公文结构

公文结构 公文结构，是公文形式之一，是和主旨一样关系到公文整体的写作要素。修改的第一步是提炼主旨，第二步就是调整结构，当然步骤还可以灵活。公文结构在文章结构中是非常特殊的。 公文结构概述 公文结构作为公文的骨胳，是文章必不可少的要素。 一、概念 结构本是建筑术语，借用到写作上来。古人对结构更多称为“谋篇”、“布局”，《文心雕龙》还称为“附会”。 结构，是文章的整体构造。公文结构，是公文特定的整体构造，包括文面格式和内容安排两大方面。 结构是文章对于客观事物结构的反映。从根本上说，结构源自宇宙本体，也就是说宇宙的结构就是“宇”（空间）和“宙”（时间）。因此，万事万物的结构基本上只有两大类，即横向式和纵向式。 二、特点 公文结构有其鲜明的特点。 （一）抽象性。公文结构是对于公文及其所反映公务的抽象认识。这一理性化的认识，是前人对于公文结构的把握，经过历史的积淀，又在长期的公文实践中发展。这就是说，公文结构应当是十分明晰的认识。对于具体公文的起草者来说，公文结构只是一个根据主旨需要和公务特点而进行安排、选择和组合的问题。 （二）规范性。正如“绪论”中所提到的，公文结构的规范性出自公文的本质；在所有文章体裁中，公文结构是最为规范的；公文的规范性，进一步发展成为国家机关所规定的行政公文的格式化。 （三）双重性。公文结构，有内在和外在之分。公文内在结构，指的是从逐步表达主旨的需要出发所进行的公文层义和材料的安排。公文外在结构，指的是明显表现在视觉化书面上的格式。由于格式的突出和重要，一般公文写作论述都会将公文格式独立出来进行介绍。 公文结构原则 选择和组合一篇公文的内在结构，要遵循三项基本原则。 一、正确反映公务规律 公务活动多种多样，但是基本上可以说有两类：一是从前到后地发展，另一类是横向地排列。当然，有很多公务是两种类型相互交叉发展、千变万化的。那么，一般来说，反映前后有序的公务的公文就要采取递进式结构，反映横向排列的公务的公文就要采用并列式结构，而反映复杂公务的公文则要采用递进式的某一层次有并列式或者并列式的某一层次有递进式的复合结构。 二、为主旨表达而服务 主旨是公文的核心，公文的一切要素都要为表达主旨服务，结构当然不能例外。结构的方法都要为表达主旨服务。从整体结构上看，采用并列式还是递进式要看那一种正文结构对充分地清晰地表达主旨最有利。材料和层义写得详细还是简略，要看主旨表达是否得当，主旨明了的一般要简略地写，主旨复杂的就要详细地写。照应和过渡，都要依据主旨表达的需要。 三、适合公文文种要求。 公文包括许多种类，其中行政公文就有13个文种。每个文种都有自己的要求和特点。选择结构，要适合公文文种的要求。如请示的结构比较完整规范，正文都要有原由、事项和结语，还要有主送机关和落款。而通告，正文往往只有原由和事项，通常不写主送机关。 文结构方法 公文结构的方法，主要有层次、段落、连接转折、开头和结尾这五个方面的方法。 一、层次安排法 层次，是依据主旨而对全文思想内容划分出来的各大部分。每一层次都有层义，有时人们还称层义为观点、小论点等。 层义可以用序码和句式表达为项目，也可以用小标题（序码可有可无）表达为部分。 公文都有层次。如报告，为了说明“政府工作大见成效”的主旨，往往并列式地介绍几大方面工作都大见成效的状况。又如请示，为了说明“请示建造大楼”的主旨，原由部分要简叙急需建造的情况、阐述建造的意义、提出建造的文件依据，事项部分则要说明请示建造的各项具体问题。 公文正文的结构即层次之间的关系有两大类。 （一）并列式。这种方法在公文中最为常见。一般写的是公务横向的、静态的内容。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。前后排列要重轻有序，即重要的在前面。但是，次序不是固定不变的，有时可以调整。甚至，并列式能够省略某一部分。 公文并列式的结构，比较多用。如报告中的几方面情况，请示中的几条要求，法规中的几项规定等。这种方法的好处是概括面广，条理性强。注意：各层次之间一定要有表达主旨的内在联系，角度、标准要一致。 （二）递进式。一般写的是公务纵向的动态的发展过程或者事理逐步深入的说明以及论证的演变进程。各部分层层递进，一般来说每一部分不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。 可以说，行政公文正文的原由、事项和结语三部分之间的关系是递进式结构，如下所述： 原由： （一）依据类。有以下几种方式： （1）情况式：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；特征是有“目前”和“20╳╳”之类时间状语；简介人物及事迹。 （2）文件式：常用“根据”、“据”；往往是一句话。 （3）意义式：议论方式；常用“是”。 （4）作用式：常用“将使”、“使”。 （5）说明式：事物几方面的介绍，往往有序码特征。 （二）目的类。常用介词“为”、“为了”。 原由部分可省略，或只省略依据类、目的类之一。 事项：内容少的不分项，多而重要的分条列项。内容特别多的要用小标题。如政府工作报告，一般都分为几部分，用小标题表示层义。 这部分是中心内容，有并列式和递进式两种结构供选择使用。 在一篇公文中，两种结构方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。 结尾，常见有： （一）专用语。如“请予批复”、“特此通知”等。 （二）希望、号召类。至少一段话。 有的公文没有结尾。 报告、指示、讲话等往往采用“提出问题——分析问题——解决问题”的符合思维发展规律的递进式结构。 有的调查报告从前到后地叙述所调查来的事件过程或者调查过程。 