工程签证及资料收集归档实施细则.doc

工程签证及资料收集归档实施细则试行第一章总则第一条为准确反映工程施工过程状况加强工程签证管理妥善地处理公司与发包方和其他施工单位的各种施工矛盾预防和减少纠纷发生控制公司经营风险根据国家相关法律规范和公司建筑钢结构制作安装承包合同管理实施方法的相关规定特制定本细则第二条本细则的指导思想为预防为主积极主动通过及时有效的工程签证和证据归集工作控制工期和质量纠纷预防诉讼风险切实维护公司利益第三条本细则的实施是贯彻项目经理负责的原则安装队伍和项目部其他人员各司其职对项目经理负责第四条适用范围本细则适用于公司总承包或分包的各类钢结构建筑工程公司承包的其他工程项目参照本细则执行第二章签证人第五条代表公司签署各类施工签证的人员为合同确定的项目经理因情况特殊项目经理不能在现场及时签证的由其委托项目部其他人员或安装队长签证委托人对项目经理负责项目经理对公司负责无项目经理的由公司决定由安装队长或其他人员负责签证第六条项目经理是公司派驻工地现场组织工程安装施工的代表其权力限于现场安装施工的指挥和与发包方监理或其他施工单位的协调项目经理签发的各种联系单或签收各种函件的签复内容不得超出合同的约定第七条项目经理不具有与发包方或任何第三方签订补充协议或以联系单会议纪要等形式为之的具有变更合同实质性内容的权力遇有需要补充或变更的事项项目经理应通过工程部报告公司领导经同意或授权方得为之第八条项目经理应全面透彻了解合同内容包括发包方与工地代表监理工程师及其签证权限和时限发往发包方或监理的各种联系单通知单应由合同约定的或发包方书面确认的工地代表或监理签收如由对方其他人员签收应加盖对方工程部门或单位印章第三章签证内容第九条我公司部分构件已制作具备发送工地安装条件时应书面通知发包方要求对方书面答复具备各项条件的时间和具体进场时间第十条收到发包方书面进场通知后项目经理应组织人员到工地现场对钢结构基础进行复测检验直至合格第十一条基础复测合格与土建方办理交接手续后项目经理应向发包方提交开工报告经发包方或监理批准后正式开工第十二条基础分区段复测交接的应分别制作各区段复测检验记录并分别办理基础交接手续和分别提交开工报告第十三条钢构件每批次进场时均应立即通知发包方或监理清点检验并请其在检验申请报告单上签字确认第十四条钢构件安装完毕时应请发包方或监理签署工程进度确认书约定需进行中间结构验收的应立即向发包方或监理发送中间结构验收通知书当分区段安装施工的应分别签署工程进度确认书和分别发出中间结构验收通知书第十五条围护材料每批次进场均应立即通知发包方或监理在检验申请报告单上签字确认第十六条围护安装完毕应请发包方或监理签署工程进度确认书分区段施工的应分别签署确认书第十七条钢结构建筑工程全部安装完工后应立即请发包方或监理签署工程完工确认书分区段先后施工的应分别签署完工确认书第十八条钢结构工程全部完工后七日内项目经理应向发包方或监理发出工程竣工验收报告同时提交全套竣工验收资料竣工验收报告和竣工验收资料移交表各一式贰份由发包方或监理签收后项目经理保存一份第十九条发包方提出设计变更时应提交书面的设计变更联系单项目经理将联系单复印留存原件报公司档案室存档变更设计完成后由项目经理将图纸交发包方确认和签收签收确认单由项目经理保存复印件一份交技术处留存第二十条设计变更导致工程量增减按合同应追加工程款或赔偿损失或顺延工期的项目经理应在组织变更设计工程施工前向发包方发联系单确认以上事项第二十一条施工期间发包方提出材料变更的项目经理应在变更前就材料差价处理工期顺延或赔偿损失事宜请发包方书面签证确认如系我公司提出材料变更的应发联系单请发包方或监理书面确认第二十二条其他需要签证的事项