第二章行政公文

财经应用文写作第二章行政公文16第二章行政公文教学目的通过学习行政公文公文写作的有关基础知识了解行政公文的特点和作用公文写作的特点公文写作的语言要求文种选择的依据使学生掌握公文写作的一般常识教学重点1公文的特点2公文的作用3公文的写作4公文写作的语言要求教学难点1公文的特点2公文写作的语言格式要求教学程序泛读例文必需知识例文析评复习与训练教学时数22学时其中理论教学12学时实训教学10学时教学内容财经应用文写作第二章行政公文17公文是国家机关以及依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织按照隶属关系和职权范围在行政管理过程中形成的具有法定效力规范体式的文书现在执行的是国务院2000年8月24日公布2001年1月1日起施行的国家行政机关公关处理办法一公文的种类我国现行公文共十三种一命令令适用于依照有关法律发布行政法规和规章宣布施行重大强制性行政措施嘉奖有关单位及人员1特点权威性严肃性强制性庄严性2种类公布令行政令任免令嘉奖令惩戒令3格式命令令一般由标题编号正文署名与署时等五个部分构成1标题命令令的标题有三种形式第一种是制发机关事由文种三要素齐全式主要造用于行政指挥令第二种标题由制发机关或机关领导人却文种构成适用于发布令和任免令财经应用文写作第二章行政公文18第三种是直接以某一种令文种作标题用于嘉奖令通缉令特赦令等2正文第一种为一段式写法适用于发布令住免令等全文由一段文字基本内容为时间经过什么会议或机关批准发布什么法规或任免什么领导人行文简短而庄重第二种为三段式写成适用于行政指挥令嘉奖令等全文共分三部分写明发令缘由发令事项执行要求或希望等4写作提要1命令令是一种庄重严肃的公文使用必须审慎既不能滥用职权随意发号施令也不可朝令夕改使下级无所适从2根据我国宪法及其他有关法律规定全国人大常委会及其委员长国家主席国务院和总理各部部长各委员会主任县以上含县人民政府可以发布命令其他机关和个人均不得发布命令3命令令的正文部分应写得庄重质朴简短严谨主要是传达领导机关的决策不须作具体的分析或说明命令令的语气要坚决有力文字要精当明确不可使用模棱两可的语言或商量的口吻二决定财经应用文写作第二章行政公文19用于对重要事项或者重大行动做出安排奖惩有关单位及人员变更或者撤消下级机关不适当的决定事项是一种具有决策指挥性质的公文既可以是经会议讨论通过的也可由领导机关根据职权或有关规定作出1特点权威性法规性指挥性稳定性2种类决定性决定奖惩性决定变更性决定3格式一般由标题正文通过日期署名与日期四个部分组成1标题中共中央国务院关于卫生改革与发展的决定2通过时间标题正下方圆括号括入标明决定是在什么时间或什么会议通过有时还要说明何时公布生效3正文开头写明制发的根据即制定的理由目的与意义主体写对重要问题或重大行动所作出的决定的具体内容号召末尾一般要表示号召和希望但不是每篇都必须写这些内容4区分一般地授予荣誉称号的可用命令在有关法规规章及条例条令中有明确规定的奖惩事项可用决定一般的表扬先进批评错误用通报财经应用文写作第二章行政公文20三公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项时用公告属公布性公文面向国内外社会公开发布公告是知照性的下行文主要用于国家机关向人民群众公布政策法令说明采取重大行动的目的宣布禁止妨害国家和公共利益的行为的有关规定以及其他需要人民群众了解的事项1种类重要事项公告法定事项公告2格式1标题公告的标题应是发文机关事由和文种类别齐全且三部分通常不能有所省略2正文公告的正文通常不很长多由告知内容和结束语构成告知内容如属纯知照性的只需写明事实即可如属对被告知一方有所要求的公告要在正文中写明有关要求正文结束时有时要用现予公告特此公告等结束语3签署发文机关和日期公告是告知重大事项时使用的公文正文不能写得冗长文字应朴实庄重鲜明准确发文机关名称一般要用全称属几个机关共同发文的可用习惯的简称政府机关的公告有时可将签署中的财经应用文写作第二章行政公文21发文机关省略日期移至标题之下标示四通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项属公布性知照性公