国家行政机关公文处理办法

1国家行政机关公文处理办法讲座来源兰州交通大学办公室网从2001年1月1日起国家行政机关实施新的国家行政机关公文处理办法以下简称办法为进一步做好公文处理工作特开设国家行政机关公文处理办法讲座专栏该讲座分八讲第一讲努力做好新时期的行政机关公文处理工作第二讲公文种类第三讲公文格式第四讲行文规则第五讲发文办理第六讲收文办理第七讲公文归档第八讲公文管理第一讲努力做好新时期的行政机关公文处理工作从2001年1月1日起国家行政机关施行这个新的国家行政机关公文处理办法这是我国国家行政机关公文处理走向规范化制度化科学化的一个重要标志认真实施办法对于国家行政机关提高工作效率保证工作质量依法行政推进国民经济和社会发展顺利进行是十分重要的一做好行政机关公文处理工作是依法行政和加强机关建设的重要保证公文在我国历史上由来已久它是统治阶级管理国家处理政务以及记载各种活动情况的工具这就决定了不同的社会制度和历史阶段对公文的范畴有不同的理解和界定公文处理的办法也就各不相同新中国成立后公文的范畴比过去扩大了目前人们习惯上理解的公文可以分为两大类一是党政机关企事业单位群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文一是外交军事等领域使用的专用公文我们这里主要是讨论行政机关的通用公文处理问题2公文的性质决定了其在国家行政机关公务活动中的地位和作用国家行政机关是国家权力的执行机关依法行政是其贯彻依法治国方略的基本要求行政机关的公文包括电报下同是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具做好国家行政机关公文处理工作对于依法行政关系十分重要公文处理是指公文的办理管理整理立卷归档等一系列相互关联衔接有序的工作是机关工作的重要内容提高机关工作水平就一定要加强公文处理工作为此必须明确国家行政机关公文处理的目标原则和基本要求行政机关公文处理的目标是要实行规范化制度化科学化所谓规范化是指公文处理的每项程序操作都要遵循一定的规程方式和要求完成结果要达到一定标准规格所谓制度化是规范化在一定程度上上升为法制化或是纪律化在公文处理中建立并执行一整套的处理制度所谓科学化是指公文处理的规范制度应当建立在科学的基础上符合公文处理运行的规律和实际如果对于科学化的含义进一步延伸还应当包括公文处理中运用现代科学技术采用现代化的办公手段行政机关公文处理的原则和基本要求主要是1政治性行政机关公文处理的政治性是与行政公文的政治性紧密相连的由于行政机关公文处理工作是与国家政权机关密切结合并由国家政权机构具体承担的因此在行政机关公文处理工作中一定要牢固树立政治观念坚持讲政治2实事求是这是我们一切工作的出发点和基本指导思想办法将其确定为行政机关公文处理工作的首要原则我们应当坚持贯彻执行在拟制文件承办来文制定政3策规定中都要坚持一切从实际出发3精简准确精简就是要压缩文件数量提高文件质量准确确定发文范围行文要确有必要性防止文件过长套话空话废话连篇不能随意扩大文件分发范围准确即指公文制作过程中的实事要准确无误制定的政策规定要有针对性又指公文的分发投送传递分办批示要准确无误4及时高效就是要讲求公文处理的时效性做到迅速快捷不得积压拖延5安全保密行政机关的公文大多是国家意志活动的书面形式是国家机密的集中体现这就要求在公文处理中密级文件不得泄密一般文件也不能遗失二行政机关公文处理工作要体现时代特色实现三化新中国国家行政机关的公文处理工作走向规范化制度化经历了一个较长的过程八十年代前行政机关公文处理主管部门对秘书机构的设置任务公文的拟制等等有一些规定但都是专项的零散的没有形成一个完整的制度直到1981年2月国务院办公厅制发了第一个较为系统的国家行政机关公文处理暂行办法1987年2月国务院办公厅又修订公布了国家行政机关公文处理办法1993年再次对这个办法修订后发布到2000年8月国务院发布了国家行政机关公文处理办法经过多年的实践和不断修改完善可以说这个办法已经比较成熟认真实施办法必将有力地推动国家行政机关的公文处理尽快实现规范化制度化科学化由于本系列讲座在以后各讲中还要较为系统全面的分别讲解公文处理的种类格式行文规则发文办理收文办理归档和公文管理等这里我们只分析办法与1993年国务院办公厅发4布的国家行政机关公文处理办法以下简称国办办法的不同之处这主要表现在三个方面一发布的主体机关不同前几次的公文处理办法都是由国务院办公厅发布的这次办法的发布主体是国务院从而就使办法具有了政府法规的性质更具有权威性和强制性各级国家行政机关都必须严格执行二结构和内容上有较大调整和较多补充办法共9章57条比国办办法7章45条增加了2章12条第一章总则国办办法8条办法仍保留了8条但在内容上做了较大修改其中新增了公文处理定义和领导者2条删除了党政分开1条删除了公文的作用公文处理的程序对文秘人员的要求等内容合并改写了公文处理的原则保留改写了公文处理的机构和人员配备通过修改第一章总则部分主要是规定了行政机关公文的定义公文处理工作的定义目的目标原则要求机构人员和组织领导问题第二章公文种类国办办法和办法均为1条但办法删除了指示种类增加了意见种类并将国办办法中的公告通告分列为两类两种这样办法规定的公文种类计有十三类十四种包括命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要第三章公文格式增加了1条第十一条公文中各组成部分的标识规则参照国家行政机关公文格式国家标准执行共3条对原各条内容进行了修改明确了抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应当使用全称或者规范化简称统5称公文用纸统一确定为A4型增加了上行文应当注明会签人姓名其中请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话电报紧急程度中增加了特提将电报的紧急程度由3级改为4级第四章行文规则主要是对行文关系做了修改增加了行文应当确有必要注重效用1条共11条其中第十五条中将国办办法规定的政府各部门也可以根据本级政府授权和职权规定向下一级政府行文修改为除以函的形式商洽工作询问和答复问题审撤事项外一般不得向下一级政府正式行文并规定部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文取消了国办办法中经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章应当视为正式公文依照执行可不再行文同时由发文机关印制少量文本供存档备查其内容改写归入第八章公文管理中第五章发文办理是从国办办法第五章公文办理中分出后新列的1章共6条在发文程序中新增了复核环节对草拟公文提出了更为明确的要求新增了两款三公文的文种应当根据行文的目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定四拟制紧急公文应当体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急程度第二十六条拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见后方可行文如有分歧主办部门的主要负责人应当出面协调仍不能取得一致时主办部门可以列明各方理据提出建设性意见并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定第六章收文办理这一章也是从国办办法第五章公文办理中分出后新列的也是办法中内容增加最多的部分共8条主要是对收到的公文分为下级机关上报的需要办理的公文和上级机关下发或交办公文两类重点对下级机关来文办理做了详细规定6第七章公文归档是从国办办法第六章公文立卷归档和销毁中分出新列的共6条在内容方面新增了公文存档要求第八章公文管理这是办法增设的一章但也吸收了国办办法中有关公文复制销毁等方面的内容共10条增加了第四十九条公文被撤销视作自始不产生效力公文被废止视作自废止之日起不产生效力第五十二条机关合并时全部公文应当随之合并管理机关撤销时需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门第九章附则对国办办法3条删除1条增加了要对电子文件和公文办理督查制度另行制定规定2条共4条三在指导思想上有了新的突破与国办办法相比办法不只是内容上的增减而是在保留了国办办法中一些实践已经证明了的正确的做法后有了新的突破一是体现了时代特色人类社会已经开始进入知识经济时代经济全球化的趋势日益增强各种生产要素在全球范围内流动速度明显加快在我国随着社会主义市场经济体制的建立国民经济和社会发展管理势必要与国际接轨公文处理作为行政机关管理国家事务手段的一个组成部分也就要与这种大趋势相适应办法充分体现了时代特色比如公文用纸国办办法规定一般为16开型也可以用国际标准A4型具有选择性而办法则统一规定为公文用纸一般采用国际A4型210mm297mm体现了唯一性再比如办法要求对公文处理中涉及电子文件的有关规定要另行制定适应政府职能转变的需要办法加大了协商力度在文种中取消了指示增加了意见适用于对重要问题提出见解和处理办法7二是强调了督查落实领导机关不仅要做出正确的决策更为重要的是抓好决策的落实督促检查是办公厅室的一项重要职责办法新增了督查的要求强调了对公文处理中的督查落实工作第五十六条规定各级行政机关的办公厅室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度有关规定另行制定三是从制度上保证了压缩文件数量这些年来我们一直在强调减少文件数量提高文件质量解决文山问题但收效甚微究其原因一个主要方面就是缺少明确的制度规定常常是提出一些模棱两可的原则性要求办法第十三条第十五条在解决这个问题上做出了明确规定四是更为符合实际便于操作提高公文处理效率如电报紧急程度中增加了特提请示附注处增加了注明联系人的姓名和电话当然如同仍何事物一样办法也并非十全十美比如第四章行文规则中报告不得夹带请示事项这一条的本意非常明确是说报告文种中不能混杂带有请示事项但其中夹带一词明显是用词不当夹有混杂的意思但夹带一词在现代汉语词典中解释为夹带藏在身上或混杂在其他物品中间偷偷携带严禁夹带危险品上车考试时作弊暗中携带的与试题有关的材料可以看出夹带是一个有明确含义规定的词使用必须恰当对此在征求意见时我们曾经提过但没有被采纳虽然这一问题对办法来说瑕不掩瑜也不影响执行办法但办法作为政府法规性质的文件理应严谨无误这一点不能不说是一点缺憾我们在制定办法实施细则时应注意纠正三加