行政机关公文格式及排版说明

行政机关公文格式及排版说明一公文页边与版心尺寸公文采用A4型纸公文用纸天头上白边为37mm1mm公文用纸订口左白边为28mm1mm版心尺寸为156mm225mm不含页码二排版规格正文用三号方正仿宋简体字每页22行每行28个字三秘密等级和保密期限如需标识秘密等级用三号方正黑体简体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级和保密期限用三号方正黑体简体字顶格标识在版心右上角第1行秘密等级和保密期限之间用隔开四紧急程度如需标识紧急程度用三号方正黑体简体字顶格标识在版心右上角第1行两字之间空1字如需同时标识秘密等级与紧急程度秘密等级顶格标识在版心右上角第1行紧急程度顶格标识在版心右上角第2行五发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加文件组成对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称平行公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm对于上报的公文上行公文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm如需标识公文份数序号秘密等级和保密期限以及紧急程度可在发文机关标识上空2行向下依次标识发文机关标识推荐使用方正小标宋简体字用红色标识字号由发文机关以醒目美观为原则酌定一般应小于22mm15mm高宽联合行文应使主办机关名称在前文件二字置于发文机关名称右侧上下居中排布如联合行文机关过多必须保证公文首页显示正文六发文字号发文字号由发文机关代字年份和序号组成发文机关标识下空2行用三号方正仿宋简体字居中排布年份序号用阿拉伯数码标识年份应标全称用六角括号括入序号不编虚位即1不编为001不加第字发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线七签发人上报的公文需标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧发文字号居左空1字签发人姓名居右空1字签发人用三号方正仿宋简体字签发人后标全角冒号冒号后用3号方正楷体简体字标识签发人姓名如有多个签发人主办单位签发人姓名置于第一行其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排下移红色反线应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm八公文标题红色反线下空2行用二号方正小标宋简体字可分1行或多行居中排布回行时要做到词意完整排列对称间距恰当九主送机关标题下空1行左侧顶格用三号方正仿宋简体字标识回行时顶格最后一个主送机关名称后标全角冒号如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上标识方法同抄送十公文正文主送机关名称下1行每自然段左空2字回行顶格数字年份不能回行十一正文内小标题和层次标识一级标题用3号方正黑体简体标识为一二级标题用3号方正楷体简体标识为一三级标题以后与正文一致用方正仿宋简体标识为1四级标题标识为1层次标识不可颠倒使用十二附件公文如有附件在正文下空1行左空2字用3号方正仿宋简体字标识附件后标全角冒号和名称附件如有序号使用阿拉伯数码如附件1XXXXXXXXX附件名称后不加标点符号附件应与公文正文一起装订并在附件左上角第1行顶格标识附件有序号时标识序号附件的序号和名称前后标识应一致如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件或带序号用汉字将年月日标全例如二00七年一月一日零写为成文日期的标识位置见十四单一发文印章和十五联合发文印章十四单一发文印章单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称只标识成文日期成文日期右空4字加盖印章应上距正文1行之内端正居中下压成文时间印章用红色当印章下弧无文字时采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上当印章下弧有文字时采用中套方式即印章中心线压在成文日期上十五联合发文印章当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开左右各空7字主办机关印章在前两个印章均压成文日期印章用红色只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐两印章间互不相交或相切相距不超过3mm当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章应将各发文机关名称可以简称按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上主办机关印章在前每排最多排3个印章两端不得超出版心最后一排如余一个或两个印章均居中排布印章之间互不相交或相切在最后一排印章之下右空2字标识成文时间十六加盖印章特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距字距的措施加以解决务使印章与正文同处一面不得采取标识此页无正文的方法解决十七附注公文如有附注用3号方正仿宋简体字居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行例如联系人XXX联系电话XXXXXXXXXX十八主题词主题词用方正三号黑体简体字居左顶格标识后标全角冒号词目用三号方正小标宋简体字词目之间空1字十九抄送机关公文如有抄送机关在主题词下1行左右各空1字用三号方正仿宋简体字标识抄送后标全角冒号抄送机关间用逗号隔开回行时与冒号后的抄送机关对齐在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移至主题词之下标识方法同抄送机关二十印发机关和印发日期位于抄送机关之下无抄送机关在主题词之下占一行位置用三号方正仿宋简体字印发机关左空1字印发日期右空1字印发日期以公文付印的日期为准用阿拉伯数字标识二十一版记中的反线版记中各要素之下均加1条反线宽度同版心二十二版记的位置版记应置于公文最后1面版记的最后一个要素置于最后1行二十三页码用四号半角白体阿拉伯数码标识置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条四号一字线一字线距版心下边缘7mm单页码右空1字双页码左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码二十四公文中表格公文如需附表对横排A4纸型表格应将页码放在横表的左侧单页码置于表的左下角双页码置于表的左上角单页码表头在订口一边双页码表头在切口一边公文如需附A3纸型表格且当最后一页为A3纸型表格时封三封四可放分送不放页码应为空白将A3纸型表格贴在封三前不应贴在文件最后一页上二十五信函格式发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm推荐用方正小标宋简体字字号由发文机关酌定发文机关全称下4mm处为一条武文线上粗下细距下页边20mm处为一条文武线上细下粗两条线长均为170mm每行居中排28个字首页不显页码发文机关名称及双线均印红色发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识发文字号下空1行标识公文标题如需标识秘密等级或紧急程度可置开武文线下1行版心左边缘顶格标识两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明二十六会议纪要格式会议纪要标识由xxxxxxx会议纪要组成其标识位置同五发文机关标识用红色方正小标简宋体字字号由发文机关酌定会议纪要不加盖印章其他要素从本标准相关要素说明