房地产开发公司合同管理办法定稿版.doc

山西潞安房地产开发有限公司合同管理办法试行二一四年八月1目录第一章总则2第二章合同管理机构及业务部门职责2第三章合同管理制度3第一节合同的签订3第二节合同的会审6第三节重大经营事项的前置审核9第四节合同的履行10第五节合同的变更和解除11第六节合同纠纷的处理12第七节合同专用章管理13第八节合同台账报表及档案管理13第四章合同管理奖惩14第五章附则162第一章总则第一条为规范公司的合同管理工作满足合同管理工作需要实现公司合同管理的制度化预防和避免合同纠纷的发生维护公司的合法权益根据国家相关法律法规及公司有关规定结合公司的实际情况制订本办法第二条本办法适用于公司一切合同管理活动本办法所称的合同业务是指公司在生产经营活动中签订的建设工程物资采购技术广告等所有合同的谈判签订履行等行为第二章合同管理机构及业务部门职责第三条经营部是公司合同归口管理部门负责依法对合同进行统一指导监督管理第四条经营部主要职责1负责国家相关法律法规的宣传2建立健全和完善合同管理办法3根据公司采购计划组织相关部门进行市场调研4参与合同洽谈负责合同的发起审批流程的调度合同会审及建档保管并按季度移交档案室等工作5负责牵头拟定公司重大项目合同文本并组织相关专家对公司重大事项的合法性可行性进行论证并出具法律意见书6负责规范公司合同文本负责公司合同法律条款的审核7参与合同纠纷的调查调解等活动38办理其他合同业务方面的工作第五条业务部门主要职责工程部负责提交工程发包材料设备招标采购计划负责审核对方主体资格技术部负责提交公司设计测绘检测等技术服务合同的签订计划负责审核对方主体资格企划部负责提交公司广告宣传制作策划等宣传服务方面合同的签订计划负责审核对方主体资格办公室负责提交公司办公用品等业务分管范围内采购合同的签订计划负责审核对方主体资格财务部负责审核合同的付款方式付款期限等有关条款公司分管经理负责所分管工作范围内招标采购合同签订计划审批及合同的审核批准总经理负责全公司所有合同的审核批准第三章合同管理制度第一节合同的签订第六条合同的签订应当符合国家法律法规政策的规定符合公司相关管理办法的规定坚持平等互利协商一致公开公正与诚实信用的原则第七条凡以公司名义签订的合同均应加盖公司的合同专用章不得用行政章或其它印章代替公司下属职能部门更不得加盖本4部门行政章或其它印章签订协议合同第八条公司严禁提供任何担保第九条公司所有经营业务必须按照市场行为形成书面合同约定金额在1万元以下的除外严禁未订立合同即实际履行而后补办签订手续的行为但突发事故设备抢修工程抢险救灾等特殊情况不能及时签订合同的须报总经理批准后应急办理并在一周之内完善相关手续第十条合同的主要条款应当齐备和明确必须包括但不限于下列条款1双方当事人的详细情况包括名称地址电话法定代表人委托代理人开户银行及帐号2标的3数量包括计量方法4质量包括执行标准5价款或者报酬6履行期限地点和方式7违约责任8解决争议的方法9合同生效条件10签约日期签约地点第十一条合同的签订1经营部按照承办部门提交的计划按照公司相关管理制度规定或招标的方式确定合作方牵头组织承办部门及相关部门与对方初5步就合同的相关内容进行业务谈判与承办部门共同草拟合同条款2合同初步达成一致意见后经法律顾问审核承办部门将预审资料准入计划招标调研资料合法有效的资质手续等经经营部审核后由经营部将合同及相应资料上传公司OA办公系统发起合同会审流程合同按公司合同会审流程进行合同会审后承办部门负责人在合同中经办人位置签字经经营部加盖审核章分管经理公司总经理签字后到办公室加盖合同专用章合同生效第十二条合同签订注意事项1合同中一般不得约定预付款或定金条款如确需约定由承办部门提