强对行政机关公文处理工作的领导努力搞好公文处理人员队伍建设8加强领导是做好行政机关公文处理工作的关键按照办法规定行政机关的负责人加强对公文处理工作的领导至少要做到三个方面一是要高度重视公文处理工作这主要是指行政机关的负责人要充分认识到公文处理工作在机关工作中的地位和作用公文处理既是行政机关管理社会事务调控经济运行手段的重要载体也是机关工作内容的重要组成部分作为行政机关的负责人必须将其纳入工作的重要议事日程予以高度重视二是要模范遵守本办法行政机关的负责人即是公文处理工作的领导者组织者也是办法的执行者特别是行政机关的公文形成效力以最终签发者正式签发为标准也就是说最终签发者要对签发的文件负全部责任这就要求行政机关的负责人必须认真学习行政机关公文处理知识掌握公文处理程序并带头遵守执行办法要坚持公文处理的基本原则熟悉公文文种格式执行行文规则在办理发文中授意草拟公文要讲明意图明确要求签发时要认真审改确定签发权限防止越位越权在审批来文时对有具体请示事项的主批人应当明确签署意见姓名和审批日期三是要加强对本机关公文处理工作的领导和检查就是要经常研究机关公文处理工作发现问题及时纠正要加强对从事公文处理工作人员的思想政治工作安排培训督促学习关心生活关于行政机关公文处理的机构设置办法第七条明确规定各级行政机关的办公厅室是公文处理的管理机构主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作各级行政机关要9结合当前正在进行的政府机构改革设置科学合理精干高效运转灵活反应灵敏的公文处理机构今后作为省一级行政机关的公文处理管理机构要加强对全省各级行政管理机关的公文处理指导工作开展对行政机关公文处理人员的培训密切联系做到协调一致上下贯通相互配合支持行政机关公文处理的任务作用目标决定了其在机关工作中的地位也决定了做好公文处理工作保证机关工作的正常运转必须有一支高素质的公文处理队伍为此办法第八条规定各级行政机关的办公厅室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作新时期行政机关公文处理人员队伍建设要坚持以政治可靠作风过硬业务精通工作扎实为目标着力突出三个方面一是提高政治素质就是要按照江泽民总书记三个代表的重要思想坚持为人民服务的宗旨时刻把人民群众的利益放在第一位要坚持讲学习讲政治讲正气认真学习马列主义毛泽东思想特别是邓小平理论学习党的路线方针政策把讲政治放在一切工作的首位时刻保持政治上的清醒与坚定牢固树立正确的世界观人生观价值观要坚持做到廉洁自律严格用党的纪律和公务员行为准则约束自己自重自省自警自励拒腐防变作为文秘人员还要有很强的无私奉献自我牺牲精神甘当无名英雄耐得住寂寞甘坐冷板凳二是加强业务建设人类在发展社会在进步以信息技术为基础的新经济正在蓬勃兴起行政机关的职能和管理社会的方式手段也正在发生着重大变化行政机关的文秘工作不再是万精油大杂烩而是一门综合性很强的专业对文秘工作人员在知识结构上的要求也不能再是传统意义上的文人文字匠这就要求要注意配备人员的专业结构的合理性在人员编制较多10的部门要注意既有汉语言文学专业的人员也要有经济管理法律专业的人员在实际中由于编制有限多数机关很难做到这一点要解决这个问题唯一的出路在于文秘人员自己下决心学习业务新时期一个合格的行政机关文秘人员的业务知识结构应当是精通汉语语言文学熟悉政治法律经济管理熟练运用办公自动化技能同时尽力学习一些边缘学科和自然科学方面的知识在此基础上结合本机关的主要工作任务掌握熟悉相关的业务知识当然知识的海洋是浩翰的一个人的精力和生命都是有限的学海无涯学无止境但是只要我们持之以恒以学为本学以致用勤奋刻苦较多地掌握知识胜任新时期的文秘工作是一定能够做到的三是培养良好的工作作风行政机关的公文处理工作任务多责任重看似按部就班平平淡淡实则直接关系到机关工作的质量效率影响着党和国家重大方针政策的落实也涉及到树立和维护政府机关的形象笔者多年从事机关公文处理工作所经所见所闻深深体会到机关公文处理工作大到公文拟制审核把关小到纠正语病错别字印制分发都万万出不得差错否则往往是失之毫厘差之手里后患无穷真可谓公文处理无小事这就要求从事公文处理工作的人员必须具有强烈的责任感使命感和紧迫感始终保持良好的精神状态和高昂的工作热情高标准严要求谨慎细致快捷高效精益求精确保公文处理的质量和效率第二讲公文种类上国务院颁布的国家行政机关公文处理办法以下简称办法第二章公文种类共确定了命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要共13类14个文种11下面就各个文种作一介绍一命令令适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员命令令有3个特点即具有强制性有限定的发令机关发布命令必须以法律和法令为依据在具体使用中命令令可以分为公布令行政令任免令嘉奖令等1公布令这是颁布法律法令和法规时使用的令文公布令正文比较简短一般由颁布对象颁布根据颁布决定执行要求4部分组成颁布对象指所公布的法规文件的名称颁布根据说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的颁布决定即公布或批准的决定一般有现予颁布公布发布现予公布施行等执行要求一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求颁布令后面要附上所颁布的法规文件2行政令这是采取重大强制性行政措施时使用的令文行政令的正文一般分为3个部分即命令缘由引言命令事项主文和执行要求结语命令缘由部分着重阐明发令原因扼要写明发令的背景形势和缘由揭示发令的目的和意义使受令方面了解执行此令的重要性增强执行命令的自觉性命令事项是命令的主体部分也就是命令所要采取的重大的强制性措施要分条款或分层次地写明规定事项工作要求方法步骤文字要写得具体肯定简明庄重不作议论使受令方面一目了然易于执行12执行要求是命令事项的补充对受令方面提出要求和嘱咐有的令文执行要求已在前面两部分讲明也就不必再单独写这部分了也有的命令的正文没有明显地分为三个部分而是篇段合一的3嘉奖令这是上级对下级授予荣誉称号表彰奖励时使用的令文嘉奖令的正文一般包括4个部分优秀事迹性质和意义嘉奖项目号召和希望优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹嘉奖项目是嘉奖令的主要成份要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖嘉奖项目是哪些然后要根据嘉奖对象的事迹扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望撰写嘉奖令应注意第一嘉奖令并不常用凡发令嘉奖的必须是相当突出的英雄模范人物其功绩显赫影响甚大足以效法学习第二嘉奖今既要叙述事迹又要议论意义还要有号召力这就要求注意语言的运用要实事求是地概括不能夸张渲染二决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项决定是领导机关发出的带有制约规范指导作用的下行文各类决定的写法1表彰决定这类知照性决定就是把决定事项简要地传达给有关单位极少有要求执行的具体意见它的内容比较单纯主要是决定依据和决定事项即使有号召或者鼓动性的结尾也很简短在写法上往往开门见山直接陈述篇段合一语句简练明快132处分决定的写法有所不同应写受处分人的身份错误事实错误性质根源本人对错误的态度处分内容等3关于重大行动或重要事项的决定这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项一经发出震动较大如国务院关于全面推进依法行政的决定国发19923号等这类决定大都经过一定的会议讨论通过它的写法更强调把道理说清楚讲透彻以便尽可能地统一认识增强执行决定的自觉性三公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项公告可以分为三种类型第一类是向国内外宣布重大事项的公告它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项加宣布国家领导人的选举结果出访颁布法律重要法令公布重大科技成果等等第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告这类公告是由有关职能部门按法定程序发布的有的也因涉外工作的需要而发布如按商标法规定的注册商标公告以及公布企业破产的公告企业换证公告质量监督公告等等第三类是向特定对象发布的公告公告内容单一篇幅一般比较简短标题可以写成三种形式由发文机关事由文体组成由发文机关文体组成只有文体这一要素组成如公告标题下可依公告单独编号在公告的正文中要简明扼要地写出公告依据公告事项结尾一般以现予14公告特此公告作结语四通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通告文种各行政主管部门使用的比较多时常见诸报端如公安部门发布的车辆年检交通管制的通告工商部门发布的企业许可证年审的通告等等通告的标题大体有三种一是由发文机关事由和文种三部分组成二是只有发文机关和文种组成三是只写文种通告通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制成为告知对象行动的规范要求遵循因此正文一般由目的根据规定事项和要求三部分内容构成正文之后习惯以特此通告此告等词语结尾拟制通告要注意三点一要突出中心通告常常带有法规的性质要明确允许做什么和不允许做什么力求简明易懂有章可循有规可依二要体现方针政策必须正确地把握方针政策熟悉有关事项的具体情况三要通俗易懂切忌语言含糊公众难以理解五通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员通知是使用得比较多的一种公文通知大多是下行文因而有一定的指挥指导性和其它下行文种相比通知应用范围更宽具有广泛性大多数类型的通知对受文对象总是有所要求提出需要执行或办理的事项它虽不同于命令但也有一定的权威性通知还有明显的时间性有些通知如会议通知只是在指定的一段时间里有效15按办法通知可以分为批转和转发性通知传达要求执行周知性通知及人事任免通知三种我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题一是标题繁琐比如出现几个关于或通知的通知等情况二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