国家行政机关公文处理办法

国家行政机关公文处理办法第一章总则第一条为使国家行政机关以下简称行政机关的公文处理工作规范化制度化科学化制定本办法第二条行政机关的公文包括电报下同是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具第三条公文处理指公文的办理管理整理立卷归档等一系列相互关联衔接有序的工作第四条公文处理应当坚持实事求是精简高效的原则做到及时准确安全第五条公文处理必须严格执行国家保密法律法规和其他有关规定确保国家秘密的安全第六条各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查第七条各级行政机关的办公厅室是公文处理的管理机构主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作第八条各级行政机关的办公厅室应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作第二章公文种类第九条行政机关的公文种类主要有一命令令适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员二决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤销下级机关不适当的决定事项三公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项四通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项五通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员六通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况七议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项八报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问九请示适用于向上级机关请求指示批准十批复适用于答复下级机关的请示事项十一意见适用于对重要问题提出见解和处理办法十二函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项十三会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件主题词抄送机关印发机关和印发日期等部分组成一涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限其中绝密机密级公文还应当标明份数序号二紧急公文应当根据紧急程度分别标明特急急件其中电报应当分别标明特提特急加急平急三发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称联合行文主办机关排列在前四发文字号应当包括机关代字年份序号联合行文只标明主办机关发文字号五上行文应当注明签发人会签人姓名其中请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话六公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类一般应当标明发文机关公文标题中除法规规章名称加书名号外一般不用标点符号七主送机关指公文的主要受理机关应当使用全称或者规范化简称统称八公文如有附件应当注明附件顺序和名称九公文除会议纪要和以电报形式发出的以外应当加盖印章联合上报的公文由主办机关加盖印章联合下发的公文发文机关都应当加盖印章十成文日期以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准电报以发出日期为准十一公文如有附注需要说明的其他事项应当加括号标注十二公文应当标注主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词十三抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关应当使用全称或者规范化简称统称十四文字从左至右横写横排在民族自治地方可以并用汉字和通用的少数民族文字按其习惯书写排版第十一条公文中各组成部分的标识规则参照国家行政机关公文格式国家标准执行第十二条公文用纸一般采用国际标准A4型210mm297mm左侧装订张贴的公文用纸大小根据实际需要确定第四章行文规则第十三条行文应当确有必要注重效用第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定一般不得越级请示和报告第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文除以函的形式商洽工作询问和答复问题审批事项外一般不得向下一级政府正式行文部门内设机构除办公厅室外不得对外正式行文第十六条同级政府同级政府各部门上级政府部门与下一级政府可以联合行文政府与同级党委和军队机关可以联合行文政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文第十七条属于部门职权范围内的事务应当由部门自行行文或联合行文联合行文应当明确主办部门须经政府审批的事项经政府同意也可以由部门行文文中应当注明经政府同意第十八条属于主管部门职权范围内的具体问题应当直接报送主管部门处理第十九条部门之间对有关问题未经协商一致不得各自向下行文如擅自行文上级机关应当责令纠正或撤销第二十条向下级机关或者本系统的重要行文应当同时抄送直接上级机关第二十一条请示应当一文一事一般只写一个主送机关需要同时送其他机关的应当用抄送形式但不得抄送其下级机关报告不得夹带请示事项第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外不得以机关名义向上级机关负责人报送请示意见和报告第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送其另一上级机关第五章发文办理第二十四条发文办理指以本机关名义制发公文的过程包括草拟审核签发复核缮印用印登记分发等程序第二十五条草拟公文应当做到一符合国家的法律法规及其他有关规定如提出新的政策规定等要切实可行并加以说明二情