出书面申请报总经理批准后方可签订原则上预付款比例不得超过合同总价或酬金的30定金比例不得超过合同总价或酬金的202合同中原则上必须扣留质保金质量保证期限不得低于半年质量保证金不得低于合同总价的10低值易耗品除外法律法规公司上级单位另有规定的按相关规定执行签订合同时由经营部严格管控3订立合同时约定以诉讼方式解决纠纷的应在合同中明确诉讼管辖地或诉讼管辖地的选择方法约定以仲裁方式解决纠纷的应明确仲裁委员会4合同对方原则上必须是单位签订合同时必须加盖单位的合同专用章或公章并由该单位的法定代表人或委托代理人签字委托代理人要出示合法有效的授权委托书并由各部门统一留存6公司严禁与个人签订合同确需与个人签订合同的须经总经理书面批示方可按本办法规定进入合同审批流程6合同签订的前提是相关手续必须齐全计划招标调研资料等按时签订否则不予办理第十三条合同文本标准化管理1合同的签订一般按公司法律顾问提供的规范文本使用需要变更条款内容的承办部门说明理由会同经营部共同拟定合同条款经法律顾问审核由经营部最终审定使用2对方当事人提供的格式合同对其中限制我方权利和免除对方责任的条款必须经法律顾问审核后由公司经营部最终审定使用第二节合同的会审第十四条为强化公司管理最大限度地防范市场及法律风险公司合同的签订执行合同会审制度第十五条公司合同的会审需按照公司内部会审流程及总公司会审流程执行第十六条合同会审流程公司内部会审流程1建设工程合同工程材料合同的会审流程经营部发起并调度工程部部长经营部部长工程分管领导经营部分管领导财务部分管领导公司总经理2其他合同的会审流程7经营部发起并调度承办部门部长经营部部长承办部门分管领导经营部分管领导财务部分管领导公司总经理总公司会审流程经营部调度法律顾问总公司分管领导总公司总经理第十七条合同审核实行承办负责制1承办部门要按照公司准入条件对签订合同的主体进行资格预审对合同的合法性负责1审查签订合同当事人是否是经过有关部门批准成立的法人个体工商户是否是具备与签订合同相应的民事权利能力和民事行为能力的公民审查对方的法人营业执照及年检情况经营范围组织机构代码证如是否合法注册是否存在未年检或被吊销营业执照等相应资质对法律法规规定需要具备相应资质条件或经营许可的合同项目要根据合同内容审查对方的资质现状即是否获得相应资质及目前效力情况合同主体是个人的可以要求其提供相应的个人身份信息如姓名身份证号详细地址2审查负责签订合同的单位或个人是否具有相应的合法授权有无签约权限对对方代理人身份有无代理权代理权限范围期限等进行必要的审查企业法人的分支机构签订合同时需由法人授权有担保人的合同审查担保人是否具有担保能力和担保资格必要时进行工商登记查询3审查对方资信能力业绩人员等8对对方的履约能力进行必要评估如根据经营现状以往合作情况以及其他客户评价等因素对其履行能力及信用程度进行考量以保证签约后顺利履行合同必要时应要求对方提供资信证明一般重大工程项目重要项目或者较大额度的采购合同应要求对方出具履约保证金函2承办部门对合同条款认真把关对合同有效性负责承办部门要按照合同性质对合同主体标的物质量数量工程造价承包方式履约时间安全等主要条款认真把关并对其有效性负责其他审核部门进行协助审核法律顾问对合同的法律文本审核第十八条申请合同会审时应提供下列资料1工程招标的全套文件及中标通知书2合同对方的资质资信资料营业执照组织机构代码证资质证安全生产许可证税务登记证个人身份证出具授权委托书单位个人等证明材料3参加会审部门认为有必要提供的其它相关资料第十九条合同会审的主要内容1合同的实质性审查主要审查合同的实质内容包括但不限于按照合同性质对合同主体标的物质量数量工程造价承包方式履约时间安全等主要条款的审查2合同