行政文书管理制度.doc

行政文书管理制度 制度名称 行政文书管理制度 受控状态 编 号 第1章 总则 第1条 目的 　　为了确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。 　　第2条 定义 　　文书是指业务工作上往来公文、报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、各种账簿、图表参考书等一切业务类用书与公文。 　　第3条 文书管理要求 　　1.凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达和答复等，一律以文书的形式进行。所有文书的处置都必须以准确和迅速为原则，必须明确责任。 　　2.须请示审批，即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。 　　3.全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 　　4.必须严格保守文书的秘密。 　　第4条 适用范围 　　本制度适用于公司所有员工。 第2章 文书的收发 　　第5条 工作日，文书由主管科室负责收发 工作日，文书全部由文书主管科室收发，并按下列要点处置。 　　1.一般文书予以启封，分送各部门、科室。 　　2.私人文书不要开启，直接送收信人。 　　3.须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回文书主管科室。 　　第6条休息日，由值班室负责文书收发 　　休息日、节假日等规定工作时间外收发的文书，由值班人员接收后转交给文书主管科室。 第3章 文书的处理 第7条 文书按机密程度划分类型 　　1.须请示审批的绝密文书，指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。 　　2.须请示审批的秘密文书，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。 　　3.外密文书，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 　　4.普通文书，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 　　5.传阅文书，指在本公司内广为传阅或传达的文书。 　　第8条 文书的阅览原则 　　1.某文书被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下， 在文书的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。 　　2.有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上传阅登记簿，按传阅登记簿规定栏目填写，并最终交还文书主管。 　　第9条 普通文书的处理原则 　　1.由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。 　　2.如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。 　　3.如果是与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。 　　第10条 机密文书的处理原则 　　1.机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。 　　2.指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓名，由发文者封缄。 　　3.到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。 如果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。 　　第11条 与各部门、科室相关文书的处理原则 　　与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，则由文书的主管部门出面进行协商；如果不能协商一致，则可上报或请示上一级领导，由上级领导裁决。 第4章 文书的请示审批 　　第12条 请示审批的要求 　　请示审批是公司经营的一项重要程序，凡公司经营重要事项，都必须经请示，获得董事会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。 第13条 须请示审批的内容 　　1.职务及重要人事安排。 　　2.各种制度性规定的变更。 　　3.重要契约的缔结、解除与变更。 　　4.诉讼行为。 　　5.与官方机构有关的、各种重要的请求、回执和申请等。 　　6.土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。 　　7.大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。 　　8.分支机构的增编与升格。 　　9.预算与决算事宜。 　　10.借款、贷款以及借贷银行的开设与变更。 　　11.须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。 　　12.须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改、废除以及费用开支的修订。 　　13.有关公司经营的重要计划与企划。 　　14.其他上述未涉及的重要事项。 　　第14条 须请示审批者规定 　　须请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管领导。 　　第15条 请示审批的方式 　　请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。如果事情紧急，允许直接以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。 　　第16条 请示审批的内容和顺序 请示提案文书的内容和顺序，包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份，分送有关部门，如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等。 　　第17条 请示提案文书的其他要求 　　1.请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 科室，并及时签名盖章。 　　2.请示审批内容一旦被上级认可并做出决定，则以请示提案书副本替代批复返回请示部门执行。 　　第18条 请示提案的保管 　　请示提案原本由总务部、庶务科保管。 第5章 文书的制作 第19条 文书制作要领 　　1.须请示审批的文书必须简明扼要，一事一议。语言措词力求准确规范。 2.起草文书的理由必须做出交代，具明起因以及中间交涉过程，必要时附上有关资料与文件。 　　3.必须明确起草文书的责任者，署上请示审批提案者姓名。 　　4.对请示提案文书进行修改时，修改者必须认真审阅原件，修改后必须署名。 　　5.文书的起草必须征得主管同意，并且在主管有了明确的决定之后进行，文书起草只是一个“文书化”的过程与结果。文书的草案必须予以保存。 　　6.重要文书或契约书（案）必须经过公证，并且在正式文书形成之日前， 必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。 　　第20条 文书的署名规定 　　1.公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名即可；如果只是单纯的上报文书，或者不涉及各部门、科室，且内容并不重要的文书，只需部门、科室署名即可；如果是重要文书，按责任范围署名总裁、副总裁、专务董事、常务董事或者有关部门的主管姓名与职务。 　　2.对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托的事项，可由指定责任者署名。上列规定以外的文书，也可署分公司或分支机构的主管职务与姓名。 　　第21条 文书的盖章