包括并不限于下列内容1施工场地不符合同约定的进厂施工条件的2停水停电台风大雨冰雹等影响施工进行时3隐蔽工程或中间结构验收后同意进入下一工序的4由发包方负责或其他承包商负责施工的前一工序未完导致我公司等待时5因与土建或其他施工单位交叉施工影响我公司施工正常进行时6我公司依法发出停工通知和复工通知时7工完场清将工程移交发包方时8依法律法规和合同应予工期顺延追加工程款或赔偿事由发生时第四章签证方法与方式第二十三条发送给发包方监理的联系单通知各类函件应当及时合同约定期限的应在期限内发送对于发包方业主或监理发来的联系单通知等各类函件应在合同约定的期限或法律法规的期限内签复第二十四条项目经理对发送函件的内容或签署的签复意见必须审慎签复可能影响我公司实质利益的函件应事前请示工程部或商请公司法律顾问后再行处理第二十五条发包方或监理发来的函件对我公司明显不利的可收而不签如无法推脱时则应将我方否定意见签署其上后签名第二十六条我公司发往发包方或监理的联系单通知单等各类函件应工整书写一式贰份对方签收后的一份作为送达回执由项目经理保管如对方签收人在送达的函件上签署违背事实对我公司不利的意见时应立即再次发函表明我公司否定意见第二十七条遇发包方工地代表拒绝签收函件时可送监理签收监理也拒绝签收时可通过邮局发特快专递邮件给发包人单位并请在特快专递邮件详情单上内件品名栏内填上函件名称及函件主旨并将函件底稿及邮件详情单发件人联及邮费收据妥善保存第二十八条遇发包方代表和监理拒收函件时也可到邮局向发包方发送传真件并在发送后的传真上书写此件共X页于X年X月X日X时传真至XXXX号传真机并请电信部门在每页传真件上盖章发此种传真件必须核实发包方的真实的传真号码发包方借用他人传真机时请勿发此类传真第二十九条对于特别重要的函件可通过公司法律顾问发送公证函件第五章记录纪要及其他资料第三十条项目经理或其授权委托的其他人员在合同履行中应对以下事项作好情况记录1钢结构基础复测检验及交接记录2材料设备进场记录3安全教育记录4停水停电记录5气象记录6项目经理工地代表监理人员变动记录7设计变更或材料变更的记录8分项工程隐蔽工程中间结构和最终验收的自评自检记录和发包方监理共同验收记录9土建或其他施工单位影响钢结构施工情况的记录10各种检查记录11每日作好施工日记12其他需要记录的事项第三十一条项目经理应准时参加工地例会和各种会议应对施工中存在的问题充分发表我方意见并要求记入会议纪要如我方意见未被记入会议纪要则可在纪要签名时简要签署我方意见或以函件方式另行发送发包方监理或其他承包商第三十二条项目经理应索取会议纪要原件一份如原件仅有一份时则应要求复制后请发包方或监理在上签名盖章第三十三条项目经理或其委派的人员应对施工各阶段进行拍照留存包括1进场时施工场地状况2各分项工程隐蔽工程验收时的状况3中间结构验收时的状况4与其他承包商交叉施工的情况5等待前道工序施工的状况6场地道路或其他影响我公司施工的状况7发生事故的现场8工程竣工时的状况9发包方设备提前进场或未经验收即使用的现场状况第三十四条拍照一般情况可自带相机拍摄并显示拍摄时间交照相馆冲印后在照片背部写上冲印时间并请照相馆加盖印章如已发生纠纷或可能发生较大纠纷时应请照相馆到现场拍摄冲印后在照片背面书写本照片由本摄影社于X年X月X日摄于XXXX工程工地并加盖公章同时保存发票和相关单证第三十五条设计院应对下列事项交发包方签证并妥善保管1发包方提供设计技术条件资料的双方交接签收并请注明日期2设计完成后将图纸交发包方签收3图纸核审及交底会议纪要的各方签名并保存4发包方设计变更联系单及完成变更设计后图纸交付的签收和图纸确认5交设计院审核确认图纸的交付签收及设计确认签证