由因此我们在拟制通知时应当注意以下几点1标题一般由发文机关事由和文种三部分组成只使用一个介词关于再加事由和通知即可如甘肃省人民政府关于印发1997年国民经济和社会发展计划要点的通知另外还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外一般不加标点符合在起草层层转发的通知时要尽量把标题写得简明些可以采取两种办法解决一是对各个转发通知都提出了具体要求的可以综合改写为一个新的通知贯穿全部内容或主要精神二是对非政策性文件几个转发通知又无新要求的可以减少中间层次直接转发如关于转发市计委关于转发省计委关于转发国家计委办公厅关于批转日报发行工作会议纪要的通知的通知的通知如果改写为市计委关于转发国家计委办公厅批转日报发行工作会议纪要的通知就简明多了2批转和转发性通知这类通知是针对被批转或转发的公文而发的通知成了主件原公文成了附件正件附件一起组成了批转性或转发性通知正文包括两个部分转发对象和批注意见转发对象要写明被批转转发的公文名称及原发文单位批注意见要写明对所转发公文的态度意见和执行要求批转性通知的批语和转发性通知的按语可长可短应看具体情况而定有的照批照转只极为简要地表明态度作出评价提出要求如省经贸委关于1998年经济运行调控方案已经省政府同意现转发给你们请认真贯彻执行有的强调重点在写明态度评价和要求之后再结合实际情况对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神突出加以强调以引起重视有的补充完善对所转发的公文除作出基本肯定外还就其本身不够完善的地方作些补充说明但一般16情况下批语和按语不易过多以免与转发批转文件内容重复3要求执行和周知性通知引言部分一定要写清楚行文的缘由意义目的和所依据的法律法规政策4要根据转发公文的不同情况恰当使用习惯用语如表态的同意原则同意基本同意等词语提出要求希望的希遵照办理请认真贯彻执行请研究执行请参照执行供参考请研究试行等词语5任免通知除法定机关的主要领导人外其他任免一般采用通知任免通知正文只写明经某级组织决定任命或免去某人担任某项职务即可有的还写明任期和待遇六通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况通报和通知都具有知晓性和指导性但通知大都要求贯彻执行具有一定的约束力而通报只起引导警戒启发教育和沟通情况的作用通报可分为表扬性通报批评性通报情况通报等一表扬性通报正文一般包括先进事迹及其意义先进经验表彰决定希望和要求四个部分先进事迹是这类通报的主要内容在直述式通报中这部分内容直接在通报中叙述写得详细些在转述式通报中这部分内容已出现在通报的附件中就不必再重叙述先进事迹了只须概括地强调或突出要点直述式通报在介绍先进事迹时应做到第一要17把时间地点人物事件结果简明地交代清楚第二要实事求是不能任意夸大渲染第三要重点突出涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的就把事实写得详细些无关紧要的可一笔带过或略而不记先进事迹的意义和先进经验是通报的主旨着重表彰先进事迹的通报应在介绍事迹的基础上说明其意义表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定它通常写在通报的末尾部分希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望又包括对广大群众的号召和希望这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神针对当时形势需要有感而发力求符合实际有针对性概括鲜明不千篇一律二批评性通报这类通报是通报中使用得最多的它的内容除在一定范围内公布对某单位某人某事的批评处理外着重是要从被通报的事件中吸取教训以典型事例对群众进行教育以防类似事件的发生其惩戒作用十分突出这类通报有的是批评错误公布处分决定行文较短有的除批评错误宣布处分外侧重于分析情况总结教训指导改进工作篇幅就要长些这类通报写法和前一类大同小异正文包括错误事实根源和教训处理决定希望和要求四部分第二讲公文种类下七议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项议案格式比较简单一般写明提请审议的事项名称什么时间什么会议讨论通过18目的法定提交人和提交时间即可如甘肃省人民政府关于提请审议甘肃省发展私营个体经济条例草案的议案省人大常委会甘肃省发展私营个体经济条例草案已经2000年11月8日省政府第97次常务会议讨论通过现提请审议省长宋照肃二000年十一月二十三日八报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问报告种类多种多样大致可分为工作报告情况报告答复报告报送文件的报告等1工作报告这是用于汇报工作进程总结工作经验反映工作问题提出工作意见的报告这类报告是报告中应用最为广泛的一种它的正文一般包括基本情况主要成绩经验体会存在问题今后意见等几部分格式上每一部分可标出序数分项写或列出小标题来写根据需要工作报告可以写成综合性的也可以写成专题性的综合性的工作报告它是不同阶段不周范围的全面工作总结或汇报可以是各方面的综合工作或者一个系统一个部门的全面工作19专题性的工作报告强调专一性它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告前一类就是呈报上级的专题工作总结它不需要答复后一类通常是就落实开展加强发展改进改革某项工作向上级作的专题报告它不一定在工作结束后才写常常是在工作进程中待工作告一段落时写好待上级答复批转2情况报告这是对工作中的重大情况特殊情况新情况进行调查了解后向上级作出的报告它不需要答复主要是让上级了解掌握情况以便根据情况采取措施指导工作向上级提出工作建议的报告也属这一类3答复报告这是答复上级机关的查询提问或汇报执行上级机关某项指示意见的结果的报告正文包括答复依据答复事项两部分写法比较自由有的先写依据后答复有的边写依据边答复九请示适用于向上级机关请求指示批准请示可以分为三种类型第一种是请求指示的对上级制定的方针政策法律法令法规规章或某项指示有不同理解希望上级明确解释或者从实际出发需要对某项规定制度指示作出修订补充第二种是请求批示解决问题的请求上级机关解决本单位的某些困难或对本单位的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示就属这一类20第三种是请求批转的某职能部门针对新情况新问题提出了解决的办法和措施即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办而需要请求上级审定后批转有关方面执行这样上报的请示就属这类这类请求批转的请示容易同研究工作的专题报告混淆写作时尤其要注意请示一般由请示事由请示事项结尾三部分组成结尾常以请求语作结习惯用的有以上意见是否妥当请批示妥否请指示当否请批复以上意见如可行或如无不妥请批转有关单位执行等撰写请示应注意第一要控制使用当用才用必须办理而在自己职权范围内又不能解决确实需要请示上级的才可行文请示不要动辄请示把矛盾上交第二要一文一事为宜切忌把不相关联的问题放在一个请示里使上级无法批复影响工作第三要按级请示确实必须越级请示的也应同时抄送直接的上级机关如果一项请示涉及不止一个上级机关应当以主管此项请示的上级机关为主送单位其他为抄送单位避免职责不明耽误处理时间除领导直接交办的事项外请示不要直接送领导者个人也不要同时抄送同级和下级机关第四它的格式也包括标题正文和结尾它的标题一定要写明事由不能光写请示以提请上级机关注意及时处理十批复适用于答复下级机关的请示事项21批复具有针对性权威性鲜明性它是对某项具体工作发表指示意见对受文的下级有约束力特别是关于重要事项或重大问题的批复往往有明显的法规作用批复中对答复的问题应态度鲜明观点明确不能模棱两可使人无所适从批复的正文分为批复根据批复事项两部分批复根据要极其简要地引述来文的请示事项或引述来文标题都是一句话就可以说清楚的批复事项是主要部分要针对请示的内容给予明确答复或具体指示有些批复不是简单地就请示事项表明态度还应根据需要给予具体指示批复如果不同意下级的请示则应简要说明理由以利对方接受及时作出相应安排撰写批复时应注意第一批复要紧扣请示明确作答不要答非所问复非所求节外生枝有时以有关法规文件精神为依据答复问题时应写明引据出处以备执行中查考第二批复内容若涉及其他部门起草批复时应同有关部门会签或商量但不能互相推倭造成公文旅行第三批复一定要有明确的受文单位有的在标题中就标明了受文单位正文结尾可写上特此批复此复也可以不写十一意见适用于对重要问题提出见解和处理办法22意见是办法中新增加的文种主要用于对重要问题提出见解和处理办法从行文方向看可以是上行文也可以是下行文作为上行文可用于向上级机关报请批转或转发有关事项作为下行文可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针原则和措施办法意见一般由引言正文和结尾三部分组成引言要写明提出意见的事由依据和目的正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写结尾对贯彻意见提出具体要求意见的标题由发文机关事由和文种组成十二函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项函的应用范围比较广泛在上下级机关之间平级机关之间或不相隶属的机关单位之间涉及各方面的公务联系都可使用较为正规的公函格式可分为三部分开头包括标题编号和受文单位标题可由发函单位事由文种组成正文是函的主要部分要看不同用途来确定写法去函要把商洽的原委询问的问题请求的事项告知的情况等写清楚以便得到对方的支持理解或回答复函要针对来件所询问的问题商请的事项给予明确答复不能含糊其词模棱两可不着边际结尾包括结束语及署名日期结束语如去函的为要为盼为感为荷复函的待此复函此复等也可不写结束语正文写完即结束23撰写函件应注意第一要写得内容专一集中中心突出一般要一函一事第二要有分寸对上应尊重对下应谦逊对平行或不相隶属机关应以礼相待语气应力求平和礼貌要摒弃不必要的客套无须讲的道理空洞的套话第三恰当使用习惯用语十三会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项根据会议性质的不同会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