档案管理实施细则.doc

第页共页档案资料管理细则初稿一总则1为确保项目建设过程中工程档案资料的规范科学完整特制定本细则2公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料都要按照本细则的规定分别立卷归档3公司各部门应坚持收集整理保管各业务中相关文件材料指定专兼职档案管理人员负责管理本部门的文件材料并保持相对稳定4要建立健全平时归档制度对处理完毕或批存的文件材料由专兼职档案管理人员集中统一保管5督导施工监理等单位认真收集和整理本单位形成的工程档案并要求监理单位监督检查各单位工程文件的形成积累和立卷归档情况6档案文件分为立项报批文件建设用地征地拆迁文件勘察测绘设计文件招投标文件开工审批文件项目经营资料监理文件施工单位文件竣工验收文件7归档文件要完整准确安全系统能够反映项目建设与管理活动的全过程原则上归档文件为原件8严格遵守保密制度档案资料非特殊批准不允许外借9建立查阅借阅登记制度公司人员调档查阅必须由管理员统一进行登记外单位人员查阅文档必须出具证件及进行登记二信息管理员职责1在公司统一领导下负责各部门的图纸资料保管及技术档案资料的管理2负责对工程建设各方往来函件进行收发登记并妥善保管3负责对项目监理部及施工等单位行文的及时传递及跟进工作4负责对已确认有效的文件档案资料按要求分阶段及时编目分类管理三档案管理要求1归档的文件材料必须按项目年度业务类别立卷档案管理人员应根第页共页据本部门的业务范围及工作任务编写档案名称及目录2文件承办人员应保证经办文件的系统完整文件中的各种附件一律不准抽存3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料收集齐全加以整理送交本部门档案管理人员归卷4若一项工作由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料由主办部门收集归档会议文件由会议主办部门收集归档5归档的文件材料种数份数以及每份文件的页数均应齐全完整6在归档的文件材料中应将每份文件的正文与附件正稿与印件或传真件请示与批复多种文字形成的同一文件分别存放在一起不得分开不同年度的文件一般不得放在一起立卷但跨年度的请示与批复放在复文年立卷没有复文的放在请示年立卷7档案管理人员应及时将已归档的文件材料按照档案名称放入文件卷夹内并在目录中登记8部门人员或档案管理人员工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚不得擅自带走或销毁四文件的编审发放借阅及变更1文件的编制审核批准各部门负责其业务范围内的文件编制按公司工作流程进行逐级审核批准2文件的发布和分发文件的发布分发由文件编制部门负责经部门负责人审核主管领导批准后实施发放3发文部门应以批准后文件为依据填写发文登记表按发放范围发放文件领用人在发文登记表上签名领取未经上级领导批准的文件一律不得对外发放4文件借阅应填写传阅表并经领导批示把适当的最新版本的文件分发到需要使用该文件的工作场所和个人让有关人员了解并使用完成该项工作所需的正确适当的文件5文件变更的控制文件编制部门应确保文件编制的质量若需要进行变第页共页更改动应在第一时间将已发放的文件全数追回并注明作废字样同时将修改完成的文件按与原文件相同的程序进行逐级审批若有特殊原因指定其他对原文件的要求和意图有足够了解的人员或单位审批时应办理授权手续并考虑变更对其他文件或活动的影响文件变更批准后由原文件起草人或其接替人实施更改文件更改时注明更改生效时间和更改标记以防止使用过时不适当或已废弃的文件五文件的管理1文件经审核批准后原件由承办部门保管各部门收到文件的复印件后由文件管理员进行登记并分类来文单位填入收文登记表中2需借阅文件的人员应填写文件借阅单并经文件管理部门负责人批准借阅者应在指定日期内归还逾期不还由文件管理员收回原件原则上不得外借以防止丢失或损坏3文件发放范围外的部门或人员需使用文件时不得随意借用他人的文件复印应向文件编制部门提出申请使用经其部门负责人批准后办理领用手续4当文件丢失时使用部门人员应按要求申请领用手续并注明丢失原因5文件作废时由文件承办部门发出文件作废通知至收文单位部门并将已发放文件全部收回作废6外部文件的控制政府及总公司发来的文件用文件传阅表送领导审阅后分发给相关部门及单位六监理施工单位档案管理在项目开发建设过程中集团项目管理中心将不定期对监理施工单位的档案管理工作进行监督检查查验的主要内容但不限于档案是否齐全系统完整档案是否整理立卷立卷是否符合国家及地方标准档案的内容是否真实准确地反映现场施工活动和工程实际状况档案签章手续是否完备编制是否符合要求七文件归档范围详情见附件第页共页八有关表格1文件归档范围2文件发放登记表3文件收文登记表4文件借阅登记表