试论高等学校财务电子档案的管理.docx

试论高等学校财务电子档案的管理一财务电子档案特点财务电子档案是指存贮于磁盘光盘等现代电子介质中的各种票据凭证账簿报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质作为现代高新科技的产物财务电子档案较之传统的财务档案有了许多新的特点财务电子档案的存贮介质具有多种形式可存贮于可读写的磁性介质中还可直接刻录为不可擦写的光盘也可打印输出存贮于纸质材料中财务电子档案易于修正拷贝和重置便于纠错携带和传递财务电子档案的体积小容量大占用存储空间小但对存储条件要求较高财务电子档案大多不能直接视读需要借助一定的仪器设备予以复现但易于计算分析快捷获得所需结果财务电子档案的高科技信息含量大要求较高素质水平的管理人员财务电子档案内涵广泛不仅包括票据记账凭证账簿报表等传统会计档案还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序二高等学校财务电子档案管理的状况高等学校会计电算化生成了财务电子档案对于新介质的档案既没有前人的管理模式可参照又没有当前的技术可查考所以早期的管理中往往有些不尽如人意的地方主要表现在储存环境欠妥早期电算化会计生成的是电子输出档案即通过打印输出的纸质凭证帐簿和报表较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰又受空间经济条件限制经日晒风化字迹极为模糊有的甚至已消失早期软件程序存留不利以及运行程序版本的更新造成了原有数据资料的虚设如在早期系统环境下生成的磁性数据资料虽保存完好但原有运行环境已不复存在现今程序又不能兼容多数数据已不能再现形同虚设老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新造成了新旧运行环境脱节如早期微机上运行的等已难在现今机器上顺畅运行随着会计电算化的不断发展财务电子档案的形式和数目日渐增多更多替代了原有传统财务档案的功能和效用财务电子档案的管理也得到了应有重视许多高等学校投入了大量资金用于必要的保护查询复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训其财务电子档案管理的环境条件等硬件设施得到了全面改善三高等学校财务电子档案的现代管理财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理包括四个环节即财务电子档案的收集整理保存和利用一财务电子档案的收集设定固定的收集区间一般可视业务量大小按月季或年度来设定也可以视具体项目周期长短实行分段分项或全程设定但必须注意保证收集区间连续无间断制定固定的数据收集程序选用质量好可靠性高的贮存介质备份所有财务数据存贮于磁性介质并刻录于光盘确保备份的一致有效必要时还可打印备份于纸质介质同时应在磁性介质上附加其运行的语言程序版本及操作环境标识作为以后复现时的参照制定软件环境更替的收集程序在更换新程序软件时应首先备份原有的操作系统及语言运行程序以备旧资料的往复查询对转换前的初始数据备份确保无误后再做谨慎转换制定硬件更新的收集程序详细记录微机主板的级次型号内存的大小硬盘的容量以及外部设备的配套类型等有时还可记录下微机的品牌和使用起止期更新后视储存条件的许可尽可能留存一套完整的设备预防意外有关登记资料的收集制作登记簿详尽记录系统管理员程序员的操作资料区分业务具体操作人以便于后续追询并认真填制电子档案移交清册区分责任二财务电子档案的整理与保存财务电子档案的整理与保存是其管理的关键关系到整个管理工作的有效性不仅需要兼具财务档案和现代电子技术知识的专业人员来管理而且还需根据各种介质的特性实施不同的整理与保存措施贮存的磁性介质磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜以防消磁丢失数据收集的双备份应载明操作员姓名运行环境和形成时间连续顺序编号再分放于不同储柜以防意外贮存的光盘介质光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高需要专用的防尘储柜光盘的保护膜应完好无损防止的盘面磨损刮擦每张光盘应附有硬质护壳避免挤压损毁不可读取贮存的纸质介质纸质介质是电子介质的辅助文本多是打印输出字迹由墨粉形成见光受潮易模糊淡化因此要注意避光和防潮置于背光干燥处财务电子档案的多种介质各有其性管理方式要因质而异良好的储存环境是每一介质都所必需的保持清洁定期通风控湿温创造良好的储存环境使电子档案维持优良状态以期最佳利用效果三财务电子档案的利用财务电子档案的充分利用是电子介质新载体高科技特性的全面展现也是档案管理有效性的最终体现财务电子档案具有密集性和微化性需要配套有较高性能的复现媒体方能充分发挥其效能财务电子档案的查阅查询帐目可直接利用微机检索参照版本记录标识打开相应程序和运行环境进行读取省时快捷但磁性介质易于修改所以要专设查阅微机提供只读方式查阅界面防止不法修改仅许使用双备份中一个盘面保证另一盘面的无介入封存性财务电子档案的计算与分析财务电子档案的数据汇集通过微机计算集成产生多项分析结果但因其涉及的盘面多范围广存有潜在危险因此应指定专业人员在内控专用机器上调阅操作避免实在危险同时还要注意各介质的运行环境以免不同软件带来的误差生成错误的分析分析结果一经得出可以直接打印复制或传送为决策者提供迅速快捷详尽的数据信息随着数字化信息化时代的到来财务电子档案会有不断的新发展档案管理工作者要紧跟时代步伐不断更新知识结构使财务电子档案的效能得以充分发挥参考文献李银素会计档案管理中存在的问题及对策档案天地姚健萍叶慧敏关于会计电算化档案管理农村财务会计