第二章行政公文_应用文写作

第34510次课授课时间教案完成时间学科应用写作年级二三年级专业层次本科教师冯红职称教授授课方式大班学时16课题章节第二章行政公文基本教材或主要参考书现代应用写作应用写作范例教学目的了解公文的含义种类和特点掌握公文的格式掌握行政公文各种文种的适用范围写法了解其特点类别要求教学重点难点公文的书面格式行政公文各种文种的适用范围3行政公文各种文种的写作技巧大体进程及教学方法时间安排第一节概述2学时一公文的概念及特点二公文的基本功用三公文的分类第二节公文的体式4学时一公文的构成要素二公文的书面格式三公文的印装规格第三节各类公文的写作要领8学时一命令二决定三意见四议案五通知六通报七请示教学方法1采用理论讲授和学生讨论相结合的形式2案例教学法基本内容第二章行政公文辅助手段八报告九批复十公告十一通告十二函十三会议纪要第一节概述一公文的概念及特点一公文的概念公文即公务文书是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料是办理公务的重要工具二公文概念的界定1公文形成的主体是国家机关及其他社会组织2公文形成的条件是行使职权和实施管理3公文是具有法定效用与规范格式的文件材料4公文是办理公务的重要工具之一三公文的特点1公文有法定的作者公文有规定的处理程序二公文的基本功用在机关的日常工作活动中公文撰制与办理的工作量是相当大的它是机关工作的重要组成部分一个国家一个政党一个部门或者社会团体企事业单位要履行职能开展公务活动不能不使用公文即使是召开会议调查研究活动最终还是要形成文件材料甚至是重要的文件材料没有公文那简直是不可思议的总的说来机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务机关之间相互进行联系以及机关内部处理工作事务的一种工具充分认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提具体地说公文的作用主要表现在以下几个方面领导与指导作用规范和制约作用联系和知照作用依据和凭证作用宣传和教育作用三公文的分类常见的基本的公文的分类主要是从公文的来源使用范围行文关系性质与作用内容与特点等方面来划分的分述于下1从公文的不同来源分2从公文的行文方向分3从公文发送与处理的时间要求分4从公文内容的机密程度分5从公文制发机关的性质和公文作用来划分6从公文内容的性质和特点来划分基本内容第二章行政公文辅助手段第二节公文的体式一公文的构成要素一份完整的公文是由一些规定的数据项目构成的如发文机关标题正文印章或签署成文日期等这些数据项目就是公文的构成要素或称公文的组成部分这些构成项目和组成部分不是随意确定的是由党和国家有关部门颁布的规范性文件所规定的任何机关单位在拟制公文时都应当按照这些规定执行二公文书面格式公文的书面格式指公文的数据构成与对各数据项目的编排公文格式具有相对稳定性和规范性的特点所有公文必须具备的基本数据项目发文机关标题正文印章或签署成文日期一份完整的公文格式由18个项目组成按其文面结构的先后顺序我们把这18个项目分成三个部分文头部分文腰部分和文尾部分一文头部分版头发文字号份号秘密等级紧急程度签发人二文腰部分标题主送机关正文附件发文机关或印章成文时间三文尾部分13附注14主题词15抄送机关16印制机关17印制时间18共印份数三公文的印装规格公文用纸的规格公文的装订要求基本内容第二章行政公文第三节各类公文的写作要领一命令一什么是命令命令是领导指挥机关向下级机关发布的具有指挥性和强制性的行政公文二命令的特点1法定的权威性2执行的强制性三命令的制作权限国家主席国务院总理国务院所属各部长各委员会主任省市县级地方人民政府四命令的适用范围依照有关法律规定发布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施奖惩有关人员撤消下级机关不适当的决定五命令的分类任免令公布令行政令奖惩令撤销令六命令正文的写法1任免令正文由任免依据被任免者的姓名及任免的职务构成2公布令正文由所公布的法规名称公布依据及施行日期构成所要公布的法规全文则作为公布的附件3行政令正文由发令缘由命