类办公会议纪要的标题可写为会议名称加纪要专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要如关于减轻农民负担问题的会议纪要一般政府机关的办公会议常务会议都有固定的文头如甘肃省人民政府省长办公会议纪要甘肃省人民政府常务会议纪要等正文可以分为两个部分第一部分简要叙述会议组织情况可以写出会议时间地点主持人出席人员列席人员办公会议的列席人员通常写在正文之后等若会议只有一个议题可以写明专题研究讨论的议题名称如专题研究了农业问题等第二部分是写会议精神和议定事项这是纪要的主要部分办公会议纪要的这部分可以写对议题的讨论情况各种意见建议会议作出的决议决定布置的工作任务24将要采取的措施和要求等若只有一个议题常采用贯通式的纵式结构不分条款专题会议纪要也可采用这种写法若多项议题可依会议议程的先后顺序安排组织材料撰写会议纪要应注意第一会议纪要是对所有会议材料的概括综合和提炼因此要定好纪要必须做好处理材料的工作要广泛搜集会议材料全面掌握会议情况要按照会议精神和领导工作意图对材料进行分类和筛选要对选用的材料进行分析和综合围绕中心组织好材料第二纪要篇幅不宜过长语言要简明扼要纪要常用第三人称进行叙述如会议认为会议强调会议指出会议号召会议决定之类第三会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神其内容必须真实准确因此会议记录人员一定要聚精会神尽最大努力作好会议记录第三讲公文格式作为一种特定体式的文体公文在国家政治生活经济建设和社会管理活动中起着十分重要的作用正因为如此规范的公文格式不仅有利于体现国家机关的权威性严肃性而且也有利于提高工作效率保证政令畅通新中国成立以来为了在全国统一公文和文书工作的制度和办法1951年中央人民政府政务院颁布了公文处理暂行办法对公文的种类体式行文关系办理程序等作了明确规定1957年国务院秘书厅又印发了25关于公文名称和体式问题的几点意见进一步统一和规范了公文的处理办法1981年和1987年国务院办公厅先后发布了国家行政机关公文处理办法以下简称旧办法并于1993年11月做了修订为了使国家行政机关的公文处理工作更加规范化制度化科学化不断适应改革开放的新形势和公文处理工作的新变化2000年8月份国务院在广泛征求意见和不断修改的基础上发布了国家行政机关公文处理办法以下简称新办法并规定从2001年1月l日起施行新办法规定公文中的要素主要为秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件主题词抄送机关印发机关和印发日期等按照国家质量技术监督局1999年12月27日发布的国家行政机关公文格式公文的各要素分为眉首主体版记三部分置于公文首页红色反线宽度同版心即156mm以上的各要素统称眉首置于红色反线不含以下至主题词不含之间的各要素统称主体置于主题词以下的各要素统称版记下面对公文各要素和标识作一简单介绍一眉首部分主要标识公文份数序号秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人等要素1公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号标识时用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行2秘密等级和保密期限秘密等级是指涉密公文的保密程度分秘密机密26绝密三级新办法规定涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限绝密机密级公文还应当标明份数序号秘密机密绝密公文均应标注保密期限标识秘密等级时用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开3紧急程度急件公文分为特急急件两种其中电报应当分别标识特提特急加急平急标识时用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级与紧密程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行4发文机关标识发文机关标识由发文机关名称和文件二字组成如省人民政府文件等对一些特定公文可只标识发文机关名称发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称标识位置是上边缘到版心上边缘25mm处上报的公文发文机关标识在上边缘到版心上边缘80mm处国家质量技术监督局发布的国家行政机关公文格式还规定发文机关标识推荐使用小标宋体字用红色标识字号一般应小于22mmX15m联合行文时主办机关名称排列在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布联合行文机关过多时必须保证公文首页显示正文5发文字号由发文机关代字年份序号组成如政发199982号政发指发文机关代字1999指年份82号指发文序号整个意思就是省人民政府在1999年所发的第82号文件标识位置在发文机关标识下空2行处用3号仿宋体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年代应用全称用六角括号括入序号不编虚位即不编为001不加第字276签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空l字签发人用3号仿宋体字签发人后标全角冒号冒号后用3号楷体字标识签发人姓名如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第1行其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排同时使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行并下移红色反线使红色反线与发文字号继续保持为4mm二主体部分主要标识公文标题主送机关正文附件成文时间发文机关印章附注等要素1公文标题一般由发文机关名称概括而成的公文主要内容和公文种类组成如省人民政府关于大力发展民营科技企业的决定省人民政府办公厅关于进一步做好春季农业生产和当前农村经济工作的通知等公文标题是文件内容的高度概括文字要求准确简要概括书写时要居中书写用2号小标宋体字回行时要注意做到词意完整排列居中对称间距恰当做到既有美感又要避免产生异义除法规规章名称加书名号外公文标题一般不用标点符号2主送机关指公文的主要受理机关书写时应当使用全称或规范化简称统称上行文一般只写一个主送机关必须同时报送几个主送机关的可以用抄送形式下行文可以有两个以上的主送机关但是如果主送机关过多则一般用规范的统称如各地行政公署各市自治州人民政府省政府各部门等标识位置在标题下空1行处左侧顶格用3号仿宋体字标识回行时仍顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送283公文正文标识在主送机关名称下一行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行4附件公文如有附件在正文下空一行左空2字处用3号仿宋体字标识后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件1附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第l行顶格标识附件有序号时标识序号如附件与公文正文不能一起装订应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号5成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准电报以发出日期为准成文日期需要完整写出年月日而且必须用汉字书写零写为0成文时间标识时右边要空4字6发文机关印章按照甘肃省实施国家行政机关公文处理办法细则试行公文除以电报形式发出的加盖发报专用章外其他公文一律加盖印章单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm4mm以端正居中下压成文时间为标准当印章下弧元文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文时间上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文时间上联合行文的印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文时间拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文时间两印章间互不相交或相切相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布最后一排印章之下右空2字标识成文时间这里需要注意的是新办法规定联合上报的公文由主办机关加盖印章而旧办法只是规定联合上报的非法规性文件由主办机关加盖印章297附注指需要说明的其他事项公文如有附注用3号仿宋体字居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行上行文的请示文种中应当在附注处注明联系人的姓名和电话三版记部分主要标识主题词抄送机关印发机关和印发时间等要素1主题词是进行文献标引存储检索等工作的工具位于附注之下抄送机关之上它是实现机关办公自动化提高办公效率和质量的一个重要环节一般的排列次序为反映公文内容的主题词在前反映公文形式的主题词在后在单主题公文中反映公文中心内容的主题词在前反映公文分述内容的主题词在后在多主题词公文中反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列主题词用3号黑体字居左顶格标识后标全角冒号词目用3号小标宋体字词目之间空1字2抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关公文如有抄送在主题词下一行左空1字用3号仿宋体字标识后标全角冒号抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号3印发机关和印发时间位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占1