金管理的变化对企业的财务管理也提出了更高的要求必须依靠先进科学的技术建立起规范流程化的资金管理信息平台创新工程项目资金管理模式才能有效地提高管理能级适应企业生产经营的需要为此开始对资金结算系统的开发工作二资金结算系统功能设计系统设计目标是研究工程项目资金监控和结算分析的网络管理模式设计面向企业整体服务的解决方案编制计算机行之有效的应用管理系统提升资金监控管理和结算分析的能力一管理模型工程项目资金审批和监控管理功能在审批界面上不仅能根据施工设备材料和人力资源等合同的特点显示相应的合同资料和申报材料而且还可以动态反映出该合同以及相对应的工程合同上家和相关合同其它分包的收入支出待支待批等资料便于领导和各管理人员全面客观地掌握项目的整体情况提高监管和决策的能力2设计企业信息平台基础研究和编制工程合同编号的编码规则使其成为企业的标准代码不仅使系统中同一工程项目下的合同资料数据关联也使公司相关应用系统数据整合和信息共享保证工程资金数据的完整性一致性和有效性工程资金结算分析系统使用财务结算统计的算法随时可以对工程资金运行过程中的资料进行处理即时的产生各个统计层面的分析表并且可以对统计数据的来源进行层层追溯直到原始财务凭证保证资料的正确性完整性和可比性充分了解各管理部门对资金管理的需求实现资金的结算收支材料采购设备租赁施工生产等成本的事先计划事中控制和事后反馈建立面向财务核算经济管理设备物资核算工程结算内部银行支付以及审计的整体服务模式全面提升企业资金管理的能级二系统架构本系统具有用户访问站点多使用频率高信息流量大和响应速度要求高的特点针对该系统的要求提出了系统采用浏览器服务器体系架构以及和可扩展超文本标记语言为编程语言为系统数据库为系统的顺序开展打下了基础三功能设计管理模块设计根据资金管理特点分为以下模块申报管理模块申报管理是为工程资产申请收支方服务的提供的主要功能是输入资金收支申请表的操作界面以及对本方资金纪录的查3询和结算分析是由申请付款单输入免审支出输入收入登记输入成本和税金管理自付费用支付申报资料的查询以及操作口令设置模块组成审批管理模块审批管理是为工程资产监管方本例是机施集团服务的它提供的主要功能是对下级申报表的审批支付工程资金纪录的查询和结算分析等是由申报资料预审申报资料审批收入资料圈阅申报资料结审付款申请执行结算资料查阅以及操作口令设置这几个具体功能模块组成系统根据用户权限自动调用相应的功能模块系统管理模块系统管理是为系统管理员服务的它提供系统初始化设置的平台主要由注册单位管理本方银行管理数据代码管理操作权限管理数据资料维护以及操作日志管理这几个功能模块组成合同编号设计为了保证工程资金资料的完整性唯一性和关联性工程资金管理软件把合同编号定义为数据库关键字主要是为了实现企业工程资金应用系统的整合和数据的共享并能反映下面的统计要素能区别工程合同上家和分包合同下家能反映工程的性质施工材料设备劳务专项分包和其它能反映签约单位和施工单位合同签约的年份和排序号能区别原始合同还是补充合同通过合同编号可以方便的实现工程资金的查询和分类汇总统计资金流转程序的设计工程资金的流转分为工程资金支付4的审批工程资金收入的报告免审支出的确认在总结资金审批管理运行经验的基础上根据工程资金管理上新的需求提出了完善资金审批的方案流程设计如下工程资金支付的审批考虑建筑企业资金支付的特点和实际操作的需要审批流程的功能包括顺序审批退回复审作废提示工程资金收入报告收入报告流转是为了让相关部门及领导了解项目的收入情况免审支出确认为提高资金的支付效率部分的款项支付可由集团资产财务部确认后由申请方直接去内部银行支付资金分析功能设计建筑工程尤其是中大型建筑工程施工组织庞大具有十分复杂的合同构成而同一个工程合同的收支也是分阶段进行的这就给工程资金管理和监控带来了困难为了提高资金的管理效能促进工程资金的收支平衡和运作能力增加项目支出审批的合理性在资金管理