令内容和执行要求组成介绍嘉奖对象的先进事迹并作出评价4嘉奖令正文嘉奖内容提出希望和号召二决定一什么是决定决定是行政领导机关对重大事项或重大行动作出安排的公文二决定的特点1制约性决定鲜明地表达了领导机关对重大事项或行动的处理意图对下级起领导性和指挥性作用下级必须严格遵守和执行2稳定性对关系到全局的重大事项或重大行动一经作出安排决不能朝令夕改必须贯彻到底三决定的分类1知照性决定安排具体事项如表彰有重大贡献人员处分有严重错误或失职人员设置某些重要机构等可用决定传达这些信息使受人单位知晓即可因此内容比较单一文字简短2指挥性决定安排重大事项篇幅较长以便详细传达领导机关的意图阐述有关的方针政策及要求有利于下属单位的贯彻执行一般内容较多篇幅较长带有说理性质有较强的约束力三意见一什么是意见意见是适用于对重要问题提出见解和处理办法的行政公文二意见的特点1政策性对重要问题提出见解发文机关决不能主观武断和随心所欲而必须以宪法法律方针政策为依据结合实际情况提出见解2说理性为了使受文机关明了这一意见的重要意义增强工作主动性与积极性就必须对涉及的问题做必要的分析和说明三意见的种类1下行文意见要求下级贯彻执行的意见国务院关于进一步作好水土保持工作的意见2上行文意见要求上级批转或转发的意见国家旅游局关于进一步开展假日旅游的意见3平行文意见供平级或不相隶属机关参考的意见东北农业大学关于合作办学的意见四意见的正文原由当前存在的问题和解决这些问题的必要性事项围绕核心问题提出见解和解决的办法四议案一什么是议案议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项的公文二议案的特点1行文的定向性制作机关和受文机关均有严格的限制制作机关只能式各级人民政府受文机关只能是同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会2内容的法规性和政策性三议案的分类1立法议案法律法规先由各级人民政府具体制定然后以议案的形式提交人民代表大会或人民代表大会常务委员会审议通过才能合法生效2政治议案涉及国家利益人民权利等重大政治问题的议案3任免议案国家机关主要领导人驻外国机构主要负责人的任免先由政府提出意见作为议案然后交人民代表大会或人民代表大会常务委员会审议作出决定四议案正文和签署案由点明提请审议批准事项的原因理由或根据必须写得概括准确事项指提请审议批准的内容事项的叙述必须具体明白结语提出审议请求一般用现提请审议或提请审议决定签署议案的签署和一般行政公文不同一般行政公文只签署发文机关的名称议案则由机关领导人签署而且在签署人姓名前必须标明其职务五议案写作的注意事项1结构要完整2提请审议的内容必须符合国家法律法规和党的方针政策决不能出现丝毫差错3语言要准确简洁庄重五通知一通知的适用范围通知适用于批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员二通知的类型划分角度不同通知的类型不同从适用范围上分主要有1颁布性通知这是以发布附件为主要行文目的的通知包括三种情况1批转性通知2转发性通知批转性通知和转发性通知的区别A性质作用不同批转性批准认可转发性推荐传达B按语不同批转性不仅对批转公文表明态度作出评价还要提出执行要求和注意事项转发性只作出评价指出可借鉴的方面即可C执行要求不同批转性指令性必须遵照执行转发性参照执行3发布性通知即发布本机关起草的文件起公布通告的作用发布对象大多是行政法规和规章也有少数计划方案等2规定性通知是为了解决实际工作中出现的某些问题规定一些原则界限政策较强往往作为行政法规和地方性法规的补充或试行性文件发布3事务性通知适用于传达需要下级机关周知或者共同执行的事项4任免通知用于任免人员5会议通知为使会议开得成功让与会单位及人员了解召开会议的目议题等情况作好各种准备可提前发出会议通知三通知的写法通知的种类不同写法也有所不同参看模板六通报一通报的适用范围通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况二通报的特点1知照性2教育性3针对性4政策性三通报的种类按通报的适用范围可分为三类1表彰性通报2批评性通