运用Word 2003进行行政机关公文排版(全)

运用Word2003进行行政机关公文排版准备工作下载所需字体并安装下载链接地址httpishareiasksinacomcnf17271306htmlhttpishareiasksinacomcnf17271306html安装字体的方法开始控制面板字体将所下载的字体ttf复制到字体文件夹即可1进行页面设置国家标准要求公文用纸采用GBT148中规定的A4型纸其成品幅面尺寸为210mm297mm公文用纸天头上白边为37mm1mm公文用纸订口左白边为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm不含页码进入Word2003系统开始菜单程序MicrosoftWord进入Word2003界面设置启动word2003后选择文件菜单中的页面设置命令打开页面设置对话框选定纸张标签纸张选A4然后选定页边距标签根据上述数据要求可算出页边距尺寸为上设定数值为37厘米下设定数值为35厘米左设定数值为28厘米右设定数值为26厘米装订线设定数值为0厘米按此数值设定即可实现版心尺寸156mm225mm不含页码在方向上选纵向如下图所示选择版式附签将页眉和页脚设置成奇偶页不同在该选项前打选择文档网格附签字体设置中文字体设置为仿宋字号设置成三号单击确定按钮回到页面设置对话框选中指定行网格和字符网格将每行设置成28个字符每页设置成22行然后单击确定按钮这样就将版心设置成了以三号字为标准每页22行每行28个汉字的国家标准2设置页码国家标准要求页码用4号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号全角一字线一字线距版心下边缘7mm单页码居右空1字双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码设置选择插入菜单中的页码命令打开页码对话框其中位置选页面底端页脚对齐方式选外侧若第一页需要显示页码则选择首页显示页码点击确定则在页脚位置出现页码其中单页页码居右双页页码居左在文档第1页双击页码页码数字所在的文字框生效分别在页码两边各加上一条全角方式的短线并将页码字号设置成四号然后选定短线及页码1选择格式菜单中的段落命令打开段落对话框选定缩进和间距标签将缩进右和缩进左设为1字符点击确定关闭页眉和页脚回到文本编辑状态即完成页码设定3发文机关标识制作选择插入文本框横排菜单项鼠标将会变成在Word2003版面上单击鼠标左键出现一个文本框在该文本框内输入发文机关标识输入完成后选中该文本框单击鼠标右键设置文本框格式在这里来设置红头的属性选择颜色和线条附签颜色设置成无填充颜色选择大小附签高度设置成2cm宽度设置成155cm注用户可根据实际情况调节尺寸选择版式附签单击高级按钮水平对齐对齐方式设置成居中度量依据设置成页面垂直对齐绝对位置设置成页边距下侧设置成25cm平行文标准80cm上行文标准注用户可根据实际情况调节尺寸然后单击确定选择文本框附签左右上下都设置成0cm单击确定完成文本框属性全部设置完成单击确定按钮选中文本框内的全部文字将颜色设置成红色字体设置成小标宋简体字号根据文本框的大小设置成相应字号但要尽量充满该文本框这样宽为155mm高为20mm距上25mm的红头制作完成4红线制作首先将视图工具栏绘图选中单击绘图工具条的直线工具鼠标会变成十字形左手按住键盘上的Shift键右手拖动鼠标从左到右划一条水平线然后选中直线单击鼠标右键选择设置自选图形格式红线的属性在这里进行设置选择颜色和线条附签颜色设置为红色虚实设置为实线粗线设置为225磅选择大小附签宽度设置为155cm选择版式附签单击高级按钮水平对齐对齐方式设置成居中度量依据设置成页面垂直对齐绝对位置设置成页边距下侧设置成7cm平行文标准135cm上行文标准注用户可根据实际情况进行调节单击确定5设定文号平行文文号文号三号仿宋居中显示注文号一定要使用六角符号六角符号插入方法选择插入符号符号附签找到六角符号后将光标置于准备插入的地方单击插入按钮即可设置选择插入文本框横排插入文本框右击文本框设置文本框格式打开设置文本框格式窗口选择颜色与线条标签中填充颜色选为无填充颜色选择大小标签将高度设为113厘米宽度根据文号实际长度进行设置即可如下图所示选择版式附签单击高级按钮水平对齐对齐方式设置成居中度量依据设置成页面垂直对齐绝对位置设置成页边距下侧设置成66cm如下图所示设置好后逐步点击确定退出即可完成公文文号的设置6主题词制作选择表格插入表格选中表格单击鼠标右键表格属性表格附签对齐方式设置为居中然后单击边框和底纹按钮在预览窗口中将每行的下线选中其它线取消在表格中填写具体内容主题词用三号黑体主题词词目用三号小标宋抄送抄送单位印发单位及印发日期用三号仿宋7保存成模板文件单击文件保存保存类型选择文档模板dot文件名给模板命名保存位置模板所在路径一般不做改变默认即可至此模板制作完成以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板直接进行公文正文的排版要对该模板进行修改可以调出相应模板方法是选择文件打开找到相应的模板路径若模板保存时按系统默认设置的然后单击打开按钮调出模板即可进行修改8公文正文排版81依据模板建立新公文选择文件新建常用附签选中所需模板单击确定调出模板82制作公文正文内容正文内容根据用户的实际需求可以直接录入文字也可以从其它软件中将文字复制进来但必须遵循以下国家标准标题二号小标宋字体居中显示主送机关三号仿宋字体顶格冒号使用全角方式正文三号仿宋字体正文中的小标题3号小标宋体字或黑体字成文日期三号仿宋字体右空四个字的距离和六角符号的输入方法一致不能使用字母o或数字0代替文号签发人主题词按照模板定义的字体填写完整即可9盖章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期成文日期右空4字加盖印章应上距正文1行之内端正居中下压成文日期印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上