行政公文管理

行政公文管理第一条为规范集团公文管理提高公文办理效率特制定本办法第二条集团公司所有公文包括发文及收文由集团办公室统一管理集团各下属分支机构行政公文管理参照本办法第三条公文的种类公文种类主要有通知通报报告请示决定决议批复函会议纪要意见总结计划简报制度规定办法等第四条公文格式公文格式一般包括标题主送部门领导正文附件发文单位发文时间抄送单位文件版头公文编号机密等级紧急程度阅读范围等项标题公文的标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明发文部门事由和公文种类主送部门指公文主要送达的单位或部门凡是向上级报送均为主送部门一般只写一个主送部门不得多头主送如需要同时报送其他上级可以用抄报的形式正式公文的主体文字简明扼要条理清楚实事求是发文单位写在公文下方空两行偏右要写全称发文日期公文必须注明发文日期以表明从何时开始下文发文日期在发文部门下面向右错开要用汉字数字写全年月日发文日期一般以签发人签发日期为准抄报抄送单位属上级的列入抄报平行或下级列入抄送文件版头正式公文一般都有版头版头以红色大写印上鼎丰集团香港投资有限公司文件下面加一道红线通常称为红头文件所有以公司名义下发的正式公文一律用红头文件形式公文编号一般包括编字年号顺序号机密等级机密公文应当根据机密程度划分等级分别注明绝密机密秘密普通字样10附件公文如有附件应当在正文之后发文日期之前注明附件名称和件数11其它公文排版要求详见附件第五条行文要求行文须严格区分公文类别并严格按相应格式书写排版明确发文权限属于全面性的重要的方针政策性问题以公司名义行文属于限定范围内的日常业务工作问题以有关部门名义行文公文由主办部门经办人拟稿经部门负责人审核签字后交集团办公室审核登记由办公室送呈有关领导签发发文涉及多个部门的经办部门负责组织相关部门会签后再上交集团办公室第六条发文程序包括拟稿校对审核签发用印发文归档等程序一公文的草拟打印校对1经办人负责公文的起草包括录入排版草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸见附件三公文内的人名地点数字标点符号要准确时间要写具体的年月日人名地名文件名称事物名称等不得用简称2起草公文后由办公室秘书助理负责核对公文符合公文格式打印输出3公文打印后由拟稿人校对无误后签字二公文的审核文件起草后由经办部门负责人审核签字如涉及其他部门由经办部门送相关部门会签后办文呈批单同文件一并交集团办公室三公文的核稿所有公文呈批前由集团办公室主任负责核稿核稿的主要内容包括1是否确实需要行文行文方式是否妥当2发文审批手续是否完备所有相关部门是否都已会签3是否符合行文规则和拟制公司的有关要求4公文意思是否得表达清楚准确如核稿不合格办公室主任签署修改意见后交经办人重新办理四公文的呈批办公室核稿通过后在办文呈批单上填写公文编号和密级签署处理意见在发文登记表见附件二上登记后由办公室主任根据事情的轻重缓急在办文呈批单上标注特急或急件字样按审批权限业务性质分类分别呈相关领导审批办公室不得积压文件要及时呈批或下发五公文的审批和签发公司相关领导批阅文件特急文件须马上批办急件须当天批办所有文件须在两个工作日之内审批完毕上级领导认为文稿与原意不符由办公室退回拟稿人重拟如果仅涉及文字问题直接由办公室负责修改拟稿人重拟后再次送签时必须附上修改前的原稿办公室负责核对修改稿与原稿确保公文严格按领导意见进行了修改六公文打印公文经主管领导签发后交办公室主任审查后由办公室行政助理打印对于不需要盖章的文件在打印正式文稿后由办公室行政助理填写发文登记表后发文同时将一份正式文件领导签发的终稿文件呈批单及该文件电子版存档备案七公文盖印登记需要盖章的文件打印后由办公室秘书助理履行盖章手续办文呈批单由办公室秘书助理留存备查办公室秘书助理须在办文呈批单上签字文件盖章后将一份正式文件领导签发的终稿办文呈批单及该文件电子版存档备案同时由办公室秘书助理填写发文登记表后发文八发文1对外发文要求1办公室行政助理通知经办人到办公室办理文件领用手续后由经办人带文件外出自行办理特殊情况下如绝密文件须有他人陪同前往领取文件的当事人须在领用签字2需以信函特快专递或以电子邮件形式发文的统一由办公室行政助理办理2对内发文要求1对内发文采取在公司内部OA平台上公布或内部发文纸质文件两种方式2对于在公司网站上公布的公文由办公室行政助理通知相关人员及时上网查阅并在发文登记表上登记3对于确需发纸质文件的只发复印件并由办公室行政助理通知相关部门到办公室办理文件领用手续领取复印件第七条公文的立卷归档废除借阅等按档案管理办法有关规定执行第八条收文程序包括登记分文批办承办催办等程序一来文收集登记1外部来文按来源方式分为两种1经办人参加各种会议或通过其它形式取回的政府批文合同等文件资料2信函传真等形式收到外单位含公司下属分支机构的正式来文2对于由经办人从外部带回的文件资料经办人必须及时交到办公室由办公室行政助理做好来文登记二分文呈批办公室主任根据事情的轻重缓急在文件处理单签注特急或急件字样签署处理意见按审批权限业务范围分别呈相关领导批阅三文件批阅批办公司领导批阅文件特急文件须马上批办急件须当天批办所有文件须在一个工作日之内阅批完毕由办公室及时转交承办部门办理四文件承办催办根据相关领导批办意见办公室负责将文件转达承办部门并进行跟踪催办督促承办部门在规定时间内办理完成对出现的问题及时向有关领导汇报五归档文件在办理完毕后应及时交回办公室由办公室负责文件的整理立卷归档第九条文件办理期限1传真机密文件等由领导在批示中写明办理期限2一般文件在收文三个工作日内处理完毕3合同审批文件按实际需要在既定期限内办理完毕4来文规定有回复期限者应于所定期限内办理完毕5传阅文件须在当天完成