报3情况通报四通报的写法三种通报的格式基本相同1标题三种形式1发文机关事由文种2事由文种3文种2受文单位两种情况1与其它公文一样在正文前标明受文单位2不标出受文单位而把受文对象范围放在正文中表述一般以为此特在范围内给予通报表扬批评的语言来体现3正文一般包括以下内容1通报事实件2事件分析3通报决定指出对被通报者的表彰或处理办法决定4希望要求五通报的写作要求1征文要及时2事例要真实典型3详略要得当4措辞要严谨得体七公告一什么是公告公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文二公告的特点1庄重性公告属非常用性行政公文公告发布的机关是高级别的权利机关或较高级别的地方权利机关和行政机关其内容又属重要和法定所以从内容到形式都比其他公文显得庄重2广泛性一般的行政公文发布范围仅限于国内而公告还可由国家领导机关授权给国家通讯社向全世界发布三公告的分类1宣布重要事项的2宣布法定事项3受权公告四公告的结构标题四种形式三要素发文机关主题文种国务院办公厅关于夏时制的公告二要素发文机关文种中华人民共和国全国人民代表大会公告二要素主题文种关于1991年全国清理三角债成果和1992年继续开展清理三角债工作的公告公告的内容如果同一事件连续发布可编号命令的号如中共中央全国人大常委会国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告第一号主送机关不标注正文要以明白流畅的语言和简单的结构把宣布告的事项表达清楚必要时可以扼要交待事由和依据但不要具体阐述事情的意义和细节落款发文机关公布日期注结尾有时要写明执行要求希望和生效日期有时可写上特此公告现予公告等习惯用语五公告写作中要注意的事项确属重要的事项确属应当宣告于世公诸于众的重要事项文字要简短语言要精确中美上海公告解决了两国几十年的僵持关系轰动于世也只有一百字左右八通告一什么是通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项二发文机关通告可以由国家地方各级行政机关发布也可以由基层企事业单位使用三特点内容的广泛性使用的普遍性一定的强制性四种类法规政策类具体事务类五通告的写法标题四种写法正文三部分构成通告缘由通告事项结尾通告缘由用简短的文字阐明发布通告的目的原因或意义即发布通告的必要性法规性通告还要引用法律条文通告事项一般可采用分条列项的表达方式也可采用通篇合一的方式通告结尾1要求2执行时间执行范围有效期3号召希望4省略5特此通告3落款发文机关成文时间六写作中应注意的问题通告的内容要求政策性很强因为通告往往体现了政策的具体化所以要求政策为准绳从实际出发认真写好通告事项通告要遵循一事一文的原则通告要求庄重坚定清楚准确七通告与公告的区别发文机关不同通告不受单位级别的限制公告须国家较高领导机关一般机关或基层单位不能制发受文对象不同通告受文对象是社会有关方面某一地区某一系统某一地段的群众或有关人员公告面向国内处公众发布内容不同公告宣布的是国内外重大事项通告涉及到的是一般事项且内容有较强的专业性和业务性作用不同通告有告知和约束作用而公告只有告知作用发布形式不同通告可张贴可登报上电视和广播公告不能张贴九报告一报告的适用范围报告的适用于向上级市机关汇报工作反映情况提出意见或者建议答复上级机关的询问的公文是一种陈述性的上行文二报告的功用报告使用范围很广按照上级部署或工作计划没完成一项任务一般都要向上级写报告以反映工作的基本情况工作中取得的经验教训工作中存在的问题以及今后的工作设想以取得上级领导部门的指导三报告的特点汇报性建议性四报告的种类按照报告的内容和性质可分为工作报告情况报告检查报告答复报告建议性报告按照内容所涉及的广度可分为综合性报告和专题性报告从行文的直接目的不同可分为呈极性报告和呈转性报告五报告的写法标题由发文机关名称公文主题和文种三部分组成有的可以省略发文机关如吉林省人民政府关于工业生产情况的报告正文正文一般分三个部分缘由部分报告事项结束语落款写上发文机关和发文日期有的报告在标题中有发文机关在此就可以省略有的在标题下边写了发文日期的在落款中也可以省略六写作中应注意的问题情况要属实报告应及时