6其他应该签证的事项第三十六条工程部总调办等部门在施工管理过程中与发包方和监理之间往来的联系单函件按本细则相关条款的规定进行签证保管第三十七条项目经理对工程进度各节点进行重点控制各种记录和签证应为同期工期节点控制具体详见施工工期节点控制情况一览表第六章资料收集整理归档第三十八条钢结构工程完工经验收合格后项目经理应收集该工程的全部资料进行分类整理后装订成册移交总经办档案室第三十九条项目经理收集资料的范围为1钢结构承包合同及其补充协议投标书报价单2工程安装责任书及施工组织设计文件3构件已制作可发运通知发包方进场施工通知中间结构验收通知工程竣工验收报告停止施工和恢复施工通知4基础复测交接手续开工报告中间结构验收证书工程进度确认书和完工确认书工程竣工验收证书5本细则第三十条所列的各项记录第三十一条所列会议纪要第三十三天条所列现场照片6构件材料进场的清点检验确认单7涉及工程顺延追加工程款赔偿损失的各类签证8施工过程中工程项目经理与业主监理其他承包商相互往来的各种函件和签证9施工过程中项目经理与公司及各部门相互往来的内部联系单10材料构件合格证和质量检测检验报告11货物运输清单12安全教育及气象资料13工程款决算资料14保存与工程部总调办技术处的应当归档的资料15竣工图纸16其他应当收集归档的资料第四十条工程竣工后项目经理应向工程部提交工程竣工报告书内容应包括工程概况安装单位开工进度工期验收决算付款等概况及是否发生纠纷及处理情况第四十一条项目经理对于保存于工程部总调办技术处的资料需要收集归档的应按工程竣工资料归档移交表的格式要求分别与上述部门签署移交表一式贰份双方各执一份第四十二条工程竣工资料移交归档应当按工程竣工资料归档移交表所列进行分类整理分别立卷归档各卷必须编有目录和页码第四十三条资料必须提交原件提供复印或资料缺项的应作出合理解释否则视为移交资料不完整作未交资料处理第四十四条资料收集分类整理立卷后项目经理应将前述资料和工程竣工报告书一并报工程部审查符合要求后由工程部在工程竣工资料归档移交表上签署合格意见后由项目经理交档案室归档不符合要求的工程部应提出意见后退回项目经理补充收集分类整理第四十五条工程竣工资料移交表内容包括资料名称份数原件或复印件移交日期移交人和接收人签名等栏详见附件对应说明事项附页作移交说明第七章附则第四十六条项目经理施工员工程部总调办技术处档案室等相关部门按本细则和公司相关规定各自履行工程签证发函复函资料收集保管整理移交归档的相应职责有失职渎职行为的按公司建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法给予相应处罚第四十七条项目经理或其授权委托人员在应向发包方或监理办理签证而未办给公司造成损失的按公司建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法规定承担相应责任第四十八条不按规定权限或合同约定的权限和程序签发签收签复联系单等类函件给公司造成损失的按建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法规定承担责任第四十九条未及时收集和妥善保管各类签证联系单通知记录纪要验收证书等资料致资料遗失给公司造成损失的按建筑钢结构制作安装承包合同管理实施办法规定承担责任第五十条移交的资料不符合本细则的规定档案室不得接收视该工程未完工程工程安装费停止支付直至资料符合要求第五十一条对于在签证函件签复资料收集保管整理移交工作中管理规范成效明显的部门和个人给予表彰和物质奖励第五十二条本细则从公司总经理签发之日起实施执行中的具体问题由工程部或法务室研究处理某公司年月日