变更签证索赔流程及证据收集.doc

项目部的工程签证与索赔一签证与索赔工程签证是按合同约定工程施工工程中由承发包双方代表就施工过程中发生的有关技术经济工期等方面的调整所进行的签字确认行为一般以技术核定单签证单和业务联系单的形式体现是工程技术与管理资料的组成内容也是工程结算的重要依据之一通过工程签证的分析审核可为索赔事件的处理提供依据工程签证以书面形式记录了施工现场发生的特殊费用直接关系到业主与施工单位的切身利益是工程结算的重要依据特别是对一些投标报价包干的工程结算时更是要对设计变更和现场签证进行调整现场签证是记录现场发生情况的第一手资料通过对现场签证的分析审核可为索赔事件的处理提供依据并据以正确地计算索赔费用工程签证索赔单报送时必须一式四份分为签收回执联审批回执联报送监理联报送甲方联审批方要求增加时按要求增加其中签收回执联在送达时要求建设方或授权的监理方代表在该联上签收并由项目合约管理责任人保存至该签证索赔报告的报送得到有效合理确认严禁采用以收发文登记方式处理签证索赔文件的报送回收如建设方或监理恶意拒收时应采用专递邮件或公证送达等有效方式报送工程签证一般按以下流程办理1以日常技术文件或工程师指令为基础的技术经济签证2以材料认质认价专业单项工程认价等为基础的认质认价签证盖章报送取得签收回执联根据合同进行经济分析审核签字提出签证事宜并填写工程签证建议稿主要明确提出事由和工作量现场技术员项目技术负责人或生产经理审核校正项目经营经理合约部项目经理资料员业主监理签证责任人技术负责人参与和催办审批经审批的签证资料存档主要是根据情况充实事由合约部项目技术负责人或生产经理项目经营经理项目经理资料员业主监理签证责任人经营经理参与和催办审批盖章报送取得签收回执联经审批的签证资料存档提出签证事宜并填写工程潜在建议稿主要明确提出事由和工程量成本会签主要是根据技术或生产充实事由工程索赔一般按以下流程办理1项目部必须建立工程签证索赔管理台帐且该台帐必须有同步的电子文档一份2索赔费用组成人工费材料费设备费企业管理费利润等3索赔的计算方法实际费用法总费用法修正总费用法4索赔证据的收集和甲方确认证据需要比较有说服力和法律效力项目经营经理业主监理项目各相关部门和人员项目合约部项目经营经理项目经理部相关人员索赔责任人经营经理项目经理审核确认索赔报告经审批的签证资料存档报送取得签收回执联参与和催办审批讨论制订索赔方案完善索赔方案底稿拟定索赔报告底稿汇总整理索赔证据计算索赔工期和费用收集与提供索赔证据拟定索赔意向通知报送取得签收回执联业主监理二项目工程索赔的原因及理由项目工程索赔的主要原因业主违约如业主未能按照规定的时间向承包商提供场地使用权业主未能在规定的时间内付款预付备料款工程进度款或不合理的扣款扣业主供料款预付款的抵扣滞留金扣款业主未能在规定的时间内发出图纸指令或批复业主拖延签发各种签证进度付款签证移交证书等业主的不适当决定和苛刻检查业主提供材料设备的延误或不符合合同标准等合同缺陷一般情况下合同是由业主或委托工程师咨询单位编写后列入招标文件的承包商不能过多修改否则就构成对招标文件有实质上的背离而被业主拒绝因此就难免在合同中存在着缺陷包括商务条款和技术规范及图纸中的缺陷如承包商执行业主的解释就会发生成本的增加或工期的延长进而引发索赔施工条件变化如基础地质方面出现变化引起的索赔等工程变更如实际完成的工程量超过或小于投标时给定的工程量工程师发现因设计质量标准和施工顺序等问题时增加新指令增加新的工作改变建筑材料暂停施工或加速施工等工期拖延非施工单位原因造成工期延误项目可以要求延长工期同时可以考虑要求经济补偿引起工期延误的主要原因有工程预付款迟缓支付施工图纸不能按时提交面积增大结构改变功能变更拖欠工程进度款材料设备到位不及时监理工程师的无理刁难施工停水停电每天八小时以上含八小时不可抗拒力造成的影响计划变更由于业主指定的其它分包商拖延工期而影响总工期以上原因应针对工程合同的相关条款进行考虑非施工原因引起的工期延误而引起的费用补偿由于费用损失由于停工延长施工周期造成人工费材料费机械停置费三大工具闲置费的增加行政管理费的增涨拖欠工程进度款的利息在合同执行过程中索赔是多方面的项目部应根据工程的实际情况来着手进行各项具体的索赔工作业主指令如业主或委托工程师在施工过程中发出各种指令承包商执行这些指令包括错误的指令势必造成的成本的增加和或工期的延长国家政策及法律法令变更如国际工程中从投标截止日期之前的第二十八天开始由于所在国法律和政策的变更导致承包商施工费用的增加或减少国内工程中由于国家地方的文件规定