中心要明确报告与请示要分开十请示一请示的适用范围请示适用于向上级机关请求指示批准凡是下级机关在自己职权范围内无权无力无法解决的困难事项需要上级机关给予答复帮助审核批准使用请示行文二请示的类型就其行文目的和请示要求看主要有三种情况1请求批准2请求帮助3请求解答三请示的写法1标题1请示事项十文种2请示机关十事项十文种说明事项要明确简要文种不要写成请示报告2主送机关只能写一个不能并列写两个或多个3正文通常包括三部分1请示理由2请示事项或意见3结束语请示通常用套语结束如当否请批示妥否请批复以上请示请予审批以上请示请予批准等四写作要求1明确行文目的2明确受文对象1不能多头主送受双重领导的根据请示事项确定抄送另一机关2除领导直接交办的事项外不直接主送领导者个人3不同时抄送同级机关和下级机关4不越级请示非越级不可时要抄送所越过的上级机关3明确请示事项十一批复一什么是批复批复是用于答复下级机关请示事项的行政公文二批复的特点1被动性批复是专门为答复下级机关请示的事项而制发的没有请示就没有批复具有明显的被动性2针对性批复的适用范围决定了批复的内容具有明显的针对性下级请示什么就答复什么决不能离开和超出所请示的事项做其他的发挥3约束性批复对请示单位具有行政约束力三批复的正文1引语发文机关制发批复的原由或根据表明这一批复是针对对方某一请示下达的2批复内容1有具体意见的批复2没有具体意见的批复3结语此复特此批复十二函一适用范围函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问或答复问题向有关主管部门请求批准等二函的功用函的用途广泛用法也较灵活没有固定的行文方向有以下几种用法1平行机关或不相隶属机关之间用函相互商洽工作2上级对下级或同级和不相隶属机关之间用函询问情况征询意见或催办下级机关有关事宜3平行或不相隶属机关之间用函通知有关事宜4上级对下级用函告知有关事宜都可以使用函甚至可以说各机关之间发生工作联系而又不便于使用其他公文文种时几乎都可以用函从功用上看函兼有知照指挥联系的功用一份函究竟具有哪种功用因文而宜三函的特点1多样性2多属性3多种语气4特别简短四函的种类按照函的性质和作用函可以分为两种去函复函1去函是发文机关主动制发的函可商洽工作询问情况征询意见请示和知照有关事宜布置和催办工作等等2复函是发文机关被动制发的函复函的基本用途就是发文机关应受文机关的要求答复有关问题五函的格式1去函的格式2复函的格式六函的写法1标题1三要素俱全2公文主题文种2正文去函和复函的写法有所不同1去函去函又叫问函交待去函的缘由即去函的目的根据理由2复函开头又称引语写法类似批复的开头先引述来文但批复是上级机关对下级机关而复函如果是在平行机关或不相隶属的机关之间语气要注意谦恭七写作中应注意的问题1要坚持一事一函的原则内容单一2语言得体简练行文要开门见山直截了当去函的事项要具体明确复函的答复针对性要强措词尽量平和诚恳上行函要表现出诚恳下行函要表现出谦逊平行函要表现出礼貌函有四忌忌说套话忌说空话忌说假话忌打官腔十三会议纪要一适用范围记载和传达会议情况和议定事项用会议纪要会议纪要要在会议记录的基础上经过分析综合提炼以概括反映会议精神会议结果如果把会议记录比作原材料会议纪要便是原材料加工制作后的产品二会议纪要的分类按照会议性质的不同可将会议纪要划分为三类专题工作会议纪要行政例会纪要座谈会议纪要三会议纪要的写法会议纪要在格式上包括标题正文署名日期1标题在纪要前冠以会议名称即可2正文正文包括开头主体结尾三部分开头用简短的文章写出会议概况包括会议时间会议期限地点与会人员主持人参加人员议程或进行情况会议议题主体写明会议研究的问题讨论的意见议决的事项今后的任务和要求等常见的写法有三种四会议纪要的注意事项做好准备工作会前要了解会议的目的议题任务要求自始至终参加会议注意积累素材掌握第一手材料如收集简报文件听取讨论汇报对其中的精彩语言典型事例发言者观点引用数据名词术语要记原话忠于会议实际记实性纪要内容应限于会议议及的内容不可将执笔者个人见解搀杂进去不可随意发挥会议纪要要体现出要字提要性应紧扣会议主旨明确中心分清主次抓住要点会议纪要虽然要交代会议的饿过程但不以反映过程为主不能事事俱录记成流水帐