行政机关公文种类

1行政机关公文种类国务院颁布的国家行政机关公文处理办法以下简称办法第二章公文种类共确定了命令令决定公告通告通知通报议案报告请示批复意见函会议纪要共13类14个文种下面就各个文种作一介绍一命令令命令令适用于依照有关法律公布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员命令令有3个特点即具有强制性有限定的发令机关发布命令必须以法律和法令为依据在具体使用中命令令可以分为公布令行政令任免令嘉奖令等1公布令这是颁布法律法令和法规时使用的令文公布令正文比较简短一般由颁布对象颁布根据颁布决定执行要求4部分组成颁布对象指所公布的法规文件的名称颁布根据说明是经过什么会议通过或由什么领导机关批准的颁布决定即公布或批准的决定一般有现予颁布公布发布现予公布施行等执行要求一般指公布的法规文件开始生效实施的时间要求颁布令后面要附上所颁布的法规文件2行政令这是采取重大强制性行政措施时使用的令文行政令的正文一般分为3个部分即命令缘由引言命令事项主文和执行要求结语2命令缘由部分着重阐明发令原因扼要写明发令的背景形势和缘由揭示发令的目的和意义使受令方了解执行此令的重要性增强执行命令的自觉性命令事项是命令的主体部分也就是命令所要采取的重大的强制性措施要分条款或分层次地写明规定事项工作要求方法步骤文字要写得具体肯定简明庄重不作议论使受令方一目了然易于执行执行要求是命令事项的补充对受令方提出要求和嘱咐有的令文执行要求已在前面两部分讲明也就不必再单独写这部分了也有的命令的正文没有明显地分为三个部分而是篇段合一的3嘉奖令这是上级对下级授予荣誉称号表彰奖励时使用的令文嘉奖令的正文一般包括4个部分优秀事迹性质和意义嘉奖项目号召和希望优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹嘉奖项目是嘉奖令的主要成份要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖嘉奖项目是哪些然后要根据嘉奖对象的事迹扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望撰写嘉奖令应注意第一嘉奖令并不常用凡发令嘉奖的必须是相当突出的英雄模范人物其功绩显赫影响甚大足以效法学习第二嘉奖今既要叙述事迹又要议论意义还要有号召力这就要求注意语言的运用要实事求是地概括不能夸张渲染二决定决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤3销下级机关不适当的决定事项决定是领导机关发出的带有制约规范指导作用的下行文各类决定的写法1表彰决定这类知照性决定就是把决定事项简要地传达给有关单位极少有要求执行的具体意见它的内容比较单纯主要是决定依据和决定事项即使有号召或者鼓动性的结尾也很简短在写法上往往开门见山直接陈述篇段合一语句简练明快2处分决定的写法有所不同应写受处分人的身份错误事实错误性质根源本人对错误的态度处分内容等3关于重大行动或重要事项的决定这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项一经发出震动较大如国务院关于全面推进依法行政的决定国发199923号等这类决定大都经过一定的会议讨论通过它的写法更强调把道理说清楚讲透彻以便尽可能地统一认识增强执行决定的自觉性三公告公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项公告可以分为三种类型第一类是向国内外宣布重大事项的公告它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项如宣布国家领导人的选举结果出访颁布法律重要法令公布重大科技成果等等第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告这类公告是由有关职能部门按法定程序发布的有的也因涉外工作的需要而发布如按商标法规定的注册商标公告以4及公布企业破产的公告企业换证公告质量监督公告等等第三类是向特定对象发布的公告公告内容单一篇幅一般比较简短标题可以写成三种形式由发文机关事由文体组成由发文机关文体组成只有文体这一要素组成如公告标题下可依公告单独编号在公告的正文中要简明扼要地写出公告依据公告事项结尾一般以现予公告特此