公司合同签订流程及规定范本.doc

第1页共7页公司合同签订流程及规定为规范公司合同管理维护公司利益特制定如下规定一销售合同相关规定1销售合同签订流程2签订的订单一式四份客户业务员财务部生产调度彩板车间边艳飞钢构车间赵杰各留存一份原件3业务员在签订合同和订单时必须填写的基本资料包括合同编号业务经办人订货单位单位地址家庭住址订货人联系人联系电话订货日期合同金额产品名称产品数量产品单价产品规格4销售部财务部相关负责人需填写包头恒久公司销售订单合同登记表存档登记内容业务部序号合同编号业务经办人订货单位签订日期财务部序号合同编号业务经办人订货单位单位地址家庭住址签订日期订货人联系电话产品名称合同金额5对金额较大货币不能及时两讫的及有风险的合同进行合同评审对欠款发货的客户进行信用等级评审之后才能决定是否发货6对欠款人或单位应办理的手续执行签订工程承包合同及销售合同应具备的资料规定同时办理欠款或抵押手续生产调度财务部业务员签订合同每周核对存档第2页共7页7客户以支票或汇款等方式付帐的在货款入帐后才能发货请示相关领导工程请示工程部经理销售请示销售部经理可适度执行8财务部每周五向总经理报送包头恒久公司销售订单合同登记表二工程合同相关规定1工程合同签订流程2签订的合同一式三份客户财务工程部管理组各留存一份原件3工程部业务在签订合同时按合同范本规定内容严格填写必须填写的基本资料包括合同编号业务经办人合同金额签订单位单位地址家庭住址联系人联系电话工期付款方式工程结算方式质保金留存金额及年限甲方单位开户行帐号税号4工程部财务部相关负责人需填写包头恒久公司工程合同登记表存档登记内容工程部序号合同编号业务经办人签订单位签订日期施工地点财务部序号合同编号业务经办人签订单位单位地址家庭住址签订日期联系人联系电话合同金额施工地点5不按合同付款约定付款的对客户进行信用等级评审6对不按合同付款的经评定可以继续施工的应办理延期付款手续需加盖甲方公业务经办人合同评审成本及付款方式预算组设计组进行评审签订合同签订合同财务部工程部周核对存档不按合同范本的按合同范本的第3页共7页章并由法人或授权人签字如甲方是个人需由签订合同的人签字7客户以支票或汇款等方式付帐的在货款入帐后才能发货8财务室每周五向总经理报送包头恒久公司工程合同登记表注客户信用等级评审人员由总经理常务副总经理副总经理财务经理相关业务经理业务经办人组成下发于总经理常务副总经理副总经理工程部销售部财务部经理综合办公室注各部门负责人必须将文件传达到本部门相关员工公司年月日第4页共7页销售业务流程的解释一订货单销售合同的签订1订货单的签订订货单作为一种简易的销售文本合同或销售合同的补充附件由销售人员在充分考虑公司生产能力原材料供应交货时间等条件满足的前提下通过与客户洽谈协商一致后签订订货单内容应包含订货单位名称联系人电话和地址订货时间提货时间货物名称规格尺寸型号数量单价金额付款方式交货地点提货方式等订货单一式四联第一联作为销售部门业务统计销售员保存第二联作为下达生产通知单和开具出库单的依据生产调度保存第三联作为收款结算及发货出库的依据财务保存第四联作为提货的依据由客户保存2销售合同的签订销售合同是在合同额较大或执行周期较长而签订的一种规范双方责任和义务的文件由销售人员在充分考虑公司生产能力原材料供应交货时间等条件满足的前提下通过与客户对合同的各项条款洽谈经公司相关部门组织评审认定后签定销售合同一式四份主本两份副本两份分别由甲乙方保存合同签定后原件主本交财务部门存档复印件副本由销售公司保存复印后按使用人分发销售合同执行时应有对方签字确认的定货单作为组织生产和发货的依据3销售合同和定货单应统一按公司的要求进行编号二收款的操作流程销售合同或订货单签订后由业务人员陪同客户持合同或订货单到财务收款处交款收款员根据合同或定货单