行位置用3号仿宋体字印发机关左空1字印发时间右空1字印发时间以公文付印的日期为准用阿拉伯数码标识四其他301格式中的几个用线1在眉首与主体之间一般用一条红色的间隔线使用这条线的区别是党的领导机关如中央省委地委县委文件的间隔线中间有一颗红角星行政机关如国务院省政府市政府县政府的文件一般采用一条连续的横线中间没有红角星这条线一般在发文字号下4mm处与版心等宽采用红色反线2版记中各要素之下均加一条黑色反线宽度同版心2用纸公文用纸一般采用GBA4型成品幅面尺寸为210mm297mm纸张定量为60gm280gm2的胶版印刷纸或复印纸纸张白度为8590横向耐折度大于或等于15次不透明度大于或等于85PH值为75953当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决4排版规格与印制装订要求1排版规格正文用3号仿宋体字一般每面排22行每行排28个字2印刷要求双面印刷页码套正两面误差不得超过2mm黑色油墨应达到色谱所标BI100红色油墨应达到色谱所标Y80M80印品着墨实均匀字面不花不白无断划3装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下31各14处允许误差4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm5页码用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行处数码左右各放一条4号一字线一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页与空白页以后的页不标识页码第四讲行文规则行文规则是制发办理公文中必须遵循的基本准则国家行政机关公文处理办法以下简称办法第四章规定的行文规则共11条主要是从行文原则行文方向和行文要求三个方面确立了国家行政机关公文的行文规则我们在实际工作中必须严格遵守和执行这些规则以利提高行文效用把握行文权限规范行文体式一坚持行文原则提高行文效用行文应当确有必要注重效用办法第十三条这是行文的基本原则也是行文的出发点确定行文一定要首先明确行文的目的和作用要有的放矢有针对性使发出的公文产生预期的效用坚持这一点就能有效地控制公文总量从源头上治理多年困扰我们的文山问题使领导机关和领导同志有更多的时间深入基层议大事抓落实要注意纠正发文越多文件的规格越高工作就越重视的误区根据实际需要确定是否行文行文的必要性是上行文平行文下行文都必须遵循的原则上行文中如果要制发请求解决问题的文件要研究问题的本身是不是属于上级应当解决的还要研究解决这个问题的可行性笔者曾看到这样一份请示要求上级政府为其解决几十万元农业救灾款来文单位是一个综合经济实力较强农业生产条件很好农业人口比例很低的市尽管他那里确实有几个农村遭受了风灾导致农产品减产造成了一些经济损失32但依这个市的经济实力完全有能力靠自身解决这一问题上级当然也不会考虑的对于向上级的报告也要注意研究所报告的事情有无必要有些单位搞了一次机关职工文体活动也要给上级行一份服告似乎是想说明他们机关工作搞得好关心职工岂不知这样的文件到上级机关文秘部门就有责任按废纸处理根本到不了领导同志手中行这种文件可以说没有任何意义有时还会带来副作用制发平行文件要注意明确职权防止推倭扯皮搞公文旅行对下行文一定要符合实际有针对性这一方面容易出现的问题是照抄照转上级文件以文件贯彻文件要注意纠正二明确行文方向把握行文权限行文方向和行文权限主要从以下四个方面掌握一明确隶属关系和职权范围办法第十四条规定行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告隶属关系主要是指行政隶属关系要向某一个机关行文必须搞清楚和行文机关是上下级关系下上级关系平行关系对于业务性强的行政系统也要注意业务指导关系明确了这一点就便于确定文种下级机关向上级机关行文一般用请示报告意见等不相隶属机关之间互相行文一般用函对需要周知或共同执行的事项也可以使用通告通知通报意见等上级机关向下级机关行文一般用命令令决定通告通知通报批复意见等职权范围就是文件内容事项是不是行文机关和授文机关职权和职责内的事宜办法依据行文的隶属关系和职权范围对行文的方向和权限做出了明确规定33二严格遵守限制条件1政府各部门除以函的形式商洽工作询问和答复问题审批事项外一般不得向下一级政府正式行文办法第十五条2部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文办法第十五条三按照划定的范围行文1政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文办法第十五条2属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文联合行文应当明确主办部门须经政府审批的事项经政府同意也可以由部门行文文中应当注明经政府同意办法第十七条3属于主管部门职权范围内的具体问题应当直接报送主管部门处理办法第十八条4向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关办法第二十条四掌握联合行文的要求同级政府同级政府各部门上级政府部门与下一级政府可以联合行文政府与同级党委和军队机关可以联合行文政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文政34府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文办法第十六条三严格行文要求规范行文体式办法在行文规则中对行文从行文纪律到行文体式都做出了明确规定特别是对上行文做出了严格的规定一部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文如擅自行文上级机关应当责令纠正或撤销办法第十九条这些规定主要是解决和防止政出多门的问题除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送请示意见和报告办法第二十二条这一条含义深刻不仅是公文处理中的纪律而且对于保证领导机关决策的科学化民主化具有重要意义也能够保证领导同志抓大事抓主要问题二对上行文的体式要从严把关主要是向上级行请示报告意见时请示应当一文一事一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式但不得抄送其下级机关报告不得夹带请示事项办法第二十一条报告与请示两个文种混用报告中夹杂请示事项的问题是目前公文制发中最常出现的问题有的还编造了请示报告这样一个文种办法在第二章公文文种中明确规定了请示与报告的作用报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问请示适用于向上级机关请求指示批准在制发文件中要根据行文目的确定概括地讲报告与请示的不同主要表现在三个方35面一是发文机关对上级机关的要求不同报告是为了让上级知道情况而请示是为了让上级对下级机关的请求做出答复或批准二是发文的时间不同报告一般是在事后即在某项工作任务完成之后或上级机关明确要求答复有关问题时制发而请示则多在事前或事中制发三是正文中的结束语不同报告一般使用特此报告请阅知或专此报告请周知等语而请示则多用特此请示望予批准或专此请示请予指示等语这次办法还增加了意见这个新的文种适用于对重要问题提出见解和处理办法从行文关系上看这是一个通用文种在用作上行文时要注意和报告请示相区别上级机关在收到不同文种的上行文时办理的方式也不同对下级机关的请示应当答复而对报告可不答复对意见根据内容确定是否批转印发下级政府向上一级政府的请示意见由上一级政府答复也可以授权其办公厅室或者主管部门答复政府各部门向本级政府的请示意见由本级政府答复也可授权其办公厅室或者主管部门答复意见作为下行文发文机关应当明确下级机关是否遵照执行和参照执行作为平行文一般用于提出意见供对方参考行文规则对于文件的质量和高效运转保证行政公文发挥作用至关重要在拟制文稿中要严格遵守文秘部门在核稿中要从严掌握领导同志要带头执行第五讲发文办理发文办理是各级行政机关办公厅室工作的重要组成部分是贯彻执行党和国家的方针政策具体实现领导和开展工作的重要方式之一发文办理工作做得如何直接影响机关的工作作风工作效率和工作水平国务院新发布的国家行政机关公文处理办理以下简称公文处理办法将原国36务院办公厅发布的公文处理办法第五章公文办理分为发文办理和收文办理两章表述修改和增加的主要内容有第二条明确了发文办理是指以本机关名义制发公文的过程包括草拟审核签发复核用印登记分发等程序第二十五条规定了草拟公文的要求并增加了三四两款内容第二十八条明确了签发要求第二十九条增加了公文正式印制前应当进行复核的要求国务院办公厅在修订公文处理办法过程中曾先后两次征求了各省市区政府办公厅的意见从上述新增加的条款内容看有利于解决过去在发文办理中存在的一些普遍性问题比原公文处理办法更具体更规范更具操作性为了贯彻实施好公文处理办法提高发文办理工作的水平和质量下面就发文办理各个环节中需要特别注意的问题及有关程序性工作作些介绍供参考一草拟公文公文处理办法第二十五条关于草拟公文应当做到的方面归纳了九款内容不再一赘述在省政府办公厅办理上行文和平行文的过程中我们发现草拟公文方面主要存在这样几个问题一是使用文种不当二是行文目的不够明确原因不够充足依据的政策不够全面或不准确比如一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据三是引文结构层次序数计量单位和数字应用等不够规范等针对上述几个方面的问题在草拟公文过程中应该注意以下几点一要认真学习与研究有关的政策法规准确把握政策界限机关文秘人员在接受一项具体的写作任务后首先应该翻阅上级的有关文件学习党和国家有关的方针政策深入理解其精神实质和政策界限并根据本地区本系统本37部门的实际情况有效地贯彻上级精神正确地提出执行的具体措施和办法确保草拟的公文符合国家法律法规及其他有关规定公文处理办法还特别强调如提出新的政策规定等要切实可行并加以说明这就要求我们在草拟公文时要充分阐述提出新政策规定的目的原因以及所依据的政策法规做到有理有据又符合实际二要认真领会机关领导的意图公文是为解决具体问题而制发的机关领导决定撰写某一文稿或是制定某一制度目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策执行上级的要求提出解决具体问题的措施和办法因此公文草拟者要