的形式审查主要对合同文本所涉法律风险进行审查第二十条联营协作单位以公司名义对外洽谈工程合同除进行上述合同会审外工程部还必须对该单位全面履行本合同的能力9进行审查审查合格后办理资格准入手续申请合同会审时必须如实填写清楚不得弄虚作假隐瞒真相第二十一条会审过程中审核部门提出明确修改意见的承办单位应进行修改或继续与对方当事人协商如修改确实困难应经法律顾问审核审核部门最终确认后方可加盖合同专用章凡未按规定经审核会签的合同办公室不得用印第二十二条合同会审时间为提高合同审批效率合同上传OA及时审批参加合同会审部门自接到合同之日起审批时间不得超过24小时特殊复杂的合同与承办部门沟通后可做相应延长第三节重大经营事项的前置审核第二十三条重大经营事项是指公司的重大投资资产处置改制改组公司上市发行债劵股权转让分立合并破产解散及重大招标合同担保等第二十四条公司各有关重大经营事项的承办部门应当在立项调研阶段书面通知公司经营部参加并将全部材料报送公司经营部公司经营部安排法律顾问应对相关事项的法律风险及建议向有关部门出具法律意见书报公司总经理第二十五条公司经营部要对重大事项进行全过程参与直至该事项的法律程序结束第二十六条前置审核的方式101参加有关重大经营事项的会议或召开与法律审核事项有关的会议2参与有关重大技改基建工程项目前期调研的活动3查阅有关重大经营事项的资料4了解有关重大经营事项执行落实情况必要时要求有关部门和单位负责人作出说明第二十七条公司各部门应当认真执行法律意见书使其承办的重大经营事项合法化和规范化未执行法律意见书的应当作出书面说明报送公司总经理和经营部并存档备查第二十八条上述重大事项前置审核通过后须经公司经理办公会会议通过之后按公司合同会审流程办理合同签署事宜第四节合同的履行第二十九条公司签订的各类经济合同由合同承办部门负责履行第三十条合同的履行应严格按照相关法律法规和合同中的相关约定进行具体程序是1合同标的业务承办部门或使用部门负责按照公司规定对合同标的进行验收对质量与技术是否与合同约定及法律法规的要求相一致负责2合同标的业务承办部门或使用部门按合同约定对合同标的验收时如对产品质量技术要求有异议按照约定书面向对方当事人提出异议113保修期满使用部门未提出质量异议的支付质保金第五节合同的变更和解除第三十一条合同签订后不得随意变更或解除如确需变更或解除的按照以下流程办理由承办部门提出书面申请分管领导审核同意后报总经理批准将原合同收回交经营部办理变更或解除手续第三十二条有下列情况之一允许变更或解除合同1经当事人协商同意2由于不可抗力致使合同约定的义务不能履行3由于一方在合同约定的期限内没有履行合同第三十三条合同对方要求变更合同时必须有书面变更协议我公司应在约定的期限内将意见以书面形式回复对方严禁未取得对方当事人的书面材料而擅自凭口头约定变更原合同我公司因故变更或解除合同应当及时以书面形式通知对方当事人说明变更或解除合同的原因并请求对方书面回复尽快与对方当事人沟通达成变更或解除合同的协议第三十四条变更或解除合同的通知或协议一律采用书面形式第三十五条在合同履行过程中对方当事人客户名称或主体资格变更应提供工商登记机构或原客户单位出具的证明材料第三十六条发现对方当事人不履行或不完全履行合同时合同实施单位应当催促当事人采取有效措施同时要收集保存对方当12事人不履行合同的有关证据及时向公司经营部报告如遇有不可抗力或者其它原因无法履行合同时应当及时收集有关证据并立即以书面形式通知对方当事人同时积极采取补救措施减少损失第六节合同纠纷的处理第三十七条合同未能按约定全面履行双方或一方当事人主张另一方承担违约责任而形成合同纠纷第三十八条合同履行中非因不可抗力因素出现下列情况之一的承办单位