二、段落构成法 段落，是公文最基本的构成单位，是思想内容中一个小的意思表达的相对独立而又最为明显的外在结构。在这里简单地谈一谈一些相关概念。文义，即主旨，常被称为思想。层义，常被称为观点。段义，常被称为意思。还有一个是句义，常被称为认识，是一些独立性强的判断句的内容。段落的标志是每段起始都空两格书写，一段结束就要换行。每段落都只能有一个意思，即段义，又称主句。公文段落大多数都应是有主句的规范段，少数段落可以是起过渡作用之类的简单段落。以下将规范段的写法简述出来。 （一）规范段 １．要求。(1)统一。一个段落集中表述一个意思，称为单义段。出于文章结构的需要，会出现极少量兼意段如过渡段。(2)完整。一段的意思要说完，不要在未完情况下又起一段。(3)适度。段落长短没有一定标准，根据内容多少而定。一般来说，篇幅较长或者论述缜密、叙描真切的文章其段落也相应长一些。 ２．主句。这里有一个段义隐显， 即是否有主句的问题。应当明确提出：公文段落基本上都有主句。没有主句的段落，段义就是隐的，但作者要牢牢把握这个中心意思，不能写散写乱。 段中有主句，有利于写作，更有利于阅读。这里有一个主句位置的问题。(1)段首。在公文中占大多数，十分醒目，并且领起下文。(2)段尾。虽然比较少见，但也很重要。段尾主句的段落，往往采用归纳推理，卒章显志。(3)段中。这种情况不多见，也不易认出。段中主句既是上半段的结论，又是下半段的前提，作者不得已安排在段落之中。 如毛泽东《反对党八股》第六自然段的主句“……这样看来，党八股这种东西，一方面是五四运动的积极因素的反动， 一方面也是五四运动的消极因素的继承、继续或发展，并不是偶然的东西。我们懂得这一点是有好处的。 【此处是主句】如果五四时期反对老八股和老教条主义是革命的和必需的，那末，今天我们用马克思主义来批判新八股和新教条主义也是革命的和必需的……”(4)首尾都有主句。正如论文前有论点后有结论，主句也可以兼置于公文段落首尾。这种情况也很常见，一般是在较长的段落中，为了使读者增强印象而反复申说。但是，段尾主句不应字字重复段首主句，而应略有变化，或意思更进一步。 主句写法是，要概括全段内容，成为全段中心。一个句子难以概括，还可以再写一个补充句。 3．段中结构。如同层次结构一样，段落中间的结构安排可以是并列式也可以是递进式的。 （二）各段安排。一般来说，段落分布在每一层次之中。层次中段落之间的关系正像层次之间一样，可以是并列式也可以是递进式的。如法规性公文中章条之下的每一项中各目各款之间的关系是并列式的。 此外，还要谈一谈层次和段落的不同情况。一般来说，一篇公文有几个层次，一个层次中又有几个段落。但在行政公文中，下面几种情况也比较多见。一是1文1段而多层（如命令、通告等），二是1文1段1句（如发布令）。这在文章中是极为少见的形式。 三、连接转折法 连接转折，又称过渡。公文中的过渡，与一般文章大不相同。 （一）普遍使用序数。序数的使用，使得层次、段落的过渡显得简明而有条理，有利于受文者理解公文内容。 依照《办法》第5章第25条的规定，序数的安排顺序如下： 第一级，用汉字的一二三四等，每个序数后用顿号（占一格）。有时不用顿号。序号作为小标题时，在序号和小标题之间空一格为好。 第二级，用半圆括号和汉字（一）（二）（三）（四）等，后面不加标点。 第三级，用阿拉伯字1 2 3 4等，后面加圆点。 第四级，用半圆括号阿拉伯字（1）（2）（3）（4）等。 四层序码的顺序是一、（一）、1、（1），不能颠倒，也不能混用。 此外，还可以用汉字甲乙丙丁，也可以用汉字拼音字母大写ABCD，小写abcd，或者第一、第二、第三。不重要的内容分项，可用分段式，或者分号式（；），也可用句子式并列起来。与之相联，序码还表达为章、条、项、目、款等层次。章表达为“第一章”或“总章”。条表达为“第一条”。项表达为“一”、“二”等。目表达为“（一）”或“1”等。款表达为自然段。 （二）常常使用过渡词或者过渡句。过渡词或者过渡句大多用在开头和主体、主体与结尾、层次和层次、层次与段落之间。 过渡词如：以下，以上，是，现，将，即，总之，为此，对此，因此，但是，不过，一些，另一类，一方面，另一方面，另外，有的，还有，同时，此外，所有…… 过渡句如：“现将……如下”，“具体作法是”，“主要表现在以下几个方面”，“以上……说明”，“综上所述”等等。 四、开头方法 公文开头，简明直接。《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中，明确要求：“一切较长的文电，均应开门见山，首先要摆出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论……，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。”公文开头大致有以下几种。 （一）综合式。行政公文的开头即原由常常是综合式的，也就是说包括了情况式、文件式、意义式、作用式、说明式、目的式等开头方式。当然，综合式不可能包罗无遗，往往只是其中两三种开头方式组合在一起。如《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的决定》的开头就包括3种方式： 近几年来，党中央、国务院制定了一系列政策措施，加强农业基础地位，推动粮食生产迈上新的台阶，取得了举世瞩目的成就。同时，粮食流通体制改革也取得了一定进展，对促进粮食生产，搞活粮食流通，稳定粮食价格，保证市场供应，发挥了积极作用。但是，现行粮食流通体制仍然没有摆脱“大锅饭”的模式，国有粮食企业管理落后，政企不分，人员膨胀，成本上升；同时又严重挤占挪用粮食收购资金，导致经营亏损和财务挂账剧增，超出国家财政的承受能力。这些都说明，现行