规定的应交金额开具收入凭证现金支票收入并收取款项第5页共7页未收全款的订货单每次收款时收款人要在订货单上注明实收款项收款人日期业务人员应留存一联收入凭证同时对订货单和销售合同的正确性承担责任收款人员应留存合同或定货单同时对定货单和销售合同的准确性承担复核责任并做好开票记录三生产的操作流程生产调度根据业务人员转来的订货单登记业务记录并下达生产通知单业务记录包含所有的与本单位相关的往来用各种符号表示诸如所交款项多少生产通知单是否下达用何种材料厂家厚度提货时间那种已发运等生产通知单包含订货单位统一使用合同编号提货时间产品名称合同约定规格型号尺寸颜色数量图形总数量原料选用用约定的标识任务下达人任务接受人等生产通知单开具后经生产调度交定单签订人复审无误后双方签字确认按产品的类别送到相关车间生产生产通知单一式三联第一联存根联由生产调度留存第二联车间联由车间主生产部部长作为安排生产和统计生产量依据第三联保管联由库管作为发放原材料及产成品入库依据当产品定货单发生变化时定单签定人即销售人员应及时通知生产调度进行相应的调整车间主任生产部部长在接到生产通知单后应根据提货时间和生产情况对生产进行安排发生冲突时和生产调度协商调整同时到库管处办理材料领用手续产品生产完成后车间主任通知成品库管办理成品入库手续生产调度对生产单的正确性承担责任定单签定人库管车间主任生产部部长承担复核责任第6页共7页四出库的操作流程1销售出库单联次及用途销售出库单一式六联第一联存根联由部门留存作为业务部门的统计依据第二联会计联作为收款及结算的计帐依据第三联保管联作为库管人员发货的依据第四联送货回执联作为证明客户收到货物的依据由往来会计人员单独存档第五联客户联作为给客户留存的联次第六联出门证联作为货物出门时由门卫人员验货放行的依据2销售出库单的领用缴销手续销售出库单由财务部门设专人管理建立台帐业务人员领用时必须做登记记录第二次领用时必须将已用出库单进行缴销并记录3销售出库单的开具签章流转手续销售出库单开具由业务人员根据定货单按实际出库量填开数量单价金额要清楚准确客户单位名称及工地名称必须清楚统一运输人必须签字特殊客户不便填写重量与价格时应在办理完客户的手续后及时将存根联会计联保管联的实际重量与价格补齐第二联至第六联由业务人员按所交纳款项的性质支票现金转帐到相关财务人员处进行收款确认后由往来会计盖章作为出库依据第三联至第六联由库管人员盖章作为可装车出门的依据当发生欠款提货时由业务员申请经公司常务副总确认董事长审批后由客户打欠条后执行相关手续财务部门在收到出库单时应复核并进行结算收款明确已办好相关手续后方可盖章出库单填开人员对出库单的正确性承担责任财务人员仓库人员承担复核责任4出库和异地发货第7页共7页产成品的出库由成品库管员负责库管员依据业务部门开具由财务部盖章的销售出库单同客户和运输人核对成品规格型号数量后通知各车间负责人安排装车后发运成品库管员对货物出库的正确性准确性承担责任如有异地发货或直接送货到工地时业务部门应及时将发货的情况客户收货的情况反映到财务部门并补齐相应的内部手续便于及时核算5送货回执联的管理与保存业务人员在填写出库单时提货人在现场的应要求提货人在出库单上签字若送货时应要求运输人员在出库单上签字并通过各种方式如传真签收快件寄回要求客户及时将送货回执联签字返回同时与送货相应的其它依据与送货回执联一并保存如运输合同铁路运输合同等客户自提货时会计人员应在盖章时将送货回执联留下存档采取其它方式送货时业务人员应负责及时收回送货回执联并给财务人员存档财务人员应加强对送货回执联收回的力度按顺序号进行核对不缺号漏号若客户要回送货回执联时财务人员可将原件复印请客户经办人员在复印件上签字注明原件收回后将复印件存档6放行货物出门前门口公司保卫人员依据销售出库第六联对车上货物验证无误后放行