中应用收支分析功能的需求就变得更为迫切为此我们引进了财务结算的概念在工程资金收支变化时即时地进行结算式的处理同步产生结算分析报告结算分析报告分成三个统计层面分别为总账工程项目收支总账用以了解整个工程项目的资金状况分类账按合同类别列示收支汇总资金分类账细化了该项目的收入支出内容将支出分为协议施工材料租赁劳务以及自有成本等类别并进行统计明细账合同的收支汇总及明细表用以显示某一合同支出收入的全部纪录进一步操作还可以查阅该纪录的申报单为了区分支付分类将内部银行自主支付和土木钢构对外合作标以不同的颜色方便鉴别同时5和工程资金结算分析相对应的在申报审批操作中只要点击申请界面中的工程项目结算分析就会进入工程资金结算分析界面并直接显示出与本次申请合同相关联的工程项目结算分批报告二者的效果是一致的三资金结算系统应用分析系统面向多部门的特点使企业对工程资金的监管和结算分析更加的轻松便捷结合各个使用部门的日常应用由于系统用户多故本文仅截取部分用户的应用分析系统的优点主要体现在以下方面一提高了财务管理水平减轻了审批的工作量提高了工作的效率审批时能直接查阅到该笔资金所属工程项目的整体资金状况为审批提供了依据资金收入的圈阅功能使得集团领导层能在第一时间了解工程项目的资金回收情况强大的数据归集和处理能力促使工程项目的资金得到有效的监控系统的结算分析功能使得每个工程的合同付款状况一目了然通过系统提供的分类查询功能可以按支付的方式分类汇总工程项目或者按工程开工日期分类汇总某一年的工程资金状况亦可根据用户需要自由组合使用浏览器访问系统使得系统操作不再被办公室束缚即使在外开会或出差也能通过网络完成日常的审批工作不会造成工作的积压大大提升工作效率二提高了资金审批效率系统与集团公司的合同管理系统共享数据在审批时可以直接查6阅相关申请的合同条款大大提高工作效率和审批的准确性加强了资金审批的全过程监控控制各个层级的资金支付系统通过合同编号自动归集同一工程协议的付款既在单一合同层面保证付款的合理性也在工程协议层面把控资金支付的可控性为市场部的合约管理合同支付管理提供了极大的便利系统功能齐全操作简便系统使用方便快捷使用网址登录只要有网络的地方就可以实现系统操作有力的提高了管理的能效三提高了资金支付效率强大的搜索功能使得付款时可以根据申请金额对方单位名称工程名称等信息方便快捷的定位到某一笔具体的付款申请这一人性化功能在年末付款高峰时非常有用系统的资金支付操作方便快捷易于上手付款时只需点击具体的支付行账户名称和操作人员姓名即完成了一笔资金在系统中的支付操作与原有的内部银行管理软件无缝衔接使得在资金系统中完成支付操作的记录完整的导入内部银行管理软件中并在该软件中完成制证的操作大大减少了财务核算的工作量四结论与展望系统投入使用后企业工程项目资金管理有了强有力的支撑综合各部门的实际体验反馈可以得出工程资金监管与结算分析系统的成功开发实现了集团公司工程项目资金监管的信息化达到了集团对资金流转审批无纸化办公的需求为集团公司各职能部门的数据共享及协调合作提供了平台为领导的审批决策提供了强有力的数据7支撑工程资金监管和分析系统的成功开发提升了集团公司对工程项目的管控能级为集团公司各部门的协作打下了坚实的信息化基础项目开发是成功的工程资金结算的管理归根结底要归结到管理身上因而加强资金管理将是工程资金结算管理永远的主题和核心加强与其他系统的整合以及数据交互应用将成为工程资金结算管理系统今后的发展方向加强系统资金数据分析能力将是其发展的重点该系统不仅是数据的汇总系统审批系统更应该是分析系统决策系统是小型的系统然而工程项目资金监管和分析还有许多工作要做如何做好工程项目资金的数据与财务软件的无缝衔接在系统中自有成本和税金还需要基层财务人员计算后填入影响了数据的正确性和即时性结算管理功能尚不完整要不断提升管理能级使得工程资金监管和分析系统在企业的发展中发挥更大的作用编辑晓斌秦思慧