公告作结语四通告通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项通告文种各行政主管部门使用的比较多时常见诸报端如公安部门发布的车辆年检交通管制的通告工商部门发布的企业许可证年审的通告等等通告的标题大体有三种一是由发文机关事由和文种三部分组成二是只有发文机关和文种组成三是只写文种通告通告的正文主要是针对某些事项作出规定或限制成为告知对象行动的规范要求遵循因此正文一般由目的根据规定事项和要求三部分内容构成正文之后习惯以特此通告此告等词语结尾拟制通告要注意三点一要突出中心通告常常带有法规的性质要明确允许做什么和不允许做什么力求简明易懂有章可循有规可依二要体现方针政策必须正确地把握方针政策熟悉有关事项的具体情况三要通俗易懂切忌语言含糊公众难以理解5五通知通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员通知是使用得比较多的一种公文通知大多是下行文因而有一定的指挥指导性和其它下行文种相比通知应用范围更宽具有广泛性大多数类型的通知对受文对象总是有所要求提出需要执行或办理的事项它虽不同于命令但也有一定的权威性通知还有明显的时间性有些通知如会议通知只是在指定的一段时间里有效按办法通知可以分为批转和转发性通知传达要求执行周知性通知及人事任免通知三种我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题一是标题繁琐比如出现几个关于或通知的通知等情况二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由因此我们在拟制通知时应当注意以下几点1标题一般由发文机关事由和文种三部分组成只使用一个介词关于再加事由和通知即可如省人民政府关于印发1997年国民经济和社会发展计划要点的通知另外还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外一般不加标点符号在起草层层转发的通知时要尽量把标题写得简明些可以采取两种办法解决一是对各个转发通知都提出了具体要求的可以综合改写为一个新的通知贯穿全部内容或主要精神二是对非政策性文件几个转发通知又无新要求的可以减少中间层次直接转发如关于转发市计委关于转发省计委关于转发国家计委办公厅关于批转日报发行工作会议纪要的通知的通知的通知如果改写为市计委关于转发国家计委办公厅批转日报发行工作会议纪要的通知就简明多了62批转和转发性通知这类通知是针对被批转或转发的公文而发的通知成了主件原公文成了附件正件附件一起组成了批转性或转发性通知正文包括两个部分转发对象和批注意见转发对象要写明被批转转发的公文名称及原发文单位批注意见要写明对所转发公文的态度意见和执行要求批转性通知的批语和转发性通知的按语可长可短应看具体情况而定有的照批照转只极为简要地表明态度作出评价提出要求如省经贸委关于1998年经济运行调控方案已经省政府同意现转发给你们请认真贯彻执行有的强调重点在写明态度评价和要求之后再结合实际情况对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神突出加以强调以引起重视有的补充完善对所转发的公文除作出基本肯定外还就其本身不够完善的地方作些补充说明但一般情况下批语和按语不易过多以免与转发批转文件内容重复3要求执行和周知性通知引言部分一定要写清楚行文的缘由意义目的和所依据的法律法规政策4要根据转发公文的不同情况恰当使用习惯用语如表态的同意原则同意基本同意等词语提出要求希望的希遵照办理请认真贯彻执行请研究执行请参照执行供参考请研究试行等词语5任免通知除法定机关的主要领导人外其他任免一般采用通知任免通知正文只写明经某级组织决定任命或免去某人担任某项职务即可有的还写明任期和待遇六通报通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况7通报和通知都具有知晓性和指导性但通知大都要求贯彻执行具有一定的约束力而通报只起引导警戒启发教育和沟通情况的作用通报可分为表扬性通报批评性通报情况通报等一表扬性通报正文一般包括先进事迹及其意义先进经验表彰决定希望和要求四个部分先进事迹是这类通报的主要内容在直述式通报中这部分内容直接在通报中叙述写得详细些在转述式通报中这部分内容已出现在通报的附件中就不必再重叙述先进事