文面向社会各有关方面公开发布是各级机关团体常用的具有一定约束力和知照性的下行文使用比较宽泛高级机关可以使用一般行政机关人民团体企事业单位也可使用1特点法规性专业性普遍性2种类法规性通告知照性通告3格式1标题格式为关于的通告2落款标题有发布单位的后面则无落款标题没有发布单位的落款要注明发布单位发布通告的时间写在标题之后内容之前或落款的后面均可3正文正文由原由事项结尾三部分构成五通知批转下级机关的公文转发上级机关和不相隶属机关的公文传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项任免人员财经应用文写作第二章行政公文221特点发布性批示性中转性广泛性告之性2使用范围及种类指示性通知发布性通知批转性通知转发性通知告知类通知任免通知一般性通知3格式通知一般由四个部分构成标题主送机关正文落款标题中的事由如果十分重要或非常紧急可在文种前加上重要紧急等词语如果是两个及以上机关联合行文加联合是对不久前发的文件内容进行补充加补充正文一般由缘由和目的通知事项执行要求三部分构成通知的缘由和目的是通知正文的导语要交代清楚为什么制发该通知一般写得简洁明了过渡语往往用现通知如下现将有关事项通知如下现就有关问题通知如下特作如下紧急通知等六通报适用于表彰先进批评错误传达重要精神或者情况1特点严肃性典型性时效性用事实说话2种类表彰性通报批评性通报事项性通报3格式1表彰性通报正文由三部分组成财经应用文写作第二章行政公文23事项概括地叙述先进事迹或先进经验决定撰写经过研究对先进群体或个人作出的表彰决定号召发出向先进人物或先进经验学习的号召2批评性通报其正文一般由缘由事项分析要求四部分构成缘由写通报事由和发文机关的态度事项概要写出所批评对象的错误事实分析阐述分析所批评事项的性质归纳出教训所在3事项性通报事项性通报首先写明所通报的情况对主要情节进行客观叙述注意把人物时间地点事件结果写清楚其次写事项的现况即事情发生后的临时处理情况最后要写明发文机关的意见和要求可以在对客观事实分析的基础上提出七议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项包括下列几层意思议案的作者必须是政府机关议案是政府机关与统计人民代表大会之间联系工作的一种例行公文政府各部门党群机关企事业单位和社会团体均不能使用财经应用文写作第二章行政公文24议案的内容是就有关重大事项提出审议意见而有关重大事项的范围必须根据各级人民代表大会或其常务委员会依照法律规定的职权范围来确定议案的受文机关是同级人民代表大会或其常务委员会议案的提出审议必须依照有关的法律程序进行1特点制作主体的法定性主送机关的特定性内容的特定性经审议通过的议案具有约束力规定的时效性议案建议的可行性2种类法律地方性法规案重大事项案机构变动案批准条约案人事变动案3格式1标题一般应写清楚提审机关的名称内容与文件2主送机关即负责审议的国家权利机关3正文一般要写出案由提案人理由建议几个部分4署名和日期八报告适用于向上级机关汇报工作反映情况答复上级机关的询问财经应用文写作第二章行政公文251特点陈述性汇报性用事实说话2种类工作报告情况报告答复报告递送报告3格式1标题由制发机关事由文种三部分组成2主送机关为直属上级机关3正文正文由导语事项和尾语组成导语写报告的目的或缘由主体即报告的具体内容答复报告的尾语多用特此报告专此报告4落款在正文后右下方标注发文机关4文种区别1要注意与请示的区别正确使用报告报告对上级没有肯定性的批复要求而请示则相反报告是事中或事后行文而请示是事前行文上级对下级报送的报告可做批示也可以不做批示而请示则不论所请示的事项上级同意与否都应及时做出批复2报告与意见的异同报告侧重于汇报工作反映情况多数情况下不涉及今后具体工作意见也不要求上级做出批示只有所反映的情况涉及到工作中一些带有普遍性的问题时往往顺势针对问题提出今后的解决办法要求上级加以批转意见上行的陈述情况的目的在财经应用文写作第二章行政公文26于给意见的提出做铺垫所提的意见不是要求上级给以批示就是请求上级加以批转不象报告在多数情况下对上级没有批示或批转的请求九请示适用于向上级机关请求指示批准1特点使用范围广泛主送明确内容单一请