况确实观点明确表述准确结构严谨条理清楚直述不曲字词规范标点正确篇幅力求简短三公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定四拟制紧急公文应当体现紧急的原因并根据实际需要确定紧急程度五人名地名数字引文准确引用公文应当先引标题后引发文字号引用外文应当注明中文含义日期应当写明具体的年月日六结构层次序数第一层为一第二层为一第三层为1第四层为1七应当使用国家法定计量单位八文内使用非规范化简称应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明准确的中文译名九公文中的数字除成文日期部分结构层次序数和在词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字第二十六条拟制公文对涉及其他部门职权范围内的事项主办部门应当主动与有关部门协商取得一致意见后方可行文如有分歧主办部门的主要负责人应当出面协调仍不能取得一致时主办部门可以列明各方理据提出建设性意见并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定第二十七条公文送负责人签发前应当由办公厅室进行审核审核的重点是是否确需行文行文方式是否妥当是否符合行文规则和拟制公文的有关要求公文格式是否符合本办法的规定等第二十八条以本机关名义制发的上行文由主要负责人或者主持工作的负责人签发以本机关名义制发的下行文或平行文由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发第二十九条公文正式印制前文秘部门应当进行复核重点是审批签发手续是否完备附件材料是否齐全格式是否统一规范等经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审第六章收文办理第三十条收文办理指对收到公文的办理过程包括签收登记审核拟办批办承办催办等程序第三十一条收到下级机关上报的需要办理的公文文秘部门应当进行审核审核的重点是是否应由本机关办理是否符合行文规则内容是否符合国家法律法规及其他有关规定涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商会签文种使用公文格式是否规范第三十二条经审核对符合本办法规定的公文文秘部门应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理需要两个以上部门办理的应当明确主办部门紧急公文应当明确办理时限对不符合本办法规定的公文经办公厅室负责人批准后可以退回呈报单位并说明理由第三十三条承办部门收到交办的公文后应当及时办理不得延误推诿紧急公文应当按时限要求办理确有困难的应当及时予以说明对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的应当及时退回交办的文秘部门并说明理由第三十四条收到上级机关下发或交办的公文由文秘部门提出拟办意见送负责人批示后办理第三十五条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项主办部门应当主动与有关部门协商如有分歧主办部门主要负责人要出面协调如仍不能取得一致可以报请上级机关协调或裁定第三十六条审批公文时对有具体请示事项的主批人应当明确签署意见姓名和审批日期其他审批人圈阅视为同意没有请示事项的圈阅表示已阅知第三十七条送负责人批示或者交有关部门办理的公文文秘部门要负责催办做到紧急公文跟踪催办重要公文重点催办一般公文定期催办第七章公文归档第三十八条公文办理完毕后应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定及时整理立卷归档个人不得保存应当归档的公文第三十九条归档范围内的公文应当根据其相互联系特征和保存价值等整理立卷要保证归档公文的齐全完整能正确反映本机关的主要工作情况便于保管和利用第四十条联合办理的公文原件由主办机关整理立卷归档其他机关保存复制件或其他形式的公文副本第四十一条本机关负责人兼任其他机关职务在履行所兼职务职责过程中形成的公文由其兼职机关整理立卷归档第四十二条归档范围内的公文应当确定保管期限按照有关规定定期向档案部门移交第四十三条拟制修改和签批公文书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求第八章公文管理第四十四条公文由文秘部门或专职人员统一收发审核用印归档和销毁第四十五条文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度第四十六条上级机关的公文除绝密级和注明不准翻印的以外下一级机关经负责人或者办公厅室主任批准可以翻印翻印时应当注明翻印的机关日期份数和印发范围第四十七条公开发布行政机关公文必须经发文机关批准经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力第四十八条公文复印件作为正式公文使用时应当加盖复印机关证明章第四十九条公文被撤销视作自始不产生效力公文被废止视作自废止之日起不产生效力第五十条不具备归档和存查价值的公文经过鉴别并经办公厅室负责人批准可以销毁第五十一条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销保证不丢失不漏销其中销毁绝密公文含密码电报应当进行登记第五十二条机关合并时全部公文应当随之合并管理机关撤销时需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门工作人员调离工作岗位时应当将本人暂存借用的公文按照有关规定移交清退第五十三条密码电报的使用和管理按照有关规定执行第九章附则第五十四条行政法规规章方面的公文依照有关规定处理外事方面的公文按照外交部的有关规定处理第五十五条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定统一规定发布之前各级行政机关可以制定本机关或者本地区本系统的试行规定第五十六条各级行政机关的办公厅室对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度有关规定另行制定第五十七条本办法自2001年1月1日起施行1993年11月21日国务院办公厅发布1994年1月1日起施行的国家行政机关公文处理办法同时废止