定额取费标准税收上交的各种费用等等导致承包商施工费用的增加其它承包商干扰如在同一个施工现场有几个承包商同时施工时发生的因某承包商不能按期完成他那部分工作而影响其它承包商的工作场地使用现场交通等而造成各承包商相互干扰其它第三方原因如银行付款延误等可以向业主提出的索赔理由对应合同条款序号索赔事项工期索赔费用索陪1业主的代表指令错误2业主的代表指令批准图纸及其它约定义务3由于业主代表的责任在情况紧急且无法同业主联系时承包商采取保证工程和人民生命财产安全的紧急措施4业主在工程交付前提前使用后发生损坏维修费5违反有关施工现场清洁规定发生的或该规定为合同签订后颁发的非承包商原因造成的损失的罚款6业主延期开工7因业主原因暂停施工8赶工的经济支出9检查检验中业主或其它承包商原因引起的经济支出10检查检验影响正常施工且检查检验合格11检查检验合格后又发现承包商的质量问题12业主要求提高质量等级要求13因设计或业主采购设备原因使试车达不到验收要求14业主对隐蔽工程重新验收而进行剥落且检验合格15合同价款的调整1工程量增加2设计变更或工程洽商3工程造价管理部门公布的价格调整4一周内非承包商原因造成停水停电累计超过8小时16业主不按约定时间数额支付工程款17业主不按约定方式支付工程款18业主提供的材料设备不符合要求或延误19对承包商提供的材料设备业主未能按时到现场验收后来验收后发现材料设备不合格20由于业主原因使用代用材料21业主的变更22业主未按照合同约定日期验收引起的工程保管费用23业主在收到竣工报告后无正当理由不办理结算24保修期间非承包商原因造成返修25业主违约26非承包商责任造成的伤亡事故由责任方承担责任和有关的费用27施工中出现地下障碍和文物28不可抗力对工程本身的损害清理修复工作费用另行约定29在因政策变化不可抗力以及双方以外的原因导致的工程停建或缓建三项目工程索赔的条件与资料准备工程索赔的条件与合同相对照事件已造成了承包人施工成本的额外支出或直接工期损失造成费用增加或工期损失按合同约定不属于承包的行为责任或风险责任承包人按合同规定的程序递交了索赔意向通知和索赔报告工程索赔的资料准备项目部预算员负责工程索赔资料的收集整理工作并分门别类地建立档案应收集资料的内容如下投标时的原始资料项目部的上一级经营部门要把招标文件投标文件投标时涉及到的有关文件资料等要向项目部办理书面借用及办理交底手续合同的原始资料项目部的合约部要把中标通知书复印件一份原件由公司商务合约部随合同正本一起保存正式的建筑安装施工合同副本等文件要向项目部做书面移交并进行交底工程接地纪要纪要中要特别注意现场施工的水源电源及场地平整情况确定是否具备进场条件来往信函的原始资料包括业主和承包商之间及承包商为了经营活动与其它部门或个人之间的一切来往信件工程图纸的修改技术变更单隐蔽资料现场签证单检查验收报告等原始资料由项目内业务人员或其它有关人员提供给项目预算员各种会议纪要记录业主批准的各种方案特别是采用新技术新材料新工艺及采用的大型机械数量型号等施工进度情况施工报表等由项目内业务人员或其它有关人员提供给项目预算员工程款结帐帐单及支付情况由项目财务人员提供给项目预算员工程照片及录象资料注意采用带日历的相机拍照特别注意与原设计图纸不同之处由项目技术人员提供给项目预算员甲供材料及设备的交验手续及其材质的检验报告乙方采购的各种材料的购置单价清单注意业主监理公司指定的厂家的签证手续各种原始发票的保存当地的材料市场价格资料由项目材料人员提供给项目预算员有关法律方面的原始资料由项目项目预算员收集工程经营活动的其它一切资料和信息项目预算员根据上述几方面的资料编制出一份详细的索赔报告提交项目经理由项目经理主持召开会议讨论索赔报告项目预算员再根据讨论后的情况修正索赔报告并报上一级经营部门由经营部门审定和项目经理认可后报送业主四项目索赔的种类与索赔费用组成序号索赔费组成索赔种类工期拖延索赔施工范围变更索赔加速施工索赔施工条件变化索赔政策性变化1工程量增大而增加人费2工效降低而增加人工时oo3人工单价上涨费oo4材料用量增加费oo5材料单价上涨费oo6分包商工程量增加费o7分包商单价上涨oo8设备租赁费o9自有机械使用费o10承包人新增设备费ooo11现场管理费可变oo12现场管理费固定o13公司管理费可变oooo14公司管理费固定oo15利息融资成本ooo16利润oo17可能的利润损失oooo说明表中符号含义代表应列入项目o代表有时可列入项目代表不应列入项目五文件在项目索赔中的作用作用种类权威性确定索赔项目进度工期费用审计合同