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理的问题与事项不能超越职权请示不属本机关职权范围的事项也不应请示自己经过努力能够解决也有条件解决的问题2种类政策性请示工作性请示3格式1请示原因是一份请示的主体因为请示的目的是希望上级批准同意解决有关问题的为达到这一目的就必须将所以要求批准同意解决的原因陈述清楚以求得上级的理解和认同所以必须将主要力量用于构思写作请示原因2请示事项这一部分往往字数不多却是关键请示事项应当写得具体明确如果请示内容较多也可以分条写3请求语财经应用文写作第二章行政公文27请示结尾应当使用请求语如以上请示当否请批复等4文种区别与意见上行的区别请示与上行的意见非常近似具有一定的交叉性它们都是要求上级对自己所提的事项或问题或给以批准或给予指示或加以认可即这两个文种的行文方向与目的在某种程度上有着同一性但是它们之间又存在着离散性主要表现在所提的事项与内容不尽相同请示的内容较多涉及的是人财物机构编制出境出国以及工作中遇到需上级做出决定的重大问题或应由上级加以审批的事项等具体问题也即人们通常所说的硬件而上行意见的内容则多是对工作中一些重大问题提出见解和处理办法以及所遇到的困难要求上级给以指示或支持这就是人们通常所说的软件十批复批复适用于答复下级机关请示事项1格式批复写作比较简单通常数十字就可以了其正文由三部分构成引叙语批复开头首先应引叙来文从而使人明白是针对哪份财经应用文写作第二章行政公文28请示而作的批复批复内容引叙语后可单刀直入将批复内容写出来结尾语批复结尾为了加强语气常用批复专此批复特此批复等语句结尾2批复写作注意事项第一标题应简明扼要第二批复应及时第三批复的内容应具体明确并具有很强的针对性第四批复者对请示所提的问题必须明确表态切记摸棱两可的回答十一意见适用于对重要问题提出见解和处理办法它使用的范围非常广泛不论哪个领域或哪个部门以及个人要提出或陈述建议与设想都可以使用1特点作者广泛约束力强内容广泛具体主动性文件行文方向有交叉2种类政策性意见工作性意见3格式1标题由制发意见的机关名称事由文种三个部分组成如两个以上机关联合制发的在标题上应给予标明2正文包括制发意见的依据或原因内容要求等几个部分财经应用文写作第二章行政公文29制发的依据或原因意见的开头应依据某一政策或精神针对某一现象或问题简要说明制发意见的依据意义或原因其目的是使执行者明确制发这份意见的重要意义从而增强执行意见的自觉性和主动性意见内容这部分是意见的主体包括指导原则工作任务措施步骤及其他有关事项这部分篇幅的长短依内容而定执行要求这部分是意见内容的延续与补充多用于交代领导时限要求注意事项希望与要求等3日期及落款意见的发文日期置于标题之下一般不写发文机关不落款发文机关标在标题第一部分4写作须知1必须具有明确的政策依据与法规依据2应从实际出发3意见的内容应明确具体即工作目标明确政策界限清楚措施与方法具体4讲究建设性与可行性十二函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项财经应用文写作第二章行政公文30函在行政公文中是唯一的平行文不相隶属机关之间不论级别高低都不存在职权上的指挥与服从关系都是平等的它们之间的行文只能用函1特点灵活简便具有往来性具有法定公文的效用2分类根据往来关系函可分为来函和复函根据函的性质函分为公函和便函根据内容的不同函分为告知函商洽函询问函答复函和请求批准函3格式1告知函把某一事项活动函告对方或请对方知道明了或请对方参加或请对方选购商品等近似于通知但由于没有隶属关系只宜用函2商洽函机关单位之间商洽工作联系事项用商洽函这种函的正文多分为缘由事项结尾三部分3询问函询问函所问的问题是本机关职责范围内应予以解决但又无据可查或难以解决的问题被询问的机关可以是与此问题有关的平级机关或不相隶属机关4答复函也称复函它具有明确的针对性即针对询问函而作的答复财经应用文写作第二章行政公文315请求批准函这是向有关职能部门请求批准的函函可以不设文头不编文号不写标题撰写方式比较简便自由结尾则视行文关系和内容需要选用恰当的惯用词语如此复专此谨复或特此函告等4写作须知第一内容要简洁第二语言要得体5文种区别函与请示书信的区别1在行文实践中要注意请示和函在使用中的