结合本机关本单位的实际将上级某项政策精神加以具体化十分重要的途径就是要认真领会领导的意图领会领导意图具体说来就是要搞清楚以下几个问题1机关领导布置这个写作任务的目的背景是什么2机关领导要求在文稿中提出什么问题解决什么问题3机关领导对文稿的内容提出了什么要求4机关领导对文稿的文种有什么要求5受文对象是谁6受文对象曾提出过什么问题发文者的态度和意见是什么38如果在动笔之前能够把这些问题准确地理解和掌握那么我们所撰写的文稿就有可能较好地体现机关领导的写作意图对领导意图凡属正确的要坚决执行不完善的要补或诚恳地提出自己的不同看法努力做到既是秘书又是参谋但是要注意把握好角色从属性服务性是机关文秘工作者的本份若有异议只能提出建议不能擅作决定也不能以自己的看法代替领导意图三要正确使用文种公文处理办法第二十五条三款规定公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定各级政府办公部门特别是草拟公文的同志都应当认真贯彻执行关于公文文种的适用范围特点要求已在第二讲公文种类中作了介绍不再重述四引文结构层次序数计量单位数字紧急程度等一定要规范公文处理办法对这些方面均有明确的规范要求但实际执行中也还存在不少问题比如公文中只引文号不引标题或标题文号倒引层次序数混乱不知是哪一条哪一款计量单位习惯于用斤而不用公斤数字应用前后不一或该用阿拉伯数码的却用汉字公文的紧急程度随意等等这些都是草拟公文中的最基本最常识性的问题只要认真学习公文处理办法和甘肃省实施国家行政机关公文处理办法细则试行以下简称细则都可以解决希望各级政府系统的文秘工作者认真学习认真对待以提高公文的质量保持公文的严肃性39二公文涉及内容的协调公文处理办法第二十六条对拟制公文过程中对涉及其他部门职权范围内的事项提出了协商要求提出取得一致意见后方可行文这在发文办理中是一个非常重要的问题必须高度重视从我们办理公文中发现有的涉及其他部门职权范围事项的公文虽然进行了协商也经过会签但还不成熟或会签部门本身就没有达成统一认识或会签人不是主要负责人会签意见不能代表部门的意见致使在讨论决定地区或部门报送省政府的有些事项时部门间出现新的分歧新的意见各唱各的调难以决断或发出的公文不能够顺利地执行为了解决这一问题在拟制公文中应该注意以下几点一凡涉及其他部门的事项拟文部门要主动与有关部门协商待取得一致意见后再行文决不能擅自行文二如有分歧意见拟文主办部门的主要负责人要出面协调确保协调结果能代表部门的意见三经过协调仍无法取得一致时主办部门要实事求是地列明各方理据并经各方的主要负责人会签后报请上级机关协调或裁决四主管部门及有关部门要以大局为重不能只顾部门利益如上级机关一旦裁定就要坚决服从认真执行自觉维护公文的权威性保证公文的执行效用三公交审核40公文送负责人签发前需经办公厅室进行审核负责核稿的人员必依据公文处理办法和细则坚持实事求是执行政策精减高效精益求精的原则及时审核严格把关审核的重点是一行文是否确需行文行文方式是否恰当二政策是否符合党和国家的方针政策是否符合行文规则和发文办理的有关要求新出台的政策规定有无依据有无说明是否切实可行与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾涉及其他部门职权范围的事项是否经过协商分歧意见是否一致会签单位是否齐全是否符合拟制公文的有关要求等三格式是否符合公文处理办法和细则的有关规定文种是否恰当文稿结构是否符合公文写作要求四文字表述是否规范包括字词标点语句和逻辑结构是否准确合理计量单位是否符合国家标准行文数字层次序数用笔用墨是否规范公文审核一般有初核核核审核复审审签5个程序草拟公文单位的负责人进行初核办公厅室秘书部门进行校核办公厅室负责公文处理的领导进行审核与公文涉及工作有关的领导和分管副秘书长副主任进行复审同时办公厅室的行文应经办公厅室主任复审政府的行文应经政府秘书长复审最后送有签发权限的负责人审签四公文签发41关于公文的签发权限公文处理办法第二十八条和细则第三十一条第三十二条作了以下规定以本机关名义制发的上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发以本机关名义制发的下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发签发公文签批人应当明确签署意见并签署姓名和时间部门不应将代拟稿直接送本级政府负责人签批未经发文机关文秘部门审核的文稿负责人原则上不予受理签发公文已经负责人签发即意味着正式生效因此各级行政机关及部门一定要严格按照公文处理办法和细则所规定的权限进行审签不能随意签发要保证公文的严肃性权威性和法律效力五公文复核登记一公文复核是公文正式印制前文秘部门进行的最后一次复审新的公文处理办法第二十九条专门增加一条关于复核的内容目的是为了防止遗漏和疏乎大意确保成文的质量这是非常重要的一个环节在以往的发文办理中习惯上总认为已经负责人签发的公文就不会有错或者即使发现了欠妥之处也习惯于以最后签发稿为准不认真去思考或请求复核造成个别发出的公文不尽完美因此在发文办理中一定要重视复核环节复核的重点是审批签发手续是否完备附件材料在办理过程中是否有遗失或缺页齐全格式是否统一规范是否有错别字漏字等等公文处理办法要求经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审负责公文复核的文秘人员应该认真履行职责把好最后一关二发文登记就是把文件的基本信息在印制前登记下来以便于查阅利用发文登42记也是公文复核工作的有益补充发文登记的主要内容有发文单位文种发文编号签发人拟稿单位拟稿人成文时间转办时间秘级紧急程度发文份数文件分类文件标题发文范围主题词等发文登记工作要注意以下几点一是对收到的文稿登记前要仔细检查领导是否签发发放范围是否明确主附件是否齐全没有领导签发的不予登记有不清楚的要及时弄清二是发文编号必须体现出文号的三要素发文机关发文时间文件号如国务院2000年发的第1号文件就写作国发20001号等公文处理办法第三章四款公文格式中关于发文文号有明确规定请遵照执行三是要认真填写登记项目字迹清晰内容完整不要随意漏项或草率行事四是登记要分类不要把不同种类的文件混合登记在一起五是公文主题词要参照国务院公文主题词表标注六发文的用印机关印章是代表机关职权的一种凭证和标志公文加盖了印章才能产生相应的效力具体用印规则请参照GBT97041999国家行政机关公文格式执行并要注意以下两点1首先检查原稿上有无领导人签字有领导人签字并确认符合规定的才能在制成的公文上加盖机关印章2加盖印章的公文份数要与原稿标明印刷份数相同43七发文的分道分送是指从发文机关到收文机关的运行过程一般可分为内送和外送两部分内送是由秘书人员直接分送给机关领导和有关部门外投是由机要通信人员送出投送文件既要快又要确保安全无论内送外送都要建立投送登记手续特别是送给领导同志的文件更要严格履行登记手续在较大机关由于发往的机关部门较多一般应建立文件分送登记机要信投递登记挂号信投递登记手续制度在一般机关可以利用发文登记簿履行交接手续不必另行登记有的地区和部门将上行文直接交由本机关以外的人向上级机关报送或催办显得极不严肃一定要严格按照发文程序运转不能随意第六讲收文办理收文办理是公文处理工作的一项重要内容也是机关秘书工作的重要组成部分按照国务院发布的国家行政机关公文处理办法以下简称国务院办法和甘肃省政府发布的甘肃省实施国家行政机关公文处理办法细则试行收文办理是指对收到公文的办理过程包括签收登记审核拟办批办承办催办反馈等一签收登记是收文办理的基础工作严格程序是保证收文准确规范高效办理的基础任何机关办理收文的工作一般都有签收登记审核拟办批办承办和反馈等程序签收是收文办理的开始因此要做好清点和分类工作注意检查来件是否是发给本机关本单位的封皮编号是否与记载相符信件有无破损散包被拆现象清点收件总数与清单是否一致通知单或回执44单标明的文题编号数量是否符合要求文件是否完全完整如有无缺附件缺页白页未具落款未盖公章是否符合国务院办法的规定阅后按页清退的绝密文件要逐页清点注意有无缺页对于不符合要求的要及时退回这样既可以体现公文的严肃性也可以科学规范地处理收文提高办理效率签收的公文要根据文件的秘密程度文件的性质实际工作需要文件数量等进行登记文件的登记范围没有统一的界限但是上级机关文件下级机关文件重要的带有密级的刊物资料其他机关商洽问题和需要答复的文件上级机关如开会印发的会议文件材料等必须登记登记填项一般包括收文号或顺序号收文日期来文机关文件标题内容密级文件号份数等登记方法主要有两种1流水式登记法就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上2分类式登记法就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记如可分为中共中央文件国务院文件省委文件省政府文件省直机关各部门文件下级机关文件等收文登记是文件处理的重要依据也是秘书人员一项经常性的工作要严格按照登记项目逐项登记不得漏项不得出现重号和跳号现象二审核工作是收文办理的关键国家行政机关公文处理办法第三十一条规定收到下级机关上报的需要办理的公文文秘部门应当进行审核审核的重点是是否应由本机关办理是否符合行文规则内容是否符合国家法律法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签文种使用公文格式是否规范做好审核把关工作既有利于纠正来文机关行文的错误严格公文的有关处理办法体现公文的严肃性和规范性也有利于收文的及时45有效办理在实际工作中我们常常会碰到这样的情况有的下级来文是请求批复的但是由于把请示文种错用为报告致使请示事项得不到及时答复因为请示是要求上级机关答复的而报告可不答复有的文件由于没有与有关部门和单位协商会签而延误了发挥效用的时间甚至出现了相互矛盾的文件有的文件由于行文格式不规范而不能得到及时办理因此加强审核是从源头上保证收文办理的重要环节特别是去年国务院公文处理办法发布后收文的审核工作除了内容是否符合国家法律规范和其他有关规定外更需注意以下几点1公文用纸国务院办法规定公文用纸一般采用国际标准A4型210mm297mm左侧装订而原国务院办公厅的办法规定公文用纸一般为16开型这是两者的一个明显区别因此在收文时要严格把握按照国务院办法执行2公文要素原国务院办公厅的办法规定公文一般由发文机关秘密等级紧急程度发文字号签发人标题主送机关正文附件印章成文时间附注主题词抄送机关印发机关和时间等部分组成而国务院办法增加了保密期限如果收文是涉密文件而没有保密期限应按不规范文件退回送文单位