高校办公室行政人员档案信息化安全管理策略.docx

1高校办公室行政人员档案信息化安全管理策略苏兰重庆邮电大学计算机科学与技术学院摘要档案信息安全是办公室档案信息化建设中的一项重要保障工作本文从制度管理及信息化下的数据管理讨论了档案信息安全管理的个保障措施电子文档归档及管理制度安全保密制度数字档案查询利用制度档案数据管理维护制度数字档案鉴定销毁制度档案数据网络和信息设备维护使用制度档案库房管理制度关键词档案信息化电子文档安全保密制度网络安全电子文件归档管理制度的安全策略电子文件是指单位在内部管理和履行行政职能的过程中所产生并存储在光盘硬盘等载体中的可进行网络传输并且可作为参考资料通过计算机系统调阅和使用的文件只有文本图像视频音频等文件以及超媒体链接文件才可作为电子文件进行归档处理从归档方式来看电子文件支持逻辑归档方式同时也可进行物理归档基于计算机网络的逻辑归档可将原电子文件直接移交档案室归档不必调整其存储方式或存储位置而物理归档则需要借助可脱机存储的载体先将源电子档案网络传输到该载体中经由其转换加工再移交档案室按照存储载体的类型笔者首推光盘另外还可以用磁带硬磁盘等软磁盘也不适合长期存储数据由专用软件生成的电子文2件必须按照通用格式转换然后存储在指定磁盘电子文件归档时机读目录相关软件其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存电子档案管理系统采用计算机集中处理电子档案存储数据资料数据有效管理的方式实现对档案资料一次采集反复利用信息共享归档方式由纸质变电子一改以往每年发一份表格要求每人填完后装入牛皮档案盒就了事的方式创新建立专门档案管理系统由专人负责录入管理一人一档定期校验和转存实行档随人走终身制时间由短期变长效新建立的电子档案管理系统更具有连续性和长效性可做到随时可添加随时可变更随时可查阅有利于长期保存摈弃了以前填一年管一年资料填报不持续完备的缺点需销毁的电子文件必须编制销毁清册经上级批示后统一销毁销毁保密等级较高的电子文件时若其所在载体上的痕迹不可擦除应该一并销毁其载体确保不留任何痕迹销毁一般性文件则可逻辑删除行政管理人员负责监管电子文件的接收保管和鉴定销毁工作安全保密制度办公室行政人员必须对数字档案系统的登录帐号密码保密另外为了保证系统安全应该用数字字母的形式设置登录密码且不得少于八位数每隔一段时间修改一次非单位内部计算机未经上级批示无权登录档案管理系统除业务档案以外的电子档案只允许单位内部查询使用者本人可查阅电子档案资料未经上级批示不得外传涉密档案禁止网络共享3数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询非单位内部人员未经本单位领导批示不得调阅本单位档案资料若须查阅档案资料经批示后由本单位后台管理部门授予访问权限方可进入系统进行调阅单位内部人员可通过提前申请的帐号登录兰台档案管理系统根据需要调阅电子文件根据档案的保密等级系统按照登录权限将单位内部人员分为三类即普通用户中级用户和高级用户可以对外开放的文件有的设置了限制条件比如调阅数字档案时要求调阅人提前通过网络递交调阅申请经档案管理人员审查后自由调阅调阅人不得擅自转载文件资料而纸质文件则要通过上级批复再进行调阅档案数据管理维护制度认真做好文件的收发工作档案的收集整理工作保证归档文件材料完整准确系统做好档案的统计利用工作对各类档案库存接收销毁利用等进行准确统计积极做好档案信息资源的开发利用以确保能为各局室的工作提供便捷的服务数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护确保档案数据安全各部门数字档案经主管部门领导签字同意后由行政秘书交档案室统一管理非档案管理者不得修删数字档案数字档案至少制作三套备份一套硬盘两套光盘其中一套异地保存另外两套分开保管行政秘书应请示领导配备专用的电子文件柜规范存放归档电子文件和数字档案数字档案鉴定销毁制4坚定数字档案时首先由领导批示从各部门挑选专业人员成立工作组按照档案保管期限定期审查逾期的数字档案就档案存毁给出专业意见然后工作组统计出不再具有利用价值和存储价值的档案清单编写销毁清册档案鉴定工作组以报告的形式向上级如实反映档案逾期情况并递交销毁清册经批示后按规定流程将逾期档案一并销毁但是销毁清册必须永久保存禁止任何部门或个人未经批示擅自销毁档案资料档案数据网络和信息设备维护使用制度数字档案的使用和维护一律参照计算机操作规程操作假设调阅时计算机突发故障须尽快通知技术部进行排障切忌个人盲目处理指派专人保管硬盘光盘等存储载体切忌将介质外接也不允许在本单位计算机载体上使用外来存储载体档案室的计算机未经许可不得上网操作或供个人娱乐做好防光防潮防虫霉防火防盗防尘防鼠防高温等档案保护工作参考文献章素文浅析信息化档案管理安全防范之策略科技信息王艳如何确保信息化档案管理的安全中国科技信息马菲网络环境下档案信息管理安全体系初探湖北档案范志伟浅谈档案信息化管理过程中的安全保护问题职5业技术李燚赵彬试论计算机档案管理中的安全性信息与电脑理论版