不同请示是向上级机关请求指示批准函是向有关主管部门请求批准2函与书信同属于信件类但两者有着严格的区别主要表现在无论是公函或便函都是机关之间处理公务的信件函属于公务信件使用时比较庄重严肃有比较严格的格式函在文字表述上更为简洁十三会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项1特点概括性纪实性系统性约束力2种类财经应用文写作第二章行政公文321根据其性质和内容可分为决议性的和情况信息性的两种2按会议的内容与方式可分为工作专业或专题会议纪要等3格式1标题有四种情况一是会议名称文种二是会议名称纪要内容文种三是会议的主要内容文种四是双式标题这种标题带新闻性正题阐述会议的主旨意义副题交代会议名称文种2正文一般包括会议概况会议内容和会议要求三个部分3落款一般会议纪要不需要署名会议纪要可以不加盖公章4文种区别1会议纪要与会议记录的区别性质上会议纪要是法定行政公文会议记录是机关单位内部用于记录会议发言的事务文书内容上会议纪要是经过整理加工的会议上达成的一致认识财经应用文写作第二章行政公文33是会议内容的要点会议记录是会议发言的原始记录基本上要做到有言必录形式上会议纪要基本上按照行政公文的规范格式会议记录没有统一的格式多是各单位自定发布方式上会议纪要按公文发文程序发但没有主送和抄送机关会议记录仅作为内部资料保存绝不公开发布2会议纪要与会议决议的区别会议纪要是根据会议情况写的要点而决议必须经与会者表决按照法定程序通过后才能生效一份会议纪要可以同时写不同方面的毫无关联的几项决定而一个决议只能写某一方面或某一问题会议纪要的内容可轻可重可大可小只要是会议议定了的就要写进去而决议的内容常常是一个单位或部门一个地区或系统乃至党和国家的重大问题二公文的格式公文格式是公文的形式标志指公文结构和各种附加标记的安排一书面格式组成公文的各要素划分为文头主体版记三部分1文头部分包括公文份数序号秘密等级和保密期限紧急财经应用文写作第二章行政公文34程度发文机关标识发文字号签发人等项份号将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号保密等级秘密机密绝密三个等级紧急程度特急急件发文机关标识由发公文的机关名称加文件二字组成发文字号由机关代字和年份序号组成签发人发文机关签发签批公文的领导人的姓名2主体部分包括公文标题主送机关公文正文附件说明成文时间印章附注附件等项公文标题标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识主送机关也就是受文办理机关要使用机关的全称或规范化简称正文在主送机关下一行用3号仿宋体字每自然段开头空2字回行顶格印章是公文生效的标识公文除会议纪要电报翻印文件外均应加盖印章成文时间指公文的生效日期一般标识在图文右侧空4字的位置附件是正文的附属部分是补充公文正文内容的材料包括图表财经应用文写作第二章行政公文35附注是对公文的发放范围使用时需注意的事项等情况的说明3版记部分包括主题词抄送机关印发机关和印发日期等项主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组主题词按类别词类属词文种的顺序排列除类别词外最多不超过5个抄送机关指除主送机关之外需要了解文件内容的单位印发说明包括承印单位名称和印发时间两项印发份数在印发时间之下右空3字用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识二公文的特定格式包括信函格式命令格式会议纪要格式三公文的排版规格与印制装订要求1排版规格正文使用3号仿宋体字其他字形则随需要进行标识一般有小标宋体黑体楷体等字形一般每面排22行每行排28个字2用纸要求公文用纸采用A4型幅面尺寸为210mm297mm版面尺寸上白边天头空37mm订口左白边空28mm3装订要求公文应左侧装订不掉页包本公文的封面与书芯不脱落后背平整不空两页页码之间误差不超过4mm财经应用文写作第二章行政公文36国家机关公文格式见书P310P311图16所示作业1课堂练习P26P31P38P49P55项目任务PPT课件出题做2课时训练2课后作业P64P69互动平台题