协议书中标通知书投标书及其附件合同专用条款合同通用条款标准规范及有关技术文件图纸工程量清单工程报价单或预算书投标邀请投标建议分包合同信函会议纪要购货单检验报告施工日记进度计划照片变更通知单档案隐蔽资料交付通知单交工计划分类档案时间顺序档案建筑法规六项目索赔工作中五种方式的比较比较项目解决方式时间费用约束力申诉协商取决于双方谈判者的目标状态和其它因素会很快最小折衷解决的费用或让步采用或不采用协议达成后放弃上诉协议协商未达成时提交调解仲裁或诉讼调解取决于双方谈判者的目标态度和其它因素调解者可能会在计划中规定时限调解人酬金如果有的话同上同上仲裁比诉讼快仲裁规则可能有时间限制取决于仲裁员的计划或有无仲裁员准备会需要几个月提交仲裁费用仲裁员费用律师费用如果有律师根据合同规定可能有也可能没有约束力法院不审查法律依据仲裁员不必解释仲裁诉讼需要五年或更长的时间审理准备本身也会花几年费用可能很高时间长律师费用高有约束力完全可上诉放弃无索赔金额相互一致的协议放弃在大多数情况下放弃了上诉权七项目反索赔工作中的规定反索赔工作的要求及反索赔工作的准备反索赔工作最充分的准备是正确理解合同条款和合同文件充分完整正确及时地履行合同职责与义务及时处理工程合同中的歧义问题通过补充合同或协议明确合同中可能发生的不同理解的条款及时减缓在合同执行过程中对我方不利的矛盾在我方过失情况下应迅速协商或处理通过协商争取解除部分无法履行的职责和义务并以适当形式明确下来加强索赔工作是反索赔工作的有力支持反索赔工作注意事项反索赔工作应与索赔工作统筹考虑不可分离要认真分析索赔与反索赔工作内容和金额未经过充分分析和研究都不应盲目开始向合同的另一方提出索赔将反索赔索赔协商的初步结果认真分析要尽力避免向仲裁机构或法院申诉以免企业社会信誉受损预防业主的反索赔内容序号索赔事件工程索赔费用索陪1由于承包商的责任在紧急情况下采取的保证工程和人员生命财产安全的紧急措施费用2承包商不履行合同约定的义务3承包商原因引起的暂停施工4检查检验不合格承包商引起质量问题的返工修理费用5业主在检查检验合格后又发现承包商原因引起的质量问题6承包商施工原因引起的试车达不到验收要求7隐蔽工程重新检验不合格8承包商超出设计图纸要求增加的工程量不予计量9业主供应的材料设备在验收后发生损坏丢失10承包商采购的材料设备不符合设计和规范要求11承包商采购的材料设备业主未到现场验收后又发生材料设备不符合要求12因承包商原因引起的材料代用13竣工验收时由于承包商原因引起的修改14保修期内造成的返修15承包商违约未按时竣工施工质量达不到设计和规范要求发生其它合同法规违约的行为16承包商安全措施不力造成的伤亡事故17承包商的分包商的违约或疏忽18工程停建或缓建时由于承包商未及时退货造成的损失八项目索赔中应注意的事项加强索赔意识各级领导要高度重视索赔特别是项目部经理要把索赔工作融会到施工管理工作之中提高全体员工的索赔意识组织强有力相对稳定的索赔班子项目索赔班子由工程技术采购合约等部门组成项目部经理任组长大型工程由公司二级机构分管领导任组长具体负责索赔人员应具备的素质如下有丰富的基层实践经验了解工程的全部过程掌握当地有关工程承包的法律法令及政府规定等具有一定的财会知识头脑清晰思想敏捷工作务实项目索赔人员要相对稳定从工程开始跟踪到投标报价签订合同工程实施直至竣工结算索赔人员都要参与掌握和积累第一手原始资料把握时机及时提出索赔在合同执行过程中应及时和有关方面取得联系取得他们的支持同时要了解调查业主监理的心态待时机成熟且在规定的时间内一般为索赔事件发生后的28天内递交索赔意向通知索赔意向通知提交后的28天内递交正式的索赔报告向工程师递交索赔意向书通知及正式的索赔报告索赔报告的内容包括事件发生的原因对其权益影响的证据资料索赔的依据此项索赔要求补偿的款项和工期延长天数的详细计算等资料并要求依据充分实事求是文字简洁数据正确一事一办谈判的方式和策略索赔效果是通过谈判来实现的对不同对象或事件要根据具体情况采取不同的谈判方式在谈判过程中要注意以下几点必须知道索赔事件需要解决的具体问题必须了解对方的底牌要充分了解对方谈判人员的权限性格和爱好及其对索赔报告的态度谈判要分层次分阶段进行在一定层次谈判解决不了的问题不要强其所难具体经办人员回来要及时向领导汇报可以通过更高层次的会晤来解决索赔谈判人员要有耐心和良好的修养索赔谈判人员要对自己理解和处理问题的能力有充分的信心索赔人员要和对方有关人员搞好关系索赔的手段一般情况下采取通过协商的办法来解决在万不得已的情况下采取通过仲裁或法院来解决