应及时通知公司经营部1对方拒绝履行2对方迟延履行3对方履行不适当4对方不能履行但拒不返还定金预付款5因我公司原因不能接受对方履行6其他导致合同纠纷的情形第三十九条发生合同纠纷后承办单位应向经营部说明与纠纷有关的事实并提供相应的书面证据材料第四十条发生合同纠纷后与对方当事人进行解决合同纠纷的交涉期间承办单位未与经营部协商确定不得向对方出具任何书面承诺第四十一条是否就纠纷事宜提起诉讼或仲裁经营部应提供13以下意见以供公司领导参考1法律关系和事实的分析2诉讼发生费用的估算3诉讼利益得失的判断第四十二条公司诉讼及仲裁事务报总公司企业管理部由企业管理部牵头处理公司经营部配合第四十三条公司需要外聘律师的公司提出申请由总公司企业管理部统一负责第七节合同专用章管理第四十四条公司合同专用章由办公室统一刻制统一备案统一发放使用统一管理并到总公司企业管理部备案禁止任何部门擅自刻制各类合同专用章第四十五条合同专用章由公司指定专人管理并建立合同专用章使用台帐合同专用章管理人员对合同必须严格审核后方可加盖印章禁止在空白合同上加盖合同专用章第四十六条合同专用章不得擅自携往外地合同专用章遗失的应立即登报声明作废并将情况向总公司企业管理部汇报第八节合同台账报表及档案管理14第四十七条公司经营部负责建立公司合同台帐合同档案第四十八条合同台账分为电子台账和纸质基础台账合同台账应对合同编号标的类别标的名称双方当事人标的物的规格和数量履行期限履行记录等情况进行登记第四十九条合同报表内容主要包括合同签订情况履行情况分为合同月度季度年度报表公司合同管理员应按照总公司企业管理部的要求上报公司合同报表经营部每季度末向总经理报送公司本季度合同签订和履行情况报表每年初报送上一年度公司合同签订和履行情况报表第五十条公司合同管理人员应将合同及有关材料及时归档档案材料应包括合同审批表合同正本招标相关资料客户营业执照许可证书等复印件必须加盖单位公章客户签约人员的授权委托书客户报价材料变更解除异议处理等有关合同履行的往来函件等第五十一条合同自加盖公司合同专用章起即由经营部留存经营部每年3月份以前将上一年度的合同台帐及合同原件交公司档案室归档第四章合同管理奖惩第五十二条有下列情形之一的将对有关部门及直接责任人员给予通报批评罚款行政处分构成犯罪的送交有关部门追究15刑事责任签订合同前承办部门必须对合同主体资格进行预先审查并到经营部备案严禁各部门虚构事实隐瞒真相出具虚假证明签订虚假合同一经发现废除合同免去负责人职务2应当签订书面合同而不签订因补签合同造成损失的由承办部门自行承担对于工程类合同工程开工前承办部门必须签订与该工程相匹配的工程合同以及与工程进度匹配的材料合同等严禁先开工包括修理或其他服务等先进货后补签合同的行为3合同实行承办部门负责制在合同签订履行过程中出现严重失误给公司造成不良影响或较大经济损失的视情节严重程度给予相关责任人3001000元罚款行政处分撤职等处罚4严禁无合同付款违反本规定视情节轻重给予相关责任人严肃处理并处3001000元罚款5严禁同一性质同一内容的合同重复上传审核重复签订违反本规定视情节轻重给予相关责任人严肃处理并处3001000元罚款6未经法律顾问审核同意承办单位擅自删除或更改规范合同文本条款的视情节轻重给予相关责任人严肃处理并处3001000元罚款7合同承办人员与他人恶意串通损害公司利益造成经济损失的擅自为他人提供担保的一经发现将视情节严重程度给予相关责任人及负责人罚款行政处罚撤职等处罚168未按公司规定及时返回合同将对承办部门处以每份合同300元罚款9违反本合同管理办法在合同签订和履行中有其他严重渎职行为的第五章附则第五十三条本办法自下发之日起实施第五十四条本办法解释权归公司经营部