钥匙管理作业指引.docx

股份有限公司文件编号公司通告号签发单位钥匙管理作业指引1目的规范物业各阶段钥匙管理的责任部门及管控要点保障钥匙的安全管理2适用范围适用于XXX物业各城市公司分公司所辖物业服务中心的钥匙管理3职责31物业服务中心经理负责对钥匙管理的监督和指导32客服主管应指定专人负责钥匙的接收标识保管领用和日常管理33客服员负责钥匙的托管领用借用归还的日常管理工作4作业指引41钥匙分类411物业用钥匙指物业服务工作需要配置的钥匙包括公区设备房钥匙楼道水电表间钥匙消防通道门钥匙灰空间及物业用房钥匙等412业主用钥匙在交房时需要交付给业主的各类钥匙包括入户门钥匙信报箱钥匙阳台门钥匙车库门钥匙紧急报警按钮钥匙等42管理分期421交房前指项目集中交付前422集中返修期指项目交付日后30个日历日提前交房项目可根据实际情况约定423日常管理指集中返修期后的常规物业运营管理期43交房前钥匙管理各部门分工及主要职责431物业客服部设定一名客服员负责钥匙管理与地产项目部对接需移交的钥匙清单确认所有钥匙的编码规则提前做好钥匙接管准备工作包括钥匙柜销售户位与施工户位对照表园区平面图有准确户位及单元户位表标签纸透明胶带钥匙扣及剪刀等移交的钥匙当面进行清点双方需在明细表上签上姓名和时间一式两份作资料存档核对无误的钥匙入库以备交房不再外借为交房物品装袋做好准备432物业秩序部负责对需移交的全部钥匙进行逐一清理核对业主户内钥匙应优先完成逐一测试每把钥匙是否能打开相应的锁具清理钥匙数量并按客户中心确定的编码规则对钥匙做好标签确认无误后移交客服部入库433钥匙定义交房钥匙交房时需要移交给业主的所有钥匙包括入户门的B钥匙和除返修钥匙之外的A钥匙户内门窗钥匙信报箱钥匙等返修钥匙用于交房后业主户内返修留用的钥匙留用钥匙需确保能进入到业主需维修的每一个房间434两次移交钥匙分两次从施工单位处进行移交首先保证交房钥匙的移交核对无误不再外借返修用钥匙可在交房前3天移交用于后期集中返修整改435到位时间交房钥匙在交房前7天装袋到位返修钥匙最迟在交房前3天移交物业如项目工期提前物业可以尽早接管钥匙436钥匙移交标准包括但不限于整体干净完整有明确销售楼栋号标识无胶纸无缺角无弯曲等44集中返修钥匙管理441物业客服部负责对项目集中返修期借用钥匙的管理借出和归还均需按照钥匙借用登记表做好记录客服前台对返修钥匙做到日清日结每天清理钥匙借用登记表当天未归还的应查明原因并单独提行罗特殊情况应事先约定进入到次日未还钥匙进行管理每日以此类推保证返修钥匙的有效管理442物业工程部负责协助施工方进行整改户钥匙借用原则上物业不直接将钥匙借给施工方由工程人员将钥匙借出后交由施工方如整改量大确实需要施工方直接借用的施工方应交押金具体金额各项目自行确定后凭押金条到客服部借用443管控重点借钥匙的条件物业工程部核实该户有返修整改类问题且按工作安排当日需进入处理的方可借出钥匙借用人关闭房门前需对户内门窗设施等完好性户内清洁等进行检查和确认精装房无返修原则上不留钥匙也不外借钥匙45日常钥匙管理451物业客服部集中返修期结束后钥匙由客服部统一管理客服部建立包含项目所有户数的钥匙清理表452自业主办理装修起即通知领走留存在物业的返修钥匙并在钥匙移交表上签字管控重点453所有钥匙应放入专用钥匙柜按楼栋或单元存放管理并由专人每月进行清理454所有钥匙借用均需填写钥匙借用登记表客服人员在借出钥匙时需事先确认房屋状态及业主信息归还时由客服人员检查钥匙的完整性并在钥匙借用登记表上做销号处理455集中交房后业主如因委托物业办理房屋转让租赁或有返修问题需存放钥匙在物业需由业主签写钥匙授权委托书钥匙留存及领取均需在钥匙授权委托书中登记确认客服前台经办人员需要在值班记录表记录钥匙异动情况并将相关信息更新在钥匙清理表中456每日清理客服员当天下班对钥匙借用登记表进行清理原则上借出钥匙当天必须归还如当天未归还的需逐户查明原因并单独提行在钥匙借用登记表上记录或是通过标记方式显示进入次日未还钥匙类每日以此类推保证借出钥匙的有效管理457客服员每月对钥匙进行集中清理并在钥匙清理表留下记录458若因物业原因导致客户钥匙丢失的应追查责任原因由责任部门负责更换门锁或配备新钥匙客服部做好对客户的沟通工作签发单位负责人有限公司20年月日