迹了只须概括地强调或突出要点直述式通报在介绍先进事迹时应做到第一要把时间地点人物事件结果简明地交代清楚第二要实事求是不能任意夸大渲染第三要重点突出涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的就把事实写得详细些无关紧要的可一笔带过或略而不记先进事迹的意义和先进经验是通报的主旨着重表彰先进事迹的通报应在介绍事迹的基础上说明其意义表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定它通常写在通报的末尾部分希望和要求既包括对被表彰者的勉励和期望又包括对广大群众的号召和希望这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神针对当时形势需要有感而发力求符合实际有针对性概括鲜明不千篇一律二批评性通报这类通报是通报中使用得最多的它的内容除在一定范围内公布对某单位某人某事的批评处理外着重是要从被通报的事件中吸取教训以典型事例对群众进行教育以防类似事件的发生其惩戒作用十分突出8这类通报有的是批评错误公布处分决定行文较短有的除批评错误宣布处分外侧重于分析情况总结教训指导改进工作篇幅就要长些这类通报写法和前一类大同小异正文包括错误事实根源和教训处理决定希望和要求四部分七议案议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项议案格式比较简单一般写明提请审议的事项名称什么时间什么会议讨论通过目的法定提交人和提交时间即可八报告报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问报告种类多种多样大致可分为工作报告情况报告答复报告报送文件的报告等1工作报告这是用于汇报工作进程总结工作经验反映工作问题提出工作意见的报告这类报告是报告中应用最为广泛的一种它的正文一般包括基本情况主要成绩经验体会存在问题今后意见等几部分格式上每一部分可标出序数分项写或列出小标题来写根据需要工作报告可以写成综合性的也可以写成专题性的综合性的工作报告它是不同阶段不同范围的全面工作总结或汇报可以是各方面9的综合工作或者一个系统一个部门的全面工作专题性的工作报告强调专一性它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告前一类就是呈报上级的专题工作总结它不需要答复后一类通常是就落实开展加强发展改进改革某项工作向上级作的专题报告它不一定在工作结束后才写常常是在工作进程中待工作告一段落时写好待上级答复批转2情况报告这是对工作中的重大情况特殊情况新情况进行调查了解后向上级作出的报告它不需要答复主要是让上级了解掌握情况以便根据情况采取措施指导工作向上级提出工作建议的报告也属这一类3答复报告这是答复上级机关的查询提问或汇报执行上级机关某项指示意见的结果的报告正文包括答复依据答复事项两部分写法比较自由有的先写依据后答复有的边写依据边答复九请示请示适用于向上级机关请求指示批准请示可以分为三种类型第一种是请求指示的对上级制定的方针政策法律法令法规规章或某项指示有不同理解希望上级明确解释或者从实际出发需要对某项规定制度指示作出修订补充第二种是请求批示解决问题的请求上级机关解决本单位的某些困难或对本单位10的某个问题提出处理意见请求上级批复而写的请示就属这一类第三种是请求批转的某职能部门针对新情况新问题提出了解决的办法和措施即因为不能直接要求平级或不相隶属的机关部门照办而需要请求上级审定后批转有关方面执行这样上报的请示就属这类这类请求批转的请示容易同研究工作的专题报告混淆写作时尤其要注意请示一般由请示事由请示事项结尾三部分组成结尾常以请求语作结习惯用的有以上意见是否妥当请批示妥否请指示当否请批复以上意见如可行或如无不妥请批转有关单位执行等撰写请示应注意第一要控制使用当用才用必须办理而在自己职权范围内又不能解决确实需要请示上级的才可行文请示不要动辄请示把矛盾上交第二要一文一事为宜切忌把不相关联的问题放在一个请示里使上级无法批复影响工作第三要按级请示确实必须越级请示的也应同时抄送直接的上级机关如果一项请示涉及不止一个上级机关应当以主管此项请示的上级机关为主送单位其他为抄送单位避免职责不明耽误处理时间除领导直接交办的事项外请示不要直接送领导者个人也不要同时抄送同级和下级机关第四它的格式也包括标题正文和