同时请示文种要在附注处注明联系人及联系电话这也是收文中应该注意的事项另外在签发用印等方面也有不同收文时都要一并注意此外还要注意审查公文文种是否正确行文是否符合规则需协商会签的公文是否履行必须的手续如果收文不符合行文规则格式不规范用纸不符合标准要及时退回文件呈报部门并说明理由经审核对符合本办法规定的公文文秘部门应当及时提出拟46办意见送负责人批示或者交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文应当明确办理时限国家行政机关公文处理办法第三十二条拟办是指秘书人员对来文应由那位领导审批那一部门承办以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见供领导同志批办时参考的工作程序需要拟办的文件主要有三种上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件平行机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件对于拟办的公文办公厅室应当及时提出拟办意见对重要公文应当先送机关分管业务负责人批示再按批示意见办理一般性公文可经办公厅室负责人批示后交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文应当明确办理时限国务院办法还规定原则上不办理越级上报的公文这一点在收文办理中要注意另外有些重要的机密性较强的资料刊物以及所属部门和下级机关主送本机关的情况报告虽然不需要办理但也要提出分发意见征得主管领导同意后方可分发拟办的公文需送负责人批示即履行批办手续后才可以办理三承办是收文办理的重点承办是指机关有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作是文件处理工作中的关键环节也是具体解决问题的阶段承办工作质量的高低直接反映一个机关的工作质量和工作效率因此承办工作是很重要的秘书部门要重视这项工作承办部门要做好这项工作首先要认真研究文件内容和批办意见弄清是否属于自己主管业务范围其次要47弄清文件处理的时间要求然后再按照轻重缓急进行落实承办部门收到交办的公文后应当及时办理不得延误推倭紧急公文应当按时限要求办理确有困难的应当及时予以说明对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的应当及时返回交办的文秘部门并说明理由公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧主办部门主要负责人要出面协调如仍不能取得一致可以报请上级机关协调或裁定这一点与原公文处理办法有所不同原公文处理办法只是规定凡涉及其他部门或者地区的问题主办机关应当主动与有关部门或者地区协商会签上报的公文如有关方面意见不一致应当如实反映两国务院办法明确规定分歧意见如协商后不能取得致可以报请上级机关协调或裁定第三在仔细研究来文内容要求和领导批办意见的基础上认真办理凡属自己承办范围内的文件如有领导批示意见可以根据领导批办意见办理未经领导批办的公文可以遵循有关的方针政策的精神有关规定或惯例等进行办理凡领导批办意见中明确提出由某部门牵头承办的牵头部门要先准备好处理意见邀请协办部门会商会签再由牵头部门负责将有关部门提出的意见归纳整理报领导审批如有分歧应报送领导裁决或接领导意见再次会商取得处理结果承办人员提出处理意见要做到及时认真审慎负责并须报请一定层次的领导人审核同意后才能答复送文机关或来文机关需要说明的是处理意见或处理结果是代表一定的机关和部门的决不能以个人名义答复问题另外为了加快文件处理速度提高机关工作效率对于送负责人批示或交有关部门办理的公文文秘部门要负责催办催办工作一般由负责文件处理工作的秘书人员承担也可以配备专职的催办人员同时要建立健全催办工作制度落实责任制从制度上保证催办工作的顺利进行做到逐级负责事事有人管件件有人办使催办工作落到实处其范围主要是上级机关主送本机关并需要具体实施贯彻执行的文件所属部门及下级48机关主进本机关的请示及其他需要办理的文件平行或不相隶属机关发来商洽征询事务需办理或答复的函件文件催办方法主要是电话催办发函催办登门催办请承办部门来人汇报等最后需要指出的是按照甘肃省实施国家行政机关公文处理办法收文办理中除周知性公文外承办部门要及时向发文机关反馈办理结果反馈通常由秘书部门承担但有些承办件也可依据领导同志的指示或经秘书部门同意后直接反馈第七讲公文归档新发布的国家行政机关公文处理办法以下简称办法第七章专门就公文归档问题作了规定办法第七章共六条分别就及时立卷归档保证归档公文齐全完整便于保管利用联合办理公文的归档兼职过程中形成的公文的归档确定保管期限公文用纸和字迹材料六个方面作了原则性规定新办法与1993年颁布的办法第六章相比内容上除了把公文销毁内容归入第八章公文管理而外其他方面并无大的改变为了便于大家在工作中更好地把握办法的要求进一步做好公文归档工作下面就公文归档方面的几个主要问题作一些说明一公文立卷归档的范围公文立卷归档的范围是指需要立卷归档的公文类型按照有关规定和实际情况公文立卷归档的范围是1本机关发文本机关对外的正式发文如命令决定公告通告通知通报49议案报告请示批复意见函会议纪要等2本机关收文包括上级机关发来的与本机关主管业务有关的各类公文下级机关报送的各种报告请示等同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件在准确掌握公文立卷归档的范围的同时还要准确把握不归档的公文范围这样既有助于保证档案的精确性又便于档案的有效管理提高工作效率按照国家档案局有关规定不应当立卷归档的公文材料包括1重份文件同一份文件除特别重要的文件可保留多份外其它的只需保留一份2无查考利用价值的事务性临时性文件3未成文的草稿和一般性文件的修改稿4与本机关业务无关的文件材料5内容被其它文件包括了的文件材料对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交印发机关二归档公文的保管期限归档公文的保管期限有永久长期短期三种永久保存就是无限期地保存下去长期保存一般须保存16年至50年左右短期一般保存15年以下划分方法具体如下1凡是反映本机关主要职能活动基本历史原貌的文件应永久保存这其中主要包括本机关在工作活动中形成的重要文件如指示命令决议决定上级机关颁发的属于本机关主管业务并需要贯彻执行的重要文件如命令决定批复通知等下级机关报送的有关重要问题的请示报告等2凡是在相当长的时间内机关需要查考的文件材料应长期保存主要包括本机关工作中形成的在相当长的时间内需查考的文件材料上级机关颁发的非本机关主管业50务范围内的重要文件和下级机关报送的较重要的文件材料等3凡是在较短时间内本机关需查考的材料应短期保存如上级机关或同级机关颁发的非本机关主管业务但需执行的决定通知等三公文立卷的方法公文立卷的具体方法主要有按作者立卷按问题立卷按名称立卷按时间立卷按地区立卷按收发机关立卷等下面介绍较常用的四种立卷方法1按作者立卷作者是指制发文件的机关或个人按作者立卷就是把同一作者的文件组成案卷这种立卷方法特征明显便于查找利用按作者立卷可以将上级机关平级机关下级机关有关文件分别立卷但同时要注意问题之间的联系不能由此而导致案卷不全2按问题立卷就是把内容有共同点的文件组合在一起立卷按问题立卷是一种较为常见的立卷方法由于机关的工作活动都是围绕贯彻执行有关的方针政策解决处理各种问题完成各项工作任务的因而在解决问题的过程中会形成许多文件材料每一个文件的形成都反映了这一问题的处理过程按问题立卷对于工作考查研究问题总结工作经验教训了解某一问题的全面情况提供了便利条件满足了查找方便的要求从而达到了立卷的目的按问题立卷的关键是对问题的判断理解要准确对于同时涉及到几个问题的要根据主要问题立卷不能拆开立卷3按名称立卷按名称立卷是把相同的文件组合在一起立卷通常将命令决定51通知报告函等文件按文件名称立卷4按时间立卷按时间立卷是指把属于同一时间阶段内的文件组合成案卷文件的时间特征指文件的形成时间和内容所指时间两个方面同一年度的文件集中在一起便于反映本年度机关工作的全貌历年的文件依次排列下去可以反映机关工作的延续性便于分阶段地考查机关工作的发展变化选择公文立卷方法要注意以下几点首先要注意各种方法结合使用要充分考虑案卷之间的整体联系不能把每个方法割裂或孤立地使用也不能固定套用一种方法其次应选择最适合本单位的立卷方法立卷应服从于案卷的保管和利用要从本单位的实际出发第三要加强立卷工作的标准化和规范化公文的立卷工作是档案工作的基础要实现档案管理的科学化现代化就要实现立卷工作的标准化规范化四公文立卷归档的步骤公文立卷归档的步骤分准备立卷归档三个阶段1准备首先要编制归卷类目归卷类目是为了方便公文的立卷而设置的一种文件分类目录归卷类目是由类目和条款两部分组成的类的设置有按问题分类按机关内部组织机构分类两种方法在设立了类目之后就要设立条款并进行编号条款是案卷类目的主要组成部分是案卷要反映的内容编制归卷类目应注意类目的设置要适当灵活要根据本机52关的文件多少来设置类目既不能太粗又不能太细案卷类目的名称和概念要清楚准确不能笼统含糊类和类之间条款和条款之间不能相互包括相互交叉相互重复类的设置标准要前后一致不能中途变换在确定归卷类目时应考虑到文件的保管价值要准确地注明每个条款里文件的保管期限其次收集文件立卷材料的收集工作是档案工作的基础公文立卷人员要注意平时对文件的收集将本机关需要立卷的文件材料及时集中到一起以免散失本机关的发文要有专人负责将原稿印本及附件等收集齐全完整以便随时向立卷部门集中同时要建立收文制度将收文及时完整地向档案部门移交第三鉴别与归卷在对文件进行了收集之后就要及时进行整理鉴别和归卷并进行分类不同保管期限的文件要按本机关保管期限表的要求将永久长期短期保管的文件初步分开2立卷首先检查与调整卷内文件要检查文件是否齐全完整是否符合归档范围的要求是否保持了文件之间的历史联系与归卷类目是否吻合运用特征是否准确卷内文件的保存价值是否一致卷内文件数量是否过多或过少其次排列卷内文件顺序卷内文件一般按照时间问题作者地区名称重要程度程序或阶段文件往来机关顺序排列排列时要注意按问题特征立卷不能混排第三编排页码排列案卷顺序之后要拆除文件上的金属装订物以免金属物日久氧化锈蚀文件同时要对文件进行修补凡在装订线左侧有文字的文件材料要在左边加53边取齐右边叠起尺寸不足规定尺寸的要加纸裱糊衬托破损的要进行修补修补完毕要以卷为单位用阿拉伯数字编写张号张号应编在文件材料的右上角一张只编一个号背面不编第四填写卷内