费用报销内控风险如何规避.doc

费用报销内控风险如何规避 来源：- 时间：2009-7-24 16:49:35 　　财务数据反映公司整体业务的运作效果，故财务部付款的功能除了可以支付款项以外，还可以对所涉及前端环节的业务进行监控，这也是会计管理职能的体现之一。费用报销环节作为一些公司日常运作中的薄弱环节，存在较大的内控风险，迫切需要强化内控。 　　内控是“一个过程” 　　费用报销环节内控不严，则会存在很大的隐患。如：不相容职务没有分离，授权与执行的错位；ERP模块功能造成的会计分录割裂，容易导致业务错误；业务部门预算与执行的匹配不及时，超预算得不到控制，预算制度形同虚设；费用报销滞后，造成会计信息的失真，不能按照权责发生制记录业务；由于制度运行缺陷，付款环节成为前端控制失效的集中体现，只能去被动消化。 　　费用报销付款相关的内控可以分为与财务核算相关和经营管理相关，是通过一系列制度流程的执行来达到目的。内控是一个过程，需要全员参与，但内控仅提供合理保证，不能杜绝舞弊与错误，需要通过不 断借鉴先进企业的成熟发展经验、结合自身特点来完善与推行。 　　严格执行权签等级制度 　　以级别最高的业务人员来报销费用是保证公司权签等级的做法。 　　执行与检查的职责需要分离的原理，要求任何级别业务人员都不能权签自己的费用，包括公司高层领导在内。 　　如果业务发生人将费用单据转交低级别的人员提交，而自己再权签该业务费用，就属于典型的逃避权签等级的行为。对这些隐性的违反内部控制的行为进行甄别，需要财务部会计在审核这些费用时，查询更多的费用清单、交易明细，以判断业务真实的发生人。有的公司化繁为简，规定如多人发生同一项业务活动时，必须以最高级别的人员来报销费用，如此才能有效保证公司的权签等级得到遵循。 　　强化业务工作通报机制 　　加强结账前的试算平衡表检查是有效的事后防治手段，而更积极的应对措施则需要在明细账之间建立业务通报机制，共享中转科目的 使用，互相检查。先进行业务处理的模块，其中包括原业务处理记录、审批过程、本次调整分录等有效信息，从而为下一步流程环节提供支持文件。而这些通报机制可以通过公司内部局域网的电子表格功能实现，即将共享文件置于服务器，使得多个使用者均可访问查看，但限定关键人的修改权限是必要的。 　　在借助IT手段降低差错的同时，也必须及时总结常见的跨模块业务，将其以流程文件或业务操作指导的方式固化下来，避免发生会计人员变动时工作交接的纰漏。这些累计下来的流程与文档，将成为公司管理诀窍的有机组成部分。 　　加强预算管理 　　预算额度是费用报销的高压线，超过预算额度的业务活动需要