结尾它的标题一定要写明事由不能光写请示以提请上级机关注意及时处理11十批复批复适用于答复下级机关的请示事项批复具有针对性权威性鲜明性它是对某项具体工作发表指示意见对受文的下级有约束力特别是关于重要事项或重大问题的批复往往有明显的法规作用批复中对答复的问题应态度鲜明观点明确不能模棱两可使人无所适从批复的正文分为批复根据批复事项两部分批复根据要极其简要地引述来文的请示事项或引述来文标题都是一句话就可以说清楚的批复事项是主要部分要针对请示的内容给予明确答复或具体指示有些批复不是简单地就请示事项表明态度还应根据需要给予具体指示批复如果不同意下级的请示则应简要说明理由以利对方接受及时作出相应安排撰写批复时应注意第一批复要紧扣请示明确作答不要答非所问复非所求节外生枝有时以有关法规文件精神为依据答复问题时应写明引据出处以备执行中查考第二批复内容若涉及其他部门起草批复时应同有关部门会签或商量但不能互相推倭造成公文旅行12第三批复一定要有明确的受文单位有的在标题中就标明了受文单位正文结尾可写上特此批复此复也可以不写十一意见意见适用于对重要问题提出见解和处理办法意见是办法中新增加的文种主要用于对重要问题提出见解和处理办法从行文方向看可以是上行文也可以是下行文作为上行文可用于向上级机关报请批转或转发有关事项作为下行文可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针原则和措施办法意见一般由引言正文和结尾三部分组成引言要写明提出意见的事由依据和目的正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写结尾对贯彻意见提出具体要求意见的标题由发文机关事由和文种组成十二函函适用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项函的应用范围比较广泛在上下级机关之间平级机关之间或不相隶属的机关单位之间涉及各方面的公务联系都可使用较为正规的公函格式可分为三部分开头包括标题编号和受文单位标题可由发函单位事由文种组成13正文是函的主要部分要看不同用途来确定写法去函要把商洽的原委询问的问题请求的事项告知的情况等写清楚以便得到对方的支持理解或回答复函要针对来件所询问的问题商请的事项给予明确答复不能含糊其词模棱两可不着边际结尾包括结束语及署名日期结束语如去函的为要为盼为感为荷复函的特此复函此复等也可不写结束语正文写完即结束撰写函件应注意第一要写的内容专一集中中心突出一般要一函一事第二要有分寸对上应尊重对下应谦逊对平行或不相隶属机关应以礼相待语气应力求平和礼貌要摒弃不必要的客套无须讲的道理空洞的套话第三恰当使用习惯用语会议纪要会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项根据会议性质的不同会议纪要可以分为办公会议纪要和其它专题会议纪要两大类办公会议纪要的标题可写为会议名称加纪要专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要如关于减轻农民负担问题的会议纪要一般政府机关的办公会议常务会议都有固定的文头如省人民政府省长办公会议纪要省人民政府常务会议纪14要等正文可以分为两个部分第一部分简要叙述会议组织情况可以写出会议时间地点主持人出席人员列席人员办公会议的列席人员通常写在正文之后等若会议只有一个议题可以写明专题研究讨论的议题名称如专题研究了农业问题等第二部分是写会议精神和议定事项这是纪要的主要部分办公会议纪要的这部分可以写对议题的讨论情况各种意见建议会议作出的决议决定布置的工作任务将要采取的措施和要求等若只有一个议题常采用贯通式的纵式结构不分条款专题会议纪要也可采用这种写法若多项议题可依会议议程的先后顺序安排组织材料撰写会议纪要应注意第一会议纪要是对所有会议材料的概括综合和提炼因此要写好纪要必须做好处理材料的工作要广泛搜集会议材料全面掌握会议情况要按照会议精神和领导工作意图对材料进行分类和筛选要对选用的材料进行分析和综合围绕中心组织好材料第二纪要篇幅不宜过长语言要简明扼要纪要常用第三人称进行叙述如会议认为会议强调会议指出会议号召会议决定之类第三会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神其内容必须真实准确因此会议记录人员一定要聚精会神尽最大努力作好会议记录