文件目录及备考表每个案卷都应填写卷内文件目录用来介绍本卷内文件的内容便于文件检索查阅卷内文件目录包括顺序号文件作者文件标题文号文件日期所在张号备注案卷的备考表是案卷的最后一页主要用来记述卷内文件的实有张数立卷日期立卷人姓名并留出空白以备说明本卷文件保管使用的有关情况卷内文件的变动情况第五拟写案卷标题案卷的标题是对案卷内文件名称的概括其作用在于准确地揭示案卷的内容为卷内文件查找提供可资检索的渠道案卷标题应简明朴实概括具有政治上的严肃性结构上的完整性文字上的准确性逻辑上的合法性第六填写案卷封皮并进行装订案卷的封皮是案卷的外表填写好案卷封皮可使立成的案卷美观整齐便于编制案卷目录和查找利用案卷封皮上应填写的项目一般包括机关名称机关内部组织机构名称案卷名机密等级卷内文件的起止日期文件页数保管期限及全宗号目录号案卷号等为了便于对案卷的保护要对案卷进行装订或装盒在对卷内文件进行检查后用白线将案卷封皮和卷内文件订在一起第七编制案卷目录把本年度的案卷经过分类排列再进行编号登记造册就形成了本年度的案卷目录案卷目录包括案卷号案卷标题卷内文件的起止日期卷内文件份数和张数保管期限备注等3案卷的归档54案卷的归档是把一年中立成的案卷移交档案室集中保管以保证机关档案的完整便于查找利用在移交之前所移交的案卷的质量要经过档案部门检查验收检查验收的内容包括归档文件是否齐全完整有无重复是否遵循文书立卷的原则进行立卷文件和电报是否保持内容联系合并整理统一立卷绝密文件是否在卷皮上盖有绝密字样专用章保管期限是否准确永久长期短期保管的文件是否分开立卷等另外对归档文件的数量和移交目录也应检查验收归档工作一般应在次年的3月份完成最迟也不能超过6月份完成了归档工作文件材料就正式转化为档案第八讲公文管理国务院新颁布的国家行政机关公文处理办法以下简称办法中专门增设了一章即第八章公文管理对公文管理的职责程序和基本要求等作了详尽系统的规定为做好公文管理工作提供了有力的政策依据在公文处理工作中必须严格按照公文管理的有关规定切实加强公文管理工作一加强公文管理工作的重大意义公文管理是指对公文的公开发布撤销废止以及本机关所有收文发文的存放复制清退等工作的科学管理公文的特殊地位和作用决定了做好公文管理工作的重要意义一公文管理是公文处理的重要内容一般来说公文处理包括三大环节即公文的形成公文的处理公文的管理这三个环节环环相扣缺一不可在公文形成公文处理公文管理的整个流程中公文管理是公文处理工作的重要环节也是行政机关日常55管理工作中不可缺少的重要内容二公文管理是机关机要工作的重要组成部分公文具有很强的政治性法规性机要性和实用性公文中有相当一部分是机密文件有的涉及到党和国家的秘密有的虽然不涉及党和国家的秘密但涉及本单位本部门的机密文秘部门在处理公文的过程中会接触大量系统的较为完整的机密文件所以文件管理的好坏事关党和国家的机密必须慎之又慎不能有丝毫的麻痹大意三做好公文管理工作是提高公文运转效率提高公文质量的重要环节公文管理与公文运转密不可分一个单位一个部门公文管理水平的高低直接关系到公文办理的效率和效果因此公文管理人员一定要充分认识公文管理工作的重要性了解和掌握公文管理的规律和方法认真细致地做好每个环节的工作确保万无一失二公文管理的基本原则公文管理是文秘部门的一项经常性工作文秘人员除了要按照办法中要求的坚持实事求是精简高效的原则做到及时准确安全以外从管理的角度讲公文管理还必须遵循以下原则一统一渠道集中管理办法第四十四条规定公文由文秘部门或专职人员统一收发审核用印归档和销毁这就是说公文应该由文秘部门实行集中统一管理一个单位一个部门接收的公文来自各个方面下发的公文又56往往由所属各部门起草承办这样就自然形成公文运行的多种渠道如缺乏集中统一管理就会造成公文运转混乱经办人员不清处理效率缓慢有时还会造成公文旅行影响工作因此文秘部门要对公文实行集中统一管理具体包括l统一接收凡寄给本机关的公文除领导同志亲启件外一律由文秘人员统一接收拆封登记和分发处理其他部门和人员不得随意接收处理2凡以本机关名义上报下发的公文无论哪个部门承办均应送文秘部门统一登记编号发放各承办部门不得自行发放3本机关接收和发出的所有文件均由文秘部门集中保管机关各部门承办的文件承办完毕后必须交回不得长期保存在各个部门特别是不得长期保存在个人手里只有切实做到统一渠道集中管理才能使公文管理工作井井有条运行有序二建章立制科学管理公文管理工作具有很强的科学性艺术性管理得好就会有条不紊一目了然管理得不好则显得乱七八糟一塌糊涂既不便查找使用又容易造成文件散失或泄密因此文秘人员要学会科学地管理文件管理文件的方法很多一般来说将文件分门别类管理是一个好的办法如可以按照上来文下来文本级发文分门别类管理当然文秘人员也可以根据本机关的实际情况制定科学合理的管理方法在公文运转过程中各级行政机关对公文处理都有严格的规定和要求既有程序性的规定又涉及保密法等方面的法规这就要求公文管理的每一个环节都要遵循既定的规程和要求不能随心所欲各行其是但与此同时也要力求做到科学管理管而不死既要认真细致一丝不苟又要灵活实用方便工作57三加强协调多方配合公文管理工作是为机关的领导工作和业务部门的工作服务的从领导机关的领导到各个职能部门都会在不同范围不同环节上参与公文处理工作因此文秘部门和专职兼职的公文管理人员都必须与机关领导和业务部门密切联系争取机关领导和业务部门承办人员的支持与协作四严格保密确保安全公文特别是高级领导机关制发的文件有许多涉及党和国家的重大决策涉及到党和国家的重要秘密因此保守秘密也就成为公文管理的一项重要内容如果文件管理不善造成泄密就会对党和国家的事业造成危害和损失这一点文秘人员一定要有清醒的认识提高警惕严格遵守各项规章制度做到存放清退销毁等各个环节都有章可循手续清楚责任明确严防公文丢失和泄密三公文管理的基本职责和要求公文管理主要包括公文的公开发布撤销废止以及翻印复印清退销毁等环节文秘人员必须严格按照公文管理的岗位职责要求以高度负责的精神严肃认真地做好公文管理工作一翻印根据工作需要下级机关可按规定翻印上级机关下发的文件办法第四十六条规定上级机关的公文除绝密级和注明不准翻印的以外下一级机关经负责人或者办公厅室主任批准可以翻印翻印时应当注明翻印机关日期份数和印发范围翻印的公文应当严格登记和正本公文一样管理翻印公文的只能是下一级机关而不能越级翻印如县级机关就不能直接翻印省级机关的文件二公开发布公开发布行政机关公文必须经发文机关批准公开发公文应当坚持谁发文谁批准的原则非发文机关无权批准公开发布公文经批准公开发布的公58文同发文机关正式印发的公文具有同等效力应认真贯彻执行三复印根据工作需要非秘密级以上公文可以复印但不能作为正式公文使用在特殊情况下确需以公文复印件作为正式公文使用时必须加盖复印机关证明章否则可视为无效四撤销公文被撤销时视作自始不产生效力只有发文机关及其上级机关有权宣布撤销公文五废止与现行政策法规不符的公文应及时宣布废止公文被废止视作自废止之日起不产生效力六清退就是按照规定定期对收到的上级公文和本级下发的公文进行清理和回收清退文件的范围一般包括1绝密文件凡绝密文件一般都要在阅完办毕后及时收回由秘书人员集中保存以防泄密对上级机关要求退回的文件要在规定的时间内退回2有重大错情的文件凡本级机关发出的文件如发现有重大错情要立即全部收回重新印发对上级机关要求收回的有重大错情的文件文秘部门要尽快退回不能以任何借口不退或借故拖延留存3传阅文件对份数少需要送领导和有关部门传阅的文件要规定传阅时间及时收回4征求意见和送审文件对需要送几个部门征求意见会签或送请领导同志审阅批示59的文件文科人员要及时催退收回5会议文件各种会议印发的文件材料一般在会议结束时应予收回会议主持机关准许与会人员带走的会议文件与会人员返回单位后应将全套会议文件交由所在单位文秘部门登记统一保管6承办件对文秘部门转出的承办件承办部门要尽快办理并在办理完毕后及时将文件退回文秘人员也要主动催退收缴7未经本人审阅的领导同志讲话有时为了便于工作而印发的未经本人审阅的领导同志讲话在传达结束后要及时收缴8离职人员文件对工作调动长期离职学习或休养的人员离职前要彻底清理个人手中的文件文秘人员应主动督促协助清理管理文件的同志调动工作时必须详细开具文件目录或者按文件登记簿向接替的同志移交并履行签字手续七销毁不具备归档和存查价值的公文经过认真鉴别并经办公厅室负责人批准可以销毁销毁文件的范围一般包括上级下发的不需立卷归档的文件上级下发的需要归档立卷的重份文件本机关制发的归档立卷后的余份文件下级机关抄送本机关的无存档价值的文件上级机关指定销毁的文件等销毁文件可以采取碎纸机粉碎或者送往指定印刷厂化纸浆的方式在销毁公文之前首先要对销毁公文进行清点把经过鉴别确无存档保存价值的公文清理出来逐件登记后报请办公厅室负责人签批然后送往指定地点和单位60如印刷厂并派两名以上人员监销保证不丢失不漏销一切单位或个人均不得私自销售或销毁公文八合并机关的公文管理机关合并时全部公文应当随之合并管理机关撤销时需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门四公文的管理保密公文的保密管理是公文管理的重点办法第五条规定公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定确保国家秘密的安全这里讲的文件的保密管理着重指机要文件的管理机要文件或称密件从拟搞打印复制收发传递保管清退归档销毁等环节都要必须注意保密一拟稿机要文件在拟议拟槁修改过程中要注意保密不得外传文件付印前要标明密级二缮校缮校过程中要有严格的保密制度和措施一切密件的誉印打印都要确定专人印刷机要文件要到指定印刷厂密件文印人员工作时要严格遵守保密纪律三复制复印翻印密件要有严格的控制措施绝密件或注明不得翻印的公文任何机关不准翻印复印四递送送往外地的密件应由机要通信部门递送不得使用普通邮政市内递送时应由机要交通部门派专人直接送达机关内部传递要机要秘书直接办理不能私自委托别人代送61五收发登记密件和普通文件要分别处理机要秘书对收进和发出的密件都要登记编号严格履行交接手续发现文件封口未封或有其它异样时应及时查处发出的密件要牢固包装密封并标明密级六阅办在传阅办理密件过程中不允许横传不得随意抽走机要秘书在传递密件时要坚持登记制度要清点签字随时挂号销号七保管密件要集中保管特别是机要文件要存放在有保密设施的文件柜内专室专人管理调阅密件要经主管单位负责人批准并当日交回八清退由于工作需要暂使用密件的要进行登记并及时清退杜绝密件缺损丢失现象的发生九归档归档要划分密级建立查阅审批制度档案材料未经有关部门批准不许公开不准复制十销毁要销毁的密件应先登记造册经办公厅室负责人批准才能销毁销毁时至少应派两人以上在指定的造纸厂监销