费用报销管理制度.doc

费用报销管理制度           第一章   总则 第一条：为了加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。   第二条：本制度根据公司的实际情况，将费用报销分为差旅费、通讯费、业务招待费、办公费等。  第三条：本制度适用公司各部门。   第二章  费用报销制度及流程 第一条：原始凭证有效性的规定  1、报销人应取得真实合法的原始凭证  （1）普通发票，主要由营业税纳税人和增值税小规模纳税人使用，增值税一般纳税人在不能开具专用发票的情况下也可使普通发票。普通发票由行业发票和专用发票组成。前者适用于某个行业和经营业务，如商业零售统一发票、商业批发统一发票、工业企业产品销售统一发票等；后者仅适用于某一经营项目，如广告费用结算发票，商品房销售发票等。普通发票的基本联次为三联：第一联为存根联，开票方留存备查用；第二联为发票联，收执方作为付款或收款原始凭证；第三联为记账联，开票方作为记账原始凭证。 增值税专用发票，是我国实施新税制的产物，是国家税务部门根据增值税征收管理需要而设定的，专用于纳税人销售或者提供增值税应税项目的一种发票。专用发票既具有普通发票所具有的内涵，同时还具有比普通发票更特殊的作用。它不仅是记载商品销售额和增值税税额的财务收支凭证，而且是兼记销货方纳税义务和购货方进项税额的合法证明，是购货方据以抵扣税款的法定凭证，对增值税的计算起着关键性作用。 （2）财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；  （3）邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单等。  2、发票的真假辨别 发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假发票现象。  3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的 %%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销。 第二条：费用报销单填写及票据粘贴要求  1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；   2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；   3、各票据应均匀贴在报销单的粘贴位置上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；   4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；   5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；   6、报销票据在粘贴时，要确保审核人能够完全清楚地审阅报销金额；  7、报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；   8、报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务则不予报销。     9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；   10、出租车票注明起止地点、时间、人物事件等；  11、 在一个预算期内()，业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算（），超出预算部分不予报销。   第三条：费用报销基本流程：         第四条：报销时间的具体规定   1、为了提高费用报销工作效率，各部门应在每月 号后派人将费用报销单递交到财务部, 号之前财务部完成审核并付款，逾期一律不予受理。  2、超过个 月以上（含 个月）的费用将不予报销，视自动放弃（电子发票当月的只能当月进行报销，隔期或逾期的一律不予报销）。  第五条：差旅费   1、员工出差按照以下程序办理： （1）员工因公出差期限由部门主管视情况需要，事先予以确定。出差人员出差前应填写“出差申请单”或“行程单”，并报由上级主管签字审批。 （2）出差期满归来，须在返差半个月内填具“差旅费报销单”，并附上“出差申请单”或“行程单”及各类报销凭证向财务部门报销差旅费用。 2、出差申请的审批权限规定如下： 员工出差，由部门经理（主管）签字审批；部门经理出差，由董事长签字审批。 3、公司员工因公出差所发生的交通费、住宿费、用餐费、杂费、招待费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。 （1）交通费：乘坐公交车、出租车、地铁、火车、飞机、轮船等交通工具，原则上应取得交通公司开具的统一发票，无法取得者由出差人员出具有关凭单为证。 （2）住宿费：出差过程中因在招待所、旅馆、酒店等住宿而产生的费用，须取得相关部门统一增值税专业发票。 （3）用餐费：须提供用餐发票。 （4）杂费：需提供相关发票（增值税专票）、收据或凭单。 （5）业务招待费：需提供相关发票（增值税专票）、收据或凭单。因公宴客，须先请示部门负责人，由部门负责人呈请董事长同意后方可宴请，并以有效统一发票为凭。 说明：  3.1、交通费需提供往来交通工具车票，无法提供车票的，可将12306官网订票的历史订单截图、打印并签字作为财务报销凭证报销，同时因12306官网订票的历史订单记录只能保持30天，因此需根据实际情况及时截图或打印订单。 3.2、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。   3.3、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。 3.4、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经董事长批准后方可乘坐飞机。 3.5、到达目的地后，出差人员应尽量乘坐公共交通工具。乘坐出租车的，应在出租车票背面注明详细起止地点及事由。    3.6、住宿费标准为一个标准间标准，同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准 。 3.7、 出差人员报销差旅费时，需附出差旅费报销单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，并贴上住宿发票报销。  4、出差途中因病、意外灾害，或因实际需要由部门主管指示延时外，不得因私事或借故延长差期，否则不予报销差旅费。 5、出差天数计算公式：员工返程日期 － 出差日期 ＋ 一天＝出差天数。 6、差旅报销标准：单位（元） 项目职位 火车 飞机 其他 住宿费（城市） 餐饮费（城市） 一线 二线 三线 一线 二线 三线 高级管理 部门经理 其他职员 第六条：办公用费  1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各部门经理对所属部门发生的办公费负责，综合部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。  2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政部门负责采购、印刷。  3、各部门所需办公用品，由行政部门一一汇总后进行采购；  4、各部门统一到行政部领用所需办公用品，并办理领用登记；  5、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用；  6、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿；  7、公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，对各部门每月超出预算的所有办公费用将不予审批。    第七条：业务招待费  1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。 2、公司部门因业务或工作上的需要招待客户时，必须由部门负责人呈请董事长同意后方可进行。 3、公司部门招待的具体工作由各部门统一安排，但严禁铺张浪费。 4、相关部门可先向财务部暂支相当数额的招待费用，但须在招待后凭统一有效发票结清暂付款。 第八条：市内交通费   1、公司员工乘坐市内公交车或地